Să organizezi o întâlnire la birou pare ceva simplu. Totuși, câte dintre întâlniri sunt cu adevărat eficiente și productive? De câte ori nu ai plecat gândindu-te: „Această întâlnire ar fi putut fi un e-mail”?
Pentru că timpul petrecut la birou este limitat și rezervat în principal rezolvării task-urilor, fiecare întâlnire ar trebui să ofere claritate, soluții și un plan de acțiune – nu frustrare și pierdere de timp. O organizare mai bună a întâlnirilor face diferența dintre o discuție productivă și una care doar consumă energie fără rezultate concrete.
În acest articol vei găsi câteva idei creative despre organizarea întâlnirilor la birou: cum să le faci să fie productive și să merite timpul colegilor tăi.
Principalele tipuri de întâlniri și rolul lor
Întâlnirile de la birou pot varia în funcție de scop, participanți și frecvență. Fie că sunt planificate regulat sau organizate ad-hoc, fiecare tip de întâlnire are un rol esențial în fluxul de lucru al echipei. Iată cele mai frecvente categorii:
Întâlniri de ritm
Sunt acele întâlniri periodice care au ca scop alinierea echipei și menținerea unui ritm constant de lucru. Printre acestea se află întâlnirile lunare cu toți angajații, întâlnirile zilnice de câte 10-15 minute sau întâlnirile pentru monitorizarea proiectelor.
Toate aceste întâlniri se bazează pe trei componente: stabilești obiectivele, lucrezi la realizarea lor și le monitorizezi. Ele tind să fie recurente și mereu cu aceiași participanți.
Întrebarea de bază a acestor tipuri de întâlniri este: „Suntem pe drumul cel bun pentru a realiza obiectivele pe care ni le-am stabilit?”
Întâlniri de luare a deciziilor
Sunt concentrate pe brainstorming, luarea deciziilor și rezolvarea problemelor. Tocmai de aceea, la ele participă oamenii implicați în situația care trebuie rezolvată.
Aceste întâlniri au loc doar atunci când este necesar. Deoarece ele sunt axate pe explorarea aprofundată a unor subiecte specifice, recomandarea noastră este să nu chemi într-o perioadă scurtă de timp aceleași persoane la mai multe astfel de întâlniri. Există riscul să le epuizezi rapid resursele, așa că e bine să dozezi corespunzător aceste tipuri de întâlniri.
Întrebarea de bază a acestor întâlniri este: „Am găsit un răspuns la întrebarea noastră?”
Întâlniri contextuale
Aceste întâlniri se concentrează în primul rând pe stabilirea contextului. Ele au scopul de a-i ajuta pe angajați să înțeleagă anumite subiecte și le oferă tuturor o perspectivă comună asupra unui subiect. Ele tind să fie mai formale, cum ar fi o întâlnire cu toții angajații companiei sau o sesiune de orientare a angajaților noi.
Întrebarea de bază a acestor tipuri de întâlniri este: „Am plecat mai bine pregătit pentru a-mi face treaba?”
Bune practici în organizarea întâlnirilor eficiente la birou
Ca parte din munca ta, cel mai probabil ai organizat sau ai participat la numeroase ședințe până acum. Cunoști deja regulile de bază: să ai un obiectiv clar, un moderator eficient și o minută bine documentată.
Dar cum poți transforma o întâlnire obișnuită într-una cu adevărat productivă și apreciată de colegi? Mai jos vei descoperi câteva strategii inovatoare care merg dincolo de regulile standard și care te pot ajuta să creezi întâlniri relevante și eficiente.
1. Creează ritualuri pentru întâlnirile de ritm
Întâlnirile de ritm (ca de exemplu ședințele săptămânale) sunt esențiale pentru a menține echipa aliniată, a discuta progresul și a identifica obstacolele întâlnite.
Totuși, dacă îți întrebi colegii ce părere au despre aceste ședințe, s-ar putea să auzi răspunsuri precum: „sunt plictisitoare”, „se simt ca o corvoadă” sau, și mai rău, „particip pentru că trebuie, nu pentru că vreau”.
Pentru a face aceste întâlniri mai atractive, încearcă să creezi ritualuri care să-i facă pe colegi să vină cu drag și să se implice mai mult. Un început structurat, o sesiune rapidă de feedback sau un element interactiv pot face diferența dintre o ședință monotonă și una productivă.
