Ghid de interviu pentru recrutori: cum să susții interviuri mai bune

Când am început să susțin primele interviuri, mă întrebam foarte des: Cum pot să-mi dau seama dacă persoana cu care vorbesc e o potrivire bună? La ce să mă uit, ce să punctez?

Mi s-a întâmplat de multe ori să am discuții plăcute cu candidații, dar să nu-mi dau seama de fapt dacă s-ar potrivi în echipă sau nu. Iar o discuție plăcută nu e nici pe departe cel mai important factor care contează: cu suficientă practică, oricine poate deveni foarte bun la a povesti despre experiența, motivația și abilitățile sale. Nu e de mirare că am ajuns chiar să angajăm candidați care păreau promițători, dar care s-au dovedit a nu fi cea mai bună alegere.

Poate ai trecut și tu printr-o experiență similară. Sau poate ți se întâmplă deseori să ai impresia că nu te-ai pregătit suficient de bine pentru interviu, că nu ai reușit să te conectezi cu candidații sau să știi la ce lucruri să te uiți. Pentru asta, s-ar putea să-ți fie de folos acest ghid de interviu care să te ajute să te pregătești mai bine și să acorzi atenție lucrurilor care contează. Știu că pe mine tare m-ar fi ajutat un astfel de instrument.

Iată cum să te pregătești mai bine pentru interviuri și să-ți crești șansa de a face alegeri mai bune:

Înainte de interviu

Pasul 1. Planifică strategia de recrutare

a) Creează un plan de recrutare

Începe prin a pune la punct un plan de recrutare prin care să identifici rolurile care trebuie ocupate, abilitățile candidaților ideali pentru fiecare dintre acestea și termenul limită. Scopul acestui plan este să te ajute să:

Ții evidența rolurilor și a personalului necesar;
Urmărești și respecți obiectivele și inițiativele companiei;
Știi care este bugetul de care vei avea nevoie în recrutare.

b) Discută cu managerii de departament

Pasul următor este să organizezi o întâlnire cu managerii de departament astfel încât să:

Definiți cerințele pentru job și responsabilitățile acestuia;
Scrii anunțuri de job convingătoare și ancorate în realitate;
Decideți prin câte interviuri vor trece candidații și cine va participa la acestea;
Stabiliți căror abilități și cunoștințe să acordați atenție;
Alegeți întrebările pe care le veți adresa la interviurile telefonice sau de cunoaștere.

c) Adu-i pe toți cei implicați la un loc

Când ai pus cap la cap informațiile discutate cu managerii de echipe, revino către aceștia și către toți cei care vor participa la interviuri pentru a-i aduce pe aceeași pagină cu privire la:

Care este rolul lor în proces și ce responsabilități vor avea;
În ce perioadă vor avea loc interviurile și câte estimați că vor fi;
Ce format vor avea interviurile, ce întrebări să adreseze pentru fiecare tip;
La ce abilități trebuie să fie atenți;
Ce fișe de evaluare vor folosi;
Cum să-și noteze și să transmită feedbackul pentru a fi vizibil și pentru ceilalți colegi
Cine va lua decizia și în cât timp.

Pasul 2. Pregătește interviurile

a) Alege întrebările de interviu

Pornește de la calitățile pe care vrei să le aibă noii angajați. Te poți ghida după informațiile trecute în descrierea postului pentru a răspunde următoarelor întrebări:

Ce cerințe trebuie să evaluez în timpul interviului? Fă o listă cuprinzătoare și alege acele calități pe care le poți evalua în cadrul diverselor tipuri de interviuri. S-ar putea ca unele dintre cerințe să poată fi evaluate mai eficient în alte etape (cum ar fi cunoștințele tehnice, care pot fi verificate într-o etapă de testare).
Care dintre aceste cerințe sunt cele mai importante? De exemplu, pentru o persoană de vânzări este mai important să aibă abilități excelente de comunicare și mai puțin important să fie extrovertită. De aceea, pentru acest rol întrebările de interviu ar trebui să fie orientate cu precădere pe evaluarea abilităților de comunicare.

