Skip to main content

Cum să faci onboarding-ul mai ușor cu ajutorul unui buddy

onboarding-buddy

Cu toții am fost cândva în poziția de nou angajat și ne-am confruntat cu diverse întrebări sau sarcini mai grele sau mai ușoare, dar pe care nu știam cum să le rezolvăm. Am vrut să cerem ajutor noilor colegi, dar, în același timp, ne-am simțit copleșiți să facem asta. 

Un buddy acționează ca un ghid pentru noii angajați în perioada în care aceștia descoperă teritoriul necunoscut al unui nou loc de muncă. Fără un sistem de buddy, noii angajați riscă să se simtă pierduți și izolați, în timp ce organizațiile riscă creșterea timpului până când aceștia se integrează sau rate scăzute de retenție.

De aceea, este important ca în programul de onboarding să incluzi și alocarea unui buddy pentru noii angajați. Acesta poate fi o persoană care să îi întâmpine și să le răspundă la orice întrebări ar avea, de la modul de folosire a aparatului de cafea până la valorile companiei.

În plus, alocarea unui buddy le oferă noilor colegi oportunitatea de a se împrieteni mai ușor cu acesta și de a se conecta cu echipa. Angajații care reușesc să-și facă prieteni la locul de muncă au cu 60% mai multe șanse să rămână în companie pentru mai mult timp. 

1. Ce este un buddy

Un buddy este, în esență, un angajat actual care se oferă voluntar sau este selectat să acționeze ca un îndrumător pentru un angajat nou în primele săptămâni ale acestuia în companie.

Un buddy îl introduce pe noul coleg în procesele de zi cu zi ale companiei, îl prezintă echipei, îl ajută să dezvolte relații cu colegii, îl poate susține în primele task-uri pe care le are de realizat și îl ajută să-și dezvolte încrederea și să se simtă confortabil la job.

Spre deosebire de mentori, care sunt adesea implicați în dezvoltarea profesională pe termen lung și în orientarea în carieră, un buddy se concentrează pe aspectele imediate și practice ale instalării într-un nou job.

Distincția dintre un buddy și un mentor este importantă. În timp ce ambele roluri urmăresc să sprijine noul angajat, obiectivele și duratele acestora diferă semnificativ.

O relație de mentorat este de obicei mai structurată, cu obiective clar stabilite și pe o perioadă de timp mai lungă, deseori extinzându-se dincolo de faza de integrare pentru a se concentra pe creșterea și dezvoltarea profesională.

Spre deosebire de un mentor, buddy-ul are rolul de a ușura integrarea în companie, concentrându-se pe obiective pe termen scurt cum ar fi înțelegerea responsabilităților jobului, a politicilor companiei și a culturii la locul de muncă.

Existența ambelor roluri (de mentor și de buddy) le asigură noilor angajați sprijin atât pentru nevoile lor imediate, cât și pentru cele viitoare.

Onboarding-ul realizat cu sprijinul unui buddy este mai informal și accesibil, oferindu-le un spațiu sigur noilor colegi să pună întrebări și să-și exprime preocupările, pe care altfel ar putea ezita să le împărtășească managerilor sau celor din echipa de HR.

2. Cum alegi un buddy

Să alegi ce angajați vor avea rolul de buddy este o decizie importantă și nu mereu simplă. În funcție de dimensiunea companiei, poți lua în considerare cele patru criterii de mai jos:

buddy onboarding


De cât timp lucrează în companie? 

Poate fi un buddy bun un coleg angajat recent care e plin de entuziasm? Sau ar fi mai potrivit un angajat mai vechi, dar care are mai multe cunoștințe despre companie? Alege care din aceștia doi este cel mai potrivit în funcție și de personalitatea noului coleg și de experiența acestuia. 

Departamentul

Buddy-ul lucrează în același departament ca și noul coleg? Sau ar fi de preferat să fie dintr-o echipă