În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, ele trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Peste jumătate din candidați declară că o comunicare defectuoasă în procesul de recrutare ridică un semnal de alarmă cu privire la companie și i-ar putea determina să nu accepte oferta acesteia.
Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care vin odată cu comunicarea cu candidații. În acest articol vei găsi câteva template-uri de e-mail pe care le poți personaliza și folosi în procesele recurente, astfel încât să asiguri o comunicare transparentă cu candidații și să îi încredințezi că aplicațiile lor sunt valoroase pentru companie.
E-mailuri de recrutare esențiale
Am creat 15 modele de e-mail pentru cele mai frecvent întâlnite situații de comunicare cu candidații în timpul procesului de recrutare. Modifică-le pentru a reda stilul și tonul organizației tale; după aceea, poți porni de la acestea pentru a le personaliza pentru fiecare candidat.1. E-mail de contactare candidați
E greu să atragi atenția unor candidați care probabil că sunt asediați de e-mailuri din toate părțile. Însă printre zeci de mesaje neinspirate, al tău poate fi cel care iese în evidență. Cu cât perfecționezi mai mult e-mailul de contactare a candidaților, cu atât îți crești șansele să primești un răspuns pozitiv.Cât despre conținutul e-mailului, acesta trebuie să fie scurt și la obiect. Dacă incluzi doar cele mai importante informații, vei crește șansa ca acestea să fie citite chiar și de candidații mai ocupați. De asemenea, asigură-te că închei mailul cu o cerință specifică: să stabiliți o discuție telefonică, de exemplu. Astfel, vei reuși să îi îndemni pe candidați să facă pasul următor.
Subiect e-mail: La [Companie] căutăm un [Titlu job] care să lucreze [remote]
Bună, [Prenume],
Am găsit profilul tău de [LinkedIn/GitHub/Stack Overflow] în timp ce căutam [Java developeri] și mi-a atras atenția experiența ta.
[Detaliază ce anume din experiența candidatului ți-a atras atenția].
Este exact genul de expertiză de care am avea nevoie în echipa [Companie], unde căutăm un [Titlu job] care să se ocupe de [responsabilitate principală].
Cred că te-ai potrivi foarte bine pentru acest rol pentru că [detaliază 1-2 aspecte despre rol și companie care fac oferta atrăgătoare].
Ce părere ai, ne-am putea auzi pentru o discuție scurtă zilele acestea în care să-ți povestesc mai multe despre rol?
Aștept cu drag feedback-ul tău,
[Nume]
2. E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate
Pentru fiecare rol pe care ai angajat pe cineva, cel mai probabil mai sunt câțiva candidați potriviți care au fost respinși, dar care s-ar putea concretiza în noi angajări viitoare. Reluarea legăturii cu angajații din trecut este una dintre cele mai eficiente și puțin costisitoare modalități de a ocupa un nou rol. Softul de recrutare pe care îl folosești te poate ajuta să identifici foștii candidați valoroși și să reiei comunicarea cu aceștia.Atunci când contactezi candidații din trecut, cel mai bine este să nu optezi pentru trimiterea unui e-mail standard unui întreg grup de persoane. Mai degrabă, contactează fiecare candidat individual și informează-l de ce crezi că ar fi o potrivire bună. Menționează fostele voastre discuții, detaliază noul rol și încheie cu o cerință specifică.
Subiect e-mail: Un nou post de [Titlu Poziție] la [Companie]
Bună, [Prenume],
Sper că te regăsesc cu bine! Mi-a făcut plăcere să te cunosc atunci când ai aplicat [adaugă data aplicării] pentru postul de [Titlu Poziție].
Deși am mers mai departe cu un alt candidat pentru acel post, ne-a plăcut foarte mult de tine și ți-am păstrat datele pentru oportunități viitoare – cum ar fi noul nostru rol de [Titlu Job], pentru care cred că ai fi o potrivire foarte bună.
[Introdu mai multe detalii sau un link la descrierea jobului].
Dacă crezi că te-ar interesa, mi-ar plăcea să ne-auzim la un telefon pentru a-ți povesti mai multe.
