Cum te ajută cererile de recrutare să structurezi procesul de angajare

Când ne gândim la recrutare, ne vin în minte anunțuri de job, interviuri sau discuții despre ofertă. Dar, în realitate, primul pas – cel care pornește tot procesul – este adesea unul mai puțin vizibil: cererea de recrutare.

Deși poate părea un simplu document intern, cererea de recrutare este punctul zero în procesul de angajare. E momentul în care se clarifică nevoia, se stabilește un buget, se obțin aprobările și se pornește, oficial, drumul spre găsirea omului potrivit.

În acest articol, îți arătăm de ce acest pas aparent banal este, de fapt, esențial. Și cum o cerere de recrutare bine făcută poate transforma un proces greoi într-unul clar, rapid și eficient.

Ce sunt cererile de recrutare (Requisition)

Cererea de recrutare sau Requisition form este un document prin care managerii solicită, în mod oficial, ocuparea unui post vacant, oferind toate detaliile de care au nevoie echipele de HR pentru a începe recrutarea.

Acest document intern justifică nevoia angajării și stă la baza formulării anunțului de job, fiind creat de manageri atunci când au nevoie să ocupe una sau mai multe poziții. 

Ce informații conține o cerere de recrutare

Informațiile incluse în formularul de Requisition variază de la o companie la alta, însă în general sunt legate de:

• ⁠Titlul rolului: clar definit și reprezentativ pentru responsabilitățile principale.
• Numele managerului de echipă.
• Departamentul, echipa sau proiectul.
• ⁠Responsabilitățile postului (task-uri, așteptări, KPI)
• ⁠Calificările necesare: studii, experiență și abilități esențiale.
• Motivul recrutării: înlocuirea unui angajat care va pleca sau deschiderea unui rol nou.
• Justificarea pentru angajarea unui nou coleg.
• Dacă rolul a fost bugetat sau nu.
• Tipul de angajare: full-time, part-time, contract.
• Durata contractului: permanent sau pe durată determinată.
• ⁠Locație: sediul fizic, remote sau hibrid.
• Bugetul sau intervalul salarial, precum și alte bonusuri, dacă este cazul.
• Data ideală de începere a lucrului.

Unele companii folosesc un model standard pentru cererea de recrutare, care poate fi completat și trimis către echipele de HR sau către alți factori de decizie pentru aprobare. 

De ce sunt importante cererile de recrutare?

Deși adesea neglijate, cererile de recrutare sunt importante deoarece le oferă managerilor un cadru standardizat prin care pot justifica nevoia unei noi angajări, își pot trasa propriile criterii de evaluare și pot transmite către echipele de recrutare informații utile pentru demararea procesului.

Practic, ele reprezintă modul prin care un manager de departament spune: „Avem nevoie de un om nou, iar asta e justificarea.” În același timp, cererea definește resursele necesare – de la buget până la deadline – și ajută la validarea internă a nevoii.

În companiile care lucrează cu procese clare de HR, cererea de recrutare joacă un rol central. Managerul completează formularul, HR-ul analizează nevoia și capacitatea de recrutare, iar apoi, după obținerea aprobărilor, echipa de recrutare primește undă verde și poate începe scrierea anunțului de job și căutarea candidaților potriviți.

Totuși, procesul de aprobare poate deveni anevoios, mai ales dacă sunt implicate mai multe niveluri de decizie (HR, financiar, senior management). Acest lucru poate prelungi timpul până la deschiderea efectivă a poziției și poate genera frustrări în echipele care au nevoie urgentă de sprijin.

Soluția? Un proces clar și colaborativ, care scurtează timpul de aprobare și permite echipelor să înceapă recrutarea rapid, fără compromisuri în ceea ce privește rigurozitatea sau transparența.

Ce se întâmplă când nu există un proces pentru cererile de recrutare?

