Din acest articol cuprinzător vei afla tot ce trebuie să știi despre un software de recrutare: de la cum te poate ajuta până la cum să-l alegi pe cel mai potrivit.
Cuprins:
1. Ce este un software de recrutare și cum te poate ajuta
Un software de recrutare (întâlnit și sub numele de applicant tracking system sau ATS) este un instrument care ajută echipele de HR să țină într-un singur loc candidații din toate sursele și să urmărească evoluția acestora de la aplicare până la oferta finală.Cum te poate ajuta un software de recrutare?
- Centralizezi toate datele candidaților cu mai puțin efort. Ai acces la CV-uri, mesaje, feedback și istoric dintr-o singură interfață;
- Nu mai pierzi timp introducând manual aplicanții în exceluri sau foldere. Toate informațiile se preiau automat în baza ta de date, direct din site-urile de joburi sau alte canale;
- Scurtezi timpul de screening și ofertezi mai repede candidații, înainte să-și găsească job în altă parte;
- Ai mai multă vizibilitate și control. Vezi în timp real în ce etape sunt candidații și reduci riscul ca mai mulți recrutori să contacteze aceeași persoană;
- Scoți rapoarte de recrutare în timp real, fără să mai strângi date și să le calculezi în Excel.
Pe scurt, un software de recrutare oferă mai multă vizibilitate asupra candidaților și a procesului, dar reduce și munca manuală de introducere a datelor sau de comunicare cu candidații.
Descoperă Mingle
Cum a redus E.ON Asist Complet timpul de angajare cu Mingle
Află cum echipa de recrutare din E.ON Asist Complet folosește Mingle pentru a reduce timpul de angajare și munca manuală făcută de echipă.
Citește studiul de caz2. Când merită să investești într-un software de recrutare
Dacă simți că nu ai vizibilitate asupra recrutării sau că pierzi prea mult timp făcând muncă manuală, un software de recrutare te-ar putea ajuta să îți automatizezi procesele și să ai un overview mai bun al candidaților.
Semne că ai nevoie de un soft de recrutare
Problemă: Informațiile sunt împrăștiate peste tot și greu de găsit. Ajungi să transcrii aceleași date în locuri diferite.
Soluție: Un soft se integrează cu site-urile de joburi și cu e-mailul, iar candidații și mesajele se preiau automat în baza ta de date, fără să le introduci manual.
Problemă: Nu poți vedea ușor istoricul candidaților și feedbackul intern. Nu ai un flux de lucru clar cu managerii.
Soluție: Un soft de recrutare îți permite să îți notezi feedback-ul în profilul fiecărui candidat, unde ai acces la istoricul complet. Tot acolo poți vedea ce au scris și alți colegi sau să-i notifici atunci când ai nevoie de ajutorul lor.
Problemă: Durează mult să ocupi un rol din cauza blocajelor interne (timp de răspuns îndelungat) sau a procesului de screening.
Soluție: Cu un soft de recrutare poți face screening mult mai rapid, alegând criteriile pe baza cărora să selectezi candidații relevanți. Scurtezi și timpii de răspuns notificând managerii atunci când au de lăsat feedback sau măsurând ce etape din proces durează cel mai mult.
Problemă: Nu poți scoate rapoarte la zi pentru că nu ai acces la toate datele și îți ia mult timp să le strângi și să le calculezi.
Soluție: Un soft de recrutare scoate rapoarte în timp real, pe care le poți configura astfel încât să vezi exact indicatorii de care ai nevoie.
3. Cum să alegi un software de recrutare
Odată ce ai decis că îți dorești să investești într-un software de recrutare, e timpul să vezi ce opțiuni ai. Există multe tipuri de softuri din care poți alege, dar ca să faci o selecție e important să te gândești la ce nevoi ai și să stabilești câteva criterii.
Iată câteva întrebări pe care le poți adresa atunci când cauți un software de recrutare:
a. Cu ce aplicații și platforme de joburi este integrat?