Cu drag,
[Nume]
3. Mesaj de follow-up după e-mailul de contact
Poți pierde mulți candidați potriviți dacă îi contactezi o singură dată, fără să faci follow-up.Mesajele de contact nu au cum să aibă 100% rată de răspuns, dar pot fi văzute ca prima parte dintr-un proces de contactare în 2 pași. Orice mesaj de contact la care nu ai primit răspuns ar trebui să fie urmat de un mesaj de follow-up la o săptămână după.
Acest mesaj de follow-up ar trebui să fie scurt, la obiect și să reia informațiile de bază din mesajul de contact. De asemenea, ar trebui să vină ca reply la primul e-mail.
Bună, [Prenume],
Mi-ar plăcea să ne auzim și să povestim mai multe despre rolul de [Titlu job] din echipa [Companie], rol pentru care cred că te-ai potrivi foarte bine.
Știu că probabil ai un program încărcat, așa că nu aș vrea să te rețin mult.
Îți propun să ne auzim 5-10 minute la un telefon azi sau mâine.
Ce părere ai, când ai putea?
Cu drag,
[Nume]
4. E-mail de răspuns după aplicare
Atunci când primești aplicații de la candidați, în special prin pagina de cariere, este o bună practică să le confirmi acestora că le-ai primit, chiar dacă faci acest lucru printr-un mesaj automat. Pentru un plus de valoare, trimite-le în mesaj mai multe detalii despre pașii următori în cazul în care aplicația lor va ajunge să fie acceptată.Subiect e-mail: Aplicația ta la [Companie]
Bună, [Prenume],
Am primit aplicația ta pentru rolul de [Titlu job].
În acest moment parcurgem toate CV-urile primite și le analizăm cu atenție în căutarea candidaților potriviți.
Dacă experiența și abilitățile tale ne indică faptul că te potrivești poziției, vom reveni cu mai multe detalii despre următorul pas în procesul de recrutare.
5. Respingere după screening
Etapa de screening este, probabil, cea în care vei respinge cei mai mulți candidați. Chiar dacă nu este mereu posibil datorită numărului mare de aplicanți, încearcă să le trimiți un email acestora prin care să îi anunți de statusul aplicației lor. Astfel, ei vor ști că cineva din companie s-a uitat și a acordat atenție aplicației lor.Dacă ai foarte multe astfel de e-mailuri de trimis, poți apela la opțiunea de „Mail Merge” din Microsoft Outlook – aceasta îți permite trimiterea aceluiași e-mail mai multor persoane și opțiunea de a personaliza email-ul cu diferite variabile (de exemplu, cu numele candidatului).
Subiect e-mail: Aplicația ta la [Companie]
Bună, [Prenume],
Îți mulțumim pentru aplicația ta pentru rolul de [Titlu job].
Am evaluat-o și concluzia la care am ajuns este că profilul tău este diferit de ce căutăm în acest moment pe acest rol, așa că nu vom continua procesul de recrutare.
Îți urăm mult succes în găsirea unui job care să-ți scoată calitățile în evidență.
Echipa [Companie]
6. Respingere după interviul telefonic
Interviul telefonic este o modalitate eficientă de a selecta candidații promițători și de a-i descalifica pe cei care nu sunt o bună potrivire. Totodată, trebuie să ții cont de faptul că, deși interacțiunea a fost scurtă, trebuie să trimiți un e-mail politicos candidaților respinși, care cu siguranță se vor întreba de ce nu au fost selectați pentru rol. Atunci când tratezi candidații cu respect, este mai probabil ca aceștia să aibă o experiență de recrutare pozitivă și să își transmită feedback-ul favorabil rețelei lor de cunoștințe sau să lase review-uri pozitive pe platformele de recrutare.Cel mai bine este să trimiți un e-mail de respingere după interviul telefonic imediat după ce ai luat decizia de a nu trece candidații mai departe. Asigură-te însă că acorzi puțin timp pentru a formula un mesaj amabil și prietenos. Nu e neapărat nevoie să intri în detalii privind motivul respingerii, dar poți include o explicație generală: lipsa experienței pentru rol, așteptări salariale nerealiste sau calificări prea mari pentru postul în cauză etc.
