Skip to main content

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

recrutare, emailuri recrutare, recruiting templates
85% dintre recrutori apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate. 

În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un studiu efectuat de IBM relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși. 

Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care vin odată cu comunicarea cu candidații. Personalizează după bunul plac modelele de e-mail din acest articol pentru a formula mesaje clare, prietenoase și pline de informații care să-i încredințeze pe candidați că aplicațiile lor sunt valoroase pentru organizația ta.

E-mailuri de recrutare esențiale

Am creat 10 modele de e-mail pentru cele mai frecvent întâlnite situații de comunicare cu candidații în timpul procesului de recrutare. Personalizează-le cu încredere pentru a îngloba stilul și tonul organizației tale; după aceea, poți porni de la acestea pentru a le personaliza pentru fiecare candidat.

1. Sourcing de candidați

Recrutorii pot găsi candidați de interes în multe locuri diverse, inclusiv prin recomandări primite de la angajați, în social media sau chiar prin intermediul blogurilor personale ale acestora. De oriunde ar veni candidații pe care vrei să-i abordezi, un bun e-mail de introducere îi poate determina să devină interesați de compania ta.

Atunci când iei legătura cu candidații pasivi, asigură-te că personalizezi mesajele trimise astfel încât aceștia să fie motivați să le citească, în loc de a le ignora crezând că este spam. Un e-mail de sourcing eficient are un titlu captivant care reușește să le atragă atenția. Dacă nu este fezabil să vii cu o idee creativă pentru fiecare candidat, alege să folosești o formulare informativă și directă.

Cât despre conținutul e-mailului, acesta trebuie să fie scurt și la obiect. Dacă incluzi doar cele mai importante informații vei crește șansa ca acestea să fie citite chiar și de candidații mai ocupați. De asemenea, asigură-te că închei mailul cu o cerință specifică: să stabiliți o discuție telefonică, de exemplu. Astfel, vei reuși să îi îndemni pe candidați să facă pasul următor.

Subiect e-mail: Oportunitate de [TITLU POZIȚIE] la [COMPANIE]

Bună, [PRENUME],

Mi-a atras atenția profilul tău profesional [DETALIAZĂ UNDE L-AI GĂSIT]. Lucrez în cadrul [COMPANIE], unde căutăm un [TITLU POZIȚIE] talentat care să se alăture echipei noastre în creștere.

Experiența ta este exact ce căutăm și cred că te-ai potrivi foarte bine pentru acest rol. Mi-ar plăcea să-ți povestesc mai multe și totodată să aud mai multe și despre tine.

Ți-ar plăcea să ne auzim la un telefon? Dacă da, spune-mi te rog când ai avea puțin timp pentru o scurtă discuție.

Cu drag,

[NUME]

2. E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate

Pentru fiecare rol pe care o companie îl ocupă, cel mai probabil mai sunt câțiva candidați potriviți care au fost respinși, dar care s-ar putea concretiza în noi angajări viitoare. Reluarea legăturii cu angajații din procesele de recrutare trecute este unul dintre cele mai eficiente și puțin costisitoare modalități de a ocupa un nou rol. Sistemul de administrare a candidaților pe care îl folosești te poate ajuta să-i identifici pe foștii candidați valoroși și să organizezi comunicarea cu aceștia. 

Atunci când contactezi candidații trecuți, cel mai bine este să nu optezi pentru trimiterea unui e-mail standard unui întreg grup de persoane. Mai degrabă, contactează fiecare candidat individual și informează-l de ce crezi că ar fi o potrivire bună. Menționează fostele voastre discuții, detaliază noul rol și încheie cu o cerință specifică.

Subiect e-mail: Un nou post de [TITLU POZIȚIE] la [COMPANIE]

Bună, [PRENUME],

Sper că te regăsesc cu bine. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem atunci când ai aplicat [ADAUGĂ DATA APLICĂRII] pentru postul de [TITLU POZIȚIE]. Mulțumim din nou pentru timpul acordat!

Deși am mers mai departe cu un alt candidat pentru acel post, ne-a plăcut tare mult de tine și ți-am păstrat datele pentru oportunități viitoare – cum ar fi noul nostru rol de [TITLU JOB], pentru care cred că ai fi o potrivire excelentă.

[INTRODU MAI MULTE DETALII DESPRE ROL]

Dacă crezi că te-ar interesa, mi-ar plăcea să ne-auzim la un telefon pentru a-ți povesti mai multe.

