Medicover a redus timpul de angajare și a îmbunătățit experiența candidaților cu Mingle

Cu peste 20 de angajări pe lună, volumul de recrutare din Medicover era greu de gestionat fără un software. Munca manuală era cea mai mare provocare: candidații erau introduși manual în Excel, iar CV-urile salvate în foldere. 

Din cauza asta, nu puteau scoate nici rapoarte conforme cu realitatea. Erau nevoiți să calculeze manual anumiți indicatori, însă neavând acces la toate informațiile, nu se puteau baza pe cifrele reieșite.

Au decis să investească într-un software de recrutare pentru a-și centraliza mai ușor datele și au ales Mingle pentru că e ușor de folosit, are un preț accesibil și oferă integrări cu eJobs, BestJobs și pagina lor de cariere.

Aveau nevoie să reducă munca manuală și să scoată mai multe rapoarte

Cu peste 20 de angajări făcute în fiecare lună, cele 4 colege din echipa de recrutare Medicover simțeau că nu se mai pot descurca doar cu fișiere Excel și căutau un mod mai eficient prin care să-și organizeze baza de candidați. Iată care erau provocările lor:

Introduceau multe date manual și ajungeau să contacteze aceiași candidați de mai multe ori

Munca manuală era cea mai mare provocare. Candidații veniți de pe site-urile de joburi erau introduși manual în Excel, iar CV-urile erau salvate în foldere separate. Fiind 4 oameni în echipa de recrutare, fiecare lucra pe fișierele sale individuale, astfel că nu reușeau să actualizeze o bază de date comună, completă, în care să aibă istoricul tuturor candidaților.

Iar asta era o problemă pentru că ajungeau să-și dubleze munca și să contacteze de mai multe ori același candidat, din cauză că nu-și puteau da seama dacă cineva a mai luat sau nu legătura cu acesta.

Era aproape imposibil să scoată rapoarte la zi, care să reflecte realitatea

Un alt neajuns era că nu puteau scoate rapoarte relevante, conforme cu realitatea. Din cauză că informațiile erau ținute în mai multe Excel-uri, era solicitant să prelucreze fiecare fișier în parte și să calculeze indicatorii. În plus, datele din Excel erau doar o parte din datele complete, restul fiind pe site-urile de joburi.

Irina Simionescu, Recruitment Manager, avea sarcina de a intra pe fiecare site în parte ca să numere aplicațiile primite, iar apoi să le roage pe colegele ei să calculeze cifrele din fișierele sale.

„Aveam de dat niște cifre în zona de Raportare și nu puteam să le structurez pentru că nu aveam acces la toate datele. Mi-era greu să mă duc către fete să le cer, pentru că era o muncă în plus pentru ele. Iar pentru mine era foarte dificil și time-consuming să le prelucrez. Și aveam rețineri că dau cifrele relevante. În capul meu știam cam cum erau cifrele, dar dacă îmi spunea cineva să dau clar câte zile am dedicat proiectului respectiv, nu aș fi știut. Asta a cântărit foarte mult când am decis să căutăm un soft.” 

Căutau un software de recrutare ușor de folosit și de implementat

Confruntată cu aceste provocări și cu un volum de angajări în creștere, Irina a decis că e momentul să investească într-un software de recrutare care să le ajute să-și țină munca la un loc și să scoată rapoarte la zi.

A început prin a face o evaluare a soluțiilor existente, având în minte câteva criterii:

• Bugetul: „Costurile au fost destul de importante pentru noi. Ne-am uitat la bugetul pe care îl aveam și ne-am dat seama că un soft implementat și instalat local ar fi ajuns mai scump decât return-ul lui. Așa că ne-am orientat către un software în cloud.”
• Interfață intuitivă: Era foarte important ca aplicația aleasă să fie ușor de folosit de către oricine, atât de recrutori cât și de manageri. „Înainte de a mă auzi cu voi, avusesem prezentări de câteva ore în care nu am reușit să rămân focusată. Și mi-am dat seama că avem nevoie de ceva ce poate fi învățat rapid și predat ușor altora.”
• Implementare rapidă: „Nu voiam ca implementarea să dureze luni de zile, pentru că nu mai aveam timp de pierdut. Știam că ar fi trebuit să fiu băgată până peste cap în implementare și asta mi-ar fi scurtat timpul pe operațional, ceea ce nu ar fi fost ok pentru echipă.”

Într-un final, au ales Mingle pentru că bifa toate cele de mai sus: era ușor de învățat și folosit, implementarea se putea face de pe o zi pe alta, iar costurile erau accesibile.

