mindit.io creează o experiență mai bună pentru candidați cu Mingle

mindit.io este o companie românească de outsourcing și servicii din industria IT. În prezent, au peste 160 de angajați și sunt mereu în căutare de colegi noi pentru proiectele sale. Iar atunci când vine vorba de atragerea candidaților pentru rolurile tehnice, și-au dat seama că trebuie să se miște repede – și să ofere o experiență fără cusur pentru candidați.

De aceea au decis să investească într-un software de recrutare care să îi ajute să fie mai agili și să susțină creșterea echipei. Folosind Mingle, mindit a reușit să angajeze peste 40 de colegi noi în doar 7 luni și să elimine câteva ore pe săptămână de muncă administrativă din programul recrutorilor. Iar acum, procesul de recrutare este mai simplu și mai rapid pentru toți cei implicați.

Provocarea: O echipă în creștere și o bază de date greu de gestionat în Excel

Cu o experiență pe piață de 6 ani și mai mult de 160 de angajați, mindit oferă servicii de outsourcing în industria de IT, având parteneri la nivel internațional. Industria lor este una competitivă – însă se diferențiază cu succes datorită expertizei și implicării echipei sale bine închegate.

Să formezi și să menții o astfel de echipă nu e treabă ușoară - mai ales când organizația e în creștere. Iar recrutarea noilor colegi ocupă un rol central: fie că apar proiecte noi sau cresc nevoile de angajare pe cele existente, echipa de recrutare e mereu în mișcare.

Am vorbit cu Maria Tudor, Recruitment Coordinator în cadrul mindit, despre cum reușește echipa ei să susțină ritmul de creștere al companiei și cum își organizează munca pentru a mai avea timp și de alte lucruri. Pe lângă coordonarea echipei de recrutare, din care în prezent mai fac parte încă 3 persoane, Maria se implică și în zona de cultură, bucurându-se de șansa de a se conecta cu colegii săi. Nu e de mirare deci că îi știe pe nume pe toți cei 160 dintre ei.

În ceea ce privește recrutarea, eforturile echipei se duc către căutarea și selecția candidaților potriviți. Iar pentru că este vorba de candidați cu experiență în zona de IT, este esențial ca lucrurile să se miște repede și fără probleme.

Pentru asta, și-au dat seama că trebuie să aibă un control bun asupra procesului de recrutare. Pentru o perioadă, și-au organizat munca și candidații folosind fișiere Excel partajate în SharePoint. Însă și-au dat seama că Excelul îi limitează foarte mult și că simpla actualizare a bazei de date le ia prea mult timp.

„Devenise extrem de greu să folosim Excelul pentru a ne organiza”, își amintește Maria. „Echipa a crescut, eram deja trei colege care ne ocupam de recrutare. Și era foarte dificil să umble toată lumea în același excel și să actualizeze datele.”

Însă problema cea mai mare era că nu aveau acces cu ușurință la toate informațiile și evaluările unui candidat, iar asta făcea ca întregul proces de selecție să dureze mai mult decât și-ar fi dorit.

„Comentariile pe care le scriam erau destul de limitate, pentru că se aglomera foarte mult o celulă din Excel și nu aveam ușor acces la istoricul oamenilor. Aveam notițe peste tot, iar cei implicați în evaluare ajungeau să aibă inbox-ul plin de e-mailuri. În plus, nu puteam să măsurăm absolut nimic din perspectiva experienței candidatului – de exemplu cât dura procesul de recrutare, sau cât ne lua să-i trecem dintr-o etapă în alta. Chiar dacă în Excel poți să pui niște filtre și să scoți formule, este foarte greu să faci asta atunci când nu ai totul într-un singur loc.”

Curând, Maria și echipa ei și-au dat seama că au nevoie de instrumente mai bune pentru a putea ocupa rolurile deschise, dar și pentru a se mai putea ocupa și de alte sarcini pe lângă recrutare.

„Ne doream să avem un tool care să ne ajute să facem mai multe lucruri cu timpul nostru. Am simțit că este pasul următor pentru noi, pentru că mindit creștea, echipa de recrutare creștea, era normal să crească și tool-urile pe care le folosim și să devină totul mult mai smart.”

