Să găsești intervalul potrivit pentru interviu nu e mereu o sarcină ușoară. Atât intervievatorii, cât și candidații au programul încărcat, iar disponibilitatea lor se schimbă frecvent. Și cu cât sunt mai multe persoane implicate, cu atât îți va lua mai mult timp. Iar acest timp este prețios atunci când candidatul ideal îți poate scăpa printre degete dacă procesul de recrutare nu este suficient de agil.
În plus, un flux de interviu fluid și eficient va îmbunătăți și experiența candidaților, care își formează imaginea despre companie pe baza interacțiunilor pe care le are cu tine sau cu colegii tăi. Este mult mai probabil ca un candidat să ia în considerare un job dacă experiența lui la interviu a fost plăcută și a avut parte de un proces rapid și structurat.
În acest articol vei găsi câteva sugestii despre cum poți eficientiza programarea și desfășurarea interviurilor - inclusiv cum să folosești un instrument dedicat pentru a automatiza o parte din proces.
1. Programează imediat interviurile
Odată ce primești aplicațiile candidaților, stabilește-ți un termen până la care ar trebui să iei o decizie și să faci un shortlist de candidați pe care să-i chemi la interviu. Recomandăm ca acest termen să nu depășească 2-3 zile de la aplicarea candidaților. În felul acesta, îți crești șansele ca aceștia să mai fie disponibili și interesați de rolul pentru care au aplicat.
Așadar, după ce faci screening-ul CV-urilor ia legătura cu candidații pentru a-i chema la primul interviu.
Un candidat bun va fi, cel mai probabil, în diferite etape de interviu cu mai multe companii în același timp. Întreabă-i în timpul conversației inițiale dacă există anumite termene-limită pe care ar trebui să le respecți în cadrul procesului de recrutare (de exemplu, unii candidați îți pot spune că au nevoie de un răspuns până la o anumită dată sau că sunt în etape de recrutare avansate cu alte companii).
În cazul în care în interviul inițial candidatul se dovedește a fi ceea ce îți dorești, programează cât poți de repede următoarea conversație. Ideal ar fi să fi discutat în prealabil cu managerii sau ceilalți intervievatori, pentru a ști care e disponibilitatea lor în perioada următoare sau la ce întârzieri să te aștepți.
Aceasta rapiditate în a acționa este o strategie comună a vânzătorilor de succes, ei susținând că „timpul omoară toate ofertele”. Nu lăsa timpul să fie motivul pentru care pierzi un candidat potrivit.
2. Susține interviuri structurate, cu criterii clare de notare
Pentru a fi eficient (dar și pentru a evita bias-ul), ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi pentru asta. Acest tip de interviu îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv.3. Coordonează-te cu managerii de echipe
De cele mai multe ori, întârzierile nu apar din cauza ta și nu prea poți controla disponibilitatea celorlalți participanți.
Ce poți face în schimb este să preîntâmpini anumite probleme sau blocaje care pot apărea și să te coordonezi din timp cu managerii de echipe.
Pentru aceasta, fă un plan încă de dinainte de a trimite primele invitații la interviu (sau chiar înainte de a primi aplicațiile). Organizează o întâlnire cu ceilalți intervievatori și dezbateți următoarele întrebări:
- Câte etape de interviu vă doriți să aveți pentru fiecare candidat?
- Câți candidați v-ați dori să treceți în prima și a doua etapă de interviu? Dar în etapa finală?
- Ce tipuri de interviuri vă doriți să folosiți?
- Cine ar trebui să participe la interviuri?
- De ce tip de feedback aveți nevoie pentru a lua o decizie privind un candidat?
- Cum veți comunica intern pentru feedbackul și evaluarea candidaților?
- Există perioade sau zile în care vor fi indisponibili? Au preferințe pentru anumite ore?
- Cu ce volum de interviuri săptămânale sunt confortabili?
4. Comunică proactiv cu candidații și răspunde-le la timp
În timpul procesului de interviu, este important să răspunzi întotdeauna într-un timp cât mai scurt. Când programezi interviuri, se poate întâmpla ca unii candidați să aibă întrebări sau chiar să reprogrameze de mai multe ori. Sau chiar intervievatorii pot reprograma unele întâlniri din cauza unor situații neprevăzute.
