Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv.

În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu de angajare structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i faci pentru a-l defini.  

Ce este un interviu structurat?

Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua. 

În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un sistem unitar, pe baza căruia pot fi comparate răspunsurile tuturor candidaților.

Acest proces este deseori mai de încredere și mai relevant decât interviul nestructurat sau semi-structurat, reducând șansele unei alegeri nepotrivite.

De ce să susții interviuri structurate?

Cu cât un interviu e mai nestructurat, cu atât va fi mai puțin legat de job. Dacă intervievatorii adresează întrebări aleatorii și spontane, există riscul ca abilitățile evaluate să nu fie reprezentative pentru potrivirea candidaților cu rolul.

În plus, prejudecățile sunt la locul lor în interviurile nestructurate: intervievatorii pot ajunge să judece involuntar candidații în funcție de gen, rasă, aspect fizic sau pur și simplul după felul în care a decurs discuția.

Interviurile structurate vă vor ajuta să mențineți discuțiile relevante pentru rol și să oferiți șanse egale tuturor candidaților, pentru că veți adresa mereu aceleași întrebări. 

De asemenea, aceste interviuri vă vor permite să structurați mai bine feedbackul intervievatorilor și să comparați în mod obiectiv candidații între ei.

Ghid de interviu structurat

Iată mai jos cum poți structura un interviu general de angajare. Folosește-l ca punct de plecare pentru conturarea propriei structuri: 

1. Introducere (1 minut)

Începe cu introducerea intervievatorilor și prezintă pe scurt agenda discuției.

De exemplu:

Bună, numele meu este ____________. Încântat(ă) de cunoștință! Mi-a plăcut foarte mult ce am citit în CV-ul tău și de-abia aștept să te cunosc puțin mai bine. De aceea, pentru discuția de azi mi-am propus să aflu care sunt lucrurile care au importanță acum pentru tine pe plan profesional.

2. Motivația candidatului de a-și schimba jobul (5-10 minute)

În special dacă este primul interviu cu candidatul, alocă-ți câteva minute pentru a afla mai multe despre dorința acestuia de a-și schimba jobul și ceea ce speră să obțină pe plan profesional.

Poți porni de la următoarele întrebări:

• Ce te-a motivat să-ți schimbi jobul în trecut și ce anume te-ar convinge acum să accepți un nou job?
• Care dintre rolurile trecute ți-a plăcut cel mai mult și de ce? 
• Ce îți va lipsi cel mai mult la jobul tău din prezent?
• Dacă l-aș ruga pe managerul tău de acum să-mi povestească mai multe despre tine, cum crezi că te-ar descrie?
• Dacă ai fi în locul managerului tău, ce schimbări ai face la locul de muncă? Dă-mi 5 exemple.

3. Experiență și cunoștințe (5-10 minute)

În continuare, revizuiește experiența candidatului din ultimii 5-10 ani, punând întrebări de follow-up pentru a clarifica unele aspecte.

Pe lângă întrebările folosite, roagă candidatul să prezinte câteva realizări din trecut și felul în care acestea au impactat echipa sau organizația sa.

Uite câteva exemple de astfel de întrebări:

• Povestește-mi despre un anumit proiect din postul tău actual care ți-a oferit experiența necesară pentru această poziție.
• Care sunt cele mai semnificative două realizări pe care le-ai avut la ultimul job?
• Poți împărtăși un moment în care a trebuit să iei o decizie dificilă legată de un proiect la care lucrai și care a fost rezultatul?
• Cum îți menții cunoștințele profesionale la zi?
• Care sunt domeniile profesionale în deții cele mai avansate cunoștințe?  

4. Abilități și aptitudini (20-30 minute)

Pornind de la cerințele rolului, alege întrebările potrivite pentru evaluarea abilităților (cum ar fi cele de comunicare, de lucru în echipă, de leadership etc). 

Pentru a clarifica răspunsurile primite, asigură-te că pregătești și câteva întrebări de follow-up. Este important nu doar să asculți răspunsurile candidaților, ci și să înțelegi care este motivația comportamentului lor.

