Cum asigură Bookster un onboarding de succes pentru angajații remote

Interviu cu Laura Baciu, Head of Account Management

Onboarding-ul noilor angajați este o etapă esențială a călătoriei acestora în cadrul companiei. Odată ce un candidat a decis că își va dedica timpul și energia organizației tale, este important să înțeleagă încă din primele zile care sunt obiectivele și valorile acesteia, cum arată atmosfera și modul de lucru, dar și să cunoască mai bine echipa alături de care va lucra. 

Un proces de onboarding bine pus la punct va face candidații să se simtă bine-veniți, le va răspunde tuturor întrebărilor și le va aplana temerile, crescându-le astfel încrederea în organizație ca angajator. Iar, în cele din urmă, îi va ajuta să se simtă parte din echipă și să devină buni la munca lor – motivul pentru care s-au alăturat companiei în primul rând.

Iar atunci când vine vorba despre angajații remote, procesul de onboarding devine cu atât mai important, aducând cu sine câteva provocări specifice: cum îi faci pe noii colegi să se simtă parte din echipă atunci când echipa este la zeci de kilometri depărtare? Cum transmiți mai departe valorile și cultura organizației în lipsa unui colectiv și spațiu comun de lucru? Și, mai important, cum te asiguri că noul coleg primește instruirea de care are nevoie pentru a-și desfășura munca cu succes?

Cum asigură Bookster onboarding-ul angajaților remote

Pentru a răspunde acestor întrebări am invitat-o pe Laura Baciu, Head of Account Management la Bookster, să ne povestească cum asigură ea și echipa ei onboarding-ul angajaților remote. Din luna martie a acestui an o mare parte din echipă lucrează de acasă, iar în această perioadă au venit 4 colegi noi doar în echipa Laurei.

Bookster este o companie cunoscută pentru mediul de lucru prietenos și deschis, pentru cultura axată pe învățare și pentru pasiunea de care dau dovadă oamenii săi. Astfel că, odată cu începerea muncii de la distanță, echipa Bookster a trebuit să găsească un răspuns pentru toate întrebările de mai sus, încercând să regândească pentru online toate lucrurile care făceau din companie un loc de muncă special.

Etapa 1. Un bun venit călduros încă din prima zi 

“Am preferat ca noii colegi să aibă câteva întâlniri față-n față cu cineva din echipă, chiar dacă noi restul lucrăm de acasă. Cred că e mai personal așa și reușim să le transmitem mai bine informațiile și vibe-ul echipei”, spune Laura.

De aceea, în prima zi de lucru, noii colegi se întâlnesc la birou cu unul sau doi dintre colegii din echipa directă. Și, pentru că prima impresie contează, sunt întâmpinați cu un cadou: pe lângă laptop și echipamentul de lucru, noii colegi primesc o selecție de 3 cărți alese special pentru ei, o floare care să le înfrumusețeze biroul și un tort de bun venit. 

“Am decis să păstrăm toate aceste idei pentru prima zi, pentru că ne ajută să recreăm experiența Bookster și pentru noii colegi și să-i facem să se simtă parte din echipă.”

Etapa 2. Induction-ul angajaților remote în primele săptămâni

Înainte de venirea noului coleg, este desemnat un membru al echipei care să se ocupe de onboarding-ul și training-ul acestuia. Iar în primele două săptămâni de lucru, această persoană se va întâlni la birou cu noul coleg. “Desigur, încercăm și noi, ceilalți, să trecem cel puțin o zi pe la birou pentru a face cunoștință și a-i ura bun venit.”

În ceea ce privește onboarding-ul din primele săptămâni, s-a păstrat inițiativa de a le oferi noilor colegi un induction gamificat, adaptând instrumentele deja existente pentru munca de la distanță:

Bookstergeist

Sub forma unui afiș interactiv, Bookstergeist-ul este un instrument foarte valoros pentru induction-ul gamificat al noilor colegi. 

Practic, acesta conține o listă a task-urilor pe care noii colegi trebuie să le realizeze în prima lună de lucru. Este împărțit pe diverse categorii, care vizează atât task-uri de cunoaștere a echipei și colaborare cu alte departamente, cât și câteva task-uri specifice pentru rol. Noii colegi sunt ghidați pentru a completa toate sarcinile din Bookstergeist, astfel încât să poată colecționa insignele pentru fiecare categorie. 

Și, pentru că Bookstergeist-ul conține câteva task-uri care pot fi făcute doar în întâlnirile cu echipa (cum ar fi, de exemplu, acela a juca un boardgame sau o partidă de foosball cu colegii), acestea au fost păstrate pentru ocaziile în care se pot întâlni cu ceilalți, focusul rămânând pe sarcinile care se pot face online.

