Skip to main content

Cum să formulezi un business case pentru adoptarea unui ATS

business case, ATS, applicant tracking system, recrutare

Candidați introduși manual în documente excel, discuții pe e-mail greu de găsit și o zi întreagă pierdută pentru programarea interviurilor: din păcate, munca de recrutare pare să se reducă la aceste sarcini pentru multe organizații. Pentru acestea, s-ar putea să fie momentul să ia în considerare investiția într-un sistem de administrare a candidaților.

Un sistem de administrare a candidaților (applicant tracking system sau ATS) te ajută să gestionezi și să îți îmbunătățești procesele de recrutare, pentru a putea munci eficient și a le putea oferi aplicanților o experiență de recrutare mai bună. Însă înainte de a adopta un ATS, vei avea cel mai probabil nevoie de aprobare din partea echipei manageriale

Pentru aceasta, va trebui să lucrezi la un business case convingător, prin care să demonstrezi echipei executive beneficiile de care întreaga organizație se va bucura prin adoptarea unui software de recrutare.

Dacă nu știi de unde să începi în formularea unor argumente relevante pentru echipa executivă, folosește acest articol ca punct de plecare. În plus, am inclus un template pentru construirea unui business case care să te ajute să formulezi o prezentare convingătoare.

Pasul 1: Planifică (1-2 ore)

Începe prin a-ți rezerva o parte din timpul de lucru pentru a te ocupa de formularea unui business case - de exemplu, poți stabili un interval orar zilnic în care să te ocupi de acesta.

În etapa de planificare, asigură-te că știi care este procesul intern pentru depunerea unui business case și care sunt cerințele generale (inclusiv dacă există constrângeri legate de buget). Ia legătura cu managerul direct sau cu cineva din echipa de achiziții interne pentru a afla mai multe despre proces și cerințe. 

Mai mult, încearcă să obții mai multe informații privind bugetul estimat pentru un astfel de instrument, astfel încât soluțiile pe care le iei în considerare să fie relevante. Un business case de succes poate trece peste majoritatea obiecțiilor legate de buget, însă este esențial să știi de la început dacă s-ar putea să apară probleme din partea aceasta. 

Pasul 2: Identifică obiectivele și provocările echipei (1-2 ore)

Un business case ușurează procesul de luare a deciziei atunci când aduce în discuție provocările prezente. Ia în considerare fluxul zilnic de muncă al echipei de recrutare, cât valoarează o oră din timpul vostru și cât de mult timp petreceți pe sarcini care pot fi automatizate cu ajutorul unui ATS. S-ar putea să descoperiți că, la nivel de echipă, costurile pentru ocuparea unei singure poziții sunt mai mari decât costul anual al unui ATS.

Calculează costul unei angajări

Alegerea unui software de recrutare începe cu determinarea costului per angajare - atât pentru cel mai recent rol, cât și pentru rolurile din ultimul an. Acestea sunt un indicator bun pentru a determina costul unei angajări pentru următorul an, dar și costul total al recrutărilor făcute. 
În estimare, nu uita să incluzi:
  • costul unei ore de lucru din timpul tău
  • costul unei ore de lucru din timpul colegilor implicați
  • costul cu echipele de recrutare externă, cu campaniile de promovare sau pentru anunțurile de pe site-urile de joburi

Cunoaște indicatorii de referință din industria ta

Folosind datele celei mai recente angajări, analizează cum se raportează organizația ta la indicatorii de referință din industria în care activează:
  • Cum arată durata procesului de recrutare din organizația ta cu cel întâlnit în zona sau industria în care activează?
  • Câți candidați calificați ai primit pentru rol?
  • De câte interviuri a fost nevoie pentru a angaja candidatul potrivit?
  • S-a retras cineva în timpul procesului de evaluare pentru că a fost prea lung?
Procesele de recrutare îndelungate nu doar consumă resurse interne vitale, dar și expun organizația ta riscului de a pierde talente de calitate în favoarea competitorilor. 

Stabilește ce (și cum) poți îmbunătăți

Pregătește-te să prezinți cum și de ce un software de recrutare va ajuta echipa să economisească timp și resurse financiare. Pentru aceasta, folosește provocările cu care vă confruntați pentru a determina ce anume va aduce un impact major organizației:
  • Ce fluxuri poate îmbunătăți un software de recrutare?
  • Va automatiza sarcini precum emailurile administrative?
  • Poate genera rapoarte relevante pe baza indicatorilor cheie?
Cel mai convingător plan pe care îl poți face este acela în care îi prezinți echipei manageriale cum întreaga organizație va avea de câștigat în urma achiziției unui sistem de recrutare. De exemplu: "Automatizarea mesajelor trimise către candidați îmi va economisi 4 ore din timpul de lucru săptămânal, permițându-mi să acord mai mult timp alegerii unui plan de beneficii optim pentru angajați"

Pasul 3: Strânge feedback de pe site-urile de review-uri și din rețeaua ta profesională (~ 1 săptămână)

Acum că ai descoperit că resursele tale și ale echipei nu sunt puse în valoare de procesul prezent, este timpul să faci un shortlist de 3-5 soluții potențiale care vă pot ajuta să rezolvați provocările specifice cu care vă confruntați. 

