Un singur software cu tot ce ține de recrutare: cum folosește LASTING Group aplicația Mingle

LASTING Group reunește trei companii din domeniile distribuției IT, dezvoltării software și soluțiilor IT. În total, au peste 160 de angajați în sediile lor din București și Timișoara.

De un an folosesc Mingle în activitatea de recrutare pentru a-și organiza candidații, joburile și feedbackul într-un singur loc.

Ne-am auzit cu Iuliana Moje, HR Project Manager, care ne-a povestit cum au luat decizia de a investi într-un software de recrutare, cât de repede s-au obișnuit cu noul mod de lucru și ce s-a îmbunătățit de când folosesc Mingle.

Provocarea: Prea multe Excel-uri, prea puține informații. Datele sunt greu de accesat în lipsa unei soluții centralizate.

Iuliana ocupă de 2 ani rolul de HR Project Manager în cadrul LASTING System, una dintre cele trei companii din grupul LASTING. Ca parte din munca ei, ea se ocupă și de proiectele de recrutare ale companiei.

O recrutare bazată pe valori - și pe un volum mare de informații

În LASTING, recrutarea nu este una de volum, fiind puternic influențată de cultura companiei. Candidații sunt aleși în funcție de potrivirea lor cu echipa, iar pentru asta se evaluează atitudinea, caracterul și valorile acestora.

De aceea, este nevoie ca echipa de recrutare să aibă cât mai multe informații pentru a lua deciziile corecte. Acest lucru înseamnă și că trebuie să centralizeze aceste informații undeva unde să le poată accesa cu ușurință, să le compare și să le folosească.

Informațiile sunt greu de urmărit în lipsa unei baze de date centralizate

Până anul trecut, fiecare dintre cele trei colege folosea mai multe fișiere Excel pentru a organiza diversele tipuri de informații.

Însă acest mod de lucru avea multe neajunsuri:

• Când una dintre colege pleca în concediu sau era nevoită să delege, ajungea să piardă câteva ore pentru a-și preda munca și a explica cum trebuie interpretate sau completate datele.
• Nu aveau transparență și vizibilitate pe proiectele pe care lucrau. Acest lucru le făcea grea atât munca de zi cu zi, cât și predarea către o altă colegă în caz de nevoie.
• Exista riscul ca mai multe persoane să contacteze același candidat fără să știe. Pentru că fiecare folosea propriile fișiere, nu aveau un mod facil de a-și verifica munca și de a nu-și dubla candidații.

E nevoie de o schimbare

Toate aceste provocări le-au făcut să-și dea seama că au nevoie de o îmbunătățire a modului în care lucrează.

Iar când au văzut că proiectele de recrutare sunt în creștere, au știut că echipa nu poate duce volumul de lucru și riscă să ajungă în burnout dacă nu schimbă ceva.

Pentru că Iuliana participase în trecut la implementarea unor proiecte de digitalizare, i s-a părut că soluția pentru problema lor era una evidentă: trebuia să folosească un software de recrutare pentru a-și ține toate datele într-un loc și a simplifica munca.

„Am știut că trebuie să ne orientăm către un soft de recrutare atunci când am aflat că urmează să se deschidă mai multe poziții și că vom face o recrutare continuă. Am intuit că va fi dificil să folosim bazele de candidați descentralizate pe care le aveam și că trebuie să ne eficientizăm munca pentru a-i putea face față. Căutam să ne eficientizăm procesele, iar atunci am descoperit Mingle și ne-am dat seama că ne-ar putea ajuta cu ce avem nevoie pe partea de recrutare.”

Soluția: Un software ușor de folosit în care să organizeze candidații, CV-urile, feedbackul și rapoartele

Atunci când și-au dat seama că au nevoie de un software de recrutare, Iuliana și colegele ei aveau câteva criterii în minte. Cel mai important însă era să găsească un software intuitiv, pentru că voiau să se învețe rapid cu el. Doar așa puteau să-l integreze ușor în munca lor pentru a ține toate datele la un loc și a-și delega proiectele la nevoie.

De ce Mingle și nu un alt produs?

Plecând de la nevoile lor, am întrebat-o pe Iuliana ce i-a determinat să aleagă Mingle și nu un alt software de recrutare.

„Am ales Mingle în special pentru că este ușor de folosit și aplicația este în creștere. Pentru a convinge mai departe factorii de decizie, a trebuit să prezint beneficiile produsului. Așa că am notat următoarele avantaje:

• Mingle are o interfață intuitivă. Oricine o poate înțelege și folosi cu ușurință, fără a fi nevoie de training. Dacă vine cineva nou în echipă, vrem să ne ia cât mai puțin să-i explicăm cum să folosească baza de date;
• Ne permite să centralizăm toți candidații într-o singură aplicație. Îi putem găsi cu ușurință, putem lăsa comentarii și genera rapoarte ușor de prezentat și urmărit;
• Avem acces la o bază de date în care putem stoca toate informațiile despre candidați: CV-uri, feedback, date pentru screening și evaluare;
• Ne oferă transparență pe proiecte și pe munca fiecăreia dintre noi;
• Ne ajută să reducem efortul de predare și preluare a proiectelor. Astfel, dacă ceva se întâmplă și o colegă nu se mai poate ocupa de un proiect, putem să preluăm mai ușor munca una de la cealaltă.”

Rezultat: Mai multe date cu mai puțin efort

Iuliana și colegele ei folosesc acum Mingle pe tot parcursul procesului de recrutare, iar asta le ajută să țină toate datele la un loc și să aibă acces instant la rapoarte. Astfel, pot să vadă care e statusul proiectelor de care se ocupă și unde ar trebui să investească mai multe resurse.

Ce s-a îmbunătățit de când folosesc Mingle 

Principalul beneficiu adus de aplicație este că au toate informațiile despre candidați în același ecran: atât CV-ul, cât și istoricul și câmpurile completate intern, în special în procesul de evaluare.

În felul acesta, colaborează mai ușor cu managerii de echipă implicați în proces și strâng la un loc feedbackul acestora.

În ultimul an de când folosește Mingle, Iuliana simte că a redus timpul pe care îl petrecea înainte cu introducerea datelor, iar acest câștig de timp se vede în calitatea datelor pe care le strânge.

„Mingle reduce considerabil riscul de burnout.

Atunci când introduci date într-un Excel și ai 7 Excel-uri în care te uiți pentru că ai 7 proiecte diferite, îți ia foarte mult timp, iar informația e greu de parcurs. Nu poți analiza cum trebuie un Excel dezorganizat.

Acest gen de muncă duce la burnout. Și e și mai greu atunci când vorbim de un volum mare de muncă repetitivă. Oricine și-ar pierde din implicare și ar ajunge să se concentreze pe cantitate, în loc de calitate.

O aplicație care îți ușurează munca și e interactivă îți scade riscul de burnout și te motivează să-ți faci treaba la fel de bine în continuare.

Și asta simt că face Mingle pentru noi. Ne ajută să centralizăm toate datele într-un loc fără să depunem la fel de mult efort.”

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.

Programează un demo