Skip to main content

Ce este un sistem de administrare a candidaților și de ce ai nevoie de unul

ATS, sistem tracking aplicanti, applicant tracking systems, recrutare, HR, business case

Un sistem de tracking al candidaților este o pare indispensabilă a oricărui proces eficient de recrutare. Aceste sisteme ATS (applicant tracking systems) au avantajul de a automatiza multe sarcini administrative de HR pentru a economisi timp și pentru a facilita colaborarea în procesul de recrutare.

Dacă te gândești să investești într-un ATS sau îți dorești să găsești unul nou care să se potrivească nevoilor de recrutare ale organizației tale, folosește cu încredere acest ghid ca punct de plecare - am inclus aici tot ce trebuie să știi despre acest tip de software.

Ce vei afla din acest articol:

1. Ce este un sistem de tracking al candidaților (ATS)?

Sistemele de tracking candidați sunt programe software care te ajută să administrezi mai bine procesul de recrutare și să păstrezi toate datele candidaților în formă digitală, într-un singur loc. Astfel, poți centraliza cu ușurință CV-urile candidaților și informațiile necesare; mai mult, poți urmări toate acțiunile din procesul de recrutare (cum ar fi emailurile trimise, feedback-ul de după interviu sau comentariile echipei). Un avantaj suplimentar al sistemelor ATS este acela că îți permit să generezi rapoarte utile în funcție de indicatorii de recrutare relevanți pentru procesul tău. 

Ținând cont de funcționalitățile aduse, sistemele de tracking candidați pot fi instrumente valoroase pentru echipele de recrutare și de HR.

Alte denumiri întâlnite

Cel mai des folosit termen pentru aceste produse software este acela de ATS, sau applicant tracking system (sistem de tracking al candidaților). 
Totodată, în funcție de caracteristicile lor unele sisteme pot fi întâlnite și sub numele de software pentru talent acquisition, software de recrutare sau platforme de recrutare
Managementul relației cu candidații (CRM) poate fi o funcționalitate esențială a acestora din urmă, funcționalitate care contribuie la construirea unei relații de calitate cu candidații (prin automatizarea comunicării cu aceștia, de exemplu).

2. Cum funcționează sistemele de tracking candidați?

Sistemele de administrare a candidaților funcționează sub forma unei platforme centralizate în care au loc toate acțiunile legate de recrutare. Prin intermediul lor, de exemplu, poți publica posturile diponibile și poți vizualiza aplicațiile candidaților direct în platformă. 

De asemenea, aceste sisteme îți permit să evaluezi candidații, să administrezi fluxul de recrutare și să programezi interviuri. 

Care sunt beneficiile unui ATS?

Folosirea unui ATS îți permite să ai un proces de recrutare mai bine organizat și astfel mai eficient. Poate ajuta echipele mici să facă aceeași muncă gestionată de echipele mai mari. 

Cum? Gândește-te puțin la toate provocările cu care te-ai confruntat până acum în procesul de recrutare. 

Fără o platformă bună pentru managementul candidaților, s-ar putea să te fi confruntat cu lipsa sincronizării între membrii echipei sau cu incoerențe în urmărirea aplicanților, în special dacă ați apelat la fișiere excel sau email pentru a vă organiza. Întregul proces de recrutare, de la publicarea posturilor disponibile până la trimiterea ofertelor, s-ar putea să fie mai încet și mai anevoios decât ar trebui.

Viața după implementarea unei platforme de recrutare poate fi cu mult mai ușoară. 

Un ATS bun:

  • Automatizează sarcinile administrative din procesul de recrutare (cum ar fi trimiterea mailurilor către candidați, programarea interviurilor sau aprobarea ofertelor de job).
  • Le permite echipelor de recrutare să ofere feedback cu ușurință și să administreze întregul flux de recrutare.
  • Te ajută să găsești candidații potriviți prin publicarea posturilor disponibile.
  • Îmbunătățește experiența candidaților (de exemplu, te pot ajuta să creezi formulare de aplicare eficiente și pagini de cariere informative, astfel ca aplicanții să aplice cu ușurință).
  • Oferă o bază de date ușor de administrat a tuturor candidaților.
  • Generează rapoarte de recrutare bazate pe diverși indicatori (cum ar fi timpul de ocupare a unei poziții).
  • Îți permite să exporți/imporți datele cu ușurință.

