Feedback după interviu: tot ce ai nevoie pentru a-l oferi cu succes

Să oferi feedback în timpul procesului de recrutare – fie el pozitiv sau negativ – este o parte esențială a activității de HR. Nimănui nu-i place să dea (sau să primească) vești proaste, însă este o bună practică să le oferi feedback după interviu tuturor candidaților, iar acest lucru îți va aduce beneficii pe termen lung. Desigur, asta presupune să le oferi feedback atât candidaților de succes, cât și celor care au fost respinși.

În acest articol am detaliat de ce este important să oferi feedback după interviu, cum să faci asta cu succes și căror aspecte să le acorzi atenție în mod special:

1. De ce este important să oferi feedback după interviu

2. Când este cel mai bine să oferi feedback candidaților?

3. Așa da: cum să oferi feedback după interviu

4. Așa nu: cum să nu oferi feedback

5. Model de feedback după interviu

1. De ce este important să oferi feedback după interviu

Chiar dacă poate că nu este cea mai plăcută activitate din munca ta, să oferi feedback după interviu este la fel de important ca interviul în sine. Candidații ignorați sau respinși fără un motiv justificat se vor transforma în detractori ai organizației tale – și poți conta pe faptul că nu vor mai aplica în viitor (lucru îngrijorător, ținând cont de faptul că un “nu” din prezent poate fi un “da” pe viitor).

Pe de altă parte, dacă alegi să le oferi feedback candidaților după interviu, vei descoperi că aceștia nu numai că își doresc asta, dar vor și aprecia sinceritatea și transparența companiei – și vor avea cu atât mai multe motive să reaplice în viitor. 

Mai exact, iată câteva motive pentru care ar trebui să iei în serios oferirea feedback-ului după interviu:

a. Îmbunătățești brandul de angajator

Feedback-ul oferit candidaților te poate ajuta să consolidezi brandul de angajator al companiei. În special dacă acesta este util (fie că este pozitiv sau negativ): în felul acesta, le demonstrezi candidaților că ți-ai acordat timp pentru a te pregăti pentru interviu și pentru a-i evalua. Iar acest lucru va contribui la crearea unei experiențe plăcute a candidaților, care, la rândul ei, va îmbunătăți review-urile primite de la aceștia pe platforme precum UndeLucrăm sau Glassdoor.

b. Menții candidații implicați

Candidații care au avut parte de o experiență de recrutare pozitivă vor fi mai deschiși să reaplice în viitor, sau să le recomande și altora compania. Astfel, reușești să-ți construiești o bază de date de candidați calificați pentru viitor – candidații care nu sunt potriviți în prezent pot fi potriviți pentru un alt rol viitor.

c. Contribui la dezvoltarea carierei candidaților și arăți că îți pasă de oameni

Dacă incluzi informații relevante și clare despre pașii următori pe care îi pot urma candidații pentru a-și îmbunătăți abilitățile, vei avea un impact pozitiv asupra dezvoltării carierei acestora. Astfel, nici ei nu vor uita de această favoare și s-ar putea reîntoarce la tine atunci când vor fi mai bine pregătiți.

d. Evaluezi și compari mai bine candidații

Feedbackul oferit după interviu este important atât pentru candidat, cât și pentru echipa implicată în recrutare: un feedback bine structurat, consistent și obiectiv vă va ajuta să evaluați și să comparați cu ușurință candidații, pentru a-i găsi pe cei potriviți.

2. Când să oferi feedback candidaților?

E greu să-i oferi feedback fiecărui candidat care îți trimite CV-ul, din cauza numărului mare de aplicații primite. După interviu însă e o altă poveste: dacă cineva și-a dedicat timp pentru a participa la un interviu (fie el telefonic sau față în față), atunci este necesar să-i oferi feedback, oricât de sumar. Nu trebuie neapărat să fie o întreagă prezentare, ci mai degrabă o enumerare a motivelor pentru care nu a trecut în etapa următoare a recrutării.

O bună regulă este să le oferi candidaților un feedback mai detaliat pe măsură ce avansează în procesul de recrutare – în special dacă au avut de finalizat și teste sau lucrări practice ca parte a evaluării.