Te poți inspira din întrebările de mai jos:

• Cum te asiguri că asculți activ în timpul conversațiilor sau întâlnirilor?
• Cum îți adaptezi stilul de comunicare atunci când interacționezi cu diferite tipuri de personalitate sau medii culturale?
• Ai fost nevoit să lucrezi vreodată cu cineva cu care nu te-ai înțeles? Cum te-ai descurcat?
• Ce rol crezi că joci de obicei într-o echipă?
• Poți oferi un exemplu de moment în care a trebuit să inspiri și să motivezi o echipă pentru a atinge un obiectiv dificil?
• Cum creezi un mediu care încurajează inovația și rezolvarea creativă a problemelor în echipa ta?

5. Potrivirea culturală (10 minute)

În cadrul interviurilor structurate îți poți aloca puțin timp și pentru evaluarea potrivirii candidaților cu echipa și organizația. 

Pentru aceasta, folosește următoarele întrebări:

• Descrie mediul de lucru ideal pentru tine.
• Ce îți place cel mai mult la locul de muncă pe care îl ai acum și ai vrea să îl ai și aici?
• Dacă vei fi angajat(ă), ce vom afla despre tine după 6 luni (ceva ce nu putem evalua acum)?
• Care a fost echipa cu care ți-a plăcut cel mai mult să lucrezi și de ce?
• Cum ar arăta o zi de lucru perfectă pentru tine?

6. Întrebări de încheiere (5 minute)

În încheierea interviului, oferă-le candidaților șansa de a povesti mai multe despre un anumit subiect de interes sau de a adresa propriile întrebări:

• Ce ți-ai dori cel mai mult să aflăm despre tine, din ce nu am acoperit până acum?
• Este ceva ce ți-ar plăcea să afli în plus față de ce ți-am povestit despre companie sau despre această poziție?

După clarificarea ultimelor aspecte, descrie care sunt pașii următori, cum ar fi câte interviuri mai urmează și în ce vor consta. În cazul în care urmează mai multe interviuri, explică-le candidaților și care este motivația acestui proces mai complex de recrutare. 

Tot la finalul interviului întreabă candidații care sunt așteptările lor salariale și oferă-le detalii despre intervalul salarial agreat și beneficiile oferite. Acum este momentul perfect și pentru a verifica dacă aceștia au anumite rețineri sau dacă au primit și alte oferte pe care le iau în considerare.

Ghid de interviu structurat - model 

Cum să definești structura interviului

Pornind de la modelul de mai sus poți defini felul în care vor arăta interviurile structurate în  echipa ta, pe care să le adaptezi mai apoi în funcție de fiecare rol. 

Iată ce pași să urmezi:

Pasul 1: Analizează descrierea rolului

Fă o analiză a fiecărui rol deschis pentru a evidenția abilitățile și competențele de care candidații vor avea nevoie pentru a îndeplini sarcinile specifice. Informațiile culese în acest pas sunt esențiale pentru definirea structurii interviului. 

Acestea te pot ajuta să formulezi anunțul de job, să alegi întrebările de interviu potrivite sau chiar să determini intervalul salarial. Dincolo de procesul de selecție, te poate ajuta să formulezi și strategia de învățare și dezvoltare.

Sfat: De multe ori, informațiile reieșite din analiza rolului pot fi deja cunoscute din experiența trecută. Dacă nu sunt, le poți afla folosind o varietate de metode precum interviuri, chestionare sau tehnici de observare. Descrierile de joburi sunt o altă bună sursă prin care să identifici abilitățile și calificările de care vor avea nevoie candidații ideali pentru rol.

Pasul 2: Definește cerințele

Odată ce ai identificat cerințele specifice fiecărui rol, trebuie să oferi o definiție completă și clară pentru fiecare dintre acestea. 

