Skip to main content

Cum să scrii mesaje de contact la care candidații chiar să răspundă

model email recrutare





Cuvintele fac diferența. Dar știi asta deja, nu-i așa? Însă câteodată ai atâtea e-mailuri de trimis că nu poți sta câte o oră să găsești formularea perfectă pentru fiecare.

Însă sunt câteva situații în care trebuie să acorzi atenție cuvintelor pe care le folosești și mesajelor pe care le trimiți. Cum ar fi de exemplu atunci când contactezi candidații cu potențial. 

Da, e greu să atragi atenția unor candidați care probabil că sunt asediați de e-mailuri din toate părțile. Însă tocmai asta e ideea: printre zeci de mesaje neinspirate, al tău poate fi cel care iese în evidență. 

Cu cât perfecționezi mai mult e-mailul de contactare a candidaților, cu atât îți crești șansele să primești un răspuns pozitiv. 

Despre asta este acest articol: despre cum poți să găsești formularea ideală pentru mesajele de contact, astfel încât candidații să ia în considerare ceea ce le propui. 

Iar asta e o prioritate pentru că: 
Iată ce poți face ca să te asiguri că mesajele tale vor fi citite și luate în seamă de candidați: 

1. Gândește bine structura mesajului 

Pentru început, trebuie să gândești structura pe care o vor avea mesajele. 

E-mailurile de contact au prin natura lor o structură standard, care le face să pară impersonale. Din această cauză, mulți recrutori nu reușesc să atragă interesul candidaților sau să fie luați în serios. 

Aceste prime mesaje de contact ar trebuie să fie precise, relevante și unice. Un început pentru a scrie mesaje mai bune este să știi în primul rând cum să nu le scrii. Uită-te de exemplu peste mesajul de mai jos: 

Salut,

Sunt în căutarea unor specialiști care să aibă cunoștințele de mai jos. Contactează-mă dacă tu sau cineva din rețeaua ta sunteți interesați și vă potriviți descrierii:

  • Software developer
  • JavaScript
  • CSS
  • HTML
  • C#
  • .NET
  • Ruby on Rails
  • Go
  • Dezvoltări aplicații mobile
  • Haskell
  • Dacă cunoști pe cineva interesat, revino cu un răspuns la acest mesaj.

    Acesta este un e-mail de contact dat ca exemplu de „Așa nu” de platforma Stack Overflow. În realitate, mii de astfel de e-mailuri sunt trimise zilnic de către recrutori, fără să primească niciun răspuns din partea candidaților. 

    Ce e greșit la acest e-mail? 

    Acest mesaj ilustrează perfect tot ce ar trebui să nu faci atunci când contactezi un candidat: 
    • Nu e adresat cuiva anume, e în mod evident un mesaj standard, general. La fel de bine ar putea fi o postare de Social Media;
    • Nu prezintă niciun avantaj sau punct forte al rolului în cauză; 
    • Mesajul în sine este de fapt doar o listă lungă de abilități formulate vag; 
    • Nu are un call to action foarte convingător. 
    E greu să impresionezi candidații cu un astfel de mesaj standard, general, care nu-i face curioși cu privire la oportunitatea prezentată. 

    Cum să formulezi mesaje de contact mai bune

    Atunci când structurezi e-mailul de contact, încearcă să-ți răspunzi la următoarele întrebări: 
    • Pentru cine este acest mesaj? 
    • Care este scopul acestui mesaj? Ce vreau să obțin trimițându-l? 
    • Care e ideea de ansamblu pe care vreau să o transmită? 
    • Trebuie să atașez ceva mesajului sau să includ un link? 
    • Ce ton ar trebui folosit? 
    • Care este call to action-ul mesajului și unde ar trebui inclus? 
    • Cum trebuie început/încheiat mesajul? 
    Scopul schițării unei structuri de mesaj este să te ajute să automatizezi și să scalezi munca de contactare a candidaților. Însă un mesaj structurat trebuie să-ți permită și să-l personalizezi de la caz la caz, cu informațiile pe care le ai la îndemână despre candidați. 