Implementarea Mingle a durat o oră

Unul dintre motivele pentru care au ales să folosească Mingle a fost că implementarea dura puțin, softul fiind ușor de folosit și de învățat. În mai puțin de o zi, au parcurs training-ul aplicației și au putut începe să o folosească. Nu a fost nevoie de implicare din partea echipei de IT sau de sesiuni îndelungate de instruire.

În 2-3 săptămâni, s-au obișnuit complet cu aplicația și și-au mutat toate procesele în ea – inclusiv toate datele din Excel-uri și foldere, pe care le-au importat în baza de date.

„De învățat n-a fost greu, cu siguranță. A fost greu să ne obișnuim să lucrăm cu ceva atât de ușor de folosit, pentru că nu ne așteptam la asta. Am lucrat atât de mult timp manual, încât atunci când ai venit și ne-ai arătat ce avem de făcut, ni s-a părut că e imposibil să fie atât de ușor. Dar ne-am obișnuit și nu am întâmpinat probleme când l-am folosit. Pe măsură ce lucrezi în el, deja se vede diferența și devine din ce mai ușor să-l folosești.” 

Ce s-a îmbunătățit de când folosesc Mingle

De un an de când folosesc Mingle au angajat 270 de oameni, reușind să închidă mai multe proiecte decât înainte.

Mai mult decât atât, au observat o îmbunătățire a ratei de acceptare a ofertelor de angajare: în prezent, peste 75% dintre ofertele trimise către candidați sunt acceptate. Iar asta pentru că au reușit să creeze o experiență mai bună pentru aceștia în proces, având acces la istoricul lor și putând interveni atunci când o anumită etapă durează prea mult.

Au redus durata de închidere a proiectelor

Cu ajutorul Mingle, au reușit să preia și să închidă mai multe proiecte decât înainte. Pentru că nu mai trebuie să introducă aplicațiile în Excel, au mai mult timp să contacteze candidații și să-i programeze la interviu.

În felul acesta, au scurtat durata de închidere a proiectelor, mai ales pentru că au o vizibilitate mult mai bună asupra candidaților și pot grăbi procesul acolo unde observă întârzieri.

A crescut rata de acceptare a ofertelor de angajare

Înainte, experiența candidaților în proces nu era ideală, pentru că recrutorii nu știau exact ce s-a întâmplat cu un anumit candidat. Nu știau dacă a intrat în contact cu un alt recrutor acum 2/3/5 ani și era greu să găsească informațiile despre acesta.

Acum, având acces la istoricul candidaților, recrutorii știu clar cine i-a contactat, în ce dată și în ce status se află. E mult mai ușor să îi abordeze în felul acesta și nu-și mai dublează munca. Înainte li se întâmpla frecvent ca un candidat să le spună că a mai fost contactat de cineva din echipă acum câteva luni și ajungeau să facă aceeași acțiune de mai multe ori.

Scot rapoarte fără să facă muncă manuală 

Nu mai e nevoie să scoată separat datele din site-urile de joburi și din Excel-urile fiecărui recrutor. Acum au acces la rapoarte prin care pot măsura conversia candidaților, durata procesului de recrutare (inclusiv cât au stat candidații în fiecare etapă), eficiența surselor sau rata de succes pe job.

Doar pun filtre pe perioada pe care vor să o analizeze și află instant câți candidați sunt pe un proiect, în ce status sunt și cum au evoluat.

„Mingle ne simplifică procesul, sporind eficiența recrutorilor și dându-ne flexibilitate. Pe lângă siguranța datelor, avem toate informațiile într-un singur loc – accesibile oricând, de pe orice dispozitiv. Îmi place la nebunie funcționalitatea de Raportare și faptul că poți extrage oricând indicatori de performanță.”

Ce funcționalități apreciază cel mai mult echipa de recrutare din Medicover:

• Managementul candidaților (baza de date cu acces rapid la istoricul candidaților, de la momentul primirii aplicațiilor până în momentul angajării).
• Managementul proiectelor de recrutare (active/inactive).
• Integrarea dintre pagina de cariere a companiei cu baza de date.
• Integrările cu site-urile de joburi pentru promovarea anunțurilor și primirea candidaților direct în baza de date.
• Rapoartele de conversie a candidaților, time to fill, durata etapelor de recrutare, eficiența surselor și performanța anunțurilor publicate.
• Gestionarea datelor personale ale angajaților și respectarea normelor GDPR.
• Istoricul candidaților, unde pot să vadă cu cine au mai avut contact și prin care pot să personalizeze discursul recrutorilor.
• Fluiditatea procesului de recrutare și reintroducerea în proces a unor candidați din trecut care se potrivesc pentru rolurile apărute ulterior.
• Vizualizarea detaliilor principale legate de anii de experiență sau ultimul job înainte de a intra pe profilul candidatului.
• Posibilitatea de a filtra candidații după rol, status, cuvinte cheie etc

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.

Programează un demo