Ce sunt cererile de recrutare și de ce reprezintă o parte esențială a procesului de angajare

„Avem nevoie de un om pe marketing. Urgent!”

Așa începe, de cele mai multe ori, discuția de recrutare între un manager și HR. E spontan, e la îndemână și, cel mai probabil, e justificat. Dar de aici până la un anunț pe site, CV-uri, interviuri și „bun venit în echipă!”... e cale lungă.

În mijlocul acestui proces se află ceva esențial, dar adesea trecut cu vederea: cererea de recrutare. Acel document – digital sau nu – care spune clar cine are nevoie, de ce și ce buget există pentru acel rol.

Deși poate părea un simplu formular birocratic, Cererea de recrutare sau Requisition request este un instrument esențial care asigură alinierea dintre manageri, HR și nevoile echipei. Cu ajutorul său, managerii solicită, în mod oficial, ocuparea unui post vacant - și oferă toate detaliile de care au nevoie echipele de HR pentru a începe recrutarea.

În acest articol vei descoperi ce presupune o cerere de recrutare, ce informații ar trebui să conțină, dar și cum o poți integra cu succes în procesele tale. 

Care este diferența dintre cererea de recrutare și descrierea jobului

Deși par asemănătoare la prima vedere, cele două documente au roluri destul de diferite. Ce au în comun este faptul că ambele descriu, mai pe larg sau mai pe scurt, responsabilitățile și competențele necesare rolului. În rest, fiecare are un scop bine definit și unic.

Cererea de recrutare

Este un document intern care justifică nevoia angajării și care stă la baza formulării anunțului de angajare. Este creat de manageri atunci când au nevoie să ocupe una sau mai multe poziții. De multe ori, cererea de recrutare este considerată punctul de pornire oficial al procesului de recrutare, care se finalizează cu angajarea noii persoane în companie.

Ce informații conține o cerere de recrutare

Unele companii folosesc un model standard pentru cererea de recrutare sau formularul de Requisition, care poate fi completat și trimis către echipele de HR sau către alți factori de decizie pentru aprobare. Informațiile incluse în această cerere variază de la o companie la alta, însă în general sunt legate de:

• ⁠Titlul postului: clar definit și reprezentativ pentru responsabilitățile rolului.
• Numele managerului de echipă: oferă context și indică linia ierarhică.
• Departamentul, echipa sau proiectul.
• ⁠Responsabilitățile postului: lista sarcinilor și așteptărilor.
• ⁠Calificările necesare: studii, experiență și abilități esențiale.
• Motivul recrutării: înlocuirea unui angajat care va pleca sau deschiderea unui rol nou.
• Justificarea pentru angajarea unui nou coleg.
• Dacă rolul a fost bugetat sau nu.
• Tipul de angajare: full-time, part-time, contract.
• Durata contractului: permanent sau pe durată determinată.
• ⁠Locație: sediul fizic, remote sau hibrid.
• Bugetul sau intervalul salarial, precum și alte bonusuri, dacă este cazul.
• Data ideală de începere a lucrului.

Descrierea jobului

Descrierea jobului este de cele mai multe ori creată pentru a fi folosită extern, ca și anunț de angajare pentru candidați. Ea este formulată în general de către echipele de HR, pornind de la informațiile primite de la manageri. În general, descrierea jobului include informații precum: 

• Titlul jobului
• Nivelul de experiență (junior, senior etc)
• Abilitățile și calificările necesare pentru rol
• O descriere a principalelor responsabilități (zilnice, săptămânale, lunare etc)
• Condițiile de lucru (program, concediu etc)
• Salariul și beneficiile oferite

Ce se întâmplă cu o cerere de recrutare odată ce este creată

De îndată ce un manager a completat formularul de Requisition, aceasta este transmisă fie către echipa de HR, fie către alți factori de decizie pentru aprobare. De multe ori, departamentul financiar este și el implicat în proces, în special dacă remunerația și costurile de angajare depășesc bugetul. Costul de angajare are un rol important în decizia de aprobare a unei cereri de recrutare - acesta poate influența dacă cererea este aprobată, necesită revizuire sau este respinsă.

Fluxul de aprobare diferă de la companie la companie, dar și în funcție de tipul jobului. Pentru o angajare entry-level poate fi nevoie doar de aprobarea departamentului de HR, pe când pentru rolurile de management poate fi nevoie de aprobarea directorului general. Pozițiile nou create au nevoie, de obicei, de mai multă atenție decât rolurile de înlocuire. 

Odată ce formularul de Requisition a fost aprobat, cererea este atribuită echipei de recrutare. Aceasta se va consulta cu managerul pentru a revizui descrierea postului, a planifica strategia de angajare și a stabili recrutorul responsabil de acea angajare.

De ce sunt cererile de recrutare esențiale în procesul de angajare

La o primă vedere, ar putea să pară o pierdere de timp să creezi o cerere pentru fiecare angajare nouă, mai ales dacă este vorba de înlocuirea unui coleg care pleacă din companie sau pe un alt rol. Dar scopul acestei cereri merge dincolo de simpla ei aprobare. 

În companiile cu politici și procese de recrutare bine definite, cererile sunt numerotate, li se atribuie un titlu și apoi sunt stocate într-un sistem intern. Fiecare cerere are un număr unic de identificare, ceea ce înseamnă că poți găsi rapid cererea, fie în softul de recrutare pe care îl folosești, fie în documentele unde păstrezi evidența lor. 