    Template pentru mesajele de contact

    Un mesaj bun ar trebui să aibă următoarea structură: 

    Bună, [Prenume],

    Am găsit profilul tău de [LinkedIn/Github/Stackoverflow] în timp ce căutăm [Java developeri] și mi-a atras atenția experiența ta.

    [Detaliază ce anume din experiența candidatului ți-a atras atenția].

    Este exact genul de expertiză de care am avea nevoie în echipa [Companie], unde căutăm un [Titlu Job] care să se ocupe de [responsabilitate principală].

    Cred că ți s-ar părea interesant în mod special pentru că [detaliază 1-2 aspecte despre rol și companie care fac oferta atrăgătoare].

    Ce părere ai, ne-am putea auzi pentru o discuție scurtă zilele acestea în care să-ți povestesc mai multe despre rol?

    Aștept cu drag feedback-ul tău,

    [Nume]

    Un astfel de mesaj oferă câteva (dar nu prea multe) detalii despre job, dar și informații care îl fac relevant pentru candidatul cu care vorbești. Iar ultima frază trasează clar care ar fi pașii următori și cere un răspuns de la candidat în cazul în care este interesat. 

    2. Folosește subiecte de e-mail clare 

    Mulți oameni decid dacă să deschidă sau nu un e-mail în funcție de titlul acestora. Candidații fac și ei același lucru. Mai ales dacă primesc zeci de astfel de mesaje, singurul mod în care-și pot păstra inbox-ul ordonat este ștergând e-mailurile care nu îi interesează. 

    Atunci când scrii subiectul e-mailului, pune-te în pielea candidaților și gândește-te ce te-ar face pe tine să-l deschizi – sau să-l ștergi. 

    Un titlu bun este scurt (4-6 cuvinte) și oferă detalii clare despre conținutul mesajului. Evită formulările vagi sau cuvintele menite să atragă atenția fără să transmită cu adevărat informații. 

    Cum arată un subiect de e-mail bun

    Subiectele clare de e-mail ar trebui să arate cam așa: 
    • La [Companie] căutăm un [Titlu job] care să lucreze [remote] 
    • Avem un rol deschis de [Titlu job] la [Companie] 
    • [Companie] caută un [Titlu job] 
    Pe lângă titlu, trebuie să lucrezi și la un text de preview care să le apară candidaților în inbox. Folosește-l pentru a oferi mai multe informații, dar și pentru a te diferenția de alți recrutori care omit să includă acest text. 

    3. Documentează-te mai mult despre candidați 

    E important să-ți faci temele înainte de a intra în legătură cu un candidat. Atunci când găsești pe cineva cu potențial, uită-te la ce fel de companii a lucrat, pe ce proiecte, ce calificări și obiective are. 

    În ce direcție pare că se îndreaptă candidatul? Cum l-ar putea ajuta munca în echipa ta? Vezi dacă nu cumva ai conexiuni în comun cu acesta: foști colegi de-ai săi pe care poate îi cunoști sau angajați ai companiei cu care a avut contact. 

    Poți folosi aceste informații și în mesajul de contact către candidați, pentru a pune accent pe anumite cunoștințe sau calificări care se potrivesc cu rolul. 

    După ce te-ai documentat, ia legătura cu candidatul. Dacă folosești LinkedIn, poți folosi opțiunea de InMail. 

    Ține însă cont de faptul că mulți candidați s-ar putea să nu fie activi pe LinkedIn sau să primească deja prea multe mesaje pe care ajung să le ignore. De aceea, încearcă să găsești adresa de e-mail a candidaților pentru a le scrie. Pentru asta, poți instrumentul de Email Finder de la hunter.io, care te ajută să găsești adresa de e-mail de serviciu a cuiva. 
    Descoperă Mingle

    mindit.io creează o experiență mai bună pentru candidați cu Mingle

    Descoperă cum mindit.io a construit un proces de recrutare mai agil și a îmbunătățit experiența candidaților folosind Mingle.

