Îl poți descărca gratuit de mai jos:
Ce este un software de recrutare?
Un software de recrutare (întâlnit și sub numele de applicant tracking system sau ATS) este un instrument care ajută echipele de HR să țină într-un singur loc candidații din toate sursele și să urmărească evoluția acestora de la aplicare până la oferta finală.
Principalul beneficiu al unui software de recrutare este că reduce task-urile manuale și, prin urmare, crește productivitatea echipelor. În același timp, permite echipelor de HR și de manageri să colaboreze mai bine și să își țină toate informațiile într-o bază de date centralizată.
Beneficiile unui software de recrutare
1. Te ajută să automatizezi task-urile manuale
Recrutarea presupune mult mai mult decât simpla publicare a anunțurilor de
angajare și analiza CV-urilor. Unele dintre cele mai mari provocări ale
recrutării sunt task-urile administrative care vin odată cu căutarea
candidaților potriviți.
Un ATS te poate ajuta să automatizezi o parte din aceste procese, cum ar
fi:
- Comunicarea
cu candidații, cu ceilalți recrutori și cu managerii
- Programarea
și organizarea interviurilor
- Urmărirea stadiului fiecărui candidat
2. Îmbunătățești comunicarea și colaborarea
De cele mai multe ori, recrutarea este un proces în care sunt
implicate mai multe persoane sau departamente.
Un ATS te ajută să renunți la comunicarea prin e-mail sau telefon,
deoarece toate informațiile se găsesc într-un singur loc. Uite ce avantaje îți
oferă:
- Un
spațiu centralizat unde fiecare persoană poate lăsa comentarii și feedback,
vizibil celor care vor intra în profilul candidatului.
- Toată lumea va avea vizibilitate asupra evoluției procesului de recrutare.
3. Faci mai rapid screening-ul CV-urilor
Cu un ATS, primești toate aplicațiile în același loc și ai posibilitatea de a pune filtre după competențe sau experiență, sau de a căuta după cuvinte-cheie.
În felul acesta, îți faci mai rapid un shortlist de candidați relevanți pe care îi poți contacta sau chema la interviu. Prin urmare, nu reduci doar timpul petrecut cu screening-ul CV-urilor, ci și durata per ansamblu a procesului de recrutare.
4. Reduci timpul de angajare
Timpul în care ocupi rolurile libere este un indicator a cât de eficient este procesul tău de recrutare. Un proces ineficient, în care apar multe blocaje și care implică muncă manuală, se va prelungi pe mai mult timp și va determina unii candidați să se retragă din proces.5. Îmbunătățești brandul de angajator și experiența candidaților
Candidații apreciază procesele de recrutare eficiente, bine organizate, în
care sunt bine informați și în care nu ajung să fie întrebați aceleași lucruri
de toți intervievatorii.
Un ATS le îmbunătățește experiența și prin simplificarea și scurtarea procesului de aplicare, prin trimiterea de mesaje de informare sau prin ușurință în programarea interviurilor.
6. Standardizezi procesul și reduci bias-ul cognitiv
Un proces de recrutare uniform și bine standardizat te va ajuta să previi bias-ul cognitiv. Folosind un ATS, te asiguri că toți candidații trec prin aceeași succesiune de etape și sunt evaluați pe baza acelorași criterii.
La ce să te uiți când cauți un software
1. Cât de ușor de folosit este?
Un ATS are rolul de a te ajuta, nu să îți complice mai mult jobul. Un ATS
ușor de folosit este mai repede asimilat de echipa de recrutare, dar și de
manageri sau alți membri ai echipei care nu îl vor utiliza atât de des.
În plus, din punctul de vedere al candidaților, e important ca aceștia să aibă o experiență de aplicare simplă.
2. Cu ce site-uri de joburi este integrat?
Cele mai multe softuri globale îți permit să promovezi anunțurile pe platforme tot globale (cum ar fi LinkedIn sau Indeed).
Dacă folosești în principal site-urile de joburi din România (eJobs, BestJobs, Hipo, OLX), ai să descoperi că nu multe soluții globale se integrează cu acestea. Caută acele softuri care sunt integrate cu furnizorii folosiți de tine, pentru a te asigura că vei primi automat aplicațiile în baza ta de date.
3. Care este modelul de preț?
O parte din furnizori au un model de preț calculat per utilizator sau grile
de preț în funcție de numărul de joburi sau de candidați. Aceste modele de preț
nu sunt avantajoase dacă vrei să inviți mai mulți colegi pe platformă sau dacă
vrei să-ți construiești o bază de date pe termen lung.
