Cum să îți convingi echipa executivă că ai nevoie de un ATS

Ca recrutor, te-ai obișnuit cel mai probabil să jonglezi cu mai multe sarcini în același timp. Iar acest lucru poate deveni solicitant atunci când ai multe roluri deschise, mai mulți candidați decât de obicei sau prea multe persoane implicate în procesul de recrutare. Dacă te străduiești să rămâi la zi cu toate sarcinile din procesul de recrutare, poate ar trebui să iei în considerare posibilitatea de a adopta un sistem de administrare a candidaților (întâlnit și sub numele de sistem de tracking al aplicanților sau ATS).

Un sistem de administrare a candidaților te ajută să gestionezi și să îți îmbunătățești procesele de recrutare, pentru a putea munci eficient și pentru a le putea oferi aplicanților o experiență de recrutare mai bună. Însă înainte de a adopta un ATS, vei avea cel mai probabil nevoie de aprobare din partea echipei manageriale.

Iar pentru că echipele de resurse umane și de recrutare nu generează în mod direct venituri, uneori poate fi dificil să justifici costurile unui instrument de recrutare. Totuși, cu puțin efort, îți poți convinge echipa de leadership că întreaga organizație se va bucura de beneficiile unui ATS – nu doar funcțional, cât și financiar.

Am formulat acest articol ca pe un punct de plecare valoros în discuția cu echipa managerială privind achiziția unui sistem de administrare a candidaților. În plus, am inclus un template pentru construirea unui business case care să te ajute să formulezi o prezentare convingătoare.

Când știi că ai nevoie de un ATS?

Deși există o varietate de semne care îți pot indica faptul că e timpul să adopți un ATS, printre cele mai întâlnite situații sunt:

• Echipa ta folosește mai multe instrumente pentru a se organiza: Procesul de recrutare și informațiile legate de acesta sunt împărțite între mai multe instrumente sau aplicații. De exemplu, echipa ta s-ar putea să apeleze la excel, email, sau alte programe software incomplete pentru a se organiza. Acest lucru vă împiedică să centralizați cu ușurință toate informațiile legate de recrutare, astfel încât membrii echipei să le poată accesa oricând. S-ar putea să fiți nevoiți să înregistrați un singur proces, cum ar fi un interviu cu candidații, în două sau trei locuri diferite.
• Comunicarea este răspândită pe mai multe canale: Conversațiile cu și despre candidați au loc pe mail, la telefon, prin intermediul fișelor de evaluare etc. Este o provocare să urmăriți istoricul unui candidat, evaluările primite în urma interviurilor sau acțiunile care trebuie făcute cu acesta. Colaborarea este anevoioasă și este dificil să stabiliți la nivelul echipei o modalitate standardizată de a recruta sau de a documenta întregul proces. 
• Candidații nu sunt mulțumiți de experiența de recrutare: S-ar putea ca aplicanții să se plângă deseori de lipsa unei comunicări transparente cu recrutorii, sau de experiența de intervievare. Iar pentru că programarea interviurilor și colectarea feedback-ului poate dura mai mult timp, s-ar putea chiar ca unii dintre aceștia să se retragă din proces în favoarea competitorilor. 
• Raportarea este o provocare: În lipsa unui ATS, raportarea se face de cele mai multe ori manual. Nu numai că acest lucru consumă timp valoros, ci face întreaga experiență de calculare a indicatorilor relevanți mai dificilă decât este nevoie. 
• Sursele financiare nu sunt investite corespunzător (sau nu ai de unde să știi dacă da). Fără un produs software, este dificil să determini sursele din care vin cei mai mulți candidați sau felul în care performează anunțurile de joburi. Merită să publici pe LinkedIn, sau pe alte site-uri de joburi? Ce volum de aplicanți primești din fiecare sursă? Justifică bugetul alocat pentru acestea? 

Acestea nu sunt singurele semne care îți arată că un sistem de administrare a candidaților ar trebui să se afle în planurile tale viitoare, însă dacă tu și echipa ta vă regăsiți într-una dintre situațiile de mai sus, ar trebui să vă pregătiți să aduceți acest subiect în discuția cu factorii de decizie.

Pentru a te ajuta, am formulat o listă a lucrurilor pe care le poți face pentru a-ți convinge echipa de management să investească într-un ATS.

3 modalități pentru a demonstra impactul unui ATS asupra proceselor tale de recrutare

Chiar dacă s-ar putea să știi deja care sunt beneficiile pe care un sistem de administrare a candidaților le-ar aduce echipei de recrutare, să te concentrezi pe acestea nu este neapărat cel mai bun mod în care poți convinge factorii de decizie să îl adopte. Vei avea nevoie de date și informații punctuale pentru a determina membrii echipei executive să aprobe investiția într-un ATS. Așa cum prezinți statisticile de recrutare de pe ultimul trimestru, la fel ar trebui să prezinți și o analiză bazată pe date a nevoii organizaționale de a adopta un ATS.