    Citește studiu de caz

    4. Acordă-ți timp pentru a contacta candidații 

    Ai multe lucruri de făcut și task-uri de terminat. Iar contactarea candidaților e o sarcină consumatoare de timp, mai ales atunci când vorbim de volume mari. 

    Însă nu poți să faci prea multe compromisuri aici. Degeaba cauți cu atenție candidații potriviți dacă trimiți e-mailuri generale în masă, care pentru unii nici nu se potrivesc. Ca e-mailul de „Așa nu” prezentat mai sus, riști să le pierzi complet interesul candidaților cu potențial și să fi făcut toată munca de căutare degeaba. 

    De ce să ții cont atunci când contactezi candidații

    Chiar dacă îți ocupă timp, e important să contactezi candidații cu atenție. Nu numai că îți crești șansele de răspuns, dar și impresia pe care le-o creezi este una de profesionalism. 

    Pentru că primesc zeci de astfel de mesaje, candidații au ochiul antrenat și știu să recunoască un e-mail automat atunci când văd unul. De exemplu, vei vedea că unii oameni își trec un emoji în fața numelui de LinkedIn. Dacă te întrebai de ce, e pentru că vor să depisteze din prima recrutorii care le scriu fără măcar să se uite peste profilul lor și pur și simplu le dau un mesaj automat.

    Așa că cel mai bine îți dedici o zi anume din săptămână în care să contactezi candidații, pentru a te putea concentra. 

    Nu e greșit să folosești un model de mesaj – e chiar indicat, ca să nu scapi din vedere punctele esențiale. Însă mesajul pe care îl folosești ar trebui să-ți permită o mică personalizare de la caz la caz, în funcție de fiecare candidat. 

    Poate nu vei apuca să contactezi la fel de mulți candidați, dar rata de răspuns a celor cărora le-ai scris va fi mai bună. Și până la urmă, asta contează într-un final: câți oameni ai reușit să aduci în etapa următoare. 

    5. Personalizează mesajul de contact 

    Când le scrii candidaților, folosește ce ai aflat despre ei pentru a personaliza puțin mesajul trimis. Astfel, vei reuși să le dovedești că nu e un mesaj trimis în masă, ci făcut special pentru ei. 

    Iar dacă respecți structura pe care ai stabilit-o la început, nu va trebui să formulezi de la zero fiecare mesaj în parte. Lasă loc pentru 1-2 propoziții care să fie personalizate de la caz la caz. 

    Un mesaj de contact personalizat ar trebui să arate cam așa: 

    Bună, Andrei,

    Ți-am văzut recent profilul de LinkedIn și mi-a atras atenția experiența ta. Faptul că lucrezi de 3 ani pe proiecte de Android și că ai construit cap-coadă o aplicație pentru restaurante m-a făcut să-ți scriu.

    La Watercooler Inc. căutăm un Android Developer care să ne ajute să dezvoltăm o aplicație prin care să reducem risipa de mâncare din restaurante și supermarket-uri.

    Cred că ți s-ar părea interesant în special pentru că ești familiar cu tehnologia folosită, dar și pentru că vei lucra cu o echipă care vrea să aducă o inovație în această zonă.

    Pare că ești un fan al inovației, judecând după proiectele la care ai lucrat în trecut :)

    În plus, avem o echipă numeroasă pe partea de aplicații mobile, cu multă experiență și multe proiecte din care să alegi.

    Iar în ceea ce privește procesul de recrutare, la noi durează puțin și implică un interviu de cunoaștere și unul tehnic cu echipa directă.

    Dacă ți se pare interesant, sună-mă la numărul din semnătură pentru a vorbi mai pe larg.

    Ce părere ai?

    Cu drag,

    Acesta este un exemplu de mesaj personalizat, care îi demonstrează candidatului că ți-ai dat interesul și că nu este doar unul dintre miile de candidați contactați zilnic. 

    Câteva statistici din LinkedIn arată că rata de răspuns crește cu 20% când mesajele de contact sunt personalizate. Oamenilor le place să se simtă apreciați, mai ales când vii către ei cu o propunere de job. 

