Când merită să investești într-un software de recrutare

Pe măsură ce organizațiile cresc, ajung să se confrunte cu diverse blocaje în procesele lor de recrutare, blocaje care fac ca sarcini precum gestionarea unui număr mai mare de aplicanți sau întocmirea unor rapoarte relevante să devină din ce în ce mai greoaie.

Însă există o soluție simplă: pentru a eficientiza recrutarea și a îmbunătăți experiența candidaților, organizațiile în creștere pot să-și consolideze procesele de recrutare apelând la un sistem de administrare a candidaților.

Ce este un sistem de administrare a candidaților?

Un sistem de administrare a candidaților (applicant tracking system sau ATS) este un software prin care organizațiile pot gestiona cu ușurință procesele de recrutare și angajare. Un ATS bun îți va permite să păstrezi toți candidații în același loc, să colaborezi cu ceilalți membri ai echipei implicați în recrutare și să urmărești evoluția candidaților de la primul interviu până la oferta finală.

Doar pentru că te-ai putut organiza până acum în absența unui program de recrutare, nu înseamnă că munca ta nu ar beneficia în urma adopției unui astfel de sistem. Ia în considerare posibilitatea de a investi într-un ATS în special dacă te regăsești în oricare dintre afirmațiile din acest articol:

1. Simți nevoia ca procesul de recrutare să se desfășoare mai ușor

Dacă apelezi la e-mail pentru a primi aplicațiile candidaților, la calendar pentru a programa interviuri sau la documente excel pentru a administra feedbackul și a întocmi rapoarte, s-ar putea să fie timpul să investești într-un sistem de eficientizare a procesului de recrutare.

Poate ți se întâmplă deseori să încerci să găsești un CV sau o conversație cu un candidat într-o învălmășeală de mesaje sau într-un dosar greu de sortat; sau trebuie să copiezi frecvent informațiile unui candidat dintr-un document în altul, sau dintr-un dosar partajat în altul. Sau, și mai dificil, atunci când primești aplicații trebuie să le introduci manual într-o bază de date în care este dificil să le urmărești.

Dacă acestea sunt câteva dintre situațiile cu care se confruntă echipa ta în mod frecvent, vei beneficia din investiția într-un sistem unic în care să poți gestiona toate sarcinile legate de recrutare.

Cum te poate ajuta un ATS

Un sistem de administrare a candidaților poate duce procesele tale de recrutare la nivelul următor, centralizând toate informațiile de care ai nevoie și oferind funcționalitățile mai multor aplicații diferite într-un singur produs.

Dacă vrei să programezi interviuri cu ușurință, să automatizezi comunicarea cu candidații și să extragi rapoarte relevante pentru măsurarea indicatorilor de recrutare, poți face toate aceste lucruri folosind un singur produs și economisind astfel ore valoroase de muncă administrativă în fiecare săptămână. Astfel, tot timpul pierdut pentru efectuarea sarcinilor manuale ar putea fi folosit pentru construirea unor relații mai puternice cu candidații.

2. Vrei să păstrezi, să organizezi și să urmărești candidații cu ușurință

Cum ar fi să poți accesa în timp record fiecare CV pe care l-ai primit vreodată? Ai avea mereu la îndemână informațiile tuturor candidaților (plus comentariile și feedbackul echipei de recrutare) pentru a le revizui atunci când cauți candidați pentru o nouă poziție. Ai ști imediat atunci când primești aplicații relevante, fără a pierde șirul discuțiilor cu membrii echipei implicați în recrutare, al e-mailurilor și al documentelor de care ai nevoie.

Cum te poate ajuta un ATS

Sistemele de administrare a candidaților oferă multe opțiuni de gestionare a documentelor. Poți organiza și stoca toate datele relevante ale aplicanților, cum ar fi conversațiile pe e-mail, CV-uri, feedback după interviu sau observații folositoare pentru rolurile viitoare.

Un ATS centralizează aceste informații și multe alte date într-o singură interfață – iar cele mai bune ATS-uri se sincronizează automat cu e-mailul, calendarul și alte aplicații pe care le folosești zi de zi pentru a te organiza. Nu va mai fi nevoie să cauți în conversații nesfârșite pe e-mail sau în dosare greu de organizat informațiile de care ai nevoie pentru a lua cele mai bune decizii de angajare.

