Cum să documentezi intern feedbackul după interviu

De cele mai multe ori, evaluarea candidaților necesită feedbackul și opinia mai multor colegi sau manageri de departament. Iar aceștia trebuie să poată comunica cu ușurință între ei dacă își doresc să aleagă candidații potriviți pentru rol.

De aceea este important ca toți cei care participă la interviuri să ofere în primul rând feedback clar și specific despre candidați, dar și să îl transmită mai departe celorlalți.

În acest articol am detaliat cum să-ți instruiești colegii să ofere feedback după interviu, cum poți folosi fișele de evaluare pentru a-l documenta și ce instrumente vă pot ajuta să colaborați cu ușurință pentru alegerea candidatului ideal. 

1. Instruiește-ți colegii să documenteze feedbackul după interviu

Pentru a fi cu toții pe aceeași pagină, organizează întâlniri sau workshopuri scurte cu ceilalți colegi implicați în recrutare și discutați felul în care puteți comunica mai ușor după interviuri pentru a alege candidații potriviți.

În aceeași discuție, pune accentul pe felul în care va fi formulat feedbackul. Acesta ar trebui să fie legat strict de performanța candidaților la interviu și de abilitatea acestora de a îndeplini sarcinile prevăzute de rolul pentru care au aplicat. De aceea intervievatorii ar trebui să se concentreze în primul rând pe cerințele jobului și pe competențele care trebuie evaluate.

Bune practici pentru intervievatori

• Comentariile trebuie să fie legate de abilitățile, experiența și calificările relevante ale candidatului;
• Trebuie evaluate în special acele abilități ale candidatului care sunt cerute de rolul în cauză (cum ar fi spiritul de colaborare sau abilitatea de comunicare)
• Trebuie evaluată potrivirea culturală a candidatului cu compania sau cu echipa. De exemplu, un feedback despre un candidat tăcut ar putea suna astfel: „Nu recomand să mergem mai departe cu acest candidat pentru că mi s-a părut foarte timid în timpul interviului. Căutăm pe cineva cu o personalitate extrovertită pentru acest rol, pentru că cei angajați vor trebui să vorbească zilnic cu clienții și să-i convingă să achiziționeze produsele companiei”;
• Nu sunt relevante observațiile care nu sunt legate de calificările candidatului sau de potrivirea acestuia cu rolul sau cu organizația.

Exemple de feedback după interviu

Folosește exemplele de mai jos atunci când discuți cu colegii tăi, pentru a stabili încă de la început felul în care aceștia:

a. Justifică decizia de a descalifica un candidat sau de a-l trece în etapa următoare

De exemplu, atunci când resping un candidat este recomandat ca evaluatorii să folosească o exprimare de tipul:

✔️„Nu cred că ar trebui să mergem mai departe cu acest candidat, pentru că nu are experiență cu programul de lucru X, iar acesta este un criteriu de bază pentru rol”

În timp ce o exprimare precum cea de mai jos ar trebui evitată:

❌ „Nu cred că ar trebui să mergem mai departe cu acest candidat – am senzația că nu va fi o potrivire bună”

b. Aduc în discuție îngrijorările pe care le au despre abilitățile, comportamentul, potențialul sau performanța la interviu a candidatului

Exemple:

✔️„Acest candidat are o experiență vastă de lucru, dar nu sunt sigur(ă) că ar putea rămâne motivat(ă) în acest rol. Ar fi bine să discutăm despre obiectivele sale profesionale în interviul următor.”

❌„Acest candidat are o experiență vastă de lucru, dar nu sunt sigur(ă) că este genul de persoană cu care restul echipei și-ar dori să lucreze”

c. Iau decizii de angajare

Exemple:

✔️„Acest candidat este familiarizat cu compania noastră și și-a arătat interesul de a afla mai multe despre proiectele viitoare. Ținând cont și de feedbackul celorlalți colegi cu care s-a văzut și de rezultatele la proba practică, cred că ar fi o potrivire foarte bună pentru acest rol și pentru întreaga echipă.”