Poți face asta folosind Google sau alte site-uri de review-uri cum ar fi Capterra, Trustpilot sau G2Crowd. În timpul cercetării tale, încearcă să afli:
  • Cum sunt evaluate funcționalitățile de top ale produselor?
  • Funcționează așa cum sunt prezentate de către furnizori?
  • Ce spun utilizatorii despre partea de suport al clienților?
  • Cât de ușoară este implementarea?
  • Prețul lor se păstrează an de an sau apar costuri suplimentare?
Totodată, echipa de management își va dori să afle feedbackul persoanelor din rețeaua ta profesională care chiar folosesc aceste sisteme. De aceea, publică în grupurile din care faci parte întrebări legate de programele de ATS folosite. Astfel, îți oferi șansa de a afla informații cuprinzătoare, cum ar fi care este calitatea interacțiunii cu clienții, dacă lipsesc anumite funcționalități sau dacă vor fi adăugate unele noi. 
S-ar putea chiar să descoperi un sistem pe care nu l-ai fi luat în considerare, dar de care toți utilizatorii sunt mulțumiți. 

După combinarea feedbackului primit din network-ul tău cu cel găsit pe site-urile de review-uri, poți începe să lucrezi la formularea unui business case de succes pentru achiziționarea unui software de recrutare. 

Pasul 4: Evaluează produsele din lista scurtă (1-2 săptămâni)

Atunci când vine vorba despre procesul de evaluare a produselor software, vei descoperi că acesta urmează aceleași etape: prima discuție de informare, o prezentare demo, o perioadă de pilot/free trial (după caz), etapa de negociere, semnarea contractului și implementarea. 

Atunci când mergi către managerul tău, o simplă listă cu feedback nu este suficientă. Cel mai probabil, își va dori să știe ce crezi tu despre instrumentele propuse și cum anume ți-ar putea ajuta echipa. Pentru aceasta, solicită furnizorilor de ATS din lista scurtă o sesiune de demo, prezintă-le provocările tale și încearcă să afli cum le pot adresa. Dacă este posibil, cere o perioadă de free trial pentru a explora mai bine produsul.

Din fericire, și reprezentanții de vânzări ai produsului sunt acolo pentru a te ajuta să-ți formulezi un business case de succes și poți apela la ei pentru mai multe informații privind competitivitatea produsului lor. 

După ce ai trecut prin sesiunile de demo și ai primit oferta de preț, ar trebui să ai câteva notițe relevante despre produsele evaluate. Transformă-le într-o listă de plusuri și minusuri, astfel ca atunci când managerul tău îți solicită mai multe detalii să îi poți prezenta provocările principale și felul în care aceste programe te ajută să le adresezi. 

Lista de pros & cons (plusuri și minusuri) ar trebui să scoată în evidență:
  • Programele software pe care le-ai evaluat
  • Funcționalitățile care adresează provocările echipei (dacă este ceva ce echipa de recrutare își dorește în mod special, scoate-l în evidență)
  • Timpul de implementare și instruire - descriere ce ar presupune adoptarea noului instrument și cum ar influența procesul curent
  • Prețul - ține cont de faptul că prețul platformelor de acest timp este negociabil, însă prezintă prețurile oferite în business case pentru a crea așteptări relevante la nivelul echipei de decizie
  • Notițe - această secțiune este esențială, întrucât multe programe software au funcționalități și prețuri similare, astfel că este dificil să găsești diferențele competitive. Folosește această secțiune pentru a detalia de ce crezi că un anumit instrument este o bună potrivire pentru echipa ta. Dacă ai identificat potențiale probleme în discuția cu reprezentanții de vânzări, include-le aici. Felul în care se desfășoară procesul de vânzare este un bun indicator al experienței viitoare de implementare și suport. 

Pasul 5: Prezintă concluziile echipei de decizie (2 ore pentru a formula planul, o oră pentru a-l prezenta)

În urma evaluărilor tale, ai aflat mai multe informații despre sistemele de tracking al aplicanților și ai descoperit câteva instrumente care îți pot rezolva nevoile. Pentru a aduce rezultatele cercetărilor tale în fața echipei de decizie, este timpul să îți prezinți concluziile și feedbackul. Fă asta astfel încât să aibă cel mai mult sens pentru tine și echipa ta. 

Nu uita că cel mai bun mod de a-ți convinge echipa managerială că ai nevoie de un sistem de administrare a candidaților este să aduci în discuție randamentul investiției într-un ATS (return on investment sau ROI). Iată cum poți structura un business case de succes:

1. Descrie cum vei folosi timpul câștigat

Economisirea timpului este unul dintre cele mai mari beneficii aduse de un ATS (care vine la pachet și cu reducerea timpilor de ocupare a unei poziții). Folosește indicatorii calculați la Pasul 2 pentru a prezenta sarcinile care durează mai mult decât ar trebui și provocările cu care se confruntă echipa de recrutare. 