Odată ce ai stabilit ce cauți și ce ar trebui să evaluezi, te poți concentra pe găsirea întrebărilor potrivite. Ia în considerare multiplele tipuri de interviuri și întrebările ideale pentru fiecare:

Întrebări de interviu generale. Întrebările generale sunt unele dintre cele mai des întâlnite întrebări de interviu, fiind ușor de personalizat în funcție de candidat sau rol. Tipurile de interviu pentru care se potrivesc sunt interviurile inițiale sau cele de cunoaștere (le poți folosi inclusiv în cadrul discuției telefonice de calificare).
Întrebări specifice postului. Aceste întrebări stau la baza interviurilor tehnice. Dacă ești managerul echipei pentru care se face recrutarea sau dacă ocupi o poziție similară celei pentru care a aplicat candidatul, acestea sunt întrebările pe care îți vei dori să le adresezi.
Întrebări comportamentale. Acestea au scopul de a evalua felul în care candidații reacționează în diverse împrejurări de muncă, rugându-i să povestească despre cum au gestionat anumite situații în trecut.
Întrebări situaționale. Acestea le prezintă candidaților diverse scenarii pentru a evalua felul în care ar reacționa. Sunt potrivite în special pentru rolurile care țin de echipele de vânzări, servicii clienți sau manageriale, care necesită capacitatea de a acționa rapid.
Întrebări de interviu pentru manageri. Dacă ești în căutarea unui lider de echipă, vrei să te asiguri că posibilii angajați trec cu bine peste întrebările de interviu prezentate mai sus. Însă, pe lângă acestea, este nevoie să apelezi la un set adițional de întrebări orientate spre evaluarea abilităților de management (cum ar fi stabilirea și urmărirea obiectivelor sau motivarea membrilor echipei).

Ai nevoie de mai multă inspirație? Citește acest articol cuprinzător despre cele mai bune întrebări de interviu (și cum să evaluezi răspunsurile) sau explorează colecția noastră cuprinzătoare de întrebări de interviu.

b) Pune la punct o structură pentru interviuri

Cu cât un interviu e mai nestructurat, cu atât va fi mai puțin legat de job. Dacă intervievatorii adresează întrebări aleatorii și spontane, există riscul ca abilitățile evaluate să nu fie reprezentative pentru potrivirea candidaților cu rolul.

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv.

Pune la punct un plan de interviu structurat pe care să îl urmeze toți intervievatorii. Te poți inspira din modelul de mai jos:

c) Organizează sesiuni de training pentru Hiring Managers

În cadrul acestora, discutați despre:

Cum să susțină interviurile;
Ce întrebări ar trebui să aleagă și pe care să le evite;
Ce format ar trebui să respecte;
La ce să se uite pentru evaluare;
Cum să-și noteze feedbackul și să-l facă vizibil și celorlalți.

d) Organizează un training de combatere a biasurilor

Cu toții suntem predispuși să avem prejudecăți, mai mult sau mai puțin conștiente. Iată ce puteți face pentru a le evita:

Încearcă să-ți identifici propriile prejudecăți și caută factorii declanșatori. În felul acesta, le poți acorda mai multă atenție atunci când apar și să încerci să le combați.
Învață să ignori informațiile irelevante. Întreabă-te periodic dacă anumite caracteristici vor afecta performanța la job a candidatului. De exemplu, stilul vestimentar al candidaților poate fi important pentru rolurile care implică interacțiunea cu clienții (cum ar fi cele de vânzări), dar este mai puțin important pentru rolurile din echipa de programare, de exemplu.
Încetinește procesul de luare a deciziei. Intervievatorii ajung deseori la o concluzie încă de la începutul interviului. Cel mai bine acordă-ți timp și treci peste notițe la puțin timp după interviu pentru a-ți forma o părere pertinentă despre candidați.
Concentrează-te pe abilitățile relevante pentru job. Dacă vrei să evaluezi cunoștințele de programare, roagă candidații să completeze un test tehnic sau să rezolve o problemă la interviu. La polul opus, dacă îi întrebi ce cursuri au urmat nu vei descoperi implicit și cât de bine se descurcă.
Evită să angajezi doar candidații care îți seamănă. Intervievatorii ajung de multe ori să prefere candidații cu care au trăsături în comun. Acest lucru va duce la o echipă prea omogenă, în care unele abilitățile vor lipsi din cauza similarităților. Pentru a evita acest lucru, fă o listă a abilităților care lipsesc din echipă și alege acei candidați la care le întâlnești.

Pasul 3. Începe procesul de intervievare

a) Susține interviuri telefonice

În cadrul acestora, vei putea afla de la candidați informații despre:

Disponibilitatea lor și flexibilitatea privind programul de lucru;
Așteptările salariale;
Interesul pentru rol;
Cât de bine cunosc compania și domeniul de activitate;
Îndeplinirea criteriile esențiale pentru rol.

