De ce ai nevoie de un proces de preboarding pentru noii angajați

Preboarding-ul este o etapă importantă din procesul de angajare, deși deseori neglijată. Ea facilitează o tranziție ușoară a viitorului angajat din momentul acceptării ofertei și până în prima zi de lucru, acoperind pași precum pregătirea logistică sau imersiunea culturală.

Un program de preboarding bine pus la punct îmbunătățește engagement-ul noilor angajați și crește șansele ca aceștia să se acomodeze mai repede la locul de muncă – și să rămână în companie pentru mai mult timp.

În acest articol vei găsi mai multe informații despre cum să pregătești preboarding-ul viitorilor colegi și de ce este o etapă atât de importantă.

Ce este preboarding-ul?

Preboarding-ul se referă la perioada de timp cuprinsă între momentul în care un candidat acceptă oferta de muncă și prima lui zi de lucru în companie.

În varianta cea mai simplă, preaboarding-ul acoperă partea administrativă: colectarea documentelor necesare angajării, semnarea contractului de muncă sau examenul de medicina muncii.

În varianta extinsă, preboarding-ul cuprinde mai mult decât simplele formalități menționate mai sus - este modul prin care compania recunoaște valoarea noului angajat și îl asigură că a luat decizia corectă.

De ce este important preboarding-ul?

Potrivit LinkedIn, patru din cinci persoane nou angajate au temeri înainte de a începe lucrul la noul loc de muncă. Acestea își pun întrebări precum: A fost alegerea corectă? Cum va arăta viața lor la birou? Sunt într-adevăr pregătiți de o schimbare?

Prin preboarding poți adresa o parte din aceste îngrijorări ale noilor colegi și îi poți asigura că au luat decizia corectă.

Potrivit unui studiu realizat de Integrated Benefits Institute, 82% dintre angajatori au observat o retenție mai bună a angajaților ca urmare a programelor de preboarding și onboarding.

În plus, conform unui raport Gallup realizat în 2021, doar 29% dintre noii angajați care parcurg numai etapa de onboarding declară că se simt pe deplin pregătiți pentru provocările noului loc de muncă.

Preboarding vs onboarding: care este diferența?

În timp ce onboarding-ul acoperă activitățile gândite pentru noul angajat odată ce a început lucrul și care se întind pe parcursul mai multor săptămâni sau luni, preboarding-ul pregătește venirea noului coleg în companie.

Din punct de vedere cronologic, preboarding-ul este etapa cuprinsă între ziua în care candidatul semnează oferta de muncă și prima lui zi de lucru. Această perioadă poate fi de câteva zile sau săptămâni. Onboarding-ul îi urmează și începe din prima zi de lucru, putând dura câteva săptămâni sau luni.

Cum poți face preboarding-ul noilor angajați

Iată ce poți face ca parte din procesul de preboarding:

• Trimite-i noului coleg un e-mail de bun venit înainte de începerea lucrului. Îi poți spune cum să se pregătească pentru prima zi, ce program va avea sau îi poți oferi câteva detalii despre colegii din echipa sa.
• Trimite un kit de bun venit. Acesta poate include orice de la pixuri, tricouri, stickere, căni, orice crezi că este reprezentativ pentru compania ta. Aici poți include și o hartă a locului unde este amplasat biroul care să conțină informații despre împrejurimi (detalii logistice, restaurante, farmacii, etc).
• Asigură-te că noul coleg a completat toate documentele necesare angajării.
• Prezintă noul angajat către restul echipei
• Fă configurările tehnice, cum sunt cele de email și calculator
• Oferă-i candidatului detalii logistice - de exemplu despre locurile de parcare, codul vestimentar și programul pentru prima zi sau prima săptămână de lucru.
• Lucrează la un FAQ. Cel mai probabil, noii colegi vor avea câteva curiozități legate de locul de muncă. Îi poți ajuta pregătind o listă cu cele mai frecvente întrebări și răspunsuri pentru acestea.

Găsești mai jos trei exemple de situații care pot fi adresate cu ajutorul preboarding-ului:

Exemplul 1: E-mail de bun venit și orientare

Managerul direct poate trimite candidatului un e-mail de bun venit, e-mail care să conțină informații despre ce activități va face în prima săptămână, precum și despre membrii echipei din care va face parte.

Iată un exemplu de e-mail pe care l-am folosit la Mingle în etapa de preboarding:

Bună, [PRENUME],

Ne pregătim ușor-ușor de venirea ta la Mingle ☺️ Iată la ce să te aștepți în primele zile:

Prima zi

Ne vedem luni de la 10 pe Teams pentru prima ta întâlnire cu echipa. Până la întâlnire, asigură-te că te-ai logat pe Teams folosind noua ta adresa de e-mail.

Nu trebuie să pregătești nimic altceva pentru întâlnire, dar va fi cu camera pornită 🙂

Tot în prima zi vei afla mai multe despre produs, modul nostru de lucru și procesele pe care le avem. Și vei avea timp să explorezi singură aplicația.

Prima săptămână

În prima săptămână vei afla mai multe despre proiectele pe care vei lucra și vei începe chiar lucrul pe primele task-uri.

Ne vedem luni!

Exemplul 2: Configurări tehnice pentru cei care lucrează remote

Poți trimite angajatului laptopul și toate accesoriile necesare și poți programa o întâlnire cu cei din departamentul tehnic în care aceștia să realizeze toate configurările necesare.

Exemplul 3: Conectarea cu mentorul

Multe companii oferă noilor angajați un mentor sau buddy, care să le fie alături pe parcursul primelor luni în companie. Poți seta o discuție între cei doi în care noului angajat să i se poată clarifica anumite aspecte pe care nu le-a discutat amănunțit în procesul de recrutare.

Exemple de subiecte care pot fi abordate în cadrul discuției sunt programul de lucru, codul vestimentar, politica de concedii, beneficiile oferite de companie.

Sfaturi pentru un preboarding reușit

Personalizează experiența

Noii angajați sunt într-o perioadă de descoperire și acomodare, în care, de cele mai multe ori, nu cunosc pe nimeni din birou. De la mesaje de bun venit personalizate la atribuirea unui mentor, aceste detalii pot face o diferență semnificativă.

Răspunde la întrebări

Noii angajați vor avea o mulțime de întrebări și este important să nu le lași neadresate. Pentru asta, poți seta o întâlnire în care viitorul angajat să-ți poată adresa toate neclaritățile pe care le are.

Automatizează taskurile administrative

Poate fi descurajant să gestionezi un număr mare de angajări în lipsa unor tool-uri dedicate. Ia în considerare investiția într-un software de onboarding sau un tool de recrutare pentru a automatiza o parte din munca manuală și pentru a reduce riscul de erori.

E rândul tău

Cu un program dedicat de preboarding, nu numai că vei spori entuziasmul și implicarea noilor angajați, ci vei putea, de asemenea, să te ocupi și de aspectele administrative, astfel încât noul angajat să fie gata din prima zi. Noii tăi angajați îți vor mulțumi.

În plus, este un mod foarte bun de a construi brand-ul companiei tale și de a-i face pe cei mai buni angajați să își dorească să lucreze cu tine.

Pe aceeași temă...

De ce ai nevoie de un proces de offboarding

Plecarea unui angajat dintr-o companie ar trebui să fie mai mult decât o petrecere de rămas bun sau o scrisoare de recomandare. Află ce să faci pentru a ușura tranziția celor care pleacă și a echipelor din care fac parte.

Citește în continuare