În mod asemănător, dacă lucrezi cu o agenție de recrutare, este important să îi oferi feedback privind motivele pentru care ai respins un candidat – acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine ce căutați în candidatul ideal și va crește calitatea următorilor candidați propuși.

Atunci când pregătești feedback-ul pentru un candidat, ține cont de faptul că acesta ar trebui formulat la câteva ore – maxim o zi – de la interviu. În același timp, chiar dacă promptitudinea este apreciată, nu este recomandat să formulezi feedback-ul imediat după interviu, în special pentru că de cele mai multe ori vei avea nevoie de puțin timp pentru a reflecta și a analiza interviul.

De îndată ce ai formulat feedback-ul, poți lua legătura cu echipa de recrutare pentru a ajunge la un consens și eventual a lua o decizie privind evoluția candidatului. Oricare ar fi răspunsul (trece mai departe, este respins sau așteptați să vedeți și alți aplicanți), ia legătura cu candidatul la puțin timp după interviu (după 2 sau 3 zile) pentru a-i oferi feedback și pentru a-i descrie pașii următori.

3. Așa da: cum să oferi feedback după interviu

Spune adevărul

Candidații merită onestitate, iar dacă alegi să le spui adevărul le vei câștiga respectul. Desigur, feedback-ul trebuie să fie strict legat de rolul în cauză și să nu se refere la aspecte personale. De aceea, toate comentariile trebuie să fie legate de cerințele și criteriile rolului.

Scoate în evidență doar ceea ce s-a discutat în cadrul interviului și, dacă este relevant, deschide un dialog cu candidatul privind felul în care crede că a decurs interviul. Încurajându-i să-și spună părerea personală, vei reuși să le oferi un feedback care îi va motiva să-și îmbunătățească performanța. Acest ultim lucru este cu atât mai important dacă aplicantul este un angajat al companiei – un feedback care nu-i oferă posibilitatea de a-și analiza obiectiv performanța nu îl va ajuta să devină mai bun la rolul său sau în aplicațiile viitoare.

Evită clișeele

Folosește un limbaj creativ și autentic. Frazele clișeice precum “căutăm pe cineva cu mai multă experiență” sau “ne-ar fi interesat o gamă mai variată de abilități” nu vor face decât să le dea candidaților impresia că eviți să oferi feedback sau că motivul real este mult prea neplăcut. În locul acestei expresii, detaliază exemple reale din cadrul interviului și oferă-le candidaților sfaturi pentru a-și îmbunătăți interviurile viitoare. Astfel, le vei demonstra că îți dorești cu adevărat să îi ajuți cu sfaturi constructive și că decizia a avut la bază motive reale, iar evaluarea a fost făcută corespunzător.

Fii diplomat

Desigur, nu există intervievatori care i-ar spune unui candidat că “este varză la lucrul în echipă”. Însă sunt foarte multe moduri prin care poți fi nepoliticos fără a fi evident. De exemplu, dacă limbajul corporal al candidatului sugerează că acesta este emoționat, feedback-ul nu ar trebui să fie de forma “am observat că nu ți-este foarte ușor să interacționezi cu cineva față în față, așa că nu credem că ai avea succes într-un rol de vânzări”. Ce poți încerca să faci, în schimb, este să oferi sfaturi directe: “Îți recomand să-ți exersezi abilitatea de a face prezentări și să fii atent la felul în care limbajul corporal transmite mesajul tău.”

Oferă complimente atunci când poți

Laudele false nu sunt niciodată o idee bună. Însă dacă sunt lucruri care chiar ți-au plăcut la un candidat, spune-i asta. Feedback-ul după un interviu nu trebuie să fie doar negativ. Feedback-ul pozitiv nu numai că îl face pe cel negativ mai ușor de primit, dar se poate dovedi și util: candidații trebuie să știe ce au făcut bine pentru a face asta și la interviurile viitoare. Scoate în evidență aspectele de care ați fost impresionați în cadrul interviului și detaliază de ce.

Oferă feedback cu intenția de a ajuta

Feedback-ul după interviu trebuie să fie util. Nu întocmi pur și simplu o listă cu lucrurile care nu ți-au plăcut la un candidat. Este întotdeauna o bună practică să nu le oferi candidaților feedback vag, cum ar fi “răspunsurile tale au fost prea scurte”. Gândește-te în mod special la ce crezi că i-ar ajuta pe candidați să devină mai buni pentru interviurile viitoare.