Exemple de întrebări pentru discuția telefonică:

Când poți începe?
Ce program ar fi mai potrivit pentru tine?
Ești angajat(ă) în prezent? Dacă da, ce perioadă de previz trebuie să-i oferi angajatorului curent?
Programul de lucru pentru acest rol este [zile – ore/zi]. Este în regulă și pentru tine?
Care sunt așteptările tale salariale?
De ce ai aplicat pentru acest rol? Ți-a atras atenția ceva anume din descrierea acestuia?
Ce te-a motivat să urmezi acest parcurs profesional?
Ai experiență în folosirea programului X?

b) Ține-i la curent pe toți cei implicați

Menține activă comunicarea cu managerii de departament în timpul procesului de screening. Acest lucru vă va ajuta să vă sincronizați, să faceți o verificare a abilităților dorite vs cele existente pe piața muncii, dar și să vedeți dacă așteptările salariale ale candidaților se potrivesc cu bugetul.

Pentru o comunicare constantă, le poți trimite Hiring Managerilor un email de informare o dată pe săptămână. Inspiră-te din template-ul de mai jos:

Subiect e-mail: Status pentru rolul de [TITLU POZIȚIE]

Bună, [PRENUME],

Iată care este situația la zi cu candidații pentru rolul de [TITLU POZIȚIE]:

- Interviuri telefonice ținute:[NUMĂR]

- Interviuri planificate pentru săptămâna următoare:[NUMĂR]

- Candidați care au trecut în etapa de testare:[NUMĂR]

- Termenul limită pentru încărcarea testelor:[NUMĂR]

Mai jos sunt și câteva notițe despre candidații trecuți în etapa următoare:

- [NUME CANDIDAT 1]: notițe

- [NUME CANDIDAT 2]: notițe

Am inclus câteva notițe mai detaliate și în fișierul atașat. Aș propune să vedem și următorii [NUMĂR] candidați și să stabilim o discuție săptămâna viitoare pentru a face o selecție.

Cu drag,

[NUME]

c) Fă o listă scurtă de candidați

Include-i pe aceia pe care ți-ai dori să îi chemi la un interviu. Stabilește alături de managerii de departament dacă va fi nevoie să le trimiți un test înainte de interviu.

d) Cheamă primii candidați la interviu

Trimite-le candidaților emailuri de invitație cu detalii despre adresa biroului, cu cine se vor întâlni și abilitățile care vor fi evaluate.

Pentru inspirație, folosește modelul de email de mai jos:

Subiect e-mail:Te așteptăm la interviu la [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Mă bucur să te anunț că ai trecut în faza următoare a procesului nostru de recrutare. Ai putea veni la noi la birou pentru un interviu [DATA ȘI ORA]?

Adresa noastră este: [INTRODU ADRESĂ].

[DACĂ ESTE UN INTERVIU ONLINE]: Interviul va avea loc online, pe [ZOOM]. Pentru a participa, te rugăm să intri pe acest [LINK].

Te vei vedea cu [NUME INTERVIEVATOR(I)]. În timpul interviului, vom evalua [INTRODU SCOPUL INTERVIULUI].

Așteptăm confirmarea ta.

Mulțumesc și succes!

[NUME]

e) Trimite invitații către intervievatori

Când faci asta, alocă un slot de 10-15 minute înainte de interviu pentru a le acorda acestora timp să se pregătească (să citească CV-ul, să treacă prin întrebări și să aștepte candidații în sală).

Pe aceeași temă...

Cum să simplifici programarea interviurilor

Echipele de recrutare au nevoie de instrumente mai bune pentru programarea interviurilor. Află cum poți folosi tehnologia pentru a reduce la jumătate această sarcină.

Citește în continuare

În ziua interviului

Pasul 4. Ce trebuie să faci înainte să ajungă candidatul la interviu

a) Asigură-te că are cine să îl întâmpine și să-l îndrume către sala de interviu

b) Acordă-ți timp pentru a te documenta

Când susții interviuri, e neplăcut să-i întrebi pe candidați informații pe care ei le-au furnizat deja (în CV sau în timpul discuției telefonice). Nu doar că pierzi timp valoros, dar riști și să pari nepregătit sau indiferent.

Acordă-ți puțin timp înainte de interviu pentru a parcurge CV-ul candidatului sau alte notițe lăsate de colegii tăi. Folosește timpul de interviu pentru a dezvolta anumite aspecte importante sau pentru a obține și alte informații care te pot ajuta să evaluezi candidații mai ușor.

