Cum a îmbunătățit Sameday comunicarea cu candidații folosind Mingle

Sameday a implementat Mingle acum un an și jumătate, pentru că voiau să aibă acces mai ușor la istoricul candidaților și să nu mai facă atât de multă muncă manuală. Deși foloseau un Excel pentru a-și ține datele, le lua mult timp să le introducă și nu puteau păstra acolo toate informațiile. Iar lucrul cu managerii era și el anevoios și necesita transmiterea informațiilor dintr-o parte în alta.

Când au decis să implementeze un software de recrutare, au luat în considerare mai multe opțiuni. Au ales Mingle pentru că era user-friendly, le acoperea nevoile și era accesibil și din punct de vedere al costurilor.

Acum, echipele de recrutare din România și din Ungaria folosesc Mingle alături de managerii de echipe, cu care lucrează pe o bază de date comună. Însă beneficiul lor preferat este că pot trimite feedback candidaților direct din aplicație atunci când ajung într-o anumită etapă și nu mai trebuie să-și aloce timp special pentru asta.

Cum folosește echipa Sameday softul de recrutare Mingle

Am vorbit cu Ana Angheni - Recruitment Manager și Diana Dogaru – Recruitment Partner despre cum au luat decizia de a implementa Mingle și cum îl folosesc acum în echipa de recrutare. Iată ce ne-au povestit:

Cum ați luat decizia să implementați un software de recrutare?

Ana: Înainte să implementăm un soft, țineam datele într-un Excel pe Drive și acolo salvam istoricul candidaților care au fost implicați în proces de-a lungul timpului. Aveam diverse reguli aplicate ca să vedem dacă sunt candidați dublați, dar era destul de dificil să lucrăm așa.

În primul rând că ne lua mult timp să introducem datele în Excel și nu știam mereu prin ce pași a trecut un candidat: dacă a fost contactat sau nu, dacă a fost programat la interviu și nu s-a prezentat sau dacă a mai fost implicat în proces și a refuzat oferta.

Diana: O altă problemă era că nu puteam comunica ușor între noi, nici la HR și nici cu managerii. Dacă un candidat aplica pentru un rol și consideram că se potrivește mai bine pentru altul, trebuia să luăm legătura separat cu recrutorul care se ocupă.

Iar informațiile din recrutare nu ajungeau la colegii din intern. La manageri ajungeau doar statusurile pe mail pentru o listă scurtă de candidați, pe care trebuia să ne dea OK-ul. Făceam des acest schimb de informații cu ei și câteodată unele se pierdeau pe drum.

Așa am decis că avem nevoie să ne organizăm mai bine și am început să căutăm un software de recrutare.

De ce ați ales să folosiți Mingle?

Ana: Ne-am uitat la mai multe soluții și ne-a plăcut cât de user-friendly era Mingle. Era mai simplu de folosit față de alte softuri pe care le-am analizat. Ne interesa asta mai mult pentru manageri, dar nu numai – și în recrutare ne ajută design-ul friendly, pentru că e mai ușor de învățat.

Pe parte de funcționalități, era destul de concentrat pe nevoile noastre, pe ce căutam la momentul respectiv. A contat și faptul că știam că o să mai fie update-uri și că puteam să-l mai personalizăm pe parcurs. De asemenea, și costul a fost un aspect important pe care l-am luat în considerare și a bifat bine și aici.

Cât de repede ați învățat să folosiți Mingle?

Ana: Foarte repede, în jur de o săptămână maxim, poate chiar mai puțin. A fost suficient să avem acel training și ulterior am putut să-l folosim. E și foarte intuitiv, mie personal nu mi s-a întâmplat să nu știu ce trebuie să fac pentru că răspunsul era în fața mea, trebuia doar să mă uit în aplicație.

Diana: Folosim Mingle din 2022 și pot să spun că acum îl folosește toată echipa de recrutare, plus managerii implicați în recrutare. Ne-a ajutat că le-ați făcut și lor un training la început, iar pentru cei care s-au alăturat pe parcurs a fost ușor să se obișnuiască cu aplicația.

Ce lucruri s-au îmbunătățit de când folosiți Mingle? Cum v-a ajutat să adresați problemele pe care le aveați înainte?

Ana: Am îmbunătățit mult comunicarea, transparența și timpul de răspuns, atât al nostru cât și al managerilor. Comunicarea se face mult mai ușor acum și într-un timp mult mai rapid. 

Ne ajută mult că avem un tracking al candidaților, asta ne salvează timp pentru că e mai ușor să găsim istoricul unui candidat. Înainte trebuia să stăm să căutăm prin mail-uri testele date sau etapele parcurse, ce am vorbit cu candidatul sau cu managerul. Ca să nu mai spun că nu mai introducem datele candidaților de mână, acum se importă automat de unde au aplicat ei.

Iar dacă lipsește una dintre noi, ne e mult mai ușor să preluăm informațiile din baza de date și să ne ocupăm de proces în lipsa ei. Avem acces mult mai ușor.

S-a îmbunătățit mult și comunicarea cu candidații. Transmitem mult mai rapid feedbackurile după interviuri sau după screening-ul CV-urilor.

Diana: Pe mine mă ajută și că nu mai trebuie să salvez numerele de telefon ale tuturor candidaților. Când mă sună cineva, caut în baza de date și găsesc foarte ușor cine m-a sunat și ce am vorbit cu candidatul anterior. Așa, pot să știu de ce mă sună și să-mi notez discuția tot atunci.

Și zona de teste e mult mai facilă decât înainte. Se păstrează istoricul de teste, putem să vedem dacă un candidat a dat în trecut un test și nu l-a făcut bine ca să luăm o decizie. Noi nu aveam testele acestea salvate și era foarte greu să le găsim printre sutele de mail-uri. Acum le salvăm în profilul candidaților și le accesăm foarte ușor – plus că au și managerii acces la ele.

Care este funcționalitatea voastră preferată? De ce?

Ana: Butonul de feedback mă ajută foarte mult. Înainte trebuia să-mi aloc o zi, vinerea, ca să mă ocup să transmit feedback candidaților. Acum îl dau pe loc. Și știu că dacă am mutat candidatul într-un status, am transmis și feedbackul. Nu trebuie să-mi amintesc să fac asta.

Diana: Pe mine statusurile mă ajută foarte mult să știu în ce etapă se află candidatul și eventual să-l întorc într-o anumită etapă dacă mai avem nevoie de informații. Iar la final pot să văd care a fost tot parcursul lui și am informația aceasta și pentru viitor.

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.

Programează un demo