❌„Acest candidat a trecut de proba practică, așa că cred că ar trebui să-i trimitem oferta”

d. Oferă informații care ar putea fi utile pe viitor (cum ar fi atunci când luați în considerare candidații din trecut pentru un anumit rol sau când le oferiți feedback candidaților respinși).

Exemple:

✔️„Pe baza rezultatelor de la proba practică, acest candidat nu pare să aibă experiență în [un anumit software sau limbaj de programare etc]. Propun să îl luăm în considerare pe viitor dacă avem un rol disponibil de [titlu rol], pentru care ar fi potrivită experiența sa.”

❌„Pe baza rezultatelor de la proba practică, acest candidat nu este calificat pentru rol.”

2. Folosește fișe de evaluare după interviu

Fiecare intervievator ar trebui să cunoască setul de competențe pe care să le evalueze la candidații pentru un rol. În plus față de asta, ar fi ideal ca fiecare să adreseze întrebări diferite pentru a afla cât mai multe despre candidați la finalul etapelor de interviu. 

Astfel, nu doar că veți lua decizii mai bune de angajare, dar le veți și asigura o experiență plăcută candidaților nerepetând aceleași întrebări de la un interviu la altul.

Pentru a asigura aceste lucruri, pune-le la dispoziție colegilor tăi o fișă de evaluare pentru ca toți cei implicați în proces să poată vedea ce întrebări să folosească - și care dintre acestea au fost adresate deja în interviurile anterioare.

Ce este o fișă de evaluare după interviu

Fișele de evaluare după interviu sunt extrem de utile atunci când îți dorești să standardizezi felul în care echipa implicată în recrutare evaluează un candidat.

Aceste fișe nu numai că le oferă colegilor tăi indicații despre abilitățile pe care ar trebui să le evalueze în cadrul interviului, dar asigură și un nivel mai mare de obiectivate în luarea deciziilor.

În plus, te vor ajuta să documentezi mai rapid feedbackul după un interviu, să reduci prejudecățile involuntare și să îi instruiești mai ușor pe noii participanți la interviuri.

De ce să folosești o fișă de evaluare după interviu

Fișele de evaluare sunt un bun instrument pentru a le arăta colegilor implicați în recrutare la ce să fie atenți atunci când susțin interviuri. Dacă interviurile se desfășoară după un formular standardizat, vei putea compara cu ușurință candidații între ei în funcție de competențele pe care îți dorești să le evaluezi. 

În plus, formularele de evaluare te vor ajuta să documentezi mai ușor feedbackul colegilor tăi după interviu și le poți adăuga și păstra cu ușurință în baza de date folosită. Astfel, informațiile pot fi salvate și distribuite cu membrii echipei implicați în selecție.

Iată 9 moduri în care fișele de evaluare după interviu îmbunătățesc procesul de recrutare:

1. Asigură o evaluare obiectivă și temeinică din partea intervievatorilor;
2. Reduc durata procesului de feedback după interviu;
3. Vă ajută să preveniți prejudecățile involuntare din timpul interviului;
4. Vă ajută să măsurați atât abilitățile sociale, cât și pe cele specifice rolului;
5. Simplifică procesul de colaborare dintre intervievatori;
6. Vă ajută să comparați mai ușor candidații care au calificări similare;
7. Îmbunătățesc experiența candidaților;
8. Salvează timp atunci când candidații respinși pentru un rol sunt luați în considerare pentru alte poziții;
9. Cresc utilitatea bazei de date de candidați, făcând-o mai relevantă și mai ușor de navigat.

Pe aceeași temă...

Cum să evaluezi candidații și să organizezi feedbackul

Recrutarea poate deveni mult mai ușoară atunci când ții totul într-un singur loc. Află cum poți folosi tehnologia pentru a avea un control mai bun.