Cu drag,

[NUME]

3. Respingere după interviul telefonic

Interviul telefonic este o modalitate eficientă de a selecta candidații promițători și de a-i descalifica pe cei care nu sunt o bună potrivire. Totodată, trebuie să ții cont de faptul că, deși interacțiunea a fost scurtă, trebuie să trimiți un e-mail politicos candidaților respinși, care cu siguranță se vor întreba de ce nu au fost selectați pentru rol. Atunci când tratezi candidații cu respect, este mai probabil ca aceștia să aibă o experiență de recrutare pozitivă și să își transmită feedbackul favorabil rețelei lor de cunoștințe sau să lase review-uri pozitive pe platformele de recrutare.

Cel mai bine este să trimiți un e-mail de respingere după interviul telefonic imediat după ce ai luat decizia de a nu-i trece pe candidați mai departe, însă asigură-te că acorzi puțin timp pentru a formula un mesaj amabil și prietenos. Nu este neapărat cazul să intri în detalii privind motivul respingerii, dar poți include o explicație generală: lipsa experienței pentru rol, așteptări salariale nerealiste sau calificări prea mari pentru postul în cauză etc.

Aplicația ta pentru [TITLU JOB]

Bună, [PRENUME],

Îți mulțumim că vrei să lucrezi la [COMPANIE] și pentru timpul acordat discuției noastre telefonice. M-am bucurat să aflu mai multe despre tine și despre experiența ta profesională.

Îmi pare rău să îți spun, totuși, că nu vom continua cu aplicația ta pentru rolul acesta. [INTRODU SCURTE DETALII PRIVIND MOTIVUL]. Însă îți vom păstra datele de contact pentru a te contacta atunci când vom avea o nouă oportunitate potrivită pentru tine.

Până atunci, îți urez mult success în găsirea unui job care să-ți scoată calitățile în evidență.

Cu drag,

[NUME]

4. Confirmarea interviului

Trimiterea unui e-mail de confirmare cuprinzător este un pas simplu care îi ajută pe candidați să se pregătească pentru interviu. Interviurile pot fi stresante, iar un e-mail de confirmare detaliat le oferă aplicanților toate informațiile importante de care au nevoie pentru a se pregăti corespunzător.

În mesaj include detaliile evidente, cum ar fi durata și adresa, dar asigură-te că menționezi și numele persoanelor cu care se vor întâlni sau detaliile pe care aceștia le vor evalua (mai ales dacă este cazul ca aplicanții să pregătească ceva). Trimite-le și o invitație în calendar pentru o sincronizare perfectă. 

Subiect e-mail:Te așteptăm la interviu la [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Mă bucur să te anunț că ai trecut în faza următoare a procesului nostru de recrutare. Ai putea veni la noi la birou pentru un interviu [DATA ȘI ORA]?

Adresa noastră este: [INTRODU ADRESĂ].

[DACĂ ESTE UN INTERVIU ONLINE]: Interviul va avea loc online, pe [ZOOM]. Pentru a participa, te rugăm să intri pe acest [LINK].

Te vei vedea cu [NUME INTERVIEVATOR(I)]. În timpul interviului, vom evalua [INTRODU SCOPUL INTERVIULUI].

Așteptăm confirmarea ta.

Mulțumesc și succes!

[NUME]

5. Reminder interviu

Revino către candidați pe e-mail cu o zi înainte de interviul programat, pentru a le reaminti de data și ora evenimentului. Mesajul ar trebui să fie scurt și prietenos, reamintindu-le acestora informațiile esențiale despre întâlnire. Redirecționează-i către mesajul de programare a interviului pentru mai multe detalii.

Subiect e-mail: Interviul de mâine de la Companie

Dragă [PRENUME],

Așteptăm cu nerăbdare să ne întâlnim mâine! După cum am stabilit, [NUME INTERVIEVATOR] te va întâmpina la ora 09:00 la noi la birou.

Te rugăm să te asiguri că ai actul de identitate la tine, întrucât ți-l va cere agentul de securitate la intrare. Iată un [LINK] cu indicații către locația noastră.

[DACĂ ESTE INTERVIU ONLINE:] După cum am stabilit, [NUME INTERVIEVATOR] te va aștepta pe [ZOOM] pentru un interviu video la ora [09:00]. Te poți conecta pe acest link: [LINK]

Dacă e posibil, îți recomandăm să te conectezi cu câteva minute mai devreme pentru a fi siguri că microfonul și camera funcționează corect.

Nu ezita să ne suni la [NUMĂR TELEFON] dacă vei avea nevoie de informații suplimentare.

Mulțumesc!

[NUME]

HR tools, resurse, oferta angajare

6. Solicitarea unor probe de lucru

Înainte de un interviu, poate vei dori să ai în față câteva exemple din munca anterioară a candidatului pentru a le evalua: articole, prezentări demonstrative sau un portofoliu al lucrărilor lor. Dacă niciunul dintre aceste lucruri nu se aplică, atunci le poți trimite o probă practică pe care să lucreze.

