De ce ai nevoie de un proces de offboarding (și cum să-l pregătești)

Offboarding-ul este procesul prin care trec angajații care și-au anunțat plecarea din companie. Deși organizațiile nu pun în general accent pe acest proces, rolul său principal este să asigure o tranziție lină atât pentru cei care pleacă, cât și pentru echipa rămasă.

De cele mai multe ori, organizațiile pun accent pe procesele de onboarding și preboarding, care îi ajută pe noii angajați să-și găsească locul în companie și să reducă stresul și anxietatea care vin odată cu începerea unui nou loc de muncă. 

Dar poate fi la fel de derutant să lași un loc de muncă în urmă. Și, în timp ce multe companii implementează procese bine puse la punct pentru integrarea noilor colegi, unele trec cu vederea importanța offboarding-ului angajaților atunci când aceștia decid să plece.

Plecarea unui angajat dintr-o companie ar trebui să fie mai mult decât o petrecere de rămas bun sau o scrisoare de recomandare. Atunci când este bine făcut, offboarding-ul poate consolida imaginea companiei ca angajator.

În acest articol vei afla mai multe detalii despre offboarding, dar și câteva idei despre cum poți face acest proces cât mai util atât angajatului care pleacă, cât și companiei.

Ce este offboarding-ul?

Offboarding-ul este procesul de tranziție parcurs de un angajat care pleacă. Pe parcursul acestui proces, angajatul și managerul lui parcurg o serie de pași pentru a se asigura că încheierea colaborării se face în condiții bune și că totul este lăsat în ordine. Etapele offboarding-ului pot include discuții despre proiectele în curs, interviul de exit și partea administrativă (predarea telefonului de lucru, a laptopului, deconectarea de la e-mail etc).

Offboarding-ul are avantajul suplimentar de pregăti echipa celui care pleacă să lucreze fără acesta, ceea ce ar putea duce la redistribuirea responsabilităților sau angajarea unui coleg nou.

Mai jos găsești 7 bune practici pentru un offboarding de succes, precum și ce beneficii aduce acesta.

1. Implică managerii în procesul de offboarding

Offboarding-ul este o responsabilitate comună, împărțită între managerul angajatului și echipa de resurse umane. Echipa de HR are rolul de a ghida angajatul prin toate procesele administrative și documentele pe care trebuie să le completeze pentru plecarea din companie. Iar managerul are rolul de a-l susține pe tot parcursul procesului, pe măsură ce face tranziția din echipă.

În plus, managerul este persoana care îl cunoaște cel mai bine pe angajatul care părăsește compania. Prin urmare, asigură-te că acesta este implicat pe tot parcursul ultimelor săptămâni și îl susține în același mod în care a făcut-o în perioada de onboarding. În acest fel, angajatul nu se va simți lăsat deoparte.

2. Predarea proiectelor în lucru

În colaborare cu managerii, ai grijă ca angajatul să predea toate task-urile de care este responsabil, precum și detaliile despre acestea.

Iată mai jos câteva aspecte pe care să le iei în considerare:

• Care sunt proiectele pentru care este responsabil în prezent
• Care sunt task-urile care au rămas neterminate
• Care sunt procesele pe care le gestionează

 Totul ar trebui predat, documentat și redistribuit corespunzător.

3. Offboarding-ul administrativ

La fel ca la angajare, plecarea unui coleg necesită o mulțime de documente și pași administrativi. Ghidează angajatul prin toți acești pași finali pe care trebuie să îi parcurgă. Aceștia pot include:

• Notificarea departamentului de IT cu privire la ultima zi a angajatului, astfel încât aceștia să poată schimba accesul la softurile folosite intern sau la adresa de e-mail
• Notificarea colegilor de la payroll pentru plata ultimului salariu
• Notificarea colegilor care se vor ocupa de închiderea accesului la beneficii
• Obținerea tuturor documentelor semnate, inclusiv o scrisoare de demisie și un acord de confidențialitate, dacă este necesar
• Returnarea telefonului, a laptop-ului și a oricărui alt echipament care este proprietatea companiei
• Programarea interviului de exit

4. Anunțul de plecare

Unii angajați își pot dori să le trimită colegilor un anunț prin care să le comunice că urmează să plece, fie printr-un email, fie printr-un anunț live (de exemplu, în cadrul întâlnirilor lunare cu toți angajații). Dacă este cazul, oferă-i angajatului spațiul și oportunitatea de a face acest anunț (de exemplu, rezervă câteva minute pentru asta în agenda de staff meeting).