Cele mai multe softuri globale îți permit să promovezi anunțurile pe platforme tot globale (cum ar fi LinkedIn sau Indeed). Însă dacă folosești în principal site-urile de joburi din România (eJobs, BestJobs, Hipo sau OLX), ai să descoperi că nu multe soluții globale se integrează cu acestea.
b. Ce model de preț are?
Mulți furnizori au un model de preț calculat per utilizator. Alții au grile de preț în funcție de numărul de joburi sau de candidați. În oricare dintre cazuri, aceste modele de preț nu sunt avantajoase dacă vrei să le dai acces cât mai multor colegi sau dacă vrei să-ți construiești o bază de date pe termen lung.
Cel mai simplu este să alegi un software care se accesează în baza unui abonament fix lunar și care te ajută astfel să ai vizibilitate asupra costurilor și a bugetului total.
În plus, asigură-te că în abonament ai inclus:
- Un număr nelimitat de utilizatori, pentru a le oferi acces și celorlalți colegi implicați în recrutare fără să devină prea scump;
- Un număr nelimitat de candidați și de joburi, ca să te poți organiza fără restricții;
- Acces la toate funcționalitățile fără costuri suplimentare, ca să poți folosi produsul la întreaga sa valoare;
- Configurarea și training-ul fără costuri suplimentare, ca să nu fie un efort financiar în plus;
- Support gratuit, pe mai multe canale: telefon, e-mail sau prin intermediul resurselor și tutorialelor online.
Unele softuri de recrutare sunt mai complexe și au nevoie de săptămâni de lucru pentru configurare și pentru a fi gata de folosit. Deseori, utilizatorii trebuie să parcurgă sesiuni de training și să folosească manuale de utilizare pentru a înțelege cum să folosească aplicația.
Pentru a simplifica adopția, caută un software de recrutare care să asigure:
- Importul gratuit al datelor, astfel încât să-ți poți muta ușor activitatea în noul soft;
- O interfață intuitivă, care să îți permită ție și echipei tale să îl folosiți fără a parcurge sesiuni de interminabile de training;
- Un timp de configurare scurt, care să nu necesite efort din partea echipei tale. Alege acel furnizor care poate asigura implementarea în câteva ore - nu în câteva săptămâni sau luni.
- Integrarea cu instrumentele pe care le folosești zilnic – cum ar fi e-mailul sau calendarul.
d. Ce funcționalități are?
Alege câteva nevoi principale pe care le ai de la un software de recrutare și încearcă să descoperi care dintre soluțiile existente le adresează. Cele mai utile funcționalități ale unui software de recrutare sunt:
- Integrarea cu site-urile de joburi, cu e-mailul, calendarul și alte instrumente pe care le folosești în jobul tău. Acest aspect e esențial dacă vrei să reduci munca manuală sau să automatizezi comunicarea cu candidați;
- Rapoarte în timp real, prin care să măsori durata procesului, să vezi eficiența canalelor de recrutare sau conversia candidaților;
- Funcționalități care ușurează screening-ul și colaborarea cu alți colegi implicați în recrutare;
- Instrumente pentru sourcing, ca să nu adaugi manual candidații găsiți prin căutări directe și conversațiile cu acestea.
Descoperă Mingle
Cum a redus Lensa timpul de angajare cu Mingle
Descoperă cum a redus echipa Lensa durata de angajare și timpul petrecut pe sarcinile manuale în cele 7 luni de când folosește Mingle.
Citește studiul de caz4. Cum să îți convingi managerii că ai nevoie de un software de recrutare
Ai ajuns la concluzia că ai nevoie de un soft de recrutare pentru a-ți putea face treaba mai bine. Ai găsit poate și câteva soluții care s-ar potrivi nevoilor tale. În continuare, următorul pas este să-ți convingi și managerii să investească în acest produs.Chiar dacă știi deja care sunt beneficiile unui astfel de sistem, ca să-ți convingi managementul trebuie să mergi chiar mai departe de atât. Ai nevoie să le prezinți date și informații concrete despre cum această investiție va aduce beneficii pe termen lung întregii organizații.