Citește în continuare

Cum să creezi o fișă de evaluare după interviu

Pentru ca fișa de evaluare să te ajute să evaluezi candidații și să colaborezi cu ceilalți colegi, ține cont de următoarele bune practici:

a. Include informațiile pe care intervievatorii trebuie să le aibă la dispoziție

Fișele de evaluare după interviu includ câteva informații standard, dar și unele câmpuri care sunt diferite de la o organizație la alta. Iată mai jos ce ar trebui să incluzi în general în fișa de evaluare după interviu:

• Informații standard despre interviu: numele intervievatorilor, rolul pentru care se face evaluarea, data interviului, numele candidatului, stadiul din recrutare;
• Câmpurile dedicate evaluării candidatului: experiența relevantă, background și educație, atitudine, abilități generale, abilități sociale, potrivirea culturală a candidatului, impresia generală;
• Decizia: angajat, pus pe pauză sau respins. În acest câmp ar trebui adăugate comentarii privind decizia luată și motivația acesteia.

b. Standardizează abilitățile pe care ar trebui să le evalueze intervievatorii

Întrebările vagi precum „Ce părere ai avut despre candidatul X?” îți vor aduce răspunsuri la fel de vagi. Pentru a primi un feedback mai specific, creează categorii de abilități pe care vă doriți să le evaluați (cum ar fi capacitatea de colaborare sau abilitățile de comunicare).

De asemenea, folosește un sistem de notare pentru a asigura răspunsuri comparabile. Poți folosi fie note de la 1 la 5, fie afirmații rapide de tipul „Nu”, „Da” sau „Cu siguranță”.

De exemplu:

Abilități de comunicare
Abilitatea candidatului de a construi relații cu clienții potențiali și de a vinde produsele companiei

5 – Mult peste așteptări
4 – Depășește așteptările
3 – Îndeplinește cerințele
2 – Are nevoie de training
1 – Nu îndeplinește cerințele

Abilități de leadership
Candidatul este capabil să stabilească obiective realizabile pentru membrii echipei.
Nu
Da
Cu siguranță

c. Creează o experiență flexibilă pentru intervievatori

Folosirea unui sistem de notare îți va permite ție și colegilor tăi să oferiți și să accesați mai ușor feedbackul după interviu. Însă asigură-te că intervievatorii pot adăuga și comentarii adiționale într-un mod eficient.

De exemplu, poți face asta adăugând un câmp de text în dreptul fiecărei competențe evaluate, unde intervievatorii pot descrie anumite lucruri care le-au ieșit în evidență sau pur și simplu să noteze impresia lor generală.

Model de fișă de evaluare după interviu

Dacă ai nevoie de inspirație, descarcă modelul de fișă de evaluare pe care l-am inclus mai jos:

 

Descarcă fișa de evaluare în format editabil

3. Folosește un software de recrutare

Un software de recrutare te poate ajuta să strângi feedbackul intervievatorilor într-un singur loc și să colaborezi cu întreaga echipă. În plus, îl poți folosi pentru a seta notificări automate care să se trimită către aceștia după interviu, pentru a le aminti să-și adauge feedbackul.

Ce este un software de recrutare?

Un software de recrutare este un instrument care te ajută să administrezi mai bine procesul de recrutare și să păstrezi toate datele candidaților într-un singur loc, în format digital.

Cu ajutorul acestuia, centralizezi cu ușurință CV-urile și alte informații necesare pentru evaluarea aplicanților și urmărești toate acțiunile din procesul de recrutare (cum ar fi e-mailurile trimise, feedbackul de după interviu sau comentariile echipei).

Un astfel de sistem funcționează sub forma unei platforme centralizate în care au loc toate acțiunile legate de recrutare. Prin intermediul unui software de recrutare, de exemplu, poți publica posturile disponibile și vizualiza aplicațiile candidaților direct în platformă. Iar odată primite, vei putea evalua candidații, programa interviuri sau colecta feedbackul într-un singur loc.