În plus, poți accesa cu ușurință datele tuturor aplicanților din trecut atunci când apare o nouă oportunitate potrivită pentru aceștia. A trebuit să recrutezi vreodată pentru un rol care ar fi perfect pentru un fost candidat? Acesta este un caz frecvent întâlnit, însă dacă nu poți găsi informațiile lor anterioare, îți va fi greu să îi contactezi. Un ATS poate adresa aceste provocări prin simplul fapt că păstrează toate informațiile aferente fiecărui candidat din trecut, informații pe care le poți accesa printr-o simplă căutare în baza de date.

3. Îți dorești să ocupi mai repede posturile deschise

Orice lucru care încetinește procesul de recrutare sau blochează fluxul de candidați - cum ar fi e-mailurile pierdute, informații lipsă despre aplicanți sau o comunicare defectuoasă între recrutori și intervievatori - poate frustra întreaga echipă.

Atunci când procesul de recrutare este clar și urmează aceiași pași pentru toți candidații, fiind totodată vizibil întregii echipe, aceste încetiniri sunt mult mai puțin întâlnite. Și nu doar asta: automatizarea sarcinilor repetitive va economisi ore de muncă valoroase atât pentru recrutori, cât și pentru hiring managers sau pentru echipa executivă.

Cum te poate ajuta un ATS

Colaborarea este esențială în procesul de recrutare și nimic nu contribuie mai mult la îmbunătățirea colaborării decât un ATS. Poți implementa un sistem de administrare a candidaților care să poată fi accesat de întreaga echipă implicată în recrutare, astfel încât fiecare dintre ei să-și poată desfășura munca rapid și eficient, fără prea multe bătăi de cap.

Atunci când rolurile sunt clar definite și informațiile sunt ușor de accesat la nivelul întregii echipe, toate personajele implicate în recrutare vor avea o imagine mai bună asupra evoluției candidaților și asupra procesului în ansamblu. În acest fel, dispare riscul ca mai multe persoane să contacteze un candidat cu aceleași informații sau, și mai rău, să nu îl contacteze nimeni.

4. Vrei să îmbunătățești experiența candidaților (chiar și a celor respinși)

Un proces de recrutare bine pus la punct asigură o experiență plăcută pentru aplicanți, care va aduce beneficii pe termen lung organizației. Acest lucru este în mod special important atunci când recomandările primite din partea angajaților sau a aplicanților sunt o sursă bună pentru recrutarea talentelor de top. O experiență de recrutare plăcută reduce costurile și crește fluxul de aplicanți, cum candidații mulțumiți au șanse mai mari de a recomanda mai departe organizația către cunoștințele lor sau prin review-uri pozitive pe site-uri precum UndeLucrăm sau Glassdoor.

Primul pas în crearea unor experiențe de recrutare mai bune este asigurarea unei comunicări transparente. Într-un studiu realizat de Glassdoor, 58% dintre candidați au declarat că ceea ce își doresc cel mai mult este ca organizațiile să comunice clar și frecvent pe toată durata procesului de recrutare.

De aceea, este important să te asiguri că fiecare aplicant care îți trimite CV-ul primește un răspuns, chiar dacă acest răspuns este unul negativ. Un studiu efectuat de Talent Board relevă faptul că 52% dintre candidați încă așteaptă un răspuns de la organizații chiar și după trei sau mai multe luni de la data aplicării.

Cum te poate ajuta un ATS

Un proces bine documentat, în care fiecare acțiune făcută cu candidații este salvată și vizibilă tuturor – de la primirea aplicației până la oferta de angajare – contribuie la construirea unei experiențe plăcute a acestora. Posibilitatea de automatizare a comunicării menține echipa de recrutare la zi și reduce stresul cu care se confruntă aplicanții așteptând un răspuns, economisind totodată timp valoros în procesul de recrutare.

Unul dintre cele mai bune moduri prin care te poți asigura că niciun candidat nu este pierdut din vedere este să folosești funcționalitățile de trimitere automată a mesajelor pe care le oferă ATS-urile. Mesajele automate, în special cele care confirmă primirea aplicațiilor și detaliază pașii următori, sau cele care îi anunță pe candidați despre stadiul lor în procesul de recrutare, sunt esențiale în asigurarea unei comunicări de succes cu aceștia.

 

Exemplu de automatizare a comunicării cu candidații

5. Pierzi mult timp programând interviuri și punând cap la cap feedbackul

Interviul este una dintre etapele esențiale din recrutare. De aceea este important ca acestea să decurgă într-un mod simplu și clar, pentru a te putea concentra mai degrabă pe răspunsurile candidaților și a le putea evalua corespunzător.

Cele mai bune interviuri au nevoie de un plan. Toți angajații implicați în recrutare trebuie să participe la acest plan, să stabilească întrebările și aptitudinile care vor fi evaluate, iar toți trebuie să poată distinge răspunsurile bune din toate răspunsurile primite. Este nevoie de o standardizare a modalităților de evaluare și acordare a feedbackului, astfel încât să puteți compara cu ușurință candidații pentru același rol.

Cum te poate ajuta un ATS

Atunci când programarea interviurilor, feedbackul și comentariile tuturor celor implicați în recrutare sunt centralizate într-un ATS, este mult mai ușor să planifici, să desfășori și să urmărești interviurile, din etapa de programare până la etapa de trimitere a feedbackului către candidați.

Cele mai bune programe de recrutare le permit echipelor să definească criterii standard de evaluare, să creeze formulare de feedback sau scheme de acordare a punctajelor. Acest lucru le permite echipelor să aleagă criteriile potrivite pentru fiecare rol, iar interviurile pot avea o structură mai bine definită pentru acordarea feedbackului.

În plus, posibilitățile de programare a interviurilor direct din platformă îți vor permite să salvezi acele ore interminabile pe care le pierzi cu sincronizarea programului candidaților cu cel al tuturor persoanelor implicate în recrutare.

Exemplu de simplificare a programării interviurilor folosind Mingle

6. Procesul de recrutare este încetinit de numărul mare de sarcini manuale

Primirea câtor mai multe aplicații pentru rolurile deschise ar trebui să fie un motiv de bucurie, nu încă o sarcină pe lista ta de to-do. Dacă acțiunile manuale precum introducerea candidaților în baza de date, contactarea acestora și actualizarea listei de aplicanți îți ocupă mai mult timp decât ți-ar plăcea, este momentul să iei în considerare eliminarea acestor sarcini prin adoptarea unui ATS.

Cum te poate ajuta un ATS

Un ATS îți va permite să construiești o pagină de cariere personalizată pentru compania ta și să primești toate aplicațiile direct în baza de date, indiferent de sursa lor. Astfel, vei avea acces în timp real la candidații relevanți, pe care îi poți contacta direct din platformă. În plus, un sistem de recrutare bun îți va permite să ștergi automat datele mai vechi după o anumită perioadă de timp, pentru a te asigura că te conformezi cu prevederile GDPR.

7. Este dificil să generezi rapoarte relevante în timp real

Să calculezi indicatorii pe care vrei să îi urmărești în procesul de recrutare poate fi o sarcină dificilă atunci când nu ai la dispoziție un sistem automat care să îi genereze.

Soluția la care apelezi acum s-ar putea să sune astfel: mai întâi alegi indicatorii pe care vrei să îi măsori; sortezi apoi informațiile care s-ar putea să se afle în mai multe foi de excel, e-mailuri sau alte documente; într-un final, calculezi manual indicatorii și încerci să descoperi trendul general. Pentru echipele care nu au un mod automat de a urmări datele relevante, de obicei asta înseamnă că nu reușesc să măsoare cu acuratețe performanța proceselor de recrutare.

Cum te poate ajuta un ATS

Principalul beneficiu adus de un ATS este acela că îți poate îmbunătăți fluxul de lucru prin consolidarea mai multor aplicații într-un singur sistem centralizat. Ce vine la pachet cu asta este posibilitatea de a urmări datele de recrutare în timp real. Cum vei folosi un singur program pentru toate etapele recrutării, toate informațiile vor fi păstrate într-un singur loc. Astfel, identificarea trendurilor și a modalităților de eficientizare a procesului de angajare vor deveni sarcini mult mai ușoare.

