Manual de interviu: întrebări de interviu, formulare de evaluare și modele de mesaje

Ca orice activitate din recrutare, și interviurile cu candidații necesită o strategie bine structurată și pusă la punct. 

Tocmai de aceea, am lucrat la un manual de interviu care te va ajuta să te pregătești mai bine pentru discuțiile cu candidații, să-i evaluezi în mod obiectiv și să te coordonezi mai ușor cu managerii implicați în recrutare.

În acest ghid vei găsi informațiile de care ai nevoie înainte, în timpul și după interviuri. Ai o colecție de peste 300 de întrebări din care să te inspiri, un formular de feedback și un ghid de structurare a interviurilor, dar și modele de mesaje către candidați și pentru discuțiile interne.

Poți accesa ghidul complet de mai jos:

Ce să faci înainte de a începe interviurile

Înainte de a ține primele interviuri, e important să definești ce anume trebuie să evaluezi în cadrul acestora, ce informații să le oferi candidaților și care este fluxul intern de lucru.

1. Discută cu managerii

Organizează o întâlnire cu managerii de departament. Scopul acestei întâlniri este să stabiliți aspecte precum: 

• Care sunt cerințele, responsabilitățile, salariul și beneficiile jobului
• Care va fi formatul interviurilor, câte interviuri vă așteptați să fie și cine va participa
• Aspectele importante care trebuie clarificate în interviurile telefonice sau de cunoaștere
• Rolul și responsabilitățile intervievatorilor
• Cine va lua decizia finală de angajare

Ce întrebări să clarifici cu managerii:

• Întrebări de context:  Este o poziție nouă sau o înlocuire? E un rol remote, hibrid sau 100% de la birou?
• Întrebări despre rol și echipă: Ce indicatori vei folosi pentru a măsura performanța noului coleg? Este un rol de junior sau de senior? 
• Întrebări legate de prezentarea rolului: Care sunt punctele forte ale acestui rol? Ce ar putea fi frustrant pentru cineva angajat pe acest rol?
• Întrebări de proces: Câți candidați ești dispus(ă) să vezi pentru a lua o decizie? Cum vei evalua cunoștințele candidaților? E necesar să folosim teste de aptitudini? Dacă da, cine le va verifica?

2. Pregătește interviurile

După discuțiile cu managerii, poți începe să conturezi structura interviurilor și competențele pe care trebuie să le evaluezi.

Răspunde următoarelor întrebări:

• Care sunt cerințele pe care trebuie să le evaluezi în timpul interviului? 
• Care dintre aceste cerințe sunt mai importante? 
• Ce informații trebuie să le oferi candidaților în cadrul interviurilor ? 

3. Definește structura interviului

Cu cât un interviu e mai nestructurat, cu atât va fi mai puțin legat de job. Dacă intervievatorii adresează întrebări aleatorii și spontane, există riscul ca abilitățile evaluate să nu fie reprezentative pentru potrivirea candidaților cu rolul.

Pentru a lua cele mai bune decizii, e important să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări, pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv.

Uite cum poate arăta cuprinsul unui interviu structurat: 

• Introducere (câteva întrebări de cunoaștere)
• Motivația candidatului de a-și schimba jobul
• Întrebări despre experiență și cunoștințe
• Evaluarea abilităților și aptitudinilor
• Evaluarea potrivirii culturale
• Întrebări de încheiere

Descarcă de aici documentul gratuit

4. Întrebările de interviu

Odată ce ai stabilit competențele și abilitățile necesare pentru rol, poți începe să alegi întrebările pe care le vei folosi la interviu. 

În timpul interviurilor este recomandat să evaluezi nu doar competențele și cunoștințele candidatului, cât și trăsăturile de personalitate ale acestuia, pentru a determina dacă s-ar integra în echipă.

Iată principalele categorii de întrebări pe care să le ai în vedere:

• Întrebări de interviu generale: potrivite mai ales pentru interviurile inițiale sau cele de cunoaștere
• Întrebări specifice postului: competențe de lucru, abilități tehnice, competențe de leadership etc
• Întrebări comportamentale: acestea au scopul de a evalua felul în care candidații reacționează în diverse împrejurări, rugându-i pe aceștia să povestească despre cum au gestionat anumite situații în trecut
• Întrebări situaționale: acestea le prezintă candidaților diverse scenarii pentru a evalua felul în care ar reacționa
• Întrebări de interviu de leadership, pentru manageri: capacitatea de delegare sau de a conduce
• Soft skills: abilități de comunicare, empatie și compasiune, colaborare și lucru în echipă etc
• Valori și trăsături de caracter: folosite în special pentru a evalua potrivirea culturală a candidaților cu echipa.

În timpul interviului

1. Înainte să ajungă candidatul la interviu

Fă-ți un checklist cu pașii pe care îi ai de făcut înaintea interviului, ca să-ți amintești mai ușor și să nu ratezi nimic.

Anunță colegii de la recepție și roagă-i să te contacteze de îndată ce a ajuns candidatul, sau să-l conducă în sala de interviu.