De exemplu, la ce se referă abilitățile de comunicare? Cu toții înțelegem ce reprezintă acestea la modul general, însă tu și colegii tăi veți avea nevoie de o indicație specifică a ceea ce înseamnă acestea în contextul rolului în cauză. Acest lucru va fi extrem de util în momentul în care vei dezvolta un sistem de notare sau când vei alege întrebările de interviu.

Sfat: În funcție de rol, delimitează cerințele esențiale de cele preferabile și definește importanța fiecărora. Acest pas este recomandat să-l faci chiar înainte de a posta anunțul de recrutare, deoarece o descriere de job care conține extrem de multe criterii, de la cele necesare la cele mai puțin importante, pot descuraja candidatul să mai parcurgă întreg anunțul și să aplice.

Pe aceeași temă...

Cum să documentezi intern feedbackul după interviu

Descoperă cum îți poți încuraja colegii să ofere feedback după interviu și ce instrumente să folosești pentru a-l documenta.

Citește în continuare

Pasul 3: Alege întrebările de interviu

Întrebările potrivite pentru interviul structurat pot fi de două feluri: specifice rolului și generale. Întrebările specifice rolului evaluează dacă aplicanții îndeplinesc cerințele de bază pentru efectuarea sarcinilor jobului. Cele generale evaluează mai degrabă potrivirea acestora cu compania.

a. Întrebări specifice rolului

Pentru găsirea acestora, pornește de la descrierea rolului și cerințele necesare. Întrebările specifice rolului ar trebui să acopere atât abilitățile tehnice, cât și pe cele sociale.

Odată ce ai listat cerințele rolului, limitează-te la 2-3 întrebări pentru fiecare. Dacă, de exemplu, va trebui să evaluezi în jur de 6 competențe esențiale, poți dezvolta un set de 12 întrebări pentru interviul structurat. Desigur, poți adresa mai multe sau mai puține întrebări în funcție de timpul alocat pentru interviu.

Tot atunci când alegi întrebările, ține cont și de întrebările clarificatoare pe care le vei adresa în continuarea întrebărilor principale, cu scopul de a înțelege mai bine răspunsurile. Și acestea ar trebui pregătite și alese de dinainte.

De asemenea, în această etapă, poți include unul sau mai multe teste de competențe, în special în cazul candidaților din domeniul IT. 

Iată, de exemplu, cum pot arăta întrebările principale și clarificatoare pentru evaluarea abilităților interpersonale:

Competența evaluată: Abilități interpersonale - candidatul dă dovadă de înțelegere, politețe, tact și empatie față de ceilalți; poate dezvolta și menține relații bazate pe încredere.

Întrebarea principală: Te confrunți cu un client nemulțumit care îți spune că ar fi trebuit să primească o datorie din partea companiei acum o săptămână. Verificând tranzacțiile, observi că suma i-a fost plătită, însă acesta insistă că nu a primit nimic și că are nevoie de suma respectivă pentru a-și plăti facturile. Cum ai gestiona această situație?

Întrebare clarificatoare: Cum crezi că s-a ajuns la această situație? Ce acțiuni specifice ai lua? Care crezi că ar fi rezultatul acestor acțiuni? De ce ai ales această abordare?

Pentru evaluarea potrivirii candidaților cu rolul, poți folosi în egală măsură întrebări comportamentale și situaționale. Pentru asta, alege câteva întrebări din liste deja existente și grupează-le în funcție de abilitățile pe care vrei să le evaluezi.

Pentru inspirație, accesează colecția noastră gratuită de întrebări de interviu ca punct de plecare.

b. Întrebări de interviu generale

Dacă întrebările specifice rolului evaluează abilitățile tehnice sau sociale care depind de fiecare rol în parte, cele generale pot fi folosite pentru orice rol din cadrul companiei, fiind relevante pentru evaluarea potrivirii culturale a candidaților.