Un ATS bun nu:

  • Evaluează candidații pentru tine - în cele din urmă, oamenii sunt în măsură să decidă dacă un candidat este o bună potrivire pentru companie sau nu.
  • Descalifică aplicanții în mod automat - cu excepția cazului în care setezi câteva întrebări de calificare în formularele de aplicare.
  • Găsește discrepanțele din procesul de recrutare - interpretarea rapoartelor generate cade în sarcina echipei de HR.
  • Guvernează procesul de recrutare - un ATS bun îți pune la dispoziție instrumentele pentru a construi un proces de recrutare eficient și se adaptează nevoilor tale.
  • Creează mai multe sarcini administrative decât reduce - cele mai multe sarcini trebuie să fie automatizate astfel încât să poată fi efectuate dintr-un singur click. 

3. Când știi că ai nevoie de un ATS?

Doar pentru că te-ai putut organiza până acum în absența unui program de recrutare, nu înseamnă că munca ta nu ar beneficia în urma adopției unui astfel de sistem. Ia în considerare posibilitatea de a investi într-un sistem de tracking al candidaților în special dacă: 
  • Nu ai la dispoziție un sistem centralizat. Acesta este cazul echipelor de recrutare care apelează la excel, email, sau programe software incomplete pentru a se organiza. Acest lucru le împiedică să centralizeze cu ușurință toate informațiile legate de recrutare într-un singur loc, pe care membrii echipei să le poată accesa oricând. Colaborarea este anevoioasă și este dificil să stabiliți la nivelul echipei o modalitate standardizată de a recruta sau de a documenta întregul proces. În plus, lipsa centralizării duce la imposibilitatea de a păstra o bază de candidați pasivi pe care să îi puteți contacta în viitor. 
  • Procesul de recrutare nu poate fi urmărit cu ușurință. Ca specialist în recrutare, s-ar putea să fie nevoie să întocmești rapoarte săptămânale sau lunare. Managerul tău direct sau directorul organizației ar putea dori să afle cât de mult durează în medie să se ocupe un rol și ce provocări apar. Acest element de raportare este esențial, pentru că astfel ai putea prezenta ce anume merge bine în procesul de recrutare și ce poate fi îmbunătățit. Dacă ai dori să aduci câteva schimbări pentru a îmbunătăți procesul de recrutare, vei avea nevoie de rapoarte pertinente care să susțină indicatorii pe care vrei să îi îmbunătățești.
  • Sursele financiare nu sunt investite corespunzător (sau nu ai de unde să știi dacă da). Fără un produs software, este dificil să determini sursele din care vin cei mai mulți candidați sau felul în care performează anunțurile tale de joburi. Merită să publici pe LinkedIn, sau pe alte site-uri de joburi? Ce volum de aplicanți primești din fiecare sursă? Justifică bugetul alocat pentru acestea?
Dacă faci un audit al procesului de recrutare, s-ar putea să descoperi că toate aceste lucruri pot fi făcute cu ușurință cu ajutorul unui software de recrutare. Un ATS s-ar putea să adreseze într-o bună măsură principalele provocări cu care tu și echipa ta vă confruntați.

4. Cele mai importante funcționalități ale unui ATS

Pentru a te bucura de toate beneficiile menționate mai sus, sistemul de tracking al candidaților pe care îl alegi ar trebui să îmbunătățească următoarele etape ale procesului de recrutare:

Găsirea candidaților

Cele mai bune platforme de recrutare te ajută să găsești candidații calificați de care organizația ta are nevoie. Pot face acest lucru punându-ți la dispoziție o selecție de site-uri de joburi (atât gratuite, cât și care presupun costuri suplimentare), astfel încât să poți publica posturile disponibile direct din platformă. În plus, unele platforme oferă instrumentele necesare pentru a găsi candidații potriviți în funcție de abilitățile sau experiența dorite.