Folosește acest checklist pentru a te pregăti înainte de interviu:

Parcurge CV-ul candidatului și fă-ți câteva notițe la care să revii în timpul interviului;
Revizuiește portofoliul candidatului, scrisoarea de intenție sau alte documente relevante (inclusiv testele date, dacă e cazul);
Recitește descrierea de job pentru a te asigura că poți vorbi fără probleme despre acesta și cerințele sale;
Alege câteva întrebări de interviu pe care vei dori să le adresezi;
Formulează câteva cuvinte despre misiunea și structura companiei, precum și despre beneficiile și avantajele rolului în cauză.

Când parcurgi CV-urile candidaților, întreabă-te:

E vreo întrebare pe care vreau să o adresez la care am răspunsul chiar aici?
E ceva ciudat sau interesant în experiența lor anterioară despre care vreau să aflu în mod special?
Pot obține câteva mostre de lucru pentru a discuta mai pe larg abilitățile lor?
Ar fi cazul să verific veridicitatea unor informații din CV?

Fă-ți câteva notițe despre fiecare candidat pentru a ți le aminti în timpul interviului și pentru a putea structura mai ușor discuția în jurul a ceea ce vrei să evaluezi.

c) Planifică-ți timpul

Eliberează-ți agenda cu 15 minute înainte de interviu. Nu-i lăsa pe candidați să aștepte să ieși dintr-o altă întâlnire și acordă-ți timp să respiri înainte de discuția cu aceștia – e important să le acorzi toată atenția ta și să te poți concentra la discuție.

Dacă interviul este online, asigură-te că laptopul, camera și microfonul funcționează fără probleme pentru a nu pierde timp la începutul interviului.

De asemenea, planifică o structură pentru interviu încă de dinainte, pe care să le-o prezinți și candidaților. Astfel, vei putea purta o discuție eficientă și te asiguri că nu vei uita să discuți anumite subiecte importante.

Pasul 5. Ce să faci în timpul interviului

a) Formulează o introducere prietenoasă

Începe cu introducerea intervievatorilor și prezintă pe scurt agenda discuției.

De exemplu:

Bună, numele meu este ____________. Încântat(ă) de cunoștință! Mi-a plăcut foarte mult ce am citit în CV-ul tău și de-abia aștept să te cunosc puțin mai bine. De aceea, pentru discuția de azi mi-am propus să aflu care sunt lucrurile care au importanță acum pentru tine pe plan profesional.

b) Oferă-le candidaților o imagine de ansamblu a jobului și a companiei

Atât intervievatorii, cât și candidații se evaluează reciproc în timpul interviului. În timp ce tu vrei să verifici dacă aceștia sunt potriviți pentru rol, ei încearcă să-și dea seama dacă vor să lucreze alături de echipa ta. Dacă nu sunt convinși, s-ar putea ca în final să respingă oferta de angajare.

Pregătește-ți un checklist care să te ajute să punctezi câteva detalii importante despre rol și companie. Vorbește despre:

Misiunea companiei și valorile pe care le respectați și le căutați și în ceilalți;
Ce faceți la nivel de organizație pentru ca angajații să fie motivați și împliniți;
Beneficii, avantaje și oportunități de creștere;
Dacă aveți planuri de a crește sau de a îmbunătăți ceva în viitorul apropiat;
Ce rol are această poziție în cadrul companiei și care este impactul său;
Ce provocări ar putea întâmpina angajații de pe acest rol și cum i-ați putea ajuta să le depășească (de exemplu prin training sau mentorat)

În același timp, acordă-ți timp pentru a asculta ceea ce își doresc candidații de la acest rol și încearcă să personalizezi discursul în funcție de preferințele și interesele lor.

c) Evaluează candidații

Păstrează mereu în minte abilitățile necesare pentru rol și potrivirea candidaților cu compania. În timpul interviului, poți alege să-ți iei câteva notițe care să te ajute mai târziu să formulezi un feedback complet.