Pentru aceasta, trebuie să colectezi câteva date relevante din procesul de recrutare existent în prezent, să compui un raport și să-l prezinți într-un fel care va rezona cu echipa managerială.

1. Descrie cum vei folosi timpul câștigat

Scurtarea proceselor de recrutare este unul dintre cele mai mari beneficii aduse de un ATS. Timpul pe care l-ai putea câștiga prin reducerea sarcinilor repetitive este un argument esențial pe care să-l poți aduce în conversația cu echipa de leadership. Totodată, în loc să te concentrezi pe cât de mult ocupă sarcinile de recrutare prezente – pe care echipa executivă poate încerca să le rezolve angajând încă o persoană în departament – ar trebui să prezinți mai degrabă timpul pe care l-ai câștiga cu ajutorul unui ATS.

Gândește-te la acele sarcini care rămân întotdeauna pe lista ta de to-do pentru că procesul de recrutare prezent nu îți permite să te ocupi de ele. Dacă ai avea o oră în plus în fiecare zi sau câteva ore în fiecare săptămână, te-ai putea ocupa de aceste sarcini?

Altfel spus: cel mai probabil rolul tău în organizație presupune să te ocupi de sarcini de HR diverse, nu doar de angajarea viitorilor colegi. Dacă ai putea petrece mai puțin timp în procesul de recrutare efectiv, pentru ce ai câștiga mai mult timp? Poate te-ai putea ocupa de găsirea unei scheme de beneficii mai bune, sau de punerea la punct a unui program de training pentru colegii tăi – ambele fiind inițiative care îți vor crește rata de retenție a angajaților prezenți. Sau echipa ta s-ar putea ocupa intern de partea de head hunting, eliminând costurile suplimentare aduse de agențiile de recrutare.

Aceste oportunități nerealizate sunt un punct de plecare valoros în conversația cu factorii de decizie. Evită să spui că petreci prea mult timp pentru anumite sarcini. Mai degrabă, explică concret în ce ai putea investi timpul câștigat și impactul pe care l-ar avea asupra întregii organizații.

2. Evidențiază impactul asupra experienței candidaților

Calitatea experienței pe care o au candidații în timpul procesului de recrutare contează mai mult decât te aștepți. Un studiu efectuat de IBM printre 7000 de persoane a dezvăluit faptul că aplicanții cu o experiență de recrutare pozitivă au șanse mai mari de a accepta un rol în cadrul organizației și de a o recomanda mai departe.

Desfășurarea proceselor de recrutare fără un ATS poate avea un impact negativ măsurabil asupra experienței candidaților. De aceea poți apela la câteva informații din procesul de recrutare pentru a construi un argument solid pentru echipa managerială: 

• Candidații au parte de o experiență personalizată? Un ATS te poate ajuta să automatizezi comunicarea cu aplicanții, iar mesajele pe care le trimiți pot fi adaptate în funcție de nevoile tale. În felul acesta, poți folosi timpul economisit prin reducerea sarcinilor repetitive pentru a formula emailuri personalizate, pentru a te ocupa de sourcing sau de întreținerea relației cu candidații aflați în procesul de recrutare.
• Experiența de aplicare este una dificilă? Un sistem de administrare a candidaților te ajută să construiești o experiență de aplicare relevantă pentru fiecare candidat: formularele de aplicare pot fi personalizate în funcție de rol, conținând doar câmpurile strict necesare. Acest lucru crește retenția candidaților, ținând cont de faptul că până la 60% dintre aceștia pot renunța din cauza dificultății de aplicare. 
• Programarea interviurilor necesită o muncă elaborată de sincronizare? Un ATS se poate integra cu calendarul tău și al celorlalte persoane implicate în procesul de recrutare. Astfel, vei avea toate informațiile la îndemână pentru a putea programa interviurile direct din platformă, dintr-un singur pas. 
• Este dificil să urmărești toți candidații în procesul de recrutare? Prin faptul că îți poate permite să adaugi notițe, remindere sau să aloci sarcini, un sistem de automatizare a recrutării poate preveni ca unii candidații să fie ignorați sau uitați. Aceste funcționalități te vor ajuta și să ocupi pozițiile libere mai repede, ceea ce va aduce beneficii directe asupra profitului organizației, mai ales dacă este vorba de roluri în departamente cum ar fi cele de vânzări sau marketing. 
• Cauți candidați în locurile greșite? Dacă încă publici posturile disponibile manual pe platformele de joburi, un ATS te poate ajuta să automatizezi aceste sarcini. Iar asta nu doar îți salvează timp: îți permite să încerci și alte platforme și să găsești candidați de calitate în locuri noi. 