Ascultă activ

Cu cât se simt mai bine ascultați și înțeleși, cu atât candidații vor primi mai bine feedback-ul și vor acționa pe baza lui. Oferă-le candidaților posibilitatea de a reflecta și de a răspunde făcând scurte pauze după fiecare punct de feedback.

Încearcă să oferi feedback telefonic

Cu toate mijloacele de comunicare existente, poate fi tentant să eviți discuțiile telefonice atunci când trebuie să oferi feedback, în special dacă trebuie să dai vești proaste. Însă este important să eviți mijloacele de comunicare impersonale precum e-mailurile sau mesajele. În special pentru că multe lucruri pot fi interpretate greșit: tonul, intenția sau încercările de încurajare nu vor avea efectul scontat. În plus, candidatul își poate exprima cu ușurință întrebările sau curiozitățile direct la telefon – iar asta îți va salva timp cu potențialele schimburi de e-mail viitoare. În plus, timpul și efortul investite pentru a livra feedback-ul într-o manieră personală te vor ajuta să transmiți o dorință autentică de a ajuta aplicanții să devină mai buni pe viitor.

Poartă o discuție concisă și la obiect

Odată începută conversația, s-ar putea să îți dorești să aplanezi impactul acesteia prin lansarea într-un monolog despre performanța candidatului. Evită să ocolești subiectul și informează-i încă de la început, în mod politicos și pe scurt, că nu vor trece în etapa următoare. Abia după asta intră în detalii și oferă-le feedback-ul de care au nevoie.

Cel mai bine, pregătește câteva fraze cheie pentru această conversație și asigură-te că le respecți fără a schimba subiectul. În același timp, oferă-le candidaților posibilitatea de a pune întrebări și de a primi informații suplimentare.

Informează-i despre oportunitățile viitoare

Unii dintre candidații respinși în prezent ar putea fi opțiunea ideală pentru un alt rol viitor. De aceea, informează-i despre eventualele oportunități pe care le-ați putea avea disponibile și scoate în evidență motivul pentru care ar trebui să aplice pentru ele. Desigur, e de la sine înțeles că trebuie să faci asta doar dacă crezi cu adevărat că ar fi o potrivire bună pentru rolul în cauză. Nu ar fi productiv să le dai speranțe false și să-i încurajezi să aplice pentru alte roluri pentru care crezi că ar putea fi respinși –vei ajunge doar să ai aceeași discuție cu același candidat și în viitor.

Este esențial să gestionezi din timp așteptările candidaților. Dacă ezitările tale privind un candidat se extind dincolo de potrivirea cu rolul și crezi că nu ar fi nici o bună potrivire culturală, atunci cel mai bine nu menționa eventualele oportunități de angajare viitoare.

 

Pe aceeași temă...

Cum să documentezi intern feedbackul după interviu

Descoperă cum îți poți încuraja colegii să ofere feedback după interviu și ce instrumente să folosești pentru a-l documenta.

Citește în continuare

4. Așa nu: cum să nu oferi feedback după interviu

Așa cum există bune practici pentru oferirea feedback-ului după interviu, există și câteva practici de evitat:

Evită să ai o atitudine de superioritate

Tonul contează: o atitudine surprinsă sau nemulțumită de cât de puțin s-a pregătit candidatul pentru interviu va garanta eșecul discuției de feedback. Folosirea unui limbaj neutru și găsirea cuvintelor potrivite contează enorm. Câteodată este dificil să oferi feedback negativ fără a părea că ai o atitudine superioară, însă esențial să eviți asta pe cât cu putință. Dacă te confrunți cu găsirea unei formulări potrivite, roagă un coleg să te ajute să simulezi discuția cu candidatul și să îți ofere feedback pentru cuvintele alese și efectul pe care acestea s-ar putea să le aibă.