În cazul acesta, ține cont de volumul de lucru și de timpul necesar pentru a o finaliza. Nu trebuie să le oferi candidaților prea mult de lucru la începutul procesului de recrutare, așa că asigură-te că cerințele trimise vor fi utile în procesul de evaluare.

De asemenea, stabilește obiective clare privind cerințele date. De exemplu, poți formula astfel: “Avem nevoie de o probă de lucru pe baza căreia să putem evalua abilitățile tale de a explica noțiuni complexe”. Stabilește un termen limită pentru primirea materialelor și specifică formatul în care ai dori să le trimită.

Subiect e-mail: Detalii privind portofoliul tău

Bună, [PRENUME],

Mulțumim din nou pentru interesul acordat rolului de [TITLU JOB]. Așteptăm cu drag să ne cunoaștem mai bine în cadrul interviului planificat pentru [DATĂ INTERVIU].

Până atunci, ne-am dori să explorăm portofoliul tău. Mai exact, ne-ar ajuta dacă ne-ai putea trimite [DETALIAZĂ CE ANUME TREBUIE SĂ CONȚINĂ PORTOFOLIUL].

Le-ai putea trimite până [INCLUDE DATA]? Spune-mi te rog dacă te pot ajuta cu mai multe detalii.

Cu drag,

[NUME]

7. E-mail candidat după interviu de succes

Nimic nu este mai descurajator pentru un candidat decât lipsa veștilor după un interviu. În special pentru candidații promițători, asigură-te că le trimiți acestora un mesaj de feedback după interviu pentru a-i menține implicați în procesul de recrutare.

Transmite-le entuziasmul tău privind performanța lor la interviu și menționează cu claritate următoarele etape ale procesului: “Vom verifica referințele tale și vom reveni cu un feedback”, “Ne-ar plăcea să te revedem în cadrul unui interviu cu directorul general” sau “Vom lua o decizie până la finalul săptămânii”. Pentru a rămâne entuziasmați de oportunitatea de job în cadrul organizației tale, candidații trebuie să se simtă implicați și informați în procesul de recrutare.

Subiect e-mail: Interviul tău la [COMPANIE]

Bună, [PRENUME],

Îți mulțumesc că ți-ai făcut timp să ne cunoaștem și să discutăm despre poziția de [TITLU JOB]. Credem că te-ai potrivi foarte bine la noi, prin urmare ne-ar plăcea să continuăm procesul de recrutare.

Ca pas următor, [MI-AȘ DORI SĂ TE INVIT LA UN INTERVIU CU CEO-UL NOSTRU, UNDE VEI AVEA OCAZIA SĂ DISCUȚI MAI MULTE DESPRE MEDIUL DE LUCRU LA COMPANIE] SAU [ÎȚI VOI TRIMITE O PROBĂ PRACTICĂ CE SIMULEAZĂ CÂTEVA DINTRE ATRIBUȚIILE UNUI NUME JOB]

Aștept confirmarea ta pentru [A PROGRAMA MAI DEPARTE INTERVIUL / A-ȚI TRIMITE INSTRUCȚIUNILE PENTRU PROBA PRACTICĂ.]

Cu drag,

[NUME]

8. E-mail după un interviu OK

Uneori, un candidat nu iese neapărat în evidență în urma unui interviu, dar nici nu poți decide cu siguranță că îl vei respinge. Folosește acest model de e-mail pentru a-i anunța pe acești candidați că vei reveni curând cu mai multe detalii despre pașii următori.

Chiar dacă este în regulă să amâni decizia pentru câteva zile, nu trebuie să lași candidații să aștepte prea mult. Poate deveni frustrant pentru aceștia și le poate crea o experiență de recrutare neplăcută – astfel, s-ar putea să nu mai aplice pentru alte roluri în cadrul companiei în viitor. Pentru a le crea așteptări realiste, anunță-i când ar trebui să primească noutăți privind progresul lor.

Subiect e-mail: Interviul tău la [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Îți mulțumim că ai participat la interviul de [INCLUDE DATA]. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și să aflăm mai multe despre tine.

Suntem încă în etapele inițiale ale recrutării pentru rolul de [TITLU JOB] și trebuie să mai intervievăm și alți candidați pentru acesta. Voi reveni în curând cu noutăți despre progresul tău.

Între timp, dacă ai întrebări despre [COMPANIE] sau rolul de [TITLU JOB], scrie-mi și îți răspund cu drag.

Toate cele bune,

[NUME]

9. E-mail respingere după interviu

Dacă un candidat a acordat timp pentru a se pregăti și a participa la un interviu, este o bună practică să-i trimiți un e-mail de respingere formulat cu atenție. Deși nu este o potrivire bună pentru rolul căutat, vei vrea să menții o relație bună cu acesta pentru oportunitățile disponibile în viitor.

