Skip to main content

Cum să obții buget pentru un software de HR dedicat recrutării

ATS, recruiting software, HCM, software recrutare, buget, budgeting

Pentru multe organizații, bugetarea unui software de HR este deseori o provocare. Membrii echipei de conducere nu pot fi convinși cu ușurință de necesitatea unui nou sistem, mai ales dacă echipa de HR folosește deja alte instrumente plătite sau gratuite pentru a-și organiza munca.

Pentru obținerea bugetului necesar achiziției unui sistem de recrutare trebuie mai degrabă să inovezi felul în care prezinți nevoile și provocările echipei în discuția cu factorii de decizie. În loc de a solicita în mod direct buget pentru un nou instrument, mulți profesioniști de HR au descoperit că este mai ușor să insiste pe felul în care un software de recrutare ar putea contribui la atingerea obiectivelor de creștere ale companiei, îmbunătățind în același timp experiența candidaților și reducând costurile asociate recrutării.

Dacă îți dorești să primești o aprobare de buget pentru un software de recrutare din partea echipei de conducere, pornește de la acești 3 pași pe care îi poți urma pentru a ghida conversația cu aceștia și a-i convinge de valoarea unei astfel de investiții. 

1. Analizează ce cheltuiești acum - atât ca ​​timp, cât și ca buget

Înainte de a cere echipei de management o creștere a bugetului de recrutare, analizează cu atenție cheltuielile curente generate de recrutare - atât din punctul de vedere al timpului, cât și al resurselor financiare. 

Calculează costul unei angajări 

Costul per angajare se referă la costurile medii necesare pentru găsirea și angajarea unui candidat. 
Atunci când calculezi costul per angajare asigură-te că incluzi în acesta toate cheltuielile implicate de recrutare, atât externe cât și interne:

cost per angajare, indicatori recrutare

Cheltuielile interne se referă la:
  • Costurile cu recrutorii interni – constituie de obicei cea mai mare parte din sumă, incluzând costurile salariale cu recrutorii, beneficiile acordate și alte cheltuieli cu aceștia (cum ar fi cele de instruire și dezvoltare)
  • Costurile determinate de timpul dedicat de hiring managers
  • Bonusurile acordate pentru recomandările interne primite
  • Costurile cu pagina de cariere – cheltuielile care includ setarea, menținerea și îmbunătățirea paginii de cariere. 
Cheltuielile externe cuprind:
  • Tarifele platformelor de joburi – cât plătești pentru promovarea rolurilor deschise
  • Costurile cu recrutorii externi – sumele cheltuite cu recrutori individuali sau cu agențiile de recrutare
  • Eforturile de employer branding – costurile cu evenimentele legate de recrutare, cum ar fi târgurile de cariere
  • Costurile cu testarea candidaților – include aici tarifele percepute de companiile la care apelezi pentru evaluarea aplicanților
  • Costurile tuturor sistemelor folosite
Pornind de la aceste cheltuieli, calculează costul mediu per angajare împărțind suma lor la numărul total de angajări. Mai departe, poți estima bugetul de recrutare prin înmulțirea costului mediu de recrutare cu numărul de angajări pe care plănuiești să le faci în anul următor.

Ia în considerare timpul dedicat recrutării

Pentru a estima corespunzător eforturile implicate de recrutare, nu uita să iei în considerare și timpul petrecut pentru toate sarcinile de recrutare. Adaugă inclusiv timpul pentru coordonarea cu ceilalți colegi implicați în recrutare, cu promovarea rolurilor sau cu comunicarea cu candidații. 

Iată cât durează, în medie, principalele activități din procesul de recrutare:

recruiting challenges, recruitment time

După ce ai calculat atât costurile, cât și timpul pe care echipa de HR îl petrece pentru sarcini care ar putea fi automatizate cu ajutorul unui software de recrutare, poți începe o discuție informată cu factorii de decizie pentru a-i convinge să investească într-un astfel de sistem. 

2. Formulează o prezentare convingătoare

Folosește datele obținute din analiza procesului de recrutare pentru a formula o prezentare sau un raport convingător pentru echipa executivă. O prezentare bazată pe date le va arăta felul în care un sistem de administrare a recrutării poate influența în mod pozitiv eforturile de recrutare ale companiei, fie că obiectivele acesteia sunt să ocupe mai repede posturile libere sau să îmbunătățească experiența candidaților. 

Atunci când formulezi o prezentare despre nevoia de a investi într-un sistem de recrutare, este mult mai eficient să folosești un argument de tipul „Cheltuim în medie 2.000 euro pe lună și 15 ore pe săptămână lucrând cu 10 instrumente diferite și putem reduce aceste costuri cu 500 euro și 5 ore pe săptămână investind într-un sistem de gestionare a recrutării”. În plus, o prezentare bazată pe date va demonstra că ți-ai luat timpul necesar pentru a analiza cu atenție situația prezentă și felul în care poate fi îmbunătățită, ceea ce va da o mai mare credibilitate argumentelor aduse în discuție.

Totodată, încearcă să ții cont și de faptul că ceea ce este important pentru echipele de recrutare s-ar putea să nu aibă aceeași valoare în ochii echipei de conducere. Pe lângă economiile de timp și costuri aduse de un software de recrutare, adu în discuție și contribuția acestuia la obiectivele relevante pentru ei și pentru organizație. De exemplu, dacă echipa de conducere își dorește să ocupe mai repede un număr mare de roluri, poți prezenta timpul în care un software de recrutare vă poate ajuta să ocupați aceste roluri. Iar dacă raportarea este un subiect important în discuția cu echipa de management, menționează cum un software de recrutare le poate oferi acces în timp real la indicatorii care contează. 