    În mesajul de contact, fii cât mai specific. Nu spune doar că ți-a atras atenția experiența lor. Precizează și ce anume din experiența lor ți s-a părut interesant și relevant pentru rolul propus. Pleacă de la abilitățile și cunoștințele lor pentru a face legătura cu jobul cu care crezi că se potrivesc. 

    În felul acesta, nu doar ție ți se va părea că jobul este făcut pentru ei, ci și lor. 

    6. Formulează un mesaj scurt și la obiect 

    Modelul de e-mail de mai sus este un exemplu foarte bun de mesaj personalizat. Împreună cu un titlu clar și la obiect, ar trebui să-ți aducă mai multe răspunsuri din partea candidaților. 

    Dar nu numai faptul că e personal contează. Important e să trimiți un mesaj care să fie ușor de parcurs, să ofere informațiile de bază și să-i spună candidatului ce trebuie să facă după ce citește mesajul, dacă e interesat de propunere. 

    Oferă-i suficiente informații candidatului cât să îi stârnească interesul. În plus, folosește un ton prietenos care se potrivește cu contextul și cu profilul jobului propus. 

    Analizând exemplul de e-mail de mai sus, vedem că include detalii despre următoarele aspecte: 
    • Responsabilități: „Căutăm un Android Developer care să ne ajute să dezvoltăm o aplicație prin care să reducem risipa de mâncare din restaurante și supermarket-uri.”
    • Avantaje: „ești familiar cu tehnologia folosită; aducem o inovație; avem o echipă numeroasă pe partea de aplicații mobile, cu multă experiență și multe proiecte din care să alegi.”
    • Procesul de recrutare: „durează puțin și implică un interviu de cunoaștere și unul tehnic cu echipa directă.”
    • Ce trebuie să facă în continuare?Sună-mă la numărul din semnătură pentru a vorbi mai pe larg.”
    În afară de detaliile de bază, încearcă să nu încarci mesajul cu prea multe date care nu sunt importante. Prea multă informație îi poate face pe candidați să piardă din vedere aspectele esențiale și să li se pară că e totul prea complicat. 

    Mesajele cu rate bune de răspuns au în general între 200-400 de caractere. Cele cu peste 400 de caractere sunt considerate prea lungi de către candidați, care răspund mai rar la astfel de mesaje. 

    De aceea, e bine să atingi doar punctele esențiale în mesajul de contact, iar dacă vrei să oferi mai multe informații despre companie și mediul de lucru, fă asta în semnătura ta: include bannere, un link către un video de prezentare sau către pagina de cariere a companiei. 

    7. Nu uita să le spui candidaților ce să facă dacă sunt interesați 

    Ultima frază a mesajului de contact este cea mai importantă. Acolo ar trebui să lași instrucțiuni precise despre pașii următori. Ai grijă să nu oferi mai multe instrucțiuni diferite în același e-mail. Nu îi pune pe candidați să aleagă între mai multe moduri de acțiune, pentru că pot ajunge să nu aleagă nimic. 

    Call to action-ul de la finalul mesajului ar trebui să fie clar, la obiect și să-i încurajeze să treacă la pasul următor. 

    Iată câteva exemple:
    • Ai fi deschis să ne auzim la o scurtă discuție despre acest job? Eu aș putea mâine de la 5, ce părere ai? 
    • Dacă ți se pare interesant și ai vrea să afli mai multe, sună-mă oricând ai timp la numărul din semnătură. 
    Este mult mai ușor ca cineva să ia o decizie atunci când are instrucțiuni clare despre ce are de făcut. Și culmea – ajută chiar mai mult să-i propui tu candidatului unul sau două intervale orare în care vă puteți auzi. Astfel, nu va trebui să caute el un interval, ci doar să verifice dacă are disponibilitate în cel propus. 