Cum te poate ajuta un software de recrutare să colectezi feedbackul după interviu

Principalul beneficiu al unui software de recrutare este acela că pune la dispoziția echipei o platformă centralizată în care sunt salvate toate informațiile despre un candidat: de la datele sale de contact până la feedbackul echipei și decizia finală.

Iată mai exact cum te poate ajuta să colaborezi cu colegi tăi și să documentezi feedbackul acestora:

a. Organizezi totul într-un singur loc

O comunicare eficientă după interviu nu poate fi realizată doar prin e-mail. Mesajele sunt greu de găsit, poți uita să adaugi un coleg în conversație sau să ștergi din greșeală un e-mail important.

Un software de recrutare vă oferă ție și colegilor tăi acces în timp real la o bază centralizată în care vă puteți adăuga feedbackul și comentariile, dar și vizualiza notițele celorlalți.

b. Distribui profilul candidaților către colegii implicați în recrutare

Înaintea unui interviu, colegii tăi își vor dori să afle mai multe despre candidat și despre performanța acestuia la interviurile anterioare. Cel mai probabil nu vor avea prea mult la dispoziție timp pentru a face asta, așa că ar fi ideal dacă ar putea afla cât mai multe într-un timp scurt.

Atunci când cineva aplică pentru un rol, se creează un profil de candidat pentru acesta în software-ul de recrutare folosit. Acolo sunt vizibile toate detaliile despre acesta, alături de CV-ul său și alte fișiere.

În plus, în profilul candidatului se salvează istoricul acestuia, din momentul în care a aplicat până în prezent. Acolo poți vedea atât comentariile colegilor tăi, fișele de evaluare și feedback după interviu sau stadiul în care se află aplicația sa.

Pentru a colabora cu ceilalți colegi, le poți da acces la profilul candidaților doriți, unde vor vedea informațiile de care au nevoie pentru a se pregăti de interviu și pentru a-i evalua.

 

Profilul unui candidatului în Mingle

c. Colectezi feedback de la ceilalți colegi

Odată ce au susținut interviurile, colegii tăi își pot lăsa comentariile în profilul candidaților. Tot acolo poți include fișa de evaluare pe care să o completeze, iar informațiile adăugate vor fi vizibile tuturor celor care au acces.

Este important ca intervievatorii să-și noteze feedbackul la scurt timp după interviu, când discuția este încă proaspătă și își amintesc detaliile importante. 

Pentru a asigura acest lucru, apelează la aplicația de recrutare pentru a seta notificări automate la o oră sau o zi după interviu, care să le reamintească să-și adauge feedbackul. Iar când acesta a fost adăugat, poți alege ca toți cei implicați să fie notificați în mod automat.

E rândul tău

După interviu, este important nu doar ce feedback oferă intervievatorii, dar și cum îl transmit către ceilalți colegi implicați în recrutare. Un feedback bine organizat, primit la timp și accesibil vă va ajuta să luați cele mai bune decizii de angajare.

Pentru a asigura acest lucru, începe prin a-ți instrui colegii privind felul în care ar trebui să documenteze feedbackul după interviu. O fișă de evaluare este un instrument bun pentru a standardiza comentariile tuturor celor implicați și pentru a le pune la dispoziție informațiile de care au nevoie pentru evaluarea candidaților.

Iar dacă îți dorești ca întregul proces de evaluare a candidaților și de colectare a feedbackului să fie mai simplu, ia în considerare achiziția unui software de recrutare. Acesta te poate ajuta să strângi într-un singur loc toate informațiile de care ai nevoie pentru a lua decizii informate, de la datele candidaților până la feedbackul echipei de evaluare.

Pe aceeași temă...

Cum să evaluezi candidații și să organizezi feedbackul

Recrutarea poate deveni mult mai ușoară atunci când ții totul într-un singur loc. Află cum poți folosi tehnologia pentru a avea un control mai bun.

Citește în continuare