Iar dacă nu știi exact care sunt obiectivele curente ale echipei de conducere, nu te teme să întrebi. Este mult mai probabil ca bugetul să fie aprobat atunci când informațiile prezentate sunt relevante pentru aceștia.

3. Poartă o discuție cu echipa de conducere

În cele din urmă, odată ce ai adunat toate datele relevante și ai formulat o prezentare, poartă o discuție cu echipa de conducere în care să detaliezi nevoile echipei de HR pentru un software de recrutare. Dacă reușești să formulezi această discuție în jurul beneficiilor aduse de acest software întregii organizații în loc să soliciți pur și simplu un buget, este mult mai probabil să primești o reacție pozitivă.

Iată câteva bune practici pe care le poți folosi pentru a desfășura o conversație cât mai eficientă:
  • Scoate în evidență impactul unui software de recrutare asupra întregii organizații: Echipele de conducere sunt deseori destul de preocupate de felul în care candidații percep organizația lor. Un studiu desfășurat de IBM arată că o experiență pozitivă a candidaților contribuie la crearea unei opinii bune despre întreaga companie și îi face până și pe candidații care au fost respinși să își dorească să aplice în viitor sau să recomande compania altor aplicanți. Un software de recrutare este esențial pentru crearea unei experiențe pozitive a candidaților: acesta le face experiența de aplicare mai ușoară, iar instrumentele de feedback și comunicare oferite de acest tip de software le asigură acestora o mai bună vizibilitate. 
  • Descrie cum vei folosi timpul câștigat: Așa cum este menționat în acest articol, formularea unui argument de tipul „Petrec prea mult timp pentru programarea interviurilor” nu este neapărat productiv. Mai degrabă, dacă scoți în evidență ceea ce ai putea face cu timpul câștigat prin achiziția unui sistem de recrutare, echipa de conducere va putea să înțeleagă mai bine nevoile și provocările tale. O formulare de tipul „Cu cele 5 ore pe săptămână câștigate voi reuși să construiesc o schemă mai bună de beneficii” îi va arăta echipei executive că înțelegi nevoile organizației și că îți dorești să îți petreci timpul pentru sarcini mai importante. 
  • Invită echipa de conducere la o discuție cu furnizorii sau la o sesiune de demo: Unul dintre cele mai bune moduri în care poți obține aprobare din partea echipei executive este să arăți exact ceea ce ai nevoie. Pentru asta, îi poți invita pe factorii de decizie la o sesiune de demo cu furnizorii sistemului de recrutare pentru a scoate în evidență beneficiile acestuia și felul în care v-ar putea ajuta. 

Folosește aceste sfaturi pentru a obține buget pentru sistemul de recrutare de care ai nevoie

Cel mai probabil nu va fi productiv să soliciți pur și simplu o creștere a bugetului de recrutare pentru investiția într-un software de recrutare. Însă dacă abordezi discuția dintr-o perspectivă diferită, care se concentrează pe cum un astfel de software vă va ajuta să vă îndepliniți obiectivele de recrutare și să îmbunătățiți experiența candidaților, membrii echipei de conducere vor fi mai deschiși să aprobe bugetul necesar investiției într-un astfel de sistem. 

Pe aceeași temă, citește și:

Comments

Top articole pentru HR

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Modele de e-mail pentru activitățile de HR

Când lucrezi cu cei mai buni oameni, e important să comunici rapid, structurat și cu entuziasm. De la programarea interviurilor până la oferta finală și dincolo de ea, modelele noastre de e-mail te pot ajuta să le transmiți informațiile de care au nevoie, exact atunci când au nevoie de ele. Explorează lista de mai jos și descarcă gratuit fișierele dorite. E-mailuri pentru activitățile de HR Operaționale: E-mail de bun venit pentru angajații noi Recrutare prin recomandări: E-mail către angajați despre un post disponibil E-mail către angajați despre programul de recomandări Procesul de recrutare: Sourcing candidați pasivi Sourcing candidați respinși în trecut E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate E-mail de răspuns după aplicare Respingere candidat după aplicație Stabilire screening telefonic Respingere candidat după interviu telefonic Invitație la interviu E-mail reminder interviu Solicitarea unor probe de lucru E-mail candidat după interviu de su

Onboarding-ul angajaților remote: un checklist pentru succes

Printre principalele provocări de HR, onboarding-ul noilor angajați se remarcă în mod special. În plus, dacă angajații lucrează remote, această sarcină devine cu atât mai dificilă – poate printre cele mai dificile sarcini de recrutare. Potrivit unui studiu realizat de TalentLMS , în 2019 doar 27% dintre organizații aveau un sistem de onboarding online. Însă, odată cu adoptarea muncii remote, desfășurarea online a onboarding-ului a devenit o necesitate: în prezent, 71% dintre organizații estimează că vor alege să lucreze și cu echipe remote pe lângă echipele locale. Această schimbare este îmbrățișată și de candidați: 77% dintre aceștia declară că ar accepta o ofertă de job fără să fi trecut pe la sediul companiei, iar 73% ar accepta jobul fără să fi cunoscut vreunul dintre colegi în persoană. Dacă munca de la distanță este un nou standard atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, se va pune mai mult accentul pe onboarding-ul angajaților remote și pe implicarea acestora în echipă i