Dacă insiști pe felul în care un ATS poate adresa aceste neplăceri din experiența candidaților, vei reuși să demonstrezi cum un sistem de tracking al aplicanților nu este valoros doar pentru echipa de HR: acesta aduce valoare și viitorilor angajați și poate îmbunătăți considerabil experiența pe care o au atunci când fac cunoștință cu organizația ta.

Pe aceeași temă...

7 întrebări pentru când cauți un software de recrutare

Nu știi ce criterii să folosești atunci când evaluezi mai multe softuri de recrutare? Iată 7 întrebări pe care să le adresezi potențialilor furnizori.

Citește în continuare

3. Arată statisticile pe care echipa de leadership le-ar putea accesa

Un sistem de administrare a recrutării poate aduce beneficii mai multor departamente – inclusiv celui executiv. Funcționalitățile de raportare ale unui ATS îi vor permite echipei manageriale să aibă acces în timp real la statistici relevante și acționabile privind eforturile de recrutare ale organizației, cum ar fi costul de recrutare, rata de retenție, timpii de ocupare a unei poziții și multe altele.

Cum s-ar putea ca raportarea să se fi făcut până acum manual, nefiind la dispoziția factorilor de decizie în timp real, această funcționalitate le aduce beneficii imediate: ei economisesc timpul pe care l-ar petrece solicitându-ți aceste informații și pe care l-ar avea de așteptat până ca rapoartele să fie gata. În felul acesta, pot lua decizii informate mai rapid, astfel încât să adreseze nevoile de recrutare și creștere ale organizației. 

În plus, aceste rapoarte aduc beneficii care se extind și asupra procesului de recrutare în sine:

• Informațiile sunt colectate într-un singur loc: Raportarea centralizată a unui ATS elimină nevoia de a urmări manual informațiile referitoare la candidați sau de a înregistra datele în mai multe aplicații, economisind astfel timp și bani.
• Ai acces la mai multe informații: Un sistem de administrare a recrutării te poate ajuta să urmărești indicatori care altfel ar fi greu de calculat, iar acest lucru îți permite să determini acele părți ale procesului de recrutare care au nevoie de îmbunătățire. De exemplu, indicatori precum timpul de ocupare al unei poziții te pot ajuta să accelerezi procesul de recrutare prin identificarea întârzierilor și adresarea lor. 
• Poți lua decizii informate, mai rapid: Dacă rapoartele de recrutare îți dezvăluie că cei mai buni candidați vin din recomandările colegilor tăi, poți folosi această informație pentru a investi în programul de recomandări interne. Mai mult, vei avea la dispoziție informațiile necesare pentru a-ți argumenta decizia și vei putea urmări felul în care evoluează recomandările interne ca sursă de recrutare. 

Susține-ți argumentele cu o prezentare convingătoare

În cele din urmă, cel mai bun mod de a-ți convinge echipa managerială că ai nevoie de un sistem de administrare a candidaților este să aduci în discuție randamentul investiției într-un ATS (return on investment sau ROI). Poți face asta printr-o prezentare convingătoare care se concentrează pe sarcinile de care te-ai putea ocupa odată ce vei reuși să economisești timp prin intermediul unui ATS. Sau poate fi o prezentare a rapoartelor pe care organizația le poate accesa în timp real și un argument despre cum aceste rapoarte vă vor ajuta să îmbunătățiți procesul de recrutare prezent.

Folosindu-te de date concrete și informații relevante în discuția cu echipa managerială, vei putea povesti cu mai multă încredere despre cum un ATS te va ajuta să adresezi nevoile specifice de creștere și recrutare ale organizației tale, îmbunătățind în același timp experiența tuturor, de la candidați până la membrii echipei executive. Iar cu prezentarea potrivită, vei deveni unul dintre cei 94% dintre profesioniștii de HR care pot spune cu încredere că și-au îmbunătățit procesele de recrutare cu ajutorul unui ATS.

Folosește cu încredere template-ul de mai jos pentru formularea unui business case convingător pentru achiziția unui ATS:

Descarcă business case-ul de aici

Pe același subiect, citește și:

• Cum să lucrezi la un business case pentru achiziția unui ATS - structurează-ți procesul de lucru în etape punctuale pentru a putea pune cap la cap toate informațiile de care ai nevoie.
• De ce ai nevoie de un sistem de tracking al candidaților și cum să îl adopți - dacă te gândești să investești într-un ATS sau îți dorești să găsești unul nou care să se potrivească nevoilor de recrutare ale organizației tale, folosește cu încredere acest ghid ca punct de plecare, în care am inclus tot ce trebuie să știi despre acest tip de software.

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Accesează Mingle pentru companii și spune-ne despre planurile tale, pentru a găsi împreună soluția potrivită nevoilor tale.

Pe aceeași temă...

7 întrebări pentru când cauți un software de recrutare

Nu știi ce criterii să folosești atunci când evaluezi mai multe softuri de recrutare? Iată 7 întrebări pe care să le adresezi potențialilor furnizori.

Citește în continuare