În oricare dintre cazuri, e important să comunici frecvent cu candidații și să îi anunți din timp dacă apar modificări - inclusiv să le răspunzi la timp atunci când au și ei nevoie de informații sau de reprogramări.
5. Centralizează feedbackul managerilor
După fiecare interviu, asigură-te că ai primit feedbackul intervievatorilor cu privire la fiecare candidat, pentru a nu pierde timp suplimentar.
Uneori poate fi o provocare să alergi după colegii tăi și să îi rogi să-ți trimită feedbackul. Prin urmare, este important să îi obișnuiești să fie consecvenți și organizați. Asigură-te că ai un proces cu pași clari și simpli care să fie urmat de toți participanții la interviu, plan care să includă și termene limită pentru scrierea feedbackului.
Poți organiza chiar întâlniri sau workshopuri scurte cu ceilalți colegi, în care să discutați despre felul în care puteți comunica mai ușor după interviuri. În această discuție, vorbiți și despre cum ar trebui să fie formulat și colectat feedbackul.Cum poți automatiza programarea interviurilor
Programarea interviurilor este de cele mai multe ori o sarcină pur administrativă, care consumă timp și energie, fiind în același timp supusă erorii umane. Iar cu atâtea lucruri importante pe agenda ta, nu mai ai nevoie de o altă bătaie de cap.1. Vezi în timp real disponibilitatea participanților
Cea mai grea parte atunci când stabilești interviuri este să afli când sunt disponibili managerii și să te coordonezi cu aceștia.
De aceea ți-ar fi de ajutor un instrument care să se sincronizeze cu calendarele colegilor tăi și în care să poți vedea care este disponibilitatea acestora.
Acest lucru e util în mod special atunci când participă mai multe persoane la un interviu. Un software de recrutare precum Mingle calculează automat intervalele comune tuturor și îți arată doar când pot toți participanții.
Nu mai există riscul să pui interviuri în intervale care sunt deja ocupate sau în zile în care colegii tăi nu sunt la birou.
În plus, fiecare își poate seta preferințele de intervale orare sau zile, în cazul în care au anumite zile din săptămână în care știu că nu vor putea fi disponibili pentru discuții.
2. Trimiți automat invitațiile la interviu
Un alt pas care necesită atenție și un volum considerabil de muncă este trimiterea invitațiilor de interviu. Poate ai anumite informații pe care trebuie să-ți amintești să le precizezi de fiecare dată, sau locații pe care trebuie să le introduci mereu de mână.
Într-un software îți poți defini un template de invitație la interviu, în care să incluzi toate informațiile necesare pentru candidați: cine participă, unde are loc interviul, ce ar trebui să pregătească sau cum pot să intre în clădire.
Partea bună e că nu mai e nevoie să introduci aceste date de mână, ele se vor prelua din datele candidatului. Iar invitațiile se vor pune automat în calendarul tuturor participanților.
3. Rezervi automat sala de conferințe4. Integrare cu Teams
5. Oferă-le candidaților opțiunea de a programa ei
Există și cazuri în care vorbești cu mai mulți candidați și poți ajunge să te încurci în intervalele propuse fiecăruia. Pentru acest caz, poți folosi funcția de self-schedule, prin care le poți trimite candidaților un link la calendarul tău (sau al altor participanți), iar aceștia își pot alege singuri data și ora interviului.
Bineînțeles, candidații vor vedea doar intervalele disponibile din calendarul participanților, ceea ce înseamnă că nu există riscul de double-booking. Iar odată ce un candidat a ales un interval, acesta nu le mai este afișat și celorlalți.
6. Vezi istoricul interviurilor și feedbackul în profilul candidaților
În Mingle ai și un profil al candidatului, în care ai acces la tot istoricul său, alături de toate datele de contact.
Aici poți vedea atât toate interviurile la care a participat, precum și feedbackul intervievatorilor sau alte notițe lăsate de echipă.
Aceste informații te vor ajuta să iei mai repede unele decizii, sau chiar să vezi cine mai trebuie să revină cu feedback și să-l notifici (lucru pe care îl poți face tot cu ajutorul aplicației).
Gata de un upgrade?
Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.
Comments
Post a Comment