Printre platformele de recrutare se remarcă în mod special cele care îți oferă posibilitatea de a seta un program de recomandări interne și de a-ți crește numărul de recomandări primite. Importanța acestei funcționalități este justificată de avantajele recomandărilor interne: acestea constituie o sursă rapidă și mai puțin costisitoare de recrutare, aducându-ți candidați de calitate, pe care colegii tăi îi cunosc deja și alături de care ar fi încântați să lucreze.

Pe același subiect: Ghidul complet al recrutării prin recomandări

Employer branding

De la vizitarea paginii de cariere a companiei până la citirea descrierii jobului și încărcarea aplicației, interacțiunea candidaților cu brandul tău contribuie la formarea opiniei acestora despre compania ta ca potențial angajator. 

Platformele de recrutare eficiente îți oferă o modalitate simplă de a construi pagini de cariere informative și atrăgătoare, de a formula descrieri de job de succes și de a construi formulare de aplicare care să fie ușor de completat. 

Comunicarea cu candidații

Un bun sistem de tracking al candidaților îți permite să programezi cu ușurință interviurile și discuțiile telefonice cu aceștia, dar și să administrezi întreaga comunicare cu aplicanții dintr-un singur loc. De exemplu, pot face asta punându-ți la dispoziție câteva modele de email pe care să le folosești în activitatea administrativă.

Evaluarea aplicanților

Etapa de evaluare s-ar putea să fie cea mai importantă parte a procesului de recrutare. Metodele eficiente și obiective îți permit să-i descoperi pe cei mai buni dintre aplicanți, iar o platformă bună îți va da acces la aceste metode. 
De exemplu, platforma include kituri de interviu și de evaluare? Îți permite să lași feedback și să-l poți vizualiza pe cel lăsat de ceilalți colegi? Funcționalitățile de acest tip vă vor permite să luați cu mai mare ușurință deciziile de angajare potrivite.

Colaborare

Recrutarea este o muncă de echipă. Implicarea membrilor echipei de recrutare în etapele de screening al CV-urilor, de intervievare sau în alte faze ale recrutării te va ajuta să angajezi mai eficient. Un sistem de recrutare ar trebui să permită colaborarea în timp real între cei implicați în procesul de recrutare. Astfel, aceștia pot lăsa comentarii, pot vedea evaluările lăsate de colegii lor și pot dezbate evoluția candidaților în procesul de angajare.

Interfață intuitivă

Angajarea noilor tăi colegi este o activitate entuziasmantă și plăcută, iar sistemul de recrutare pe care îl folosești nu ar trebui să-ți ia această plăcere din procesul de recrutare. O interfață ușor de folosit și intuitivă îți va încuraja echipa să o folosească cu eficiență, astfel ca resursele pe care le-ai investit în acest sistem să aducă valoare întregii organizații. 

Customer support

În cazul în care vei avea probleme cu sistemul ATS, vei dori să poți apela cu ușurință la divizia de servicii clienți a furnizorului. De asemenea, este la fel de important ca furnizorii de ATS să contribuie la implementarea sistemului în organizația ta, pentru a ușura adopția acestuia.

Rapoarte relevante

În timp ce specialiștii în recrutare sunt interesați în principal de durata de angajare pentru un post deschis, echipa de management s-ar putea să își dorească să măsoare alți indicatori relevanți, cum ar fi calitatea angajării. Un sistem de achiziție candidați de bună calitate trebuie să îți pună la dispoziție toți indicatorii de care ai nevoie în procesul de recrutare. 