Nu le da speranțe false candidaților

Mulți intervievatori aleg  să le spună candidaților că le vor păstra CV-ul pentru roluri viitoare. Desigur, atâta timp cât faci asta nu e nimic rău în această informație (cu excepția cazului în care știi că pe unii candidați nu îi vei recontacta în viitor). Însă, ce trebuie să eviți în mod special este să nu te lași dus de val atunci când oferi feedback folosind formulări de tipul: “trebuie doar să lucrezi mai mult la abilitățile tale de comunicare și ai fi perfect pentru acest rol”. Nu le transmite candidaților acest tip de mesaj dacă nu este adevărat – pentru că nu îl poți folosi de două ori, dacă aceștia vor reaplica în viitor.

Nu compara candidații

Candidații știu că nu au primit jobul pentru că un alt candidat a fost o potrivire mai bună. De aceea nu este o idee bună să le spui asta – și nici să insiști pe abilitățile de care a dat dovadă candidatul ideal. Aceste informații nu îi ajută să-și îmbunătățească performanța și îi vor face doar să se simtă ofensați.

Nu lăsa candidații să aștepte

Să aștepți un răspuns, bun sau rău, este întotdeauna o provocare psihică. Să lași un candidat să aștepte este o practică de evitat și nu va face decât să-l nemulțumească. Răspunde rapid și cu o atitudine profesionistă tuturor întrebărilor candidaților și anunță-i din timp dacă au fost respinși sau dacă au trecut mai departe (inclusiv dacă procesul de luare a deciziei va mai dura pentru că trebuie să mai vedeți și alți candidați). Astfel, îi ajuți să-și reia căutarea unui nou loc de muncă sau să accepte o altă ofertă primită.

Nu te contrazice cu candidații

Nu este niciodată plăcut să fii respins, așa că nu vei ști ce reacție ar putea avea fiecare candidat atunci când primește această veste. Unii reacționează pozitiv, în timp ce alții – poate după mai multe refuzuri – vor avea o reacție agresivă. În asemenea situații, orice-ai face, este esențial să-ți păstrezi calmul și atitudinea profesionistă, fără să alimentezi o discuție în contradictoriu. Stabilește-ți întotdeauna o strategie prin care poți ieși dintr-o posibilă situație conflictuală și nu lua personal atitudinea agresivă a candidatului – aceasta doar îți va confirma faptul că nu ar fi fost o bună alegere pentru rol.

Nu oferi feedback irelevant

Evită să oferi feedback pentru aspecte asupra cărora candidatul nu are nicio putere de îmbunătățire. Dacă motivele de respingere depășesc ceea ce candidatul poate schimba, atunci nu le oferi. Un bun exemplu este atunci când respingi un candidat din cauza nepotrivirilor de personalitate sau culturale. Feedback-ul de acest tip poate părea un atac personal, mai degrabă decât o evaluare obiectivă a abilităților și experienței acestora.

În mod asemănător, evită să folosești atribute negative pentru a descrie comportamentul sau performanța candidaților – și nu exagera. Păstrează o atitudine obiectivă și raportată în special la cerințele și descrierea rolului în cauză.

5. Model de feedback după interviu

Structura unui mesaj bun de feedback după interviu ar putea arăta astfel:

Mulțumiri - Decizia - Puncte forte - Sugestii de îmbunătățire - Sfaturi/Pașii următori

a. Mulțumiri

Nu uita să le mulțumești candidaților pentru că au participat la interviu. Cel mai probabil au dedicat timp și energie pentru a se pregăti și pentru a se întâlni cu tine, așa că sigur le va prinde bine să îți exprimi aprecierea. Poți folosi o formulare de tipul: “Îți mulțumesc că ți-ai acordat timp să participi la interviul de ieri. Mi-a făcut plăcere să te cunosc și apreciez efortul depus pentru a te pregăti și a ne vizita.”

b. Decizia

După această introducere, candidații își vor dori cu siguranță să afle care este decizia luată în urma interviului. Chiar dacă plănuiești să oferi feedback privind felul în care ați hotărât, este important să începi cu rezultatul: “Vreau să te felicit pentru felul în care a decurs interviul și să te anunț că ai trecut în etapa următoare”, sau, dimpotrivă, “Deși interviul a decurs foarte bine și am apreciat că te-ai pregătit pentru el, am decis să nu continuăm cu aplicația ta pentru acest rol.”