Mai apoi, prezintă acele sarcini care rămân mereu pe lista voastră de to-do din cauza procesului de recrutare anevoios. Achiziția unui ATS v-ar putea permite să vă ocupați de ele, acestea fiind un punct de plecare valoros în discuția cu echipa executivă. Insistă pe prezentarea concretă a ceea ce ați putea realiza în plus față de acum și a impactului pe care aceste sarcini l-ar avea asupra întregii organizații.

2. Scoate în evidență impactul pozitiv asupra experienței candidaților

În lipsa unui ATS, menținerea unei relații puternice cu candidații poate prezenta o dificultate: mesajele sunt greu de găsit, feedbackul nu poate fi centralizat cu ușurință, iar comunicarea cu aceștia este întârziată. 

Toate aceste neplăceri din procesul de recrutare se vor reflecta și asupra experienței aplicanților cu organizația ta, scăzându-le astfel șansele de a accepta oferta de job, de a mai aplica în viitor sau chiar de a le recomanda cunoscuților să aplice în cadrul companiei. 

Candidații pot avea o experiență neplăcută în special dacă: 
  • Nu au parte de o experiență personalizată: această provocare poate fi adresată cu ajutorul unui ATS, care îți va permite să automatizezi comunicarea cu aplicanții, lăsându-ți timp pentru a te concentra mai degrabă pe personalizarea mesajelor decât pe căutarea datelor necesare pentru a-i contacta.
  • Experiența de aplicare este anevoioasă: folosind un ATS, vei putea crea formulare de aplicare personalizate, care să-ți permită să scoți în evidență informațiile relevante pentru fiecare rol. Astfel, crești retenția candidaților în etapa de aplicare.
  • Durează mult să programezi interviurile: un ATS bun se poate sincroniza în timp real cu calendarul tău și al persoanelor implicate în recrutare, astfel încât programarea interviurilor să se poată face dintr-un singur pas.
  • Unii candidați sunt pierduți din vedere: în lipsa unei baze de date actualizate a aplicanților, este dificil să-i urmărești în procesul de recrutare, iar unii dintre ei pot fi chiar ignorați din greșeală. Un ATS te va ajuta să adaugi notițe, remindere sau să aloci sarcini, pe lângă posibilitatea de a urmări evoluția fiecărui candidat în etapele de recrutare. 
Adu în discuție felul în care un ATS adresează aceste neplăceri din experiența candidaților, pentru a demonstra valoarea pe care o aduce tuturor părților implicate: de la echipele de recrutare și hiring managers, până la candidați și echipele executive.

3. Prezintă statisticile pe care le-ați putea accesa în timp real

Un sistem de administrare a candidaților bun îți va permite să accesezi rapoarte relevante în timp real, astfel încât organizația să poată lua cele mai bune decizii de angajare. În special dacă raportarea s-a făcut până acum manual, beneficiile aduse de un ATS vor fi imediate: acesta vă va permite să economisiți timpul pe care l-ați petrece alegând indicatorii relevanți, solicitând rapoartele și așteptând ca acestea să fie gata. 

Cu un software de recrutare:
  • Toate informațiile sunt păstrate într-un singur loc - nu va mai fi nevoie să introduci manual datele sau să calculezi statisticile păstrate în mai multe aplicații.
  • Ai acces la mai multe informații - inclusiv la indicatorii greu de calculat. Astfel, vei descoperi mai ușor acele părți ale procesului de recrutare care pot fi îmbunătățite.
  • Puteți lua decizii informate rapid - ai mereu la îndemână date concrete pentru a-ți argumenta deciziile de recrutare. De exemplu, poți analiza cele mai bune surse de recrutare pentru a investi în ele și a-ți crește șansele de a ocupa mai repede și mai ieftin posturile libere.

Susține-ți argumentele cu o prezentare convingătoare 

În discuția cu echipa managerială, apelează la date concrete și informații relevante, astfel încât să demonstrezi cum un ATS te va ajuta să adresezi nevoile specifice de creștere și recrutare ale organizației tale. Pe lângă asta, poți menționa și cum un software de recrutare va îmbunătăți experiența tuturor, de la candidați până la membrii echipei executive. 

Folosește cu încredere template-ul de mai jos pentru formularea unui business case convingător pentru achiziția unui ATS: 


Descarcă business case-ul de aici

Fă mai mult din ce-ți place cu Mingle

Cauți un sistem de tracking al candidaților prietenos și ușor de folosit? Mingle te poate ajuta să administrezi aplicanții cu ușurință, să simplifici screeningul și să reduci sarcinile administrative, pentru a construi un proces de recrutare eficient.

Accesează Mingle pentru companii și spune-ne despre planurile tale, pentru a găsi împreună soluția potrivită nevoilor tale.

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Oferta de angajare: 5 moduri de a o îmbunătăți (și un model gratuit)

E o greșeală comună în recrutare să te bazezi pe faptul că, odată făcută oferta de angajare, candidatul perfect o va accepta. La urma urmei, este foarte probabil ca acesta să fie și candidatul perfect al altcuiva. Pentru ca oferta ta să rămână competitivă și să te ajute să angajezi cei mai buni oameni, trebuie ca întregul proces de ofertare să fie la fel de bine gândit ca cel de recrutare. 

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s