Caietul de induction

Caietul de induction este un instrument foarte util pentru familiarizarea noilor colegi cu sarcinile de zi cu zi din noul rol. Acesta conține, la fel ca Bookstergeist-ul, task-uri pe care noii colegi trebuie să le ducă la bun sfârșit, de cele mai multe ori ajutați de un alt coleg. Aceste task-uri sunt însă legate de muncă și mai numeroase – caietul de induction a fost gândit pentru a fi finalizat în decursul a 3 luni. Iar, după îndeplinirea tuturor task-urilor din acesta, noii colegi vor fi familiarizați cu mare parte din sarcinile pe care le vor avea de făcut în cadrul jobului.

Pentru completarea caietului de induction, persoana din echipă care este responsabilă cu induction-ul noului coleg trebuie să asigure sesiuni zilnice de check-up de 15-30 minute cu acesta, pentru primele 3 luni. În cadrul acestora, cei doi stabilesc câte sarcini ar trebui realizate zilnic, care dintre acestea trebuie făcute în ziua următoare și lămuresc orice întrebări apărute. În plus pe lângă aceste sesiuni de check-up, colegul nou este îndrumat pas cu pas prin unele sarcini – iar de când cu lucrul online, asta se face virtual sau prin intermediul unor înregistrări făcute tot de membrii echipei. Prin intermediul înregistrărilor, noii colegi pot relua unele noțiuni oricând au nevoie, fără a trebui să aibă un coleg alături de ei.

Întâlniri 1:1

Noul coleg are întâlniri 1:1 atât cu persoana din echipă care se ocupă de induction, cât și cu Laura, care coordonează echipa: 

“Eu am în continuare întâlnirile bilunare de 1:1 cu fiecare coleg în parte. Mi-ar plăcea să-i cunosc mai bine și ei pe mine. Totodată, sesiunile acestea mă ajută să fiu atentă la sentimentele și emoțiile noilor colegi, precum și la ceea ce vor să comunice. În plus, mi-ar plăcea să-i sun mai des pe fiecare, să vorbim despre…nimic. Trebuie să ne dedicăm timp și pentru alt fel de discuții, nu doar despre muncă.”

Întâlnire cu office manager-ul

În primele zile de lucru, noii colegi se întâlnesc virtual cu office manager-ul biroului, atât pentru a trece prin toate detaliile administrative, cât și pentru a afla mai multe despre beneficiile la care au acces sau alte practici de lucru.

Sistemul de buddy

Fiecărui coleg îi este desemnat un buddy, care este un angajat cu experiență dintr-o altă echipă, a cărui sarcină este să-l ghideze pe noul coleg prin mediul de lucru. Practic, noii angajați îi pot adresa buddy-ului diversele întrebări sau curiozități pe care le au și primesc susținere din partea acestora pentru diversele task-uri interdepartamentale pe care le trebuie să le desfășoare.

Pe aceeași temă...

Cum poți să îmbunătățești experiența candidaților

Descoperă cum le poți oferi o experiență mai bună candidaților în fiecare etapă a procesului de recrutare.

Citește în continuare

Etapa 3. Cum se integrează noii colegi Bookster în echipă

Integrarea noului coleg în echipă este asigurată prin câteva bune practici precum:

Întâlniri zilnice cu echipa directă

“Ne auzim cu întreaga echipă în fiecare dimineață, iar dacă avem un coleg nou, îi dăm acestuia spațiu să vorbească. De cele mai multe ori, nou veniții nu își găsesc ușor cuvintele și nu prea pun întrebări, așa că noi încercăm să creăm un mediu cât mai sigur în care să se simtă confortabili și să poată spune ce au pe suflet.

La prima întâlnire cu echipa, atât colegii existenți cât și noul coleg se prezintă, spunând câte ceva despre ei, iar până acum aceste lucruri s-au desfășurat natural. În plus, noi avem aceste întâlniri cu camerele pornite, no matter what. E foarte important să ne vedem și chiar cred că ne-a unit mai mult faptul că ne permitem să fim vulnerabili în fața celorlalți: știm cum arătăm chiar și când nu avem zile bune, iar asta ne-a permis să creăm legături mai strânse între noi.”

Pentru a face aceste întâlniri cât mai valoroase, unele dintre ele au diverse teme: luni dimineața, de exemplu, întâlnirea începe cu vești bune de la fiecare coleg, iar vinerea se încheie cu vești bune pe plan profesional. În plus, ședința de joi este dedicată discuțiilor privind diversele temeri și frici cu care se confruntă ceilalți și cum pot fi adresate.

Întâlniri cu alte echipe

Noul coleg are șansa de a se prezenta celorlalți colegi în cadrul Staff Meeting-ului, o întâlnire lunară la care participă toți angajații. În cadrul acesteia, noii colegi se prezintă în câteva cuvinte și au prima interacțiune cu compania ca un întreg și cu departamentele care o compun.

De asemenea, angajații noi au de îndeplinit task-uri care presupun participarea la ședințele altor departamente, sau la întâlnirile echipei de management. Scopul acestor întâlniri este să se familiarizeze mai bine atât cu colegii din celelalte departamente, cât și cu munca lor și felul în care aceasta interacționează cu rolul pe care îl ocupă.

Prânzuri online

O dată la câteva săptămâni, echipa directă se organizează pentru un prânz virtual împreună, pentru a povesti mai multe și a avea șansa de a-i cunoaște mai bine pe noii colegi – și invers.