Subiect e-mail: Interviul tău la [Companie]
Bună, [Prenume],
Îți mulțumesc pentru timpul acordat discuției noastre telefonice. M-am bucurat să aflu mai multe despre tine și despre experiența ta profesională.
Îmi pare rău să îți spun, totuși, că nu vom continua cu aplicația ta pentru acest rol. [Adaugă câteva detalii privind motivul].
Dacă ești de acord, mi-aș dori să îți păstrăm datele de contact pentru a te anunța atunci când vom avea o nouă oportunitate potrivită pentru tine.
Până atunci, îți urez mult success în găsirea unui job care să-ți scoată calitățile în evidență.
Cu drag,
[Nume]
7. Invitație la interviu
Înaintea interviului, e util să anunți candidații prin e-mail când va avea loc acesta, unde și ce anume ar trebui să pregătească. Interviurile pot fi stresante, iar un e-mail de invitație detaliat le oferă acestora toate informațiile importante de care au nevoie pentru a se pregăti corespunzător.În mesaj include detaliile evidente, cum ar fi ora, durata și adresa, dar asigură-te că menționezi și numele persoanelor cu care se vor întâlni sau ce vor evalua acestea. Trimite-le și o invitație în calendar pentru o sincronizare perfectă.
Subiect e-mail:Te așteptăm la interviu la [Companie]
Dragă [Prenume],
Mă bucur să te anunț că ai trecut în faza următoare a procesului nostru de recrutare. Ai putea veni la noi la birou pentru un interviu [data și ora]?
Adresa noastră este: [adresă].
[Alternativă dacă este un interviu online]: Interviul va avea loc online, pe [Zoom]. Pentru a participa, te rugăm să intri pe acest link.
Te rugăm să ne confirmi prezența ta printr-un răspuns la acest e-mail, sau să ne transmiți preferințele tale pentru o altă zi sau o altă oră.
La interviu vor participa colegii mei [numele colegilor], cu care vei discuta mai multe despre responsabilitățile rolului de [Titlu job], dar și despre experiența și pregătirea ta.
Dacă ai vreo întrebare sau nelămurire, nu ezita să îmi scrii sau să mă suni la [număr de telefon].
Mulțumesc și succes!
[Nume]
8. Reminder interviu
Revino către candidați pe e-mail cu o zi înainte de interviul programat, pentru a le reaminti de data și ora evenimentului. Mesajul ar trebui să fie scurt și prietenos, reamintindu-le acestora informațiile esențiale despre întâlnire. Redirecționează-i către mesajul de programare a interviului pentru mai multe detalii.Subiect e-mail: Interviul de mâine de la [Companie]
Bună, [Prenume],
Așteptăm cu nerăbdare să te cunoaștem mâine! După cum am stabilit, [Nume intervievator] te va întâmpina la ora 09:00 la noi la birou.
Te rugăm să te asiguri că ai actul de identitate la tine, întrucât ți-l va cere agentul de securitate la intrare. Iată un [link] cu indicații către locația noastră.
[Dacă este un interviu online:] După cum am stabilit, [Nume intervievator] te va aștepta pe [Zoom] pentru un interviu video la ora [09:00]. Te poți conecta pe acest link: [link]
Dacă e posibil, îți recomandăm să te conectezi cu câteva minute mai devreme pentru a te asigura că microfonul și camera funcționează corect.
Nu ezita să mă suni la [Număr telefon] dacă ai nevoie de informații suplimentare.
Mulțumesc!
[Nume]
Medicover creează o experiență mai bună pentru candidați cu Mingle
Descoperă cum Medicover a redus timpul de angajare și a îmbunătățit experiența candidaților cu Mingle.
Citește studiu de caz9. Solicitarea unui portofoliu sau a unor probe de lucru
Înainte de un interviu, poate vei dori să ai în față câteva exemple din munca anterioară a candidatului pentru a le evalua: articole, prezentări sau un portofoliu al muncii lor. Dacă niciunul dintre aceste lucruri nu se aplică, atunci le poți trimite o probă practică la care să lucreze.În cazul acesta, ține cont de volumul de lucru și de timpul necesar pentru a o finaliza. Nu trebuie să le oferi candidaților prea mult de lucru la începutul procesului de recrutare, așa că asigură-te că cerințele trimise vor fi utile în procesul de evaluare.