Asigură-te că urmezi planul de interviu pentru a te asigura că adresezi aceleași întrebări tuturor candidaților pentru a-i putea evalua în mod egal.
Acordă-le timp candidaților să se gândească la întrebările primite și să răspundă.

d) Răspunde la întrebările candidaților

La rândul lor, candidații încearcă și ei să-și dea seama dacă jobul i-ar putea ajuta să-și îndeplinească obiectivele profesionale și dacă le-ar plăcea să lucreze alături de echipa ta. Acordă-le timp pentru a-ți adresa întrebări și pregătește răspunsuri pentru cele mai frecvente curiozități încă de dinainte. Cel mai probabil, întrebările lor vor fi legate de:

Strategia companiei, structura sa ierarhică și mediul de lucru;
Proiectele echipei din care vor face parte, obiectivele și direcția acesteia;
Avantajele și beneficiile asociate rolului;
Pașii următori din procesul de recrutare;
Ce îți place ție la rolul tău, cum ți se pare echipa și compania

Pentru unele dintre aceste întrebări, poate vei vrea chiar să te consulți cu colegii tăi înainte. De exemplu, ai voie să divulgi salariul oferit pentru rol? Sunt sunt unele proiecte confidențiale despre care nu ar trebui să vorvești la interviu? Dacă ești întrebat ceva la care nu știi răspunsul – sau dacă răspunsul e confindențial – spune-le candidaților că nu știi sau că nu poți vorbi despre asta.

După interviu

Pasul 6. Notează-ți feedbackul

a) Completează fișa de evaluare

Fișele de evaluare sunt un bun instrument pentru a le arăta colegilor implicați în recrutare la ce să fie atenți atunci când susțin interviuri. Dacă interviurile se desfășoară după un formular standardizat, vei putea compara cu ușurință candidații între ei în funcție de competențele pe care îți dorești să le evaluezi.

În plus, formularele de evaluare te vor ajuta să documentezi mai ușor feedbackul colegilor tăi după interviu și le poți adăuga și păstra cu ușurință în baza de date folosită. Astfel, informațiile pot fi salvate și distribuite cu membrii echipei implicați în selecție.

b) Vorbește și cu ceilalți intervievatori

Organizează o întâlnire cu toți intervievatorii pentru a evalua candidații și a alege cine trece în etapa următoare – sau dacă va fi nevoie de o rundă suplimentară de interviuri pentru unii candidați.

Pasul 7. Trimite feedback tuturor candidaților intervievați

Să oferi feedback candidaților – fie el pozitiv sau negativ – este o parte esențială a activității de HR. Nimănui nu-i place să dea (sau să primească) vești proaste, însă este o bună practică să le oferi feedback după interviu tuturor candidaților, iar acest lucru îți va aduce beneficii pe termen lung. Desigur, asta presupune să le oferi feedback atât candidaților de succes, cât și celor care au fost respinși.

Atunci când pregătești feedbackul pentru un candidat, ține cont de faptul că acesta ar trebui formulat la câteva ore – maxim o zi – de la interviu. În același timp, chiar dacă promptitudinea este apreciată, nu este recomandat să formulezi feedback-ul imediat după interviu, în special pentru că de cele mai multe ori vei avea nevoie de puțin timp pentru a reflecta și a analiza interviul.

De îndată ce ai formulat feedbackul, poți lua legătura cu echipa de recrutare pentru a ajunge la un consens și eventual a lua o decizie privind evoluția candidatului. Oricare ar fi răspunsul (trece mai departe, este respins sau așteptați să vedeți și alți aplicanți), ia legătura cu candidatul la puțin timp după interviu (după 2 sau 3 zile) pentru a-i oferi feedback și pentru a-i descrie pașii următori.

Structura unui mesaj bun de feedback după interviu ar putea arăta astfel:

Ai nevoie de și mai multă inspirație? Citește acest articol cuprinzător despre Cum să oferi feedback după interviu candidaților.

E rândul tău

Primele interviuri sunt cele mai grele. Însă fără un plan de acțiune bine pus la punct, s-ar putea ca și al 100-lea interviu să fie la fel de dificil ca primul.

Stabilește din timp, alături de colegii tăi, abilitățile și cunoștințele pe care vreți să le evaluați. Pornind de la acestea, puteți alege deja întrebările de interviu și structura acestuia. Iar atunci când vine momentul să cunoașteți candidații, regula de bază e simplă: acordați-le timp. Timp să răspundă, timp să adreseze întrebări, timp să afle mai multe despre voi și despre echipa voastră.

În cele din urmă, și ei evaluează motivele pentru care să lucreze alături de voi așa cum și voi evaluați potrivirea lor cu compania.

Pe aceeași temă...

Cum să simplifici programarea interviurilor

Echipele de recrutare au nevoie de instrumente mai bune pentru programarea interviurilor. Află cum poți folosi tehnologia pentru a reduce la jumătate această sarcină.

Citește în continuare