În plus, mulți candidați privesc experiența de interviu ca pe o experiență de învățare și își doresc să afle de ce nu au fost aleși pentru rol. 

Încurajează-i să aplice din nou dacă apare ocazia sau spune-le că le vei păstra datele pentru a-i contacta pentru alte oportunități potrivite. Dacă e cazul, le poți sugera alte roluri care li s-ar potrivi.

Subiect e-mail: Aplicația ta la [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Îți mulțumim că vrei să lucrezi la [COMPANIE]. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și sperăm că interviul cu noi a fost o experiență bună și pentru tine.

Îmi pare rău să îți spun, totuși, că nu vom continua cu aplicația ta pentru rolul acesta. [INTRODU SCURTE DETALII PRIVIND MOTIVUL SAU FEEDBACK CONSTRUCTIV]. Însă îți vom păstra datele de contact pentru a te contacta atunci când vom avea o nouă oportunitate potrivită pentru tine.

Până atunci, îți urez mult succes în găsirea unui job care să-ți scoată calitățile în evidență.

Toate cele bune!

[NUME]

10. Ofertă de angajare

Oferta de angajare este ultima componentă a unei comunicări eficiente cu candidații înainte ca aceștia să ia decizia de a lucra sau nu în cadrul organizației tale. De aceea, scrisoarea de ofertă trebuie să fie un discurs convingător în fața acestora. În loc de a o transforma într-o comunicare tranzacțională, încearcă să o personalizezi și să-i transmiți candidatului senzația că va fi apreciat în noua lui echipă. Mulți manageri de resurse umane preferă să ofere aceste vești bune direct la telefon, după care să revină cu un e-mail cu mai multe detalii.

Scrisoarea de ofertă poate fi în corpul e-mailului sau anexată ca document separat. În orice caz, asigură-te că e-mailul arată entuziasmul vostru. Include veștile bune în titlul mesajului și menționează toate informațiile esențiale de care candidatul are nevoie pentru a lua o decizie: titlul rolului, detalii privind salariul, beneficiile, data de start și locația, precum și alte informații utile. Ca de obicei, încheie mesajul cu o cerință specifică privind pașii următori.

Subiect e-mail: Oferta [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Suntem bucuroși că te-am găsit și te invităm să faci parte din echipa [COMPANIE], în rolul de [TITLU JOB].

Vei lucra alături de [NUME MANAGER] în echipa de [NUME ECHIPĂ], iar principalele tale responsabilități vor fi [INCLUDE RESPONSABILITĂȚI].

Salariul pe care ți-l oferim este de [X] RON/lună (suma netă), [LA CARE SE ADAUGĂ BONURILE DE MASĂ (X RON/LUNĂ)].

Pe lângă salariu, la [COMPANIE] ne răsfățăm și cu alte beneficii, pe care ți le oferim și ție: [LISTĂ BENEFICII (EX. ABONAMENT TELEFON, ABONAMENT LA SALA, CAFEA GRATIS LA BIROU, HAPPY HOURS ETC)]

Sper să accepți oferta noastră și să îți placă la noi. Așteptăm, în cazul acesta, oferta semnată și detalii privind data de la care ai putea începe.

Cu drag,

[NUME]

Nu uita să personalizezi comunicarea

Modelele de e-mail economisesc timp atunci când trebuie să corespondezi cu un număr mare de candidați, însă nu trebuie să neglijezi nici efectele pozitive ale personalizării mesajele. Candidații vor rămâne mai degrabă implicați dacă simt că au parte de o comunicare personalizată.

Atunci când este posibil, ia-ți puțin timp pentru a include detalii personale în mesajele trimise, astfel încât acestea să iasă în evidență. Folosește numele lor, menționează detalii precum universitatea pe care au urmat-o sau un interes pe care l-au menționat în timpul interviurilor (un sistem de tracking al candidaților te poate ajuta să organizezi toate aceste detalii) și asigură-te că incluzi cerințe specifice sau detalii privind pașii următori la finalul oricărui mesaj.

Explorează colecția noastră de modele de e-mail pentru o comunicare eficientă și acordă-ți timp pentru a le personaliza, astfel încât să îi faci pe candidați să simtă că sunt priviți drept posibili membri valoroși ai echipei tale.

HR tools, resurse, oferta angajare

Comments

Top articole pentru HR

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Oferta de angajare: 5 moduri de a o îmbunătăți (și un model gratuit)

E o greșeală comună în recrutare să te bazezi pe faptul că, odată făcută oferta de angajare, candidatul perfect o va accepta. La urma urmei, este foarte probabil ca acesta să fie și candidatul perfect al altcuiva. Pentru ca oferta ta să rămână competitivă și să te ajute să angajezi cei mai buni oameni, trebuie ca întregul proces de ofertare să fie la fel de bine gândit ca cel de recrutare. 

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s