De asemenea, stabilește obiective clare privind cerințele date. De exemplu, poți formula astfel: „Avem nevoie de o probă de lucru pe baza căreia să putem evalua abilitățile tale de a explica noțiuni complexe”.
Subiect e-mail: Detalii privind portofoliul tău
Bună, [Prenume],
Așteptăm cu drag să ne cunoaștem mai bine în cadrul interviului planificat pentru [Dată interviu].
Până atunci, ne-am dori să explorăm portofoliul tău. Mai exact, ne-ar ajuta dacă ne-ai putea trimite [detaliază ce anume trebuie să conțină portofoliul].
Le-ai putea trimite până la [dată]? Spune-mi te rog dacă te pot ajuta cu mai multe detalii.
Gânduri bune,
[Nume]
10. E-mail către candidat după un interviu de succes
Nimic nu este mai descurajator pentru un candidat decât lipsa veștilor după un interviu. În special pentru candidații promițători, asigură-te că le trimiți un mesaj de feedback după interviu pentru a-i menține implicați în procesul de recrutare.Transmite-le părerea ta despre performanța lor la interviu și menționează cu claritate următoarele etape ale procesului:
- „Vom verifica referințele tale și vom reveni cu un feedback”
- „Ne-ar plăcea să te revedem în cadrul unui interviu cu directorul general”
- „Vom lua o decizie până la finalul săptămânii”
Subiect e-mail: Interviul tău la [Companie]
Bună, [Prenume],
Îți mulțumesc că ți-ai făcut timp să ne cunoaștem și să discutăm despre rolul de [Titlu job]. Credem că te-ai potrivi foarte bine la noi, prin urmare ne-ar plăcea să continuăm procesul de recrutare.
Ca pas următor, [Ne-ar plăcea să te revedem în cadrul unui interviu cu managerul tău direct/viitorii tăi colegi/directorul general] sau [îți voi trimite o probă practică ce simulează câteva dintre atribuțiile noului tău rol]
Aștept confirmarea ta pentru [a programa următorul interviu/a-ți trimite instrucțiunile pentru proba practică etc]
Gânduri bune,
[Nume]
11. E-mail după un interviu bun, dar după care mai ai nevoie de timp de gândire
Uneori, un candidat nu iese neapărat în evidență în urma interviului, dar nici nu poți decide cu siguranță că îl vei respinge. Folosește acest model de e-mail pentru a-i anunța pe acești candidați că vei reveni curând cu mai multe detalii despre pașii următori.Chiar dacă este în regulă să amâni decizia pentru câteva zile, nu trebuie să lași candidații să aștepte prea mult. Poate deveni frustrant pentru aceștia și le poate crea o experiență de recrutare neplăcută – astfel, s-ar putea să nu mai aplice pentru alte roluri în cadrul companiei în viitor. Pentru a le crea așteptări realiste, anunță-i când ar trebui să primească noutăți privind progresul lor.
Subiect e-mail: Interviul tău la [Companie]
Dragă [Prenume],
Îți mulțumim că ai participat la interviul de [include ziua]. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și să aflăm mai multe despre tine.
Suntem încă în etapele inițiale ale recrutării pentru rolul de [Titlu Job] și trebuie să mai intervievăm și alți candidați pentru acesta. Voi reveni în curând cu noutăți despre progresul tău.
Între timp, dacă ai întrebări despre [Companie] sau rol, scrie-mi și îți răspund cu drag.
Toate cele bune,
[Nume]
12. E-mail de respingere după interviu
Dacă un candidat și-a dedicat timp pentru a se pregăti și a participa la interviu, este o bună practică să-i trimiți un e-mail de feedback, chiar dacă decizia e să nu mergi mai departe cu aplicația sa. Este important să menții o relație bună cu acesta, în cazul în care vei vrea să îl iei în considerare pentru alte roluri viitoare.În plus, mulți candidați privesc experiența de interviu ca pe o experiență de învățare și își doresc să afle de ce nu au fost aleși pentru rol.
Încurajează-i să aplice din nou dacă apare ocazia sau spune-le că le vei păstra datele pentru a-i contacta pentru alte oportunități potrivite. Dacă e cazul, le poți sugera alte roluri care li s-ar potrivi.