Administrarea candidaților pasivi

Câteodată, candidații potriviți vin către tine atunci când nu recrutezi. Sau poate că nu sunt disponibili în prezent, sau nu ai postul perfect pentru aceștia. Însă cu siguranță că îți dorești să reiei legătura cu ei în viitor. De aceea, sistemul de ATS pe care îl alegi trebuie să-ți permită administrarea candidaților pasivi, astfel încât să poți menține legătura cu ei. Alege acele platforme care îți permit să salvezi candidații în baza de date, să-i contactezi și să poți seta remindere pentru a-i contacta în viitor. 

Atunci când vine vorba de felul în care sistemele ATS asigură funcționalitățile de mai sus, ține cont de următoarele lucruri:
  • Acestea ar trebui să funcționeze corespunzător: dacă una dintre funcționalități dă erori în mod frecvent, atunci ar putea face mai mult rău decât bine.
  • Funcționalități diverse pot rezolva aceleași probleme: o platformă îți poate rezolva problemele în mod diferit decât o fac altele. De aceea, atunci când evaluezi sisteme diferite, încearcă să adopți o gândire flexibilă. Întreabă furnizorii cum rezolvă o anumită problemă mai degrabă decât să verifici dacă au o anumită funcționalitate. 

5. Care sunt cele mai bune sisteme de tracking al candidaților?

Pentru că fiecare organizație are nevoi diferite, nu există un răspuns universal pentru această întrebare. O platformă care se potrivește unei companii nu este potrivită în mod necesar și unei alteia.

Vei găsi cel mai bun ATS pentru organizația ta dacă începi prin a te gândi la provocările specifice din procesul tău de recrutare și prin a analiza felul în care diverse sisteme ATS te pot ajuta să le rezolvi. Iar atunci când găsești sistemul ideal care îți adresează principalele probleme, poți folosi aceste informații pentru a influența decizia de cumpărare la nivel managerial. 

6. Poți găsi ATS-uri gratuite?

Cel mai probabil vei găsi și versiuni de ATS gratuite, însă acestea nu îți vor pune la dispoziție avantajele aduse de platformele plătite. Angajarea oamenilor potriviți este esențială pentru succesul organizației tale și, pentru a o face corect, ai nevoie de ajutorul unei soluții tehnologice de bună calitate.

În plus, dacă iei în considerare costurile implicate de procesul de recrutare (plus costul angajării candidaților nepotriviți) și cât de mult din aceste costuri te va ajuta un ATS să eviți, vei descoperi că pe termen lung un bun sistem de tracking candidați te va ajuta să reduci costurile recrutării, nu să le crești. 

În același timp, sunt câteva platforme care oferă o perioadă de free trial, astfel încât să poți testa produsul pentru a determina dacă aduce valoare organizației tale. 

7. Cum să formulezi un business case pentru un ATS

Odată ce ai realizat că este momentul să investeși într-un ATS, va trebui să lucrezi la un business case pentru a-ți convinge echipa executivă că un software de recrutare va aduce beneficii întregii organizații. 

Pentru formularea unei prezentări convingătoare, ține cont de următorii pași:
  • Pregătește-te și planifică: Asigură-te că știi care sunt pașii pentru depunerea unui business case și care sunt cerințele generale (inclusiv cele privind bugetul).
  • Identifică obiectivele și provocările echipei: Gândește-te cât de mult timp pierde echipa ta pe sarcini care pot fi automatizate sau eficientizate cu ajutorul tehnologiei potrivite.
  • Strânge feedback de pe site-urile de review-uri și din rețeaua ta profesională: Apelează la review-uri și la studii de caz pentru a găsi cele mai bune soluții și pentru a construi un business case puternic în favoarea lor.
  • Evaluează produsele din lista scurtă: Dacă ai deja o listă scurtă a produselor favorite, contactează furnizorii pentru a programa sesiuni de demo, pentru a obține o perioadă de trial și ofertele de preț. Lucrează la o listă de pros & cons pentru a ușura procesul de selecție.
  • Susține-ți argumentele cu o prezentare convingătoare: Adu în discuție cu echipa de decizie ceea ce ai aflat în urma cercetărilor tale. Prezintă beneficiile aduse de un software de recrutare și felul în care poate impacta întreaga organizație. 
Pentru mai multe detalii despre fiecare pas, parcurge întregul ghid despre formularea unui business case pentru achiziția unui ATS.