Abia după anunțarea veștilor îi poți oferi feedback candidatului, nu înainte însă de a-l întreba dacă își dorește să-l primească: “În urma discuției de ieri, mi-am notat câteva aspecte la care poți lucra pentru interviurile viitoare, dar și lucrurile care mi s-au părut un avantaj. Crezi că te-ar ajuta să le detaliez?”

c. Puncte forte

Detaliază ce anume a făcut bine candidatul în timpul interviului și care sunt punctele lui forte sau lucrurile la care poate avea un avantaj competitiv. Complimentele ar trebui să fie autentice și să nu pară false sau forțate. Oferă exemple specifice și încurajează candidatul să continue să-și dezvolte atuurile.

d. Sugestii de îmbunătățire

Această parte a conversației poate fi greu de purtat, însă este esențială. Cel mai ușor este să oferi exemple specifice din răspunsurile sau experiența candidatului. În loc să-l critici, alege să îi oferi informații esențiale care îl pot ajuta să devină mai bun la interviurile următoare.

e. Sfaturi/Pașii următori

Încheie spunându-i candidatului cum ar putea folosi feedback-ul tău pentru a se dezvolta și explicând care sunt pașii următori. Aceștia pot fi legați de următorul interviu (și cum să se pregătească pentru acesta), sau pur și simplu de acțiunile pe care le-ar putea face pentru a implementa feedback-ul primit.

Iată cum ar putea fi formulat un astfel de mesaj de feedback după interviu:

În primul rând, aș vrea să îți mulțumesc că ai participat la acest interviu și că ți-ai dedicat timp pentru a pregăti. Este foarte impresionant să vedem o astfel de implicare din partea candidaților.

Deși interviul a decurs foarte bine și am apreciat că ești bine pregătit pentru rol, am decis să nu continuăm mai departe cu aplicația ta.

În urma discuției de ieri, mi-am notat câteva aspecte la care poți lucra pentru interviurile viitoare, dar și lucrurile care mi s-au părut un avantaj. Crezi că te-ar ajuta să le detaliez?

În timpul interviului, am fost foarte impresionați de strategia pe care ai prezentat-o pentru studiul de caz de vânzări – mai ales că a fost totul spontan! Mulți candidați ne dau exemple de acțiuni individuale pe care le-ar lua, însă tu ai avut abilitatea de a vedea imaginea de ansamblu și de a gândi o strategie unitară. A fost foarte impresionant!

Un lucru care cred că a lipsit din cadrul interviului au fost câteva exemple concrete de cum ai gestionat situațiile conflictuale la birou în trecut. În acest rol vei lucra deseori cu clienți nemulțumiți sau colegi care au nevoie de lucruri urgente și nu ne-am dat seama cât de multă experiență ai în această zonă. Dacă vei lucra la aceste abilități, cred că ai putea fi un candidat mai potrivit pentru acest tip de roluri în viitor.

Ca impresie generală, chiar ne-a plăcut de tine și cred că ai putea aduce multe avantaje echipei, însă nu cred că te-ai simți foarte confortabil în acest rol fără a-ți dezvolta puțin mai mult abilitățile de gestionare a conflictelor. Ce cred că ai putea face pe viitor este să vorbești cu echipa de customer service din compania ta și să le ceri câteva sfaturi sau bune practici, sau eventual să îți dedici o oră sau două săptămânal pentru a lucra alături de ei la aceste abilități.

E rândul tău

Fără îndoială, pentru a oferi feedback de calitate candidaților într-un mod pozitiv și productiv ai nevoie de ceva experiență – de aceea este important să începi să faci asta cât mai devreme și cât mai des. Nu numai că te va ajuta să-ți dezvolți abilitățile de comunicare, dar va aduce beneficii și candidaților și companiei tale. Sigur că metodele folosite contează – însă dacă urmezi aceste bune practici de bază, ești pe drumul cel bun pentru a oferi cât mai des feedback relevant și de calitate.

Pe aceeași temă...

Cum să documentezi intern feedbackul după interviu

Descoperă cum îți poți încuraja colegii să ofere feedback după interviu și ce instrumente să folosești pentru a-l documenta.

Citește în continuare