5. Interviul de exit

Susținerea unui interviu de exit te va ajuta să obții feedback semnificativ despre echipă și alți colegi, despre jobul desfășurat și despre companie. Din moment ce angajatul pleacă, este foarte probabil ca feedback-ul acestuia să fie sincer. 

Interviurile de exit sunt unele dintre puținele oportunități prin care poți obține o părere deschisă asupra modului de îmbunătățire a retenției, a proceselor și a experienței generale a angajaților.

Exemple de întrebări pe care le poți adresa:

• Cum ne putem susține cel mai bine angajații?
• Ce oportunități de creștere ai fi fost interesat(ă) să ai?
• Te-ai simțit susținut(ă) de managerul tău, de echipă, de companie?
• Care a fost cea mai bună realizare a ta aici?
• Ce ți-ar fi plăcut să faci și nu a fost posibil?
• Ce te-a motivat să cauți o nouă oportunitate?
• Ce părere ai despre procesul de onboarding/offboarding?

6. Planul temporar

În cazul în care nu există niciun candidat potrivit pentru a ocupa poziția vacantă, este important să existe  un plan de lucru temporar pentru ca desfășurarea activității să nu fie afectată. 

Managerul echipei este cel responsabil să conceapă acest plan care poate include amânarea, delegarea sau chiar eliminarea unor task-uri, în funcție de tipul acestora. De asemenea, tot managerul este cel care decide dacă dorește sau nu să continue cu acea poziție; el poate alege varianta restructurării echipei și redistribuirea task-urilor.

Rolul tău este să fii alături atât de manager, cât și de echipă, pentru a te asigura că alegeți împreună cea mai bună variantă.

7. Angajarea unui înlocuitor

Începe procesul de recrutare pentru ocuparea rolului liber cât mai repede posibil. Asigură-te că managerul are implementat planul de tranziție temporar pentru ca niciunul dintre voi să nu se simtă presat să angajați primul candidat care aplică și să vă puteți concentra pe găsirea celei mai bune persoane pentru acest rol.

Care sunt beneficiile offboarding-ului?

Deși deseori neglijat, offboarding-ul poate avea un impact pozitiv atât asupra celui care părăsește compania, cât și asupra echipei din care face parte sau a întregii organizații. Iată câteva dintre numeroasele beneficii ale unui proces de offboarding bine făcut:

• Experiența angajaților: oferă o experiență mai bună pentru angajați, din prima până în ultima zi de lucru.
• Întărește brandul companiei: offboarding-ul îi lasă angajatului o experiență finală pozitivă, astfel încât este foarte probabil ca acesta să devină ambasador al companiei.
• Reîntoarcerea în companie: angajații care pleacă și se întorc la aceeași companie sunt cunoscuți ca angajați boomerang. Un angajat poate pleca din nenumărate motive: proiecte care nu i se potrivesc, nevoia de un concediu sabatic,  dorința de a încerca ceva nou pe cont propriu. Un proces de offboarding bun îl va ajuta să se simtă mai confortabil să revină să lucreze în aceeași companie dacă și când este potrivit.
• Reduce riscurile de securitate: prin recuperarea echipamentelor, a cardurilor de acces sau blocarea accesului la software-urile folosite de companie.
• Feedback valoros: angajații tind să fie mai sinceri atunci când pleacă. Acesta este un moment excelent în care să identifici ce anume s-ar putea îmbunătăți în compania ta.

E rândul tău

Procesul de offboarding este ultima impresie pe care o va avea angajatul care pleacă din companie. De aceea, ar trebui să fie un proces atent creat, cu pași clari care îi ajută pe toți să se simtă confortabil cu mult înainte de ultima zi. 

Creează un proces de offboarding limpede și simplu de urmat de orice coleg. În acest fel, creezi un mediu sigur atât pentru cei care pleacă, cât și pentru cei din restul echipei sale, iar tranziția tuturor la noul ritm de lucru se va face mai ușor.

Pe aceeași temă...

Cum să faci onboarding-ul mai ușor cu ajutorul unui buddy

Alocarea unui buddy le oferă noilor colegi oportunitatea de a se împrieteni mai ușor cu acesta și de a se conecta cu echipa. Descoperă cum să faci asta cu succes.

Citește în continuare