În plus, cererile de recrutare au un rol important și în procesele de audit, dar mai ales în partea de raportare. 

În audit sunt folosite pentru a dovedi conformitatea cu legile și reglementările locale de muncă și financiare.

Iar rapoartele pot oferi informații utile despre:

• Timpul de angajare și timpul de ocupare a unei poziții - ceea ce permite identificarea pozițiilor greu de ocupat. 
• Câte dintre roluri sunt înlocuiri sau joburi noi.
• Costurile de angajare, care pot fi urmărite calculând numărul de ore investite de recrutori. Cu ajutorul acestor informații, recrutorii pot calcula și dacă au nevoie de colegi în plus în departamentul lor.
• Evoluția cererilor pentru un anumit post, dar și comparații sau previziuni pentru rolurile viitoare. 

Cererile de recrutare sunt utile și pentru companiile mici?  

Companiile mici și mijlocii au nevoie de aceste cereri la fel de mult ca marile corporații, indiferent dacă au 10, 100 sau peste 1000 de angajați.

Crearea unei cereri de recrutare pune managerul în poziția nu doar de a face o solicitare, ci și de a o justifica. Acest lucru este util în special pentru o cerere de creștere a echipei cu unul sau mai mulți colegi. Când managerii se află sub presiune și echipele lor au multe task-uri și proiecte de terminat, una dintre primele reacții poate fi să angajeze mai multe persoane. Dar uneori poate fi doar o reacție impulsivă. Cererea de recrutare îl face pe manager să își pună pe foaie toate argumentele necesare unei noi angajări, iar celor de la HR le permite să analizeze situația:

• Nevoia de a avea un nou membru în echipă este pe termen lung sau este doar o perioadă temporară? 
• Sunt alte departamente de unde angajații pot fi transferați? 
• ⁠Sunt alți colegi care ar putea ajuta temporar, fiind nevoie doar de puțină formare? 

Bune practici pentru completarea cererilor de recrutare

Fie că alegi să folosești un template pentru cererile de recrutare sau doar să incluzi câteva indicații de bază, e important să te gândești puțin ce informații ți-ai dori să primești de la manageri. Gândește-te că timpul investit în completarea cererii te va ajuta nu doar să salvezi timp ulterior, dar și să ai o imagine mai clară despre tipul de angajat dorit.

De aceea, e important să le oferi managerilor câteva practici de bază pentru completarea cererilor. Iată ce pași recomandăm să parcurgă atunci când completează un formular de Requisition nou:

1.⁠ ⁠Descrie care este nevoia

Care este motivul pentru care faci cererea:

• Pentru ce task-uri și proiecte ai nevoie de un nou angajat? 
• Dacă înlocuiești pe cineva, ai nevoie de aceleași competențe sau postul s-a modificat de-a lungul timpului și sunt necesare competențe un pic diferite?
• Ce impact are rolul asupra echipei în ansamblu? 
• Va dăuna productivității sau va afecta negativ clienții dacă nu ocupi poziția? 

Când pui aceste întrebări, ai putea descoperi că ceea ce credeai că ai nevoie nu este ceea ce ai nevoie cu adevărat.

2.⁠ ⁠Lucrează la descrierea postului

Acum că știi ce ai nevoie, treci prin cerințele necesare postului. Menționează toate competențele esențiale, calificările și sarcinile de bază, astfel încât să ai o imagine clară a candidatului ideal.

3.⁠ ⁠Cercetează piața

Odată ce ai identificat experiența și competențele necesare, încearcă să afli care este nivelul de salariu și tipurile de beneficii pentru rolul pentru care cauți să angajezi. 

Dacă salariul și beneficiile pe care bugetul ți le permit nu sunt la nivelul pieței, este bine să afli acest lucru din timp, pentru a le putea negocia cu factorii de decizie. Sau să găsești alternative care să compenseze lipsa unui salariu conform standardelor pieței.

4.⁠ ⁠Obține susținerea managementului din timp

Dacă ai o cerere de recrutare care depășește bugetul, vorbește dinainte cu persoanele implicate în aprobare. Explică avantajele și dezavantajele solicitării și ajungeți împreună la un acord. Dacă cei care aprobă cererea înțeleg impactul pozitiv al recrutării uneia sau mai multor persoane, împreună cu costurile aferente, este mai probabil să primești o aprobare.

5.⁠ ⁠Scrie o justificare convingătoare

Chiar dacă ai discutat angajarea nouă cu factorii de decizie, nu te aștepta să își amintească tot ce le-ai povestit. Scrie toate informațiile și în cererea de recrutare. În special dacă este vorba de o poziție nouă sau o excepție de la buget, detaliază care vor fi beneficiile pe termen scurt, mediu și lung. 

Model de cerere de recrutare

Am inclus mai jos un model gratuit de cerere de recrutare, pe care îl poți folosi pentru a cere informații structurate și standardizate de la manageri. Îl poți descărca și în format editabil de aici.

Descarcă de aici cererea de recrutare în format editabil

Automatizează procesul

Dacă vrei să simplifici colaborarea cu managerii și să standardizezi mai ușor informațiile primite de la aceștia înainte de a începe recrutarea, ia în considerare folosirea unui software dedicat pentru acest lucru.

Un soft precum Mingle te poate ajuta nu numai să centralizezi cererile de recrutare primite de la manageri, dar și să gestionezi fluxul de aprobare a acestora sau notificarea echipei de recrutare atunci când o cerere este aprobată și gata de preluat în lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.