Atunci când extragerea rapoartelor este simplificată prin simpla selecție a indicatorilor și exportarea acestora, vei reuși să analizezi cu ușurință cele mai bune surse de recrutare, cât de mult durează să ocupi o poziție și pe ce sarcini ar trebui să se concentreze membrii echipei de recrutare.

8. Vrei să reduci costurile cu agențiile externe de recrutare

Pe măsură ce organizația ta începe să crească, s-ar putea să fie nevoie să suplimentezi eforturile de recrutare apelând la ajutorul unei agenții externe de recrutare. Această opțiune este potrivită atunci când organizația ta abia începe să crească sau recrutează mai intens și nu are resursele necesare pentru gestionarea integrală a proceselor de recrutare.

Însă planurile ambițioase de creștere pe termen lung determină atât companiile mici, cât și pe cele mari să formeze echipe de recrutare numeroase, în special pentru că acestea au o mai bună vizibilitate asupra proceselor de recrutare și a brandului tău de angajator. Echipa ta cunoaște organizația și cultura acesteia mai bine decât o agenție de recrutare – iar atragerea și reținerea celor mai buni candidați necesită aceste cunoștințe.

Cum te poate ajuta un ATS

Un ATS adresează cele mai frustrante sarcini de recrutare – introducerea datelor în sistem, publicarea joburilor și sortarea candidaților – și le face mai ușoare și mai rapide, eliminând acele blocaje care te împiedică să construiești un proces intern de recrutare care să fie scalabil. Astfel, în timp ce sarcinile administrative consumatoare de timp sunt automatizate, vei reuși să investești mai mult timp în găsirea, atragerea și reținerea celor mai buni oameni.

9. Vrei să atragi talente de top

Echipa ta are nevoie de colegi ambițioși care să ducă organizația la nivelul următor. Problema este că acești candidați sunt deseori inundați cu oferte și nu petrec prea mult timp căutând noi oportunități.

Pentru a le câștiga atenția în fața competitorilor, este esențial să le oferi acestor talente experiențe de recrutare care să iasă în evidență. Comunicarea proactivă, răspunsurile rapide și crearea unui proces transparent sunt piese importante din puzzle-ul unei experiențe de succes pentru candidați.

Cum te poate ajuta un ATS

Un sistem de administrare a candidaților ușurează fiecare etapă a procesului de recrutare, atât pentru tine și echipa de recrutare, cât și pentru candidați. Atunci când fiecare pas este clar, poți avea vizibilitate asupra asupra fiecărui aplicant și a evoluției lui în proces.

Comparat cu lucrul într-o multitudine de aplicații, atunci când folosești o platformă de automatizare a recrutării vei reuși să-ți investești eforturile în îmbunătățirea relației cu cei mai buni candidați, mai degrabă decât pentru sarcini repetitive, pentru punerea cap la cap a feedbackului sau a întocmirii unor rapoarte relevante.

Este timpul să investești într-un sistem de administrare a candidaților?

Dacă acest articol te-a făcut să te gândești cât de ușoară ar putea deveni munca de recrutare și cât de mult timp ai putea economisi prin reducerea sarcinilor repetitive, atunci este momentul să iei inițiativa pentru a-ți ajuta organiza să crească eficient.

Găsirea platformei de automatizare a recrutării perfecte pentru compania ta merită efortul investiției financiare, ținând cont de faptul că te va ajuta să economisești timp și să reduci costurile de recrutare, contribuind totodată la atragerea candidaților de top.

Continuă să citești pe același subiect:

• Ce este un sistem de administrare a candidaților și de ce ai nevoie de unul - Dacă te gândești să investești într-un ATS, folosește cu încredere acest ghid ca punct de plecare. Am inclus în acest articol tot ce trebuie să știi despre acest platformele de automatizare a recrutării. 
• Cum să îți convingi echipa executivă că ai nevoie de un ATS - Înainte de a adopta un ATS, vei avea cel mai probabil nevoie de aprobare din partea echipei manageriale. Am formulat acest articol ca pe un punct de plecare valoros în discuția cu echipa executivă privind achiziția unui sistem de administrare a candidaților.

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Accesează Mingle pentru companii și spune-ne despre planurile tale, pentru a găsi împreună soluția potrivită nevoilor tale.