Pentru a găsi întrebările de interviu generale, gândește-te ce calități ar trebui să aibă în comun toți angajații. Cum se vor potrivi în echipa în care vor lucra? Ce îi va ajuta pe noii colegi să se integreze în companie? Care sunt valorile importante pentru organizația ta? Pe baza acestor răspunsuri vei putea selecta întrebările de interviu potrivite.

Pasul 4: Pune la punct un sistem de notare

Un sistem de notare este esențial atunci când vrei să asiguri obiectivitatea deciziei de angajare. Pentru asta, apelează la fișe de evaluare după interviu care te vor ajuta să compari candidații între ei în funcție de abilitățile evaluate.

În această etapă,  este important să verifici că toți intervievatorii au aceeași înțelegere cu privire la ce înseamnă fiecare notă de evaluare. 

În ceea ce privește notarea efectivă, folosește fie note de la 1 la 5 de exemplu, sau afirmații rapide de tipul „Nu”, „Da” sau „Cu siguranță”.

Pentru exemplul de mai sus, sistemul de notare ar putea arăta astfel:

Abilități interpersonale
Abilitatea candidatului de a arăta înțelegere, politețe, tact și empatie față de ceilalți.

5 – Mult peste așteptări
4 – Depășește așteptările
3 – Îndeplinește cerințele
2 – Are nevoie de training
1 – Nu îndeplinește cerințele

Pasul 5: Susține interviul

Interviurile structurate pot fi o provocare pentru intervievatori. Pentru a le face mai simple, pune la punct un ghid de interviu pe care managerii de departament să îl utilizeze ca punct de referință pentru a înțelege și urma procesul. Cel mai probabil va fi nevoie de instruire pentru cei care nu sunt obișnuiți cu modul de lucru al interviului structurat.

Însă indiferent de tipul interviului, unele reguli nu vor da niciodată greș: să fiți prietenoși, respectuoși și atenți la discuție este semnalul de care candidații au nevoie pentru a da tot ce au mai bun. 

Sfat: Ia-ți notițe clare și concise pentru a-ți aminti ulterior răspunsurile. Evită să scrii pe loc părerile tale subiective, însă notează-ți principalele puncte atinse de candidat. Rezistă tentației de a evalua abilități sau caracteristici care nu sunt legate de rol și care nu fac parte din structura interviului.

Dezavantaje și limitări ale interviului structurat

Dezavantajele interviului structurat scot în evidență beneficiile discuțiilor nestructurate. Acestea din urmă decurg mai degrabă sub forma unor conversații și le permit intervievatorilor să se conecteze mai bine cu candidații și invers.

Prin comparație, interviul structurat poate părea rece și impersonal, nepermițându-le participanților să se abată prea tare de la setul predefinit de întrebări.

Pentru a adresa aceste limitări, intervievatorii pot fi instruiți să adopte o atitudine prietenoasă și pozitivă, păstrând astfel naturalețea conversației. Iar pentru a asigura cursivitatea acesteia, este o idee bună să grupați întrebările în funcție de categorii, iar trecerea de la o întrebare la alta să se facă cu ușurință.

În plus, asigură-te că folosești și alte metode de evaluare ca parte a procesului de selecție, compensând astfel limitările unei singure metode.

E rândul tău  

Dacă îți dorești să evaluezi în mod egal candidații și să îi găsești pe cei mai buni dintre ei, interviul structurat este cea mai bună metodă de lucru. Acesta îți permite să gândești încă de la început ce întrebări să adresezi și în ce ordine, dar și după ce sistem ar trebui evaluate.

Iar pentru ca toată lumea să fie pe aceeași pagină, instruiește-ți colegii despre cum să susțină aceste interviuri, la ce trebuie să fie atenți și cum pot asigura naturalețea conversației chiar dacă trebuie să respecte un script predefinit.

Acest articol a fost publicat prima dată în martie 2021 și a fost reactualizat în octombrie 2024.

Pe aceeași temă...

Cum să documentezi intern feedbackul după interviu

Descoperă cum îți poți încuraja colegii să ofere feedback după interviu și ce instrumente să folosești pentru a-l documenta.

Citește în continuare