Când au descoperit Mingle, și-au dat seama că este exact ce au nevoie pentru a-și face munca mai ușoară – și mai plăcută.

Soluția: Un instrument de recrutare care să strângă toate datele într-un singur loc

Mai mult decât orice, Maria și colegele ei își doreau un instrument care să le ajute să se miște mai repede. Un instrument ușor de folosit care să le ofere acces la informații despre candidați și rapoarte dintr-un singur click. Și nu în ultimul rând un instrument care să le reducă munca manuală și să le permită să se ocupe și de alte lucruri.

De ce au ales Mingle și nu alte programe?

„Ce a făcut diferența atunci când am ales Mingle ca software de recrutare a fost faptul că a fost foarte ușor de comunicat cu ei. Mereu când veneam cu sugestii sau cerințe specifice (cum ar fi anumite rapoarte personalizate), ne-au ajutat în timp foarte scurt cu ce aveam nevoie. Au și adus funcționalități noi pe care ni le doream. Dincolo de eficiența aplicației, ne-am dat seama că putem crește alături de ei.”

Pentru mindit, Mingle a fost alegerea ideală. Ușor de adoptat și învățat, a reușit să înlocuiască instrumentele descentralizate pe care le foloseau până atunci și să aducă într-un singur loc toate informațiile de care aveau nevoie.

„Pentru noi o altă opțiune a fost să mutăm recrutarea în Jira, pentru că toată lumea avea deja acces. Însă sunt multe alte lucruri pe care Mingle le oferă și Jira nu – cum ar fi de exemplu profilul și istoricul unui candidat. Ne-am dorit mai degrabă să lucrăm cu Mingle și să ne mutăm toate procesele acolo, pentru că era un instrument mai bun pentru asta și era și mai ușor de folosit.”

Cât au durat trainingul și implementarea

Odată luată decizia, următorii pași au decurs extrem de ușor. Discuția de training și implementare a durat mai puțin de jumătate de oră, iar în aceeași zi au renunțat la Excel și au importat datele în Mingle la final de program. A doua zi au început deja să-l folosească.

„Ne-a luat mai puțin de o zi să învățăm să folosim Mingle. Este extrem de ușor și intuitiv totul, îl poți folosi din primele minute de când intri în aplicație. Iar atunci când s-au alăturat colege noi în echipa de recrutare, nu am pierdut timp să le învățăm să-l folosească. Noi chiar povestim la interviuri că folosim Mingle ca software de recrutare și le spunem că este un tool foarte ușor de folosit.”

Ce s-a îmbunătățit de când folosesc Mingle:

„Totul este mai ușor, iar procesul este mult mai rapid. Fiind atât de intuitiv, toată lumea se descurcă repede. Ne place că putem să-l folosim toate în același timp. Înainte, țineam în Sharepoint Excelul pe care lucram. Teoretic, puteam să lucrăm două persoane în el în același timp, însă în practică asta era mai dificil. Iar de când am ajuns să fim trei, iar acum patru în echipă, ar fi devenit totul mult mai greoi. Asta ar fi afectat procesul nostru de recrutare și nu ne doream asta. Voiam să construim un proces cât mai agil, cât mai bun.”

E mai simplu să evalueze candidații prin acces la comentariile celorlalți colegi

„Ce simt că ne-a ajutat foarte mult este că putem să vedem istoricul candidaților: mi se pare absolut minunat faptul că fiecare candidat are o pagină a lui și că putem vedea ce s-a întâmplat cu el și ce comentarii au fost adăugate. Era un lucru pe care nu îl puteam face în Excel, mai ales că erau greu de adăugat și de urmărit toate comentariile într-o singură celulă.”

Odată găsiți și salvați în baza de date, candidații pot fi vizualizați și evaluați cu ușurință. Pentru fiecare se creează o pagină de profil în care sunt salvate atât informațiile de bază, cât și feedbackul echipei, istoricul acțiunilor și recomandările privind pașii următori.

Astfel, devine mult mai ușor pentru echipa de recrutare să evalueze candidații și să scurteze durata procesului pentru aceștia.