Continuă să citești pe același subiect:

Cum poți folosi Mingle pentru nevoile tale de recrutare

Cauți un sistem de tracking al candidaților prietenos și ușor de folosit? Mingle te poate ajuta să administrezi aplicanții cu ușurință, să-ți îmbunătățești procesul de evaluare și să reduci sarcinile administrative, pentru a construi un proces de recrutare eficient.
Accesează Mingle pentru companii și spune-ne despre planurile tale, pentru a găsi împreună soluția potrivită nevoilor tale.

Comments

Top articole pentru HR

Cele mai bune întrebări de interviu - și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, probabil te gândești care sunt întrebările potrivite pentru evaluarea candidaților. Găsirea celor mai bune întrebări de interviu necesită puțină muncă de cercetare și deliberare, dar și câteva încercări eșuate până la găsirea variantelor optime. Însă, odată ce ai reușit să le definești, vei reuși să faci o evaluare corespunzătoare a candidaților, care te va ajuta să iei decizii mai bune de angajare. Pentru a veni în sprijinul eforturilor tale, am pus la punct acest ghid cuprinzător, din care vei afla: Cum să adresezi întrebările legate de muncă și ce întrebări să folosești. Ce întrebări ar trebui evitate. Cum să structurezi mai bine interviurile pentru a avea o conversație cursivă. Cum să evaluezi răspunsurile candidaților. Parcurge articolul în întregime, sau mergi direct către secțiunea dorită navigând în lista de mai jos: 1. Definește ceea ce cauți 2. Cele 5 tipuri de întrebări de interviu 3.

Modele de e-mail pentru activitățile de HR

Când lucrezi cu cei mai buni oameni, e important să comunici rapid, structurat și cu entuziasm. De la programarea interviurilor până la oferta finală și dincolo de ea, modelele noastre de e-mail te pot ajuta să le transmiți informațiile de care au nevoie, exact atunci când au nevoie de ele. Explorează lista de mai jos și descarcă gratuit fișierele dorite. E-mailuri pentru activitățile de HR Operaționale: E-mail de bun venit pentru angajații noi Recrutare prin recomandări: E-mail către angajați despre un post disponibil E-mail către angajați despre programul de recomandări Procesul de recrutare: Sourcing candidați pasivi Sourcing candidați respinși în trecut E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate Respingere candidat după aplicație Stabilire screening telefonic Respingere candidat după interviu telefonic Invitație la interviu E-mail reminder interviu Solicitarea unor probe de lucru E-mail candidat după interviu de succes E-mail candidat după un int

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Onboarding-ul angajaților remote: un checklist pentru succes

Printre principalele provocări de HR, onboarding-ul noilor angajați se remarcă în mod special. În plus, dacă angajații lucrează remote, această sarcină devine cu atât mai dificilă – poate printre cele mai dificile sarcini de recrutare. Potrivit unui studiu realizat de TalentLMS , în 2019 doar 27% dintre organizații aveau un sistem de onboarding online. Însă, odată cu adoptarea muncii remote, desfășurarea online a onboarding-ului a devenit o necesitate: în prezent, 71% dintre organizații estimează că vor alege să lucreze și cu echipe remote pe lângă echipele locale. Această schimbare este îmbrățișată și de candidați: 77% dintre aceștia declară că ar accepta o ofertă de job fără să fi trecut pe la sediul companiei, iar 73% ar accepta jobul fără să fi cunoscut vreunul dintre colegi în persoană. Dacă munca de la distanță este un nou standard atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, se va pune mai mult accentul pe onboarding-ul angajaților remote și pe implicarea acestora în echipă i