Cel mai simplu este să alegi un software care presupune un abonament fix lunar, indiferent de numărul de utilizatori sau de joburi. În felul acesta, ai mai multă vizibilitate și control asupra bugetului total.
4. La ce costuri suplimentare ar trebui să mă aștept?
Unele softuri au abonamente mici, însă nu includ în acestea și costurile de
implementare, de asistență sau acces la anumite funcționalități sau update-uri.
În mod ideal, abonamentul ar trebui să includă, fără costuri suplimentare, următoarele:
- Un număr nelimitat de utilizatori
- Implementare, training și importul datelor
- Asistență gratuită, pe mai multe canale: telefon, e-mail sau prin intermediul resurselor online
5. Cât durează implementarea?
Atunci când implementarea unui nou soft se întinde pe câteva săptămâni sau luni, iar utilizatorii trebuie să parcurgă sesiuni îndelungate de training, există riscul ca adopția acestuia să fie afectată negativ.
De aceea, încearcă să alegi un software care oferă:
- O interfață intuitivă și un timp de configurare scurt, care să nu necesite efort din partea echipei tale. Există softuri care pot fi implementate și în câteva ore sau zile.
- Importul gratuit și rapid al datelor.
- Integrarea cu instrumentele pe care le folosești zilnic: cum ar fi Teams, e-mail sau calendar.
6. Poate fi folosit și de pe telefon?
E important ca tool-ul ales să poată fi folosit la întreaga sa capacitate și de pe tabletă sau telefonul mobil, ținând cont că uneori recrutorii sau managerii pot fi în deplasare sau departe de calculator când au nevoie să-și noteze sau să verifice ceva.
În același timp, și candidații trebuie să poată vizualiza joburile și să aplice cu ușurință de pe telefonul mobil.
7. Cum asigură securitatea datelor?
Cele mai multe softuri vor fi în cloud, ceea ce înseamnă că trebuie să te
asiguri că datele sunt ținute pe servere securizate, care să fie pe teritoriul
Europei.
În același timp, verifică și ce funcționalități de GDPR oferă acestea: ștergerea periodică a datelor, obținerea acordului de la candidați, încărcarea politicii de GDPR etc.
Funcționalitățile unui software de recrutare
Fă o listă cu nevoile tale și verifică dacă sunt acoperite de soluțiile existente. Cele mai importante funcționalități țin de:
1. Sourcing și atragerea candidaților
Alege un produs care se integrează cu platformele de recrutare pe care le folosești, dar și care îți permite să primești candidați din recomandările colegilor.
2. Automatizarea task-urilor manuale
Un ATS ar trebui să permită trimiterea automată de mesaje, programarea interviurilor și integrarea cu instrumentele pe care le folosești zilnic (Teams, e-mail sau calendar).
3. Funcționalități de raportare
Alege acele soluții care includ rapoartele în abonamentul de bază, fără să fie nevoie de costuri suplimentare pentru a accesa rapoarte mai avansate.
4. Istoricul candidaților și colaborarea cu colegii
Asigură-te că ai acces la tot istoricul unui candidat în recrutare, din
momentul aplicării și până în prezent –inclusiv dacă acesta a mai aplicat în
trecut.
Verifică și funcționalitățile de colaborare, prin care mai mulți colegi să poată lăsa feedback, să se notifice reciproc și să poată lua decizii pe baza unor criterii de evaluare comune.
5. Screening-ul CV-urilor și evaluarea candidaților
Alege un software care îți oferă posibilitatea de filtrare și căutare. În
felul acesta, poți muta mai repede candidații relevanți în următoarele etape.
Acordă atenție și funcționalităților de evaluare după interviu, cum ar fi posibilitatea de a lăsa feedback structurat, de a da un rating candidaților pe anumite categorii sau de a trimite teste de evaluare.
Cum să evaluezi furnizorii
Dincolo de pachetul de funcționalități și de costurile asociate, mai e un aspect la care să te uiți, și-anume la cât de încredere este furnizorul.
Cât de multă asistență vă va oferi pentru configurare, ce tip de mentenanță asigură pe perioada colaborării sau ce părere au clienții actuali despre serviciul lor – toate acestea sunt întrebări relevante la care poți afla răspunsurile încă din etapa de evaluare.
