Skip to main content

De ce ai nevoie de un proces de preboarding pentru noii angajați

Preboarding

Preboarding-ul este o etapă importantă din procesul de angajare, deși deseori neglijată. Ea facilitează o tranziție ușoară a viitorului angajat din momentul acceptării ofertei și până în prima zi de lucru, acoperind pași precum pregătirea logistică sau imersiunea culturală.

Un program de preboarding bine pus la punct îmbunătățește engagement-ul noilor angajați și crește șansele ca aceștia să se acomodeze mai repede la locul de muncă – și să rămână în companie pentru mai mult timp.

În acest articol vei găsi mai multe informații despre cum să pregătești preboarding-ul viitorilor colegi și de ce este o etapă atât de importantă.

Ce este preboarding-ul?

Preboarding-ul se referă la perioada de timp cuprinsă între momentul în care un candidat acceptă oferta de muncă și prima lui zi de lucru în companie.

În varianta cea mai simplă, preaboarding-ul acoperă partea administrativă: colectarea documentelor necesare angajării, semnarea contractului de muncă sau examenul de medicina muncii.

În varianta extinsă, preboarding-ul cuprinde mai mult decât simplele formalități menționate mai sus - este modul prin care compania recunoaște valoarea noului angajat și îl asigură că a luat decizia corectă.

De ce este important preboarding-ul?

Potrivit LinkedIn, patru din cinci persoane nou angajate au temeri înainte de a începe lucrul la noul loc de muncă. Acestea își pun întrebări precum: A fost alegerea corectă? Cum va arăta viața lor la birou? Sunt într-adevăr pregătiți de o schimbare?

Prin preboarding poți adresa o parte din aceste îngrijorări ale noilor colegi și îi poți asigura că au luat decizia corectă.

Potrivit unui studiu realizat de Integrated Benefits Institute, 82% dintre angajatori au observat o retenție mai bună a angajaților ca urmare a programelor de preboarding și onboarding.

În plus, conform unui raport Gallup realizat în 2021, doar 29% dintre noii angajați care parcurg numai etapa de onboarding declară că se simt pe deplin pregătiți pentru provocările noului loc de muncă.

Preboarding vs onboarding: care este diferența?

În timp ce onboarding-ul acoperă activitățile gândite pentru noul angajat odată ce a început lucrul și care se întind pe parcursul mai multor săptămâni sau luni, preboarding-ul pregătește venirea noului coleg în companie.

Din punct de vedere cronologic, preboarding-ul este etapa cuprinsă între ziua în care candidatul semnează oferta de muncă și prima lui zi de lucru. Această perioadă poate fi de câteva zile sau săptămâni. Onboarding-ul îi urmează și începe din prima zi de lucru, putând dura câteva săptămâni sau luni.

Cum poți face preboarding-ul noilor angajați

Iată ce poți face ca parte din procesul de preboarding:
  • Trimite-i noului coleg un e-mail de bun venit înainte de începerea lucrului. Îi poți spune cum să se pregătească pentru prima zi, ce program va avea sau îi poți oferi câteva detalii despre colegii din echipa sa.
  • Trimite un kit de bun venit. Acesta poate include orice de la pixuri, tricouri, stickere, căni, orice crezi că este reprezentativ pentru compania ta. Aici poți include și o hartă a locului unde este amplasat biroul care să conțină informații despre împrejurimi (detalii logistice, restaurante, farmacii, etc).
  • Asigură-te că noul coleg a completat toate documentele necesare angajării.
  • Prezintă noul angajat către restul echipei
  • Fă configurările tehnice, cum sunt cele de email și calculator
  • Oferă-i candidatului detalii logistice - de exemplu despre locurile de parcare, codul vestimentar și programul pentru prima zi sau prima săptămână de lucru.
  • Lucrează la un FAQ. Cel mai probabil, noii colegi vor avea câteva curiozități legate de locul de muncă. Îi poți ajuta pregătind o listă cu cele mai frecvente întrebări și răspunsuri pentru acestea.
Găsești mai jos trei exemple de situații care pot fi adresate cu ajutorul preboarding-ului:

Exemplul 1: E-mail de bun venit și orientare

Managerul direct poate trimite candidatului un e-mail de bun venit, e-mail care să conțină informații despre ce activități va face în prima săptămână, precum și despre membrii echipei din care va face parte.