În lipsa unui proces clar pentru cererile de recrutare, pot apărea o serie de probleme care afectează nu doar echipa de HR, ci întreaga organizație. Iată câteva dintre cele mai frecvente riscuri:

• Confuzie și lipsă de aliniere – fără un document clar, echipele de recrutare nu vor ști exact care sunt cerințele pentru rol și care sunt așteptările managerilor. Din acest motiv, e posibil să propună candidați care nu sunt potriviți - sau, din contră, să le scape din vedere candidații care s-ar potrivi.
• Bugete depășite sau neaprobate – angajările fără aprobare oficială pot duce la depășiri de costuri sau blocaje financiare.
• Recrutare în direcția greșită – dacă HR-ul nu are un brief clar, anunțurile pot fi vagi sau greșit orientate, ceea ce atrage candidați nepotriviți.
• Timp pierdut – se ajunge adesea la reluarea procesului de la zero, pentru că „nu era asta ce ne trebuia”.
• Frustrare în echipă – lipsa de transparență și întârzierea angajării pot demotiva colegii care rămân cu volumul crescut de muncă.
• Risc reputațional – un proces de recrutare haotic se reflectă și în ochii candidaților, ceea ce poate afecta brandul de angajator.

Cum te ajută cererile de recrutare să eviți problemele din procesul de angajare

Cererile de recrutare contribuie la rezolvarea unor provocări cu care se confruntă organizațiile atunci când angajează noi membri în echipă. Iată câteva exemple:

• Recrutare dezorganizată: fără un proces formal de cerere de angajare, angajările pot deveni ad-hoc și nestructurate, ducând la ineficiențe și inconsistențe. Cererile de angajare asigură o abordare standardizată a angajărilor, făcând procesul mai organizat și eficient.
• Nealinierea cu nevoile organizației: una dintre cele mai mari provocări în recrutare este asigurarea că noii angajați răspund nevoilor actuale și viitoare ale companiei. Cererile de recrutare cer ca rolurile să fie clar definite și aliniate cu obiectivele, ajutând să se asigure că noii angajați ocupă nevoi reale.
• Depășiri de buget: fără un proces clar, există riscul angajării personalului fără o evaluare corespunzătoare a implicațiilor financiare. De multe ori, cererile de recrutare necesită aprobare din partea managementului superior, asigurându-se că toate angajările noi se încadrează în bugetul și planificarea financiară a organizației.
• Atragerea candidaților nepotriviți: fără o definiție clară a rolului și a cerințelor sale, procesul de recrutare poate atrage o gamă largă de candidați, mulți dintre care s-ar putea să nu fie potriviți pentru poziție. Cererile de recrutare ajută la definirea competențelor specifice, experienței și calificărilor necesare, facilitând targetarea și atragerea candidaților potriviți.
• Procese lente: fără criterii clare și pași standardizați, procesul de recrutare poate deveni interminabil. Cererile de recrutare eficientizează procesul prin stabilirea unor așteptări clare din start, reducând întârzierile.
• Alocarea ineficientă a resurselor: angajarea fără un plan poate duce la alocarea slabă a resurselor umane, cu unele departamente având exces de personal în timp ce altele au o deficiență. Cererile de recrutare fac parte din planificarea forței de muncă optime, asigurând că resursele sunt alocate cum trebuie.
• Planificare strategică slabă: fără cereri de recrutare, angajarea poate deveni reactivă mai degrabă decât proactivă, ducând la oportunități ratate pentru planificarea strategică a forței de muncă. Cererile de recrutare permit organizațiilor să anticipeze nevoile viitoare și să se asigure că sunt pregătite să își îndeplinească obiectivele pe termen lung.

Care sunt beneficiile folosirii cererilor de recrutare

Cererile de recrutare pot juca un rol esențial în eficientizarea și îmbunătățirea pe termen lung a proceselor de recrutare și a comunicării dintre echipele de HR și managerii de echipe. Iată câteva dintre beneficiile aduse de acestea:

• Proces de recrutare structurat: o cerere de recrutare aduce structură și claritate întregului proces, definind clar nevoile pentru noua poziție – de la rolul în sine, până la responsabilități, calificări și experiența necesară. Astfel, procesul de angajare este aliniat cu obiectivele și prioritățile companiei.
• Alocarea eficientă a resurselor: o cerere de recrutare necesită, de obicei, aprobarea celor din echipa de management, ceea ce asigură că angajările respectă bugetul și planificarea resurselor. Se evită astfel angajările nejustificate și se creează poziții noi doar atunci când este clar înțeles impactul financiar.
• Eficiență și eficacitate: prin definirea clară a rolului și a profilului candidatului ideal, companiile își pot eficientiza procesul de recrutare. Acest lucru duce la o căutare mai rapidă și mai precisă a candidaților potriviți, reducând timpul de angajare și crescând calitatea candidaților selectați.
• Planificare strategică: un plan de angajare este esențial pentru o planificare eficientă a resurselor umane. Acesta ajută companiile să anticipeze nevoile viitoare de personal, în funcție de obiectivele principale, proiectele în desfășurare și tendințele pieței. Este o abordare proactivă ce permite identificarea din timp a lacunelor de personal și planificarea angajărilor necesare.
• Îmbunătățirea experienței candidaților: existența unui plan de recrutare contribuie la o experiență mai bună pentru candidați. Aceștia știu la ce să se aștepte, iar comunicarea transparentă pe parcursul procesului lasă o impresie pozitivă despre companie, indiferent de rezultatul final.
• Conformitate și responsabilitate: cererile de recrutare contribuie la respectarea legislației și a politicilor interne, garantând că fiecare recrutare este justificată, documentată și se încadrează în structura organizațională și în buget. În plus, îi responsabilizează pe manageri, asigurând că deciziile de angajare sunt bazate pe nevoile reale ale companiei, nu pe preferințe personale.
• Decizii bazate pe date: prin analizarea cererilor și a planurilor de recrutare, companiile pot aduna date utile despre nevoile și provocările aferente angajării. Aceste informații ajută la crearea unor strategii de recrutare mai eficiente și bazate pe date reale.

Care e procesul de creare a unei cereri de recrutare?

Un proces de Requisition bine pus la punct stă la baza unei recrutări reușite. Totul începe cu identificarea unei nevoi reale în echipă și se încheie cu preluarea cererii de către echipele de recrutare, care vor demara procesul de angajare.

Pasul 1. Identificarea nevoii

Totul începe cu întrebarea: „Avem nevoie de cineva nou?” 

Poate fi vorba de un proiect nou, plecarea unui angajat sau extinderea echipei. Important este ca această nevoie să fie clar definită și argumentată, pentru a fundamenta cererea care urmează.

Pasul 2. Completarea cererii de recrutare

Odată ce nevoia este validată, se completează cererea de recrutare. Documentul trebuie să includă responsabilitățile postului, cerințele legate de experiență și competențe, dar și detalii despre nivelul salarial sau data estimată de începere. Scopul este ca cererea să ofere o imagine completă asupra postului și să alinieze așteptările între toate părțile implicate.

Pasul 3. Procesul de aprobare

Cererea de recrutare ajunge apoi la factorii de decizie – managerul direct, HR-ul, echipa financiară sau chiar senior management-ul, în funcție de organizație. Aprobarea este esențială pentru a valida că poziția este justificată, bugetul este disponibil și recrutarea poate începe oficial.

Pasul 4. Preluarea cererii de către echipa de recrutare

După ce cererea este aprobată, aceasta ajunge la echipa de recrutare, care pornește de la formularul completat de manageri pentru a crea anunțul de job.

Astfel, începe efectiv procesul de recrutare și urmează ca recrutorii să analizeze CV-urile, să cheme candidații la interviu și să facă o evaluare corespunzătoare a acestora.

Deși nu se mai lucrează pe ea în mod activ, cererea de recrutare este în continuare utilă pentru pașii următori, încât le permite recrutorilor să aibă o viziune mai bună asupra cerințelor pentru rol, a calificărilor necesare sau a nevoii acestei angajări în echipă. 

Model de cerere de recrutare

Am inclus mai jos un model gratuit de cerere de recrutare, pe care îl poți folosi pentru a cere informații structurate și standardizate de la manageri. Îl poți descărca și în format editabil de aici.