    8. Folosește-te de semnătura din e-mail

    Pentru mai multă credibilitate (dar și pentru a transmite informații suplimentare), folosește-ți semnătura din e-mail atunci când trimiți aceste mesaje. Poți transmite multe alte informații prin intermediul ei, informații care le pot fi de folos candidaților interesați: 
    • În semnătură include numele tău complet și funcția. Astfel, candidatul poate căuta și verifica faptul că ești o persoană reală care îi trimite o ofertă reală;
    • Poți include în semnătură detalii despre companie, viziunea acesteia sau alte informații utile;
    • Include link-uri către pagina de cariere, către rol sau proiectele de succes ale companiei. 

    9. Pune la punct o strategie de follow-up 

    Mulți candidați buni se pierd pentru că sunt contactați o singură dată. Cu toții suntem ocupați și avem inbox-urile pline – așa că e ușor să ratezi un e-mail. 

    Mesajele de contact nu au cum să aibă 100% rată de răspuns, dar pot fi văzute ca prima parte dintr-un proces de contactare în 2 pași. Orice mesaj de contact la care nu ai primit răspuns ar trebui să fie urmat de un mesaj de follow-up la o săptămână după. 

    Mesajul de follow-up ar trebui să fie scurt și la obiect, reiterând informațiile de bază din mesajul de contact. De asemenea, ar trebui să vină ca reply la primul e-mail.

    Structura unui mesaj de follow-up

    Iată cum poți structura un mesaj de follow-up:

    Bună, [Prenume],

    Mi-ar plăcea să ne auzim și să povestim mai multe despre rolul de [Titlu job] pe care cred că te-ai potrivi de minune în echipa [Companie].

    Știu că probabil ai un program încărcat, așa că nu aș vrea să te rețin mult.

    Îți propun să ne auzim 5-10 minute la un telefon azi sau mâine.

    Ce părere ai, când ai putea?

    Cu drag, 

    [Nume]

    Dacă însă nu primești niciun răspuns la mesajul de follow-up, nu mai insista. Înseamnă că poate acum nu este un moment potrivit. 

    Îți poți pune un reminder să revii la acel candidat peste câteva luni, poate îl prinzi într-un moment mai bun. Când revii, nu uita însă să faci referire la mesajele anterioare, pentru a nu da impresia că ai uitat că l-ai contactat în trecut. 

    E rândul tău 

    Multe dintre mesajele de contact trimise către candidați sunt neinspirate și impersonale, așa că sunt deseori ignorate. Însă poți folosi asta în avantajul tău și să te diferențiezi de ceilalți recrutori printr-un mesaj clar, personal și convingător. Urmând pașii din acest articol, vei putea formula un mesaj de contact care să-i determine pe candidați să ia în seamă propunerea ta și să le stârnești interesul.

    Descoperă Mingle

    mindit.io creează o experiență mai bună pentru candidați cu Mingle

    Descoperă cum mindit.io a construit un proces de recrutare mai agil și a îmbunătățit experiența candidaților folosind Mingle.

    Citește studiu de caz

    Comments

    Top articole pentru HR

    10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

    85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

    Cum să scrii și să promovezi un anunț de angajare (și un model gratuit)

    Înainte de a începe să lucrezi la anunțul de angajare și să-l promovezi, acordă-ți puțin timp pentru a „face cunoștință” cu candidatul modern. Ce trebuie să știi în mod special despre acesta este că cel mai probabil își caută job în mai multe locuri și că își folosește telefonul mobil pentru asta. Iar în timp ce site-urile de joburi continuă să fie principala sursă de căutare, mai mult de jumătate din candidați folosesc și platformele de social media pentru a-și găsi un job. Fă cunoștință cu candidatul modern În prezent, candidații petrec până la 15 ore pe săptămână căutându-și un nou loc de muncă, iar cel mai probabil își folosesc telefonul sau laptopul pentru asta. Mai mult de jumătate din căutările de joburi sunt făcute de pe mobil – de aceea angajatorii care construiesc un proces de aplicare optimizat pentru mobil au de două ori mai multe șanse să primească aplicații de calitate. Cum poți ajunge la candidați? Nu există o formulă magică în recrutare. Mai degrabă, există o varietate

    Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

    Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s

    Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

    Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi.