Onboarding-ul angajaților remote: un checklist pentru succes

Printre principalele provocări de HR, onboarding-ul noilor angajați se remarcă în mod special. În plus, dacă angajații lucrează remote, această sarcină devine cu atât mai dificilă – poate printre cele mai dificile sarcini de recrutare.

Potrivit unui studiu realizat de TalentLMS, în 2019 doar 27% dintre organizații aveau un sistem de onboarding online. Însă, odată cu adoptarea muncii remote, desfășurarea online a onboarding-ului a devenit o necesitate: în prezent, 71% dintre organizații estimează că vor alege să lucreze și cu echipe remote pe lângă echipele locale.

Această schimbare este îmbrățișată și de candidați: 77% dintre aceștia declară că ar accepta o ofertă de job fără să fi trecut pe la sediul companiei, iar 73% ar accepta jobul fără să fi cunoscut vreunul dintre colegi în persoană.

Dacă munca de la distanță este un nou standard atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, se va pune mai mult accentul pe onboarding-ul angajaților remote și pe implicarea acestora în echipă indiferent de locul unde se află. 

Un nou job vine la pachet cu multe emoții – care pot fi costisitoare

Procesul de onboarding este important nu numai pentru performanța organizației, fiind esențial și pentru noii angajați. În special fiindcă începerea unui nou job poate fi o experiență stresantă. Noii angajați trebuie să învețe să ceară ajutor atunci când au nevoie și să primească îndrumare de la colegii lor – însă cum pot face asta atunci când nu i-au cunoscut în persoană sau nici nu au vizitat biroul companiei?

Dacă nu rezolvi sau cel puțin reduci aceste situații stresante pentru noii angajați, se vor face simțite costurile la nivelul organizației, influențând în mod special costul per angajare:

O mai mare fluctuație a personalului

O experiență de onboarding nereușită îi poate face pe noii angajați să se simtă nemulțumiți și să-și piardă încrederea în angajatori. Potrivit unor statistici Culture Amp, 10% dintre angajați părăsesc compania în primele 6 luni de la angajare. Iar mulți dintre aceștia își dau seama că o organizație nu este potrivită pentru ei în primele 6 săptămâni. 

Ținând cont de costurile asociate plecării unor angajați pentru integrarea cărora s-au dedicat resurse semnificative, este esențial ca organizațiile să creeze o primă impresie puternică noilor colegi. 

Un timp de acomodare mai îndelungat

Atunci când durează mai mult ca noii angajați să descopere cum să-și îndeplinească cu succes munca, fie că e vorba de utilizarea noilor tehnologii sau înțelegerea fluxului de lucru existent, apar întârzieri sau scurtcircuite în operațiunile și procesele existente. Îți dorești ca noii angajați să devină productivi cât de repede cu putință – iar onboarding-ul joacă un rol important în acomodarea acestora cu rolul și compania.

Un proces de onboarding de succes poate crește productivitatea noilor angajați cu 70% și retenția angajaților cu 82%, potrivit unor statistici publicate de Sapling.

Oamenii au nevoie de predictibilitate

Structură. Sisteme. Claritate. Organizare. Oamenii au încredere în alți oameni – sau angajatori – care reușesc să se organizeze la timp. Dacă un angajat remote are parte de un proces de onboarding clar și bine planificat, atunci prima impresie pe care o va avea este aceea că organizația s-a gândit la cum îl poate face să se simtă confortabil în noul rol și cum îi poate fi alături dacă are nevoie de ajutor. 

Standardizarea proceselor este o necesitate pe care se pune foarte mult accentul atunci când vine vorba despre dezvoltarea sustenabilă a unei companii. Și pe bună dreptate: procesele standardizate aduc rezultate. Atunci când ai un plan clar pe care fiecare persoană îl poate urma, beneficiile sunt nenumărate.

Din fericire, un plan de onboarding remote nu este cu mult diferit de cel realizat în persoană – la urma urmei, competențele de bază sunt aceleași. Iar cu ajutorul unui plan standardizat, vei reuși să le transmiți mai departe și să creezi legătura de care noii angajați au nevoie cu organizația ta. 

Checklist-ul unui proces de onboarding remote reușit

Un proces de onboarding remote începe încă de dinaintea primei zile de lucru și se concentrează pe crearea unei legături puternice cu noii angajați, care să facă distanța fizică să pară inexistentă. 

Am detaliat fiecare aspect pe care trebuie să-l iei în considerare din momentul în care angajații remote au acceptat oferta până când au trecut cu succes peste primele săptămâni de lucru. În plus, am inclus câteva idei pe care le poți folosi ca sursă de inspirație în construirea unui proces reușit pentru echipa ta.

Etapa 1. Pregătește-i înaintea primei zile de lucru

Obiectivul 1: Oferă-le motive de bucurie că se alătură echipei

Înaintea primei zile de lucru, mulți angajați s-ar putea să fie ocupați sau obosiți din cauza ultimelor sarcini și proiecte pe care trebuie să le încheie la fostul loc de muncă, așa că nu îți dorești să le ocupi prea mult timp. Din fericire, sunt multe metode rapide pe care le poți folosi pentru a-ți entuziasma noii colegi de faptul că se vor alătura echipei.

Ce poți face:

• Întreabă-ți colegii ce apreciază la mediul de lucru din companie. Selectează câteva dintre răspunsurile acestora și include-le într-un email sau notiță de bun venit către noii angajați.
• Roagă doi sau trei colegi să stabilească o întâlnire virtuală la cafea cu noul angajat. 
• Invită pe cineva care a participat la interviuri să-i trimită noului angajat un email sau un mesaj în care să-i spună că de-abia așteaptă să lucreze împreună. 
• Roagă un membru al echipei de conducere să formuleze o scrisoare de bun venit. Chiar dacă folosești un model standard, personalizează câteva propoziții pentru a scoate în evidență calitățile noului angajat și felul în care pot contribui la succesul întregii echipe. 

Obiectivul 2: Răspunde în timp util întrebărilor

În pregătirea pentru prima zi de lucru, este normal ca noii angajați să aibă o mulțime de întrebări și curiozități – însă, din păcate, nu cunosc încă bine pe nimeni din cadrul companiei pentru a le putea adresa.

Ce poți face:

• Creează un canal de conversație dedicat pe Slack, o pagină de intranet cu informații utile sau un simplu Google Doc
• Invită noii angajați să adreseze acolo orice întrebări ar avea 
• Verifică întrebările în fiecare zi și acordă-ți puțin timp pentru a le răspunde sau a-i invita pe alți membri ai echipei să ofere informații
• Păstrează un istoric al întrebărilor, astfel ca următorii angajați să găsească din prima răspunsul de care au nevoie

Obiectivul 3: Transmite informațiile esențiale

Nu vrei să-ți încarci noii colegi cu prea multe informații, însă în general angajații remote tind să se simtă ușor dezinformați sau deconectați de viitoarea lor echipă. Dacă le oferi suficiente informații, vei reuși să le oferi încrederea de care au nevoie pentru a se acomoda cu ușurință.

Ce poți face:

Și în acest caz, pagina de intranet a organizației poate fi foarte utilă pentru distribuirea informațiilor esențiale. În același timp, poți face toate informațiile vizibile prin intermediul unei platforme online precum Google Drive.

Informații de bază pe care să le incluzi:

• Adresa lor de email, plus datele de acces pentru toate aplicațiile
• Un itinerariu sau cel puțin calendarul primei zile. Dacă ai informații privind programul primelor săptămâni sau luni, trimite-l de la început
• Un checklist al sarcinilor și obiectivelor primei săptămâni. Cu cât ai mai multe informații disponibile (inclusiv pentru primele luni), cu atât le va mai fi ușor noilor angajați să se integreze în noul rol
• O listă cu toate resursele companiei, aplicațiile și programele folosite (atât pentru munca remote, cât și pentru sarcinile de zi cu zi). Aici poți include platformele de comunicare internă sau alte resurse de învățare. 
• Detalii și imagini care scot în evidență evenimentele care au loc în cadrul companiei sau beneficiile și avantajele oferite angajaților

Obiectivul 4: Ajută-i să-și amenajeze spațiul de lucru

Cu cât reușești mai bine să le pui la dispoziție noilor angajați toate instrumentele de care au nevoie, cu atât mai ușoară va deveni acomodarea și integrarea acestora în echipă.

Pentru început, dacă noii angajați vor folosi unele echipamente proprii pentru a-și desfășura munca, verifică cu aceștia dacă au tot ce le trebuie (poți lista toate echipamentele necesare și strânge răspunsurile folosind Google Forms sau Typeform).

Alternativ, dacă organizația asigură tot echipamentul, asigură-te că procesele de livrare și verificare sunt bine puse la punct, astfel încât pachetele să ajungă la timp.

Cel mai bine este să creezi un checklist al echipamentului necesar pentru un angajat remote, de exemplu: 

• Telefon
• Calculator 
• Imprimantă 
• Router 
• Căști 
• Consumabile de birou 
• Scaun 
• Birou 
• Kit de bun venit sau un cadou din partea companiei 

Pentru livrarea acestora, stabilește mai întâi când ar trebui trimise pentru a ajunge la timp, verifică livrarea, iar atunci când ajung, verifică dacă toate echipamentele funcționează corespunzător. 

Etapa 2. Întâmpină-i în prima zi de lucru

Obiectivul 1: Fă-i să se simtă parte din echipă

Cu cât se simt mai repede parte din echipă, cu atât noii angajați vor deveni mai productivi în rolul lor. Cu toate că angajații remote nu se pot bucura pe deplin de vibe-ul echipei, îi poți face în continuare să simtă că sunt unii dintre voi.

Ce poți face:

• Trimite-le un mic cadou de bun venit din partea echipei
• Roagă echipa din care vor face parte să lucreze la un scurt video de bun venit 
• Oferă noilor angajați șansa de a lucra la un video de prezentare, dacă își doresc. Îi poți încuraja trimițându-le câteva întrebări la care să răspundă. Pentru a le face o surpriză plăcută, poți ruga pe cineva din echipă să editeze videoclipul adăugând elemente grafice și efecte
• Pune la punct un program pas cu pas care să te ajute să urmărești progresul noilor angajați.
• Trimite-le angajaților remote o invitație la un eveniment față în față. Chiar dacă are loc peste câteva luni, aceștia sigur se vor bucura să știe că-și vor putea întâlni colegii în viitor
• Trimite-le produse cu branding-ul companiei ca un cadou de bun venit. Te poți inspira de la pachetele pregătite de Swag.com special pentru munca de acasă

Obiectivul 2: Inspiră-i să dea ce-i mai bun

Inspirația poate veni în multe forme – iar cei mai buni lideri știu asta deja. Dacă ajungi să înțelegi ce anume îi motivează pe noii colegi remote să dea tot ce au mai bun, vei reuși să îi menții implicați și să crești productivitatea acestora.

Ce poți face:

• Roagă unii dintre liderii sau angajații de top ai companiei (inclusiv colegii desemnați recent angajații lunii) să împărtășească povestea și experiența lor într-un video sau un articol de blog. Alternativ, aceștia pot stabili o întâlnire virtuală de cunoaștere cu noii angajați.
• Oferă-le informații despre oportunitățile de creștere pentru rolul lor sau în cadrul companiei. Dacă cineva a fost promovat de pe rolul lor, roagă acea persoană să ia legătura cu noii angajați pentru a le povesti despre experiența sa de creștere. 
• Oferă-le acces la conținut video, web sau alte documente care detaliază misiunea, valorile sau oportunitățile de creștere din cadrul companiei. 

Obiectivul 3: Fă-le cunoștință cu echipa

Când vine vorba de începerea colaborării cu angajații remote, prezentarea acestora în fața echipei s-ar putea să fie cel mai important pas din procesul de onboarding. Angajații remote nu au la fel de multe ocazii să se prezinte celorlalți în primele zile de lucru. De aceea, ai nevoie de un plan prin care să te asiguri că aceștia vor ajunge să cunoască cât mai mulți colegi.

Ce poți face:

• Managerii direcți ar trebui să stabilească întâlniri recurente cu noii colegi, cum ar fi la începutul fiecărei zile
• Desemnează câte un mentor sau buddy pentru colegii noi, pentru ca aceștia să aibă pe cineva căruia să-i adreseze orice întrebare sau curiozitate
• Stabilește cel puțin o întâlnire virtuală de cunoaștere cu întreaga echipă 
• Creează un “sediu remote” al companiei: de exemplu, poți decora un perete liber cu imagini ale colegilor remote la birourile lor 
• Roagă-i pe noii angajați să răspundă la câteva întrebări de cunoaștere și formulează un quiz care să-i încurajeze pe colegii existenți să afle cât mai multe despre ei 
• Oferă-le un tur virtual al biroului, folosind imagini interactive, prezentări sau chiar un video de prezentare

Obiectivul 4: Discută primele sarcini și obiective

Cel mai probabil ai menționat câteva sarcini sau obiective de bază în cursul procesului de recrutare, însă acum este momentul să discuți aceste detalii în profunzime și să le oferi noilor colegi șansa de a adresa întrebări.

Ce poți face:

• Asigură-te că noii angajați au vizibilitate asupra sarcinilor de zi cu zi, a obiectivelor și a indicatorilor de performanță pe care trebuie să îi atingă
• Invită-i să-și propună și alte obiective către care vor să lucreze pe lângă cele prezentate 
• Creează un checklist interactiv sau un board de task-uri pentru a le oferi vizibilitate atât noilor angajați, cât și managerilor. Poți folosi Trello sau Monday pentru a te organiza. 

Pe același subiect, citește și: Cum asigură Bookster un onboarding de succes pentru angajații remote

Pe aceeași temă...

Cum poți să îmbunătățești experiența candidaților

Descoperă cum le poți oferi o experiență mai bună candidaților în fiecare etapă a procesului de recrutare.