Istoricul candidaților în Mingle 

Au îmbunătățit experiența candidaților printr-un proces mai scurt și mai agil

„În general, recrutarea în IT are un renume destul de prost. Noi vrem să o privim dintr-o perspectivă strategică și să o folosim pentru a ne crește comunitatea. Procesul de recrutare este primul contact al candidaților cu echipa mindit, iar experiența lor trebuie să fie foarte bună. Pentru asta, avem nevoie de un proces de recrutare agil și care să decurgă foarte lin.”

Folosind Mingle, echipa de recrutare mindit a reușit să îmbunătățească experiența candidaților prin simplul fapt că acum deciziile se iau mult mai ușor și procesul de recrutare este mai scurt.

Și nu numai asta: accesul la comentariile celorlalți colegi și evaluările acestora le permit să țină legătura cu candidații și să asigure o comunicare transparentă cu aceștia. 

Niciun candidat nu se pierde – și nici nu se mai întâmplă ca aceeași persoană să fie contactat de mai mulți recrutori. Pentru că au acces la istoricul lor, cei din echipa de recrutare pot vedea dacă cineva a mai fost contactat în trecut și de ce nu a fost interesat. Folosind aceste informații, pot merge către el cu o propunere mai bună, personalizată – iar asta îi determină pe unii dintre ei să-și dorească să reia discuțiile.

Comunicarea cu candidații și programarea interviurilor din Mingle

Au un control mai bun asupra recrutării prin rapoarte în timp real

„Chiar dacă ne doream, înainte nu puteam scoate anumite rapoarte din cauză că lucram în Excel. Noi făceam o actualizare a statusului în aceeași celulă, așa că nu puteam scoate niște rapoarte la final de proces să vedem cum anume au evoluat candidații și cât a durat să treacă de la o etapă la următoarea.”

O altă parte importantă oferită de Mingle a fost accesul la date în timp real: atunci când își doresc să vadă cum stau cu candidații pentru rolurile deschise, găsesc în aplicație datele de care au nevoie pentru a vedea ce fac în continuare.

„Mingle ne-a ajutat să reducem foarte mult timp cu rapoartele. Noi analizăm statusul candidaților de trei ori pe săptămână, tocmai ca să avem un overview al situației existente. Înainte, făceam asta punând diverse filtre în excel, iar asta ne lua în jur de 2 ore pe săptămână. În momentul în care am putut avea acces în timp real la acest raport din Mingle, aceste ore au fost reduse la câteva minute.”

Acces la statistici și rapoarte în timp real cu Mingle

Rezultat: Un proces de recrutare agil și o experiență mai bună pentru candidați

Folosind Mingle, echipa mindit este mai agilă și ocupă mai repede posturile libere, reușind astfel să creeze o experiență mai bună pentru candidați. În cele aproape 7 luni de când îl folosesc, au reușit să angajeze peste 40 de colegi noi – și să reducă cu câteva ore munca administrativă din programul recrutorilor.

De când folosesc Mingle, au reușit să:

• Evalueze candidații mai ușor prin acces la comentariile și notițele echipei;
• Aibă o vizibilitate mai bună asupra candidaților, pentru ca nimeni să nu se dubleze sau să se piardă printre crăpături;
• Îmbunătățească experiența candidaților printr-un proces mai scurt și mai agil;
• Comunice mai ușor în echipă, să ia decizii de angajare și să țină evidența candidaților și a procesului de recrutare;
• Se concentreze pe lucrurile specifice care trebuie îmbunătățite prin acces la indicatorii de recrutare.

Investiția în Mingle s-a dovedit benefică: acum lucrează mai repede, mai bine și mai motivați decât înainte. Cu mai puține sarcini administrative de făcut, Maria și echipa ei se pot concentra pe angajarea și dezvoltarea profesioniștilor de care au nevoie pentru o creștere armonioasă.

„Dacă vrem un proces de recrutare smart, și toolurile pe care le folosim trebuie să fie smart. Iar Mingle ne ajută să ne facem treaba mai rapid și mai ușor.”

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.

Programează un demo