Încearcă și tu:
Astfel de ritualuri pot fi jocuri de tip ice-breaker, o sesiune de vești bune (fiecare coleg împărtășește ceva ce i s-a întâmplat în ultima săptămână), o mulțumire adusă unui coleg de echipă care a realizat ceva remarcabil sau a ajutat un alt coleg. Ritualul este recomandat să se realizeze la începutul întâlnirii, pentru a crea energie și conexiune între participanți. Nu uita că este esențial să le revizuiești și să le adaptezi periodic.
2. Oferă spațiu fiecărui coleg să-și exprime părerea
Ideile bune pot veni de oriunde. Într-o întâlnire bine organizată, fiecare participant trebuie să se simtă încurajat să contribuie, indiferent de rolul sau experiența sa. Ideile valoroase nu vin doar de la manageri sau colegii cei mai experimentați, ci și de la cei care privesc lucrurile dintr-o perspectivă proaspătă.
Crearea unui mediu deschis, în care toată lumea are ocazia să vorbească fără teama de judecată, poate duce la soluții inovatoare. Uneori, întrebările simple sau observațiile neașteptate pot declanșa discuții esențiale și pot genera idei care altfel ar fi fost trecute cu vederea.
Încearcă și tu:
Dacă ai o întâlnire pentru a dezbate un anumit subiect, testează acest instrument: în loc ca participanții să ridice mâna și să-și spună părerea vocal, adaugă subiectele de discuție pe un document unde colegii pot da note cu privire la tema respectivă și pot să-și detalieze opinia.
Cere colegilor să-și scrie punctul de vedere cu privire la o anumită decizie. Toată lumea pune un scor numeric legat de subiectul în cauză și descrie motivul notei acordate. Răspunsurile rămân anonime până când toată lumea termină de răspuns (acest lucru ajută la combaterea bias-urilor de grup). La final analizați răspunsurile, motivațiile și luați o decizie pe baza lor.
Pro tip: Dacă vrei un mod automat de a face acest lucru, cei de la Coda îți oferă instrumentul potrivit.
3. Creează energie prin resetare
„Resetarea” este un ritual folosit de cei de la Thrive
Global. Acest ritual te poate ajuta să-ți faci o repoziționare a stării în care
te afli într-un interval foarte scurt, de aproximativ 60 de secunde. Această
„resetare” constă într-un exercițiu de respirație, însoțit de un montaj video și un
ghidaj audio.
Poți folosi acest ritual oricând, la începutul sau la sfârșitul zilei sau în momentele stresante.
Încearcă și tu:
Implementează acest ritual și în cadrul întâlnirilor. Fiecare coleg din echipă ar trebui să creeze un montaj de „Resetare” cu imagini, sunete și cuvinte care îi ajută să rămână conectați în prezent.
La începutul unei întâlniri, unul dintre participanți își va prezenta video-ul de „resetare”. Acest lucru are două efecte diferite. În primul rând, servește ca exercițiu de meditație în echipă la începutul unei întâlniri, aducând pe toată lumea în mentalitatea potrivită. În al doilea rând, funcționează ca un ice-breaker, deoarece toată lumea învață câte ceva despre ceilalți colegi și formează o conexiune între ei.
4. Invită oamenii potriviți
Întâlnirile organizate pentru luarea unei decizii sunt axate pe un anumit subiect: o discuție care trebuie finalizată cu o decizie sau un subiect mai complex care trebuie explorat mai profund.
Cum este diferit acest lucru de o întâlnire de ritm? De ce nu poți să iei
decizii pur și simplu la întâlnirile lunare cu angajații sau la cele zilnice?
La întâlniri de ritm participă colegi din mai multe departamente sau cu
diferite competențe.
Dar, dacă ai de luat o decizie cu privire la un produs, poate nu ai nevoie
ca întreaga echipă executivă să fie prezentă la întâlnire. Este nevoie de
oamenii care înțeleg toate nuanțele și aspectele legate de situația discutată.
Tocmai de aceea, pentru a evita să ai întâlniri de ritm ineficiente, este recomandat să se organizeze întâlniri separate, fără participanți permanenți, dedicate luării deciziilor importante. Invită la aceste întâlniri doar persoanele care sunt absolut necesare pentru fiecare situație, pentru a lua decizii cât mai eficiente pentru subiectul respectiv.
Încearcă și tu:
Creează un spațiu în care colegii care au de organizat acest tip de întâlniri să își treacă subiectele pe care vor să le discute, să menționeze colegii de care au nevoie la acea întâlnire și durata de timp estimată.
Astfel, cei care au fost propuși să participe pot
vedea dacă chiar este o situație în care expertiza lor este necesară. Iar cei
care nu au fost invitați, dar cred că au un aport de adus, se pot propune ca
participanți.