Subiect e-mail: Aplicația ta la [Companie]
Bună, [Prenume],
Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și sperăm că interviul cu noi a fost o experiență bună și pentru tine.
Îmi pare rău să îți spun, totuși, că nu vom continua mai departe cu aplicația ta pentru rolul acesta. [Menționează motivele respingerii și include feedback constructiv și sugestii de îmbunătățire pentru candidat].
Dacă ești de acord, îți vom păstra datele de contact pentru a te anunța dacă vom avea o nouă oportunitate potrivită pentru tine în viitor.
Până atunci, îți urez mult succes în găsirea unui job care să-ți scoată calitățile în evidență.
Toate cele bune!
[Nume]
13. E-mail după neprezentare la interviu
Subiect e-mail: Interviul tău la [Companie]
Bună, [Prenume],
Pentru astăzi la ora [11:00] aveam stabilit un interviu [video/la noi la birou], însă din păcate nu ai mai ajuns. Sper că toate sunt bune.
Îmi poți spune, te rog, dacă te-ar mai interesa rolul de [Nume job]? Dacă da, putem reprograma interviul. Altfel, îți vom șterge informațiile din baza noastră de date.
Mulțumesc
Gânduri bune,
[Nume]
14. Informare proces de recrutare suspendat
Subiect e-mail: Update interviu [Companie]
Bună, [Prenume],
Ne pare rău să te anunțăm că procesul de recrutare a fost suspendat momentan din motive interne. Din păcate, în acest moment nu mai putem continua și sperăm să îl reluăm într-un viitor cât mai apropiat!
Cu acordul tău, vom păstra CV-ul și datele tale de contact pentru a te putea anunța în cazul în care va rămâne de interes pentru tine. Mulțumim pentru înțelegere și ne-ar plăcea să ne reauzim în curând.
Toate cele bune!
[Nume]
15. Oferta de angajare
Scrisoarea de ofertă poate fi în corpul e-mailului sau anexată ca document separat. În orice caz, asigură-te că e-mailul arată entuziasmul vostru. Include veștile bune în titlul mesajului și menționează toate informațiile esențiale de care candidatul are nevoie pentru a lua o decizie: titlul rolului, detalii privind salariul, beneficiile, data de start și locația, precum și alte informații utile. Ca de obicei, încheie mesajul cu o cerință specifică privind pașii următori.
Subiect e-mail: Oferta de angajare la [Companie]
Dragă [Prenume],
Suntem bucuroși că te-am găsit și te invităm să faci parte din echipa [Companie], în rolul de [Titlu Job].
Vei lucra alături de [Nume manager] în echipa de [Nume echipă], iar principalele tale responsabilități vor fi [include responsabilități].
Salariul pe care ți-l oferim este de [X] RON/lună (suma netă), [la care se adaugă bonurile de masă (X RON/lună)].
Pe lângă salariu, la [Companie] ne răsfățăm și cu alte beneficii, pe care ți le oferim și ție:
[Listă beneficii: abonament telefon, abonament la sală, happy hours etc]
Sper să accepți oferta noastră și să îți placă la noi. Așteptăm, în cazul acesta, oferta semnată și detalii privind data de la care ai putea începe.
Cu drag,
[Nume]
E rândul tău
Chiar dacă discuțiile prin rețelele sociale sau prin platformele de chat sunt în creștere, în special pentru generația tânără, e-mailul rămâne modalitatea principală prin care comunici cu candidații. Iar modul în care faci acest lucru ajută la formarea imaginii pe care aceștia o au despre compania ta.Explorează colecția noastră de modele de e-mail pentru o comunicare mai eficientă și acordă-ți timp pentru a le personaliza. Iar dacă ai vreun model de e-mail pe care îl utilizezi des și nu se află în acest articol, ne-ar ajuta să îl lași în comentariu, pentru a-l împărtăși cu comunitatea de HR.
Medicover creează o experiență mai bună pentru candidați cu Mingle
Descoperă cum Medicover a redus timpul de angajare și a îmbunătățit experiența candidaților cu Mingle.
Citește studiu de caz
Comments
Post a Comment