Pentru asta, cel mai indicat ar fi să strângi câteva date din procesul de recrutare din prezent, pe baza cărora să faci o prezentare convingătoare. Iată câteva puncte pe care le poți include:
a. Analizează cheltuielile din prezent - atât cele financiare, cât și cele de timp
La costurile interne, ia în calcul timpul petrecut atât de recrutori cât și de manageri pentru a face screening, pentru a da feedback sau pentru muncă manuală. Aici poți evidenția beneficiile pe care le-ar putea aduce un software de recrutare.
b. Descrie cum vei folosi timpul câștigat
Automatizarea muncii manuale și economisirea timpului sunt unele dintre cele mai importante beneficii ale folosirii unui software de recrutare. Folosește cifrele privind cheltuielile prezente pentru a prezenta sarcinile consumatoare de timp și de resurse și evidențiază felul în care pot fi reduse de un software.
În același timp, prezintă și acele sarcini care rămân mereu pe lista ta de to-do din cauza procesului de recrutare anevoios. Prezintă cum achiziția unui software de recrutare ți-ar putea permite să te ocupi de ele. Prezintă concret ce ai putea face în plus față de acum și impactul noilor sarcini asupra întregii companii.
Cel mai bun mod de a-ți convinge managerii că ai nevoie de un software de recrutare este să aduci în discuție randamentul investiției. Poți face asta printr-o prezentare convingătoare care prezintă sarcinile de care te-ai putea ocupa în timpul câștigat. Sau poate fi o prezentare a rapoartelor pe care organizația le poate accesa în timp real și un argument despre cum aceste rapoarte vă vor ajuta să îmbunătățiți procesul de recrutare prezent.
Folosindu-te de date concrete și informații punctuale, vei putea detalia cu mai multă încredere despre cum un software de recrutare poate ajuta nu numai echipa de HR, ci întreaga companie.
Pentru asta, poți folosi template-ul de mai jos pentru formularea unui business case convingător pentru achiziția unui ATS:
În același timp, prezintă și acele sarcini care rămân mereu pe lista ta de to-do din cauza procesului de recrutare anevoios. Prezintă cum achiziția unui software de recrutare ți-ar putea permite să te ocupi de ele. Prezintă concret ce ai putea face în plus față de acum și impactul noilor sarcini asupra întregii companii.
c. Arată ce rapoarte ați putea accesa
Cu un software de recrutare ați putea accesa rapoarte în timp real, cu un singur click, fără să mai fie nevoie de muncă manuală. Asta înseamnă că atât echipa de HR, cât și echipa de management, ar putea urmări ușor unii indicatori și lua decizii rapid.
În prezentarea ta, menționează beneficiile unui software de recrutare pe partea de raportare:
- Toate informațiile sunt păstrate într-un singur loc - nu va mai fi nevoie să calculezi manual datele din mai multe aplicații;
- Ai acces la mai multe informații - inclusiv la indicatorii greu de calculat. Astfel, vei descoperi mai ușor acele părți ale procesului de recrutare care pot fi îmbunătățite;
- Poți lua decizii informate rapid. De exemplu, poți analiza cele mai bune surse de recrutare pentru a investi în ele și a-ți crește șansele de a ocupa mai repede și mai ieftin posturile libere.
d. Fă o prezentare convingătoare
Folosindu-te de date concrete și informații punctuale, vei putea detalia cu mai multă încredere despre cum un software de recrutare poate ajuta nu numai echipa de HR, ci întreaga companie.
Pentru asta, poți folosi template-ul de mai jos pentru formularea unui business case convingător pentru achiziția unui ATS:
Gata de un upgrade?
Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.
Comments
Post a Comment