Descarcă de aici cererea de recrutare în format editabil

Cum să completezi cererile de recrutare

Fie că alegi să folosești un template pentru cererile de recrutare sau doar să incluzi câteva indicații de bază, e important să te gândești puțin ce informații ți-ai dori să primești de la manageri. Gândește-te că timpul investit în completarea cererii te va ajuta nu doar să salvezi timp ulterior, dar și să ai o imagine mai clară despre tipul de angajat dorit.

De aceea, e important să le oferi managerilor câteva practici de bază pentru completarea cererilor. Iată ce bune practici recomandăm să respecte atunci când completează un formular de Requisition nou:

• Descrie care este nevoia: răspunde-ți la câteva întrebări privind nevoia reală de a angaja unul sau mai mulți colegi noi. Acest lucru te va ajuta să justifici și în scris către cei care vor trebui să aprobe cererea ta.
• Folosește un limbaj clar și la obiect: exprimă-te simplu, evitând termenii tehnici sau jargonul,  care pot complica înțelegerea celor care nu cunosc aspectele tehnice specifice departamentului tău.
• Argumentează necesitatea: explică de ce departamentul tău are nevoie de această poziție și ce impact va avea angajarea asupra echipei.
• Oferă claritate în cerințe: detaliază competențele și experiența necesară pentru candidatul ideal, astfel încât selecția să fie mai precisă.
• ⁠Include obiectivele postului: menționează responsabilitățile principale și ce așteptări există de la viitorul angajat.
• Menționează termenul dorit pentru angajare: ajută echipa de recrutare să prioritizeze procesul și să organizeze calendarul interviurilor.

Câteva bune practici pentru un proces de Requisition eficient

Pentru că poate exista riscul ca procesul nou creat să încurce într-o primă instanță fluxul de lucru existent, e important să te gândești din timp la potențialele probleme care pot apărea și să încerci să le preîntâmpini.

Deși nu există nicio formulă magică, sunt câteva lucruri pe care le poți face pentru a te asigura că procesul de Requisition funcționează eficient:

• Simplifică fluxurile de aprobare: gândește procese de aprobare simple, care să nu necesite prea mulți pași sau multe persoane implicate. Însă indiferent de numărul de pași, e important să stabilești încă de la început care este ordinea în care trebuie acordate aprobările (adică cine aprobă ce și când), pentru a evita apariția de blocaje. Inclusiv fă un plan de rezervă în cazul în care o persoană din fluxul de aprobare lipsește - cum ar fi să existe o persoană de back-up în aceste cazuri.
• Folosește tehnologia: există softuri dedicate de HR care au încorporate module pentru gestiunea cererilor de recrutare. Cu ajutorul acestora, poți crea fluxuri automate de aprobare, care te pot ajuta să setezi formulare standard pentru manageri. Aceste formulare ajung mai apoi la persoanele care trebuie să le aprobe, în ordinea în care ai nevoie. În plus, un astfel de soft poate notifica și echipa de recrutare atunci când o cerere a fost aprobată, pentru a putea fi preluată și demarată recrutarea. 
• Concentrează-te pe brandul de angajator: un brand de angajator puternic este esențial pentru atragerea celor mai buni talente. Asigură-te că anunțurile de job și materialele de recrutare reflectă valorile și cultura companiei.
• Adoptă strategii de sourcing: pe lângă postările tradiționale, implică-te în strategii proactive de recrutare, precum evenimente de networking, târguri de carieră și campanii pe rețelele sociale, pentru a crea o bază solidă de talente.
• Asigură un proces prietenos pentru candidați: un proces transparent și orientat spre candidați îmbunătățește experiența acestora și crește reputația companiei în rândul potențialilor angajați.

Automatizează procesul

Dacă vrei să simplifici colaborarea cu managerii și să standardizezi mai ușor informațiile primite de la aceștia înainte de a începe recrutarea, ia în considerare folosirea unui software dedicat pentru acest lucru.

Un soft precum Mingle te poate ajuta nu numai să centralizezi cererile de recrutare primite de la manageri, dar și să gestionezi fluxul de aprobare a acestora sau notificarea echipei de recrutare atunci când o cerere este aprobată și gata de preluat în lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.