Pro tip: aceste grupuri nu ar trebui să fie mai mari de șapte sau opt persoane pe întâlnire.
5. Pune întrebările potrivite pentru a obține răspunsul corect
Se întâmplă ca unele întâlniri pentru luarea unei decizii să înceapă cu generarea de „soluții”, înainte de a stabili dacă au fost puse întrebările potrivite, în ordinea corectă. Prin urmare, într-o întâlnire eficientă, în loc să petreci cea mai mare parte a timpului căutând răspunsul corect, te poți concentra mai întâi pe a pune întrebarea potrivită.
Încearcă și tu:
Pentru o decizie anume care trebuie luată, începe prin a face o listă de întrebări și observații. Apoi aranjează-le: care dintre aceste întrebări, dacă se va răspunde la ea mai întâi, ar oferi răspunsuri la majoritatea celorlalte întrebări?
Găsești aici mai multe informații care să te ajute în acest proces.
6. Creează echipe de feedback
Se întâmplă uneori ca o echipă să lucreze la un proiect, să respecte regulile de execuție și totuși, la final, rezultatul să nu fie cel dorit. Pentru a evita aceste situații neplăcute, poți crea un obicei ca proiectele importante să fie supuse și feedbackului unor colegi care nu fac parte din echipa executantă. Acest feedback oferă o viziune proaspătă, care nu este influențată de bias-ul echipei și poate aduce o perspectivă nouă și utilă celor din echipă.
Încearcă și tu:
Conceptul de „Braintrust”, popularizat de Pixar, implică formarea unui grup dedicat oferirii de feedback sincer și constructiv, fără a impune decizii, pentru a stimula creativitatea și inovația.
Când cei de la Pixar lucrează la un film, programează în mod regulat proiecții cu un grup numit „Braintrust”. Fiecare regizor are, în medie, aproximativ opt întâlniri cu cei din Braintrust înainte de lansare. Toți urmăresc filmul împreună și ascultă reacțiile celuilalt, iar cineva notează cu atenție reacțiile colegilor, intensitatea și frecvența lor. La final are loc o discuție foarte sinceră cu echipa de Braintrust. Aceștia nu au rolul de a aproba sau respinge un film, ci doar de a da feedback.
7. Îmbunătățește întâlnirile one-on-one
Întâlnirile one-on-one nu ar trebui să fie doar verificări ale progresului, ci
și oportunități pentru dezvoltarea profesională și personală a membrilor
echipei.
Adesea, angajații nu se gândesc la întâlnirile one-on-one ca la o întâlnire de context. Pentru ei, este o ocazie în care își prezintă progresul pe diferite proiecte și anumite blocaje, dacă este cazul. Dar, o întâlnire one-on-one de calitate ar trebui să aibă, pe lângă partea de monitorizare, și un timp alocat dezvoltării angajatului. În acest timp managerul poate acorda feedback, poate vorbi despre oportunități de promovare sau instrumente de învățare.
Încearcă și tu:
Creează un șablon pentru întâlnirile one-on-one cu câte o pagină dedicată fiecărei categorii: proiecte în curs, dezvoltare, feedback etc.
Prima pagină din document, pe care o poți numi „acord de parteneriat”, este locul unde angajatul și managerul își notează așteptările unuia față de celălalt. Acest lucru încurajează fiecare angajat și manager să-și creeze propriul parteneriat, cu caracteristicile proprii. Nu există o soluție universală de întâlniri one-one-one, dar, fiind vorba doar de două persoane participante, este foarte important ca acea pereche să-și dezvolte propriul mod de a lucra împreună.
E rândul tău
Întâlnirile eficiente nu înseamnă doar o agendă bine structurată și respectarea timpilor alocați. Ele creează un spațiu în care oamenii se simt ascultați, apreciați și motivați să contribuie.
Poți începe să testezi ideile de mai sus treptat, adaptându-le la stilul și nevoile echipei tale. Nu te descuraja dacă lucrurile nu ies perfect din prima - ca orice abilitate, și organizarea întâlnirilor se perfecționează cu practica.
Cel mai important este ca tu și colegii tăi să plecați din ședință cu claritate și energie, nu epuizați și confuzi.
Manual complet de interviu
Pregătește-te mai bine pentru interviuri cu ajutorul acestui manual în care vei găsi peste 300 de întrebări de interviu, formulare de evaluare și modele de e-mail.
Descarcă gratuit
Comments
Post a Comment