Sesiuni de lucru împreună

La nivel de echipă se organizează sesiuni de lucru spontane, prin intermediul unui grup de Teams dedicat. Mai exact, fiecare dintre membrii echipei se poate conecta video la acest grup pentru a lucra alături de colegii săi. Chiar dacă nu sunt întâlniri propriu-zise, aceste sesiuni reușesc să simuleze atmosfera de lucru din birou și le permit colegilor să interacționeze și să-și adreseze diverse întrebări ca și când ar fi unii lângă ceilalți.

Etapa 4. Cum menține Bookster cultura companiei în mediul remote

Odată ce noul coleg a făcut cunoștință cu echipa și cu rolul pe care îl ocupă, va începe să înțeleagă mai multe despre organizație ca întreg și despre cultura sa. Acest lucru rămâne valabil și într-un mediu de lucru remote, doar că felul în care poate fi menținută și transmisă mai departe cultura va trebui readaptat.

Happy Hours lunar

În fiecare lună se organizează câte o întâlnire de Happy Hours, la care sunt invitați toți colegii. Aceste întâlniri au fost suspendate temporar la începutul pandemiei, însă au fost reluate în ultimele luni, când s-au organizat picnicuri în parc, concerte în aer liber sau seri de carting.

Alături de acestea, fiecare echipă organizează seri de Happy Hours proprii, virtual sau față în față, pentru a se conecta dincolo de sarcinile de zi cu zi.

Radio Bookster

Săptămânal, prin rotație, fiecare membru al echipei pregătește o comunicare către toți colegii, cu noutăți din propriul departament și de la nivelul întregii echipe. Astfel, se păstrează vie vocea fiecărei echipe și colegii rămân la curent cu informațiile pe care le-ar fi putut afla din interacțiunile zilnice de la birou. 

Pauza zilnică de lectură

În fiecare zi, începând cu ora 12, toți colegii își iau o pauză de lectură de 30 minute. Acest lucru se întâmpla în fiecare zi la birou, iar acum a fost reluat și în timpul muncii de acasă, individual. Astfel, Bookster își păstrează atitudinea orientată spre învățare, chiar dacă felul în care aceasta se manifestă a fost redefinit.

Sesiuni de Read’n’Learn

În fiecare săptămână, miercurea, au loc sesiuni de 30 de minute în care unul dintre colegi povestește ce a învățat recent dintr-o carte citită. Aceste sesiuni, numite Read’n’Learn, au acum loc online și le permit noilor colegi să-și cunoască mai bine echipa prin prisma intereselor pe care le are fiecare angajat. Mai mult, și noii angajați ajung să susțină o sesiune de Read’n’Learn în primele 3 luni de lucru, având astfel șansa de a se face cunoscuți și auziți. 

Discuții plecând de la valorile companiei

Noii colegi participă la discuții legate de valorile companiei cu alți membri ai echipei care ilustrează cel mai bine valorile respective: pot fi colegi care au fost desemnați angajați ai lunii pentru acea valoare, sau angajați care le manifestă prin atitudinea lor de zi cu zi.

Scopul acestor discuții este ca noii angajați să-și facă o idee mai bună despre valorile companiei, la ce se referă acestea și cum se manifestă la lucru. Odată asimilate, le va fi mult mai ușor să navigheze în mediul de lucru și să găsească un limbaj comun cu colegii lor.

La finalul zilei, onboarding-ul este despre oameni

Fie că se desfășoară remote sau față în față, scopul unui proces de onboarding bine pus la punct este același: să-i facă pe noii colegi să se simtă parte din echipă și să se poată conecta cu organizația și cu obiectivele sale.

Inițiativele care au funcționat cu succes față în față pot fi adaptate pentru online, sau pot apărea idei complet noi care să le înlocuiască pe cele vechi. Oricum ar fi, onboarding-ul angajaților remote nu trebuie să fie o povară: la finalul zilei, totul se reduce la a te conecta cu ceilalți și a-i face să se simtă puși în valoare.

“Mă feresc foarte tare să fac comparații cu cum era înainte”, spune Laura. „Îmi place să mă concentrez mai mult pe ce a ieșit bun din faptul că ne-am mutat cu lucrul acasă. Acum, avem niște lucruri care sunt mai bune decât erau înainte. De pildă, ne conectăm mai bine prin ședințele din fiecare dimineață și apucăm să vorbim mai multe decât înainte, în mod paradoxal, pentru că dedicăm acest interval de timp pentru asta. Și mă simt fericită să îi văd și pe colegii mei cât mai dornici de a păstra legătura unii cu ceilalți – o bună parte din ideile acestea, prin care ținem echipa unită, nu sunt ale mele: ele au venit de la ei pentru că și-au dorit să rămânem conectați.” 

Pe aceeași temă...

Cum poți să îmbunătățești experiența candidaților

Descoperă cum le poți oferi o experiență mai bună candidaților în fiecare etapă a procesului de recrutare.

Citește în continuare