Iată câteva întrebări importante pe care le poți adresa furnizorului de ATS pentru a-l evalua cât mai bine:
- Cine mai folosește produsul lor? Sunt și companii din România? Are și alți clienți din industria ta? Cere câteva testimoniale de la clienții existenți sau studii de caz făcute cu aceștia.
- Ce presupune implementarea? Te vor ajuta să-ți setezi mediul de lucru? Vei avea parte de o sesiune de training? Cât de mult efort va trebui să depună echipa ta?
- Oferă asistență pe parcursul colaborării? Care este timpul mediu de răspuns? Vei avea o persoană de contact?
După ce ai vorbit cu câțiva furnizori și ai testat câteva produse, cel mai probabil ai ajuns la o listă scurtă. Pentru a alege soluția „câștigătoare”, mai e un pas pe care îl poți parcurge: ia legătura cu câțiva dintre clienții actuali ai produsului și verifică cu aceștia aspectele importante pentru compania ta.
Cum să obții buget pentru un software de recrutare
De cele mai multe ori, singura echipă care știe cât de greu e să faci față muncii de recrutare fără un soft este echipa de HR. Câteodată e vorba doar de acele câteva persoane care suferă în tăcere pentru că trebuie să introducă date de mână sau caută prin e-mailuri ce au vorbit cu managerii. Dacă citești acest ghid, probabil ești una dintre ele.
Chiar dacă știi deja care sunt beneficiile unui soft de recrutare, ca să-ți convingi managementul trebuie să mergi mai departe de atât. Ai nevoie să le prezinți date și informații concrete despre cum această investiție va aduce beneficii pe termen lung întregii companii.
Iată două zone pe care te poți concentra:
- Ce costuri are faptul că nu folosești un tool
- Care ar fi impactul (sau ROI-ul) investiției într-un ATS
În primul rând, costurile: acestea pot fi de multe forme, însă cele mai importante țin de aspectele esențiale ale business-ului. Iată care ar fi:
1. Costuri de reputație
- Pagina de cariere este învechită sau experiența de aplicare este dificilă. Acest lucru impactează brandul de angajator și poate determina candidații să nu mai aplice.
- Experiența candidaților are de suferit din cauza procesului de recrutare îndelungat sau din cauză că nu primesc feedback la timp.
2. Costuri operaționale
- Echipa de recrutare petrece mult timp pe task-uri manuale, care pot fi automatizate.
- Nu există un proces bine stabilit. Fiecare urmează propriul proces și nu există transparență sau trasabilitate.
- Calculează costul unei angajări și analizează cum ar putea fi acesta redus prin reducerea volumului de muncă manuală (care poate apărea atât la recrutori, cât și la managerii implicați în recrutare).
3. Timp folosit ineficient
- Căutarea candidaților pasivi sau introducerea manuală a datelor ia foarte mult timp, ceea ce limitează calitatea datelor din recrutare.
- Pierzi foarte mult timp făcând rapoarte, care oricum nu pot fi 100% conforme cu realitatea, pentru că nu ai acces la toate datele.
4. Costuri de oportunitate
- Ai un candidat bun, dar ai primit greu feedback de la manageri. Ajungi să-l ofertezi prea târziu, când deja a acceptat altă ofertă.
- Ai avut un candidat foarte bun în trecut, însă nu aveai un rol potrivit pentru el. Acum că recrutezi pe rolul potrivit, nu mai reușești să-l găsești în baza ta de date.
ROI-ul unui software de recrutare
Cel mai evident și ușor de măsurat avantaj al unui ATS este timpul salvat în procesul de recrutare. Acesta se manifestă astfel:
- Faci mai repede screening-ul CV-urilor – ceea ce înseamnă că introduci mai devreme în proces candidații cu potențial.
- Programezi mai ușor interviurile și, astfel, trece mai puțin timp între când te auzi cu candidații și când ajung la interviu.
- Scurtezi timpul de ofertare al candidaților – ceea ce crește șansele ca oferta să fie acceptată de aceștia.
- Iei decizii de angajare mai rapide și mai informate.
E rândul tău
Fie că ești gata să implementezi un software de recrutare sau vrei doar să vezi ce opțiuni există pe piață, acest ghid ar trebui să-ți ofere toate informațiile de care ai nevoie pentru a lua o decizie.
Iar dacă decizia este să investești într-un software de recrutare, ia legătura cu noi pentru un scurt demo pe Mingle. Durează doar 30 de minute și vom trece prin cele mai importante funcționalități și prin felul în care s-ar potrivi cu procesele tale de lucru.
Comments
Post a Comment