Citește în continuare

Etapa 3. Onboarding-ul angajaților remote în primele săptămâni 

Obiectivul 1: Pregătește și respectă un program clar

Noii tăi colegi își vor dori cel mai probabil să cunoască, încă de la început, programul următoarelor zile și planul de onboarding. Stabilește-le acestora direct în calendar toate întâlnirile, sesiunile de training, prezentările sau discuțiile cu colegii. Astfel, le oferi vizibilitate asupra a ceea ce trebuie îndeplinit și cum pot ajunge acolo. 

Obiectivul 2: Ajută-i să se integreze în echipă

Relațiile de lucru solide cresc retenția angajaților și satisfacția lor la locul de muncă. Aceste reguli se aplică și pentru angajații remote, chiar dacă sunt mai greu de respectat.

Ce poți face:

• Încurajează managerii direcți să păstreze pe termen lung întâlnirile recurente cu angajații remote
• Grupează aleator noii angajați cu alți colegi pentru întâlniri virtuale la cafea. Dacă folosiți Slack, poți apela la integrarea cu Donut pentru asta
• Organizează cel puțin un joc virtual de team building în fiecare lună 
• Pune la cale o vânătoare de comori virtuală, cu informații despre colegi. Poți folosi GooseChase pentru a o organiza. Iată cum o poți face interesantă: oferă-i fiecărui angajat nou un indiciu care descrie unul dintre colegi. Atunci când acesta descoperă despre cine e vorba, îi va scrie colegului respectiv pentru a primi următorul indiciu
• Roagă fiecare echipă să se prezinte într-o conferință video și să susțină o sesiune de Q&A 
• Asigură-te că sarcinile și obiectivele noului angajat implică și colaborarea cu alte echipe 

Obiectivul 3: Implică-i în proiecte importante

Încearcă să-i apropii mai mult pe angajații remote de restul echipei implicându-i în cât mai multe proiecte cu putință.

Ce poți face:

• Roagă managerii să apeleze la angajații remote pentru proiectele urgente sau care necesită soluții creative. Astfel, le vor oferi acestora șansa de a-și scoate în evidență abilitățile și de a se simți ca o parte esențială a echipei
• Oferă recunoaștere pentru sarcinile și obiectivele îndeplinite, pentru a-i face să se simtă remarcați și luați în considerare

Obiectivul 4: Măsoară satisfacția angajaților remote 

Pentru a putea sărbători rezultatele unui onboarding de succes, este important să găsești câteva moduri prin care să măsori eficiența acestuia.

Ce poți face:

• Creează un sondaj intern pentru a le permite angajaților să ofere feedback deschis asupra fiecărui aspect din experiența lor de onboarding
• Lucrează la un sondaj periodic pentru angajații remote, pe care să-l folosești chiar și după încheierea etapelor de onboarding 
• Ia în considerare toate răspunsurile primite și include sugestiile în planurile următoare de onboarding sau ideile de team-building 

Obiectivul 5: Sărbătorește încheierea perioadei de onboarding

Finalizarea perioadei de onboarding aduce motive de bucurie. Dacă ți-ai îndeplinit obiectivele, noii angajați remote vor fi ajuns să-și cunoască mai bine atât colegii cât și compania, și vor avea deja în grijă câteva proiecte importante.

Ce poți face:

Pentru început, stabilește ce presupune încheierea perioadei de onboarding. De exemplu, poți spune că un angajat nou a trecut cu succes prin această etapă:

• După 6 luni, indiferent de obiectivele obținute?
• După ce a finalizat cu succes 3 proiecte complexe? 
• Când a trecut de un test sau examen? 

Mai apoi, te poți pregăti pentru sărbătorirea încheierii perioadei de onboarding. Poți face asta printr-o mică petrecere virtuală, sau, dacă este posibil, chiar una față în față. 

Un checklist pentru succes

Cu toate că onboarding-ul remote nu prezintă aceleași avantaje și ușurință ca cel în persoană, noii angajați se pot bucura de o perioadă la fel de frumoasă la începutul colaborării. Cu ajutorul tehnologiei și al unui plan bine pus la punct, vei reuși să-i faci să se simtă parte din echipă încă din prima zi.

Iar de îndată ce ai stabilit un sistem pentru ca noii angajați remote să se obișnuiască mai ușor cu rolul, colegii și compania, va trebui să te gândești și la pașii următori: cum îi poți ajuta să se conecteze mai bine cu colegii lor, să se familiarizeze cu cultura companiei sau să simtă că munca lor este valoroasă la nivelul întregii organizații. 

Pe aceeași temă...

Cum poți să îmbunătățești experiența candidaților

Descoperă cum le poți oferi o experiență mai bună candidaților în fiecare etapă a procesului de recrutare.

Citește în continuare