Cum să reduci la jumătate timpul de programare a interviurilor folosind Mingle

Dintre sarcinile de HR de zi cu zi, programarea interviurilor s-ar putea să fie cea mai anevoioasă. Și pe bună dreptate: în medie, pentru a găsi candidatul ideal pentru un job, recrutorii trebuie să susțină 16 discuții telefonice și 10 interviuri – iar acestea sunt doar cele ținute de ei.

Lucrurile se complică și mai tare atunci când trebuie să programezi interviuri pentru alți membri ai echipei. Să găsești intervalul potrivit pentru toată lumea este o sarcină consumatoare de timp. Timp prețios atunci când candidatul ideal îți poate scăpa printre degete dacă procesul de recrutare nu este suficient de agil.

Sună cunoscut?

Echipele de recrutare de azi au nevoie de instrumente mai bune pentru programarea interviurilor. Pentru a le ajuta să reducă timpul petrecut pe această sarcină și să creeze o experiență mai bună pentru candidați, am dezvoltat o soluție automată de programare a interviurilor ca parte din Mingle – platforma noastră de administrare a recrutării.

De ce să automatizezi procesul de programare a interviurilor

Programarea interviurilor este de cele mai multe ori o sarcină pur administrativă, care consumă timp și energie, fiind în același timp supusă erorii umane. Iar cu atâtea lucruri importante pe agenda ta, nu mai ai nevoie de o altă bătaie de cap.

Folosirea unei soluții automate te poate ajuta să:

• Programezi interviuri mai repede și să reduci astfel durata procesului de recrutare;
• Elimini erorile prin sincronizarea în timp real cu calendarul tău și al celorlalți intervievatori, dar și prin transmiterea automată a invitațiilor;
• Creezi o experiență mai bună pentru candidați și să îmbunătățești comunicarea cu aceștia;
• Reduci timpul de stabilire a interviurilor la jumătate, astfel încât să poți folosi cealaltă jumătate pentru alte sarcini în afară de cele administrative.

Cum poți reduce timpul de programare a interviurilor cu Mingle

Pentru a asigura toate beneficiile oferite de un astfel de sistem, am gândit o soluție care să automatizeze sarcinile repetitive implicate de programarea interviurilor și să ușureze comunicarea dintre recrutori, candidați și managerii implicați în recrutare.

Cum funcționează?

Mingle îți permite să le trimiți candidaților un link la calendarul tău sau al colegilor tăi. Astfel, aceștia vor putea vizualiza în timp real intervalele libere pentru a-l alege pe cel potrivit. Iar evenimentul va apărea automat în calendarul tuturor, simplu și fără bătăi de cap. Iată cum îl poți folosi:

1. Îți creezi propriile reguli

Partea de setare e ușoară. Îți sincronizezi calendarul și îți definești preferințele, iar Mingle se va ocupa de restul.

Astfel, nu se vor putea programa evenimente în intervalele deja ocupate din calendarul tău. În plus, se vor afișa doar zilele și intervalele în care preferi să susții interviuri.

2. Distribui linkul

Atunci când vrei să stabilești un interviu cu un candidat, tot ce trebuie să faci este să-i trimiți un link la calendarul tău – sau, dacă stabilești pentru altcineva, poți trimite linkul către calendarul altor intervievatori.

3. Programezi

Candidatul își va alege intervalul potrivit dintre cele disponibile, iar evenimentul se va bloca în mod automat în calendarul tuturor celor implicați. Simplu și rapid.

O experiență fără cusur și pentru candidați

Le poți trimite candidaților linkul la eveniment direct din Mingle, printr-un email predefinit.

Odată accesat, acest link îi va duce pe o pagină specială în care vor putea programa interviul. 

Din această pagină vor putea accesa informațiile de bază ale evenimentului (cum ar fi durata și locația) și – cel mai important – lista zilelor și a intervalelor orare disponibile pentru un interviu. Aceste intervale sunt afișate în funcție de disponibilitatea și preferințele intervievatorilor. Nu se vor afișa intervalele deja ocupate sau cele în care intervievatorii nu și-ar dori să aibă interviuri. În plus, dacă sunt mai multe persoane implicate, se vor afișa doar intervalele libere comune tuturor. 

Candidatul va putea astfel să aleagă ziua și ora potrivită. După confirmare, toți participanții vor primi automat și invitația în calendar.

Un instrument flexibil de programare a interviurilor pentru toți cei implicați în recrutare

Fie că stabilești interviuri pentru tine sau pentru alți colegi, programarea automată te poate ajuta să reduci conversații complexe la un singur e-mail.

Acest instrument îți va fi util în special când:

Programezi interviuri pentru alți colegi implicați în recrutare

Poți folosi acest instrument pentru a programa rapid interviuri pentru unul sau mai mulți colegi implicați în recrutare. Doar selectează calendarul colegului pentru care dorești să programezi interviul, iar acesta va fi notificat și va primi invitația în calendar odată ce evenimentul a fost stabilit.

Reprogramezi sau anulezi un interviu

Planurile se pot schimba pe neprevăzute. De aceea poți folosi același link pentru a reprograma sau pentru a anula evenimentul. Ca și în celelalte cazuri, se va actualiza în mod automat și evenimentul în calendar.

Vrei să ai un control mai bun

Dacă totuși sunt situații în care dorești să stabilești tu interviul, accesează același link pentru a vizualiza intervalele disponibile din calendarul intervievatorului sau grupului de intervievatori. Astfel, poți lua legătura cu candidatul având în față toate opțiunile disponibile pentru o discuție.

Contactezi frecvent mulți candidați și îți dorești să ușurezi stabilirea unor interviuri cu aceștia

Salvează timp trimițând linkul de programare a interviului către mai mulți candidați. Pentru că se sincronizează automat cu calendarul tău, nu mai trebuie să-ți faci griji că s-ar putea suprapune evenimentele. Atunci când un candidat alege un interval, acesta nu le va mai fi afișat celorlalți.

Ești în continuă mișcare

S-ar putea ca tu sau candidatul să nu fiți mereu în fața calculatorului atunci când trebuie să programați un interviu. Este în regulă: ne-am gândit la asta. Experiența de stabilire a interviurilor arată impecabil pe orice ecran, astfel ca toți cei implicați să poată programa evenimentul de oriunde s-ar afla.

Gata de un upgrade?

Să găsești intervalul potrivit pentru interviuri este doar una din sarcinile consumatoare de timp pe care le poți automatiza cu Mingle. Dacă îți dorești un software complet de recrutare, Mingle este platforma modernă care te poate ajuta să salvezi timp, să colaborezi mai ușor cu colegii tăi și să administrezi candidații din toate sursele într-un singur loc. Programează un demo și află cum poți găsi și angaja cei mai buni oameni, rapid.

Programează un demo