Iată un exemplu de e-mail pe care l-am folosit la Mingle în etapa de preboarding:

Bună, [PRENUME],

Ne pregătim ușor-ușor de venirea ta la Mingle ☺️ Iată la ce să te aștepți în primele zile:

Prima zi

Ne vedem luni de la 10 pe Teams pentru prima ta întâlnire cu echipa. Până la întâlnire, asigură-te că te-ai logat pe Teams folosind noua ta adresa de e-mail.

Nu trebuie să pregătești nimic altceva pentru întâlnire, dar va fi cu camera pornită 🙂

Tot în prima zi vei afla mai multe despre produs, modul nostru de lucru și procesele pe care le avem. Și vei avea timp să explorezi singură aplicația.

Prima săptămână

În prima săptămână vei afla mai multe despre proiectele pe care vei lucra și vei începe chiar lucrul pe primele task-uri.

Ne vedem luni!

Exemplul 2: Configurări tehnice pentru cei care lucrează remote

Poți trimite angajatului laptopul și toate accesoriile necesare și poți programa o întâlnire cu cei din departamentul tehnic în care aceștia să realizeze toate configurările necesare.

Exemplul 3: Conectarea cu mentorul

Multe companii oferă noilor angajați un mentor sau buddy, care să le fie alături pe parcursul primelor luni în companie. Poți seta o discuție între cei doi în care noului angajat să i se poată clarifica anumite aspecte pe care nu le-a discutat amănunțit în procesul de recrutare.

Exemple de subiecte care pot fi abordate în cadrul discuției sunt programul de lucru, codul vestimentar, politica de concedii, beneficiile oferite de companie.

Sfaturi pentru un preboarding reușit

Personalizează experiența

Noii angajați sunt într-o perioadă de descoperire și acomodare, în care, de cele mai multe ori, nu cunosc pe nimeni din birou. De la mesaje de bun venit personalizate la atribuirea unui mentor, aceste detalii pot face o diferență semnificativă.

Răspunde la întrebări

Noii angajați vor avea o mulțime de întrebări și este important să nu le lași neadresate. Pentru asta, poți seta o întâlnire în care viitorul angajat să-ți poată adresa toate neclaritățile pe care le are.

Automatizează taskurile administrative

Poate fi descurajant să gestionezi un număr mare de angajări în lipsa unor tool-uri dedicate. Ia în considerare investiția într-un software de onboarding sau un tool de recrutare pentru a automatiza o parte din munca manuală și pentru a reduce riscul de erori.

E rândul tău

Cu un program dedicat de preboarding, nu numai că vei spori entuziasmul și implicarea noilor angajați, ci vei putea, de asemenea, să te ocupi și de aspectele administrative, astfel încât noul angajat să fie gata din prima zi. Noii tăi angajați îți vor mulțumi.

În plus, este un mod foarte bun de a construi brand-ul companiei tale și de a-i face pe cei mai buni angajați să își dorească să lucreze cu tine.
Pe aceeași temă...

Am recrutat un programator în 15 zile. Iată ce am învățat.

Ce proces de recrutare am folosit pentru a angaja un programator în 2 săptămâni.

Citește în continuare

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s

Cum să scrii și să promovezi un anunț de angajare (și un model gratuit)

Înainte de a începe să lucrezi la anunțul de angajare și să-l promovezi, acordă-ți puțin timp pentru a „face cunoștință” cu candidatul modern. Ce trebuie să știi în mod special despre acesta este că cel mai probabil își caută job în mai multe locuri și că își folosește telefonul mobil pentru asta. Iar în timp ce site-urile de joburi continuă să fie principala sursă de căutare, mai mult de jumătate din candidați folosesc și platformele de social media pentru a-și găsi un job. Fă cunoștință cu candidatul modern În prezent, candidații petrec până la 15 ore pe săptămână căutându-și un nou loc de muncă, iar cel mai probabil își folosesc telefonul sau laptopul pentru asta. Mai mult de jumătate din căutările de joburi sunt făcute de pe mobil – de aceea angajatorii care construiesc un proces de aplicare optimizat pentru mobil au de două ori mai multe șanse să primească aplicații de calitate. Cum poți ajunge la candidați? Nu există o formulă magică în recrutare. Mai degrabă, există o varietate