Asigură-te că ești gata la timp, că sala de interviu este liberă sau, în cazul unui interviu online, că laptopul funcționează cum trebuie.

2. Pe durata interviului

Folosește interviul ca pe o oportunitate de discuție cu candidatul și încearcă să prezinți și alte aspecte pe lângă întrebările de interviu:

• Fă o prezentare de ansamblu a jobului și a companiei.
• Evaluează candidații: condu discuția astfel încât să poți evalua abilitățile necesare pentru rol și potrivirea candidaților cu compania. Nu uita să iei notițe, ele te vor ajuta la formularea feedback-ului.
• Răspunde la întrebările candidaților: acordă-le timp pentru a-ți adresa întrebări și pregătește câteva răspunsuri încă de dinainte.

După interviu

1. Evaluează răspunsurile

Evaluează răspunsurile primite pentru a decide dacă aplicanții sunt potriviți pentru rol și echipă (și cât de potriviți sunt în comparație cu ceilalți). Iată la ce să acorzi atenție:

• Concretețe și simplitate: punctează răspunsurile concrete și la obiect, care nu se pierd în detalii irelevante.
• Eschivarea: încearcă să îți dai seama dacă un candidat a evitat în mod deliberat răspunsul și de ce a făcut aceasta.
• Capacitatea de a asculta: dacă un candidat te întrerupe în mod frecvent sau înțelege greșit întrebările tale, ar putea indica faptul că nu are răbdare să asculte.
• Autenticitatea: punctează răspunsurile care se evidențiază prin unicitate și onestitate și nu par a fi răspunsuri standard, pregătite de dinainte.
• Exemplele folosite: analizează calitatea și detaliile exemplelor pe care le oferă candidații.
• Claritatea răspunsurilor: un candidat care nu reușește să ofere răspunsuri clare la întrebările care se referă la experiența sa ar putea fi un semnal de alarmă.
• Inconsecvență: dacă este cazul, detectează nepotrivirile dintre ceea ce spune și ce demonstrează un candidat.
• Atitudinea generală: este normal ca în timpul unui interviu un candidat să aibă emoții sau să fie stresat. Dar un comportament negativ, precum aroganța sau indiferența, s-ar putea să nu fie cea mai bună potrivire pentru echipă.

2. Notează-ți feedbackul

Evaluarea candidaților necesită feedbackul și opinia mai multor colegi și manageri de departament. De aceea este important ca toți cei care participă la interviuri să ofere în primul rând feedback clar și specific despre candidați, dar și să îl transmită mai departe celorlalți.

Folosește fișe de evaluare după interviu

Fiecare intervievator ar trebui să cunoască setul de competențe pe care să le evalueze în cadrul interviului. Pentru asta, pune-le la dispoziție colegilor tăi o fișă de evaluare cu întrebările pe care le pot folosi - și cu detalii despre care dintre acestea au fost adresate deja în interviurile anterioare.

Fișele de evaluare sunt extrem de utile atunci când îți dorești să standardizezi felul în care echipa implicată în recrutare evaluează un candidat.

În plus, te vor ajuta să documentezi mai rapid feedbackul după interviu, să reduci prejudecățile involuntare și să îi instruiești mai ușor pe noii participanți la interviuri.

Descarcă de aici fișa de evaluare în format editabil

3. Trimite feedback candidaților intervievați

Să oferi feedback după interviu este la fel de important ca interviul în sine. Candidații ignorați sau respinși fără un motiv justificat se vor transforma în detractori ai companiei– și e posibil să nu mai aplice în viitor.

Formulează un feedback sincer și transparent – în felul acesta, îi vei ajuta pe candidați să se pregătească mai bine pentru interviurile viitoare.

Feedbackul ar trebui trimis în 2-3 zile de la interviu. În același timp, chiar dacă promptitudinea este apreciată, nu este recomandat să formulezi feedbackul imediat după interviu, pentru că vei avea nevoie de puțin timp pentru a reflecta și a analiza interviul.

Descarcă manualul complet de interviu

Interviurile pot fi uneori copleșitoare, dar cu o strategie bine definită poți depăși unele dificultăți.

Pregătește-te din timp colaborând cu echipa pentru a identifica exact competențele și cunoștințele pe care doriți să le evaluați. Pe această bază, structurează interviul și stabilește întrebările relevante. 

În cadrul interviurilor, respectă un principiu esențial: oferă-le candidaților suficient timp pentru a răspunde complet, pentru a-și exprima curiozitățile și pentru a descoperi mai multe despre tine și echipa ta. Nu uita că procesul de interviu funcționează în ambele direcții: în timp ce tu evaluezi compatibilitatea candidaților cu organizația, ei analizează motivele pentru care ar alege să se alăture echipei tale.

Descarcă manualul nostru complet de interviu pentru peste 300 de întrebări din care să te inspiri, un formular de feedback și un ghid de structurare a interviurilor, dar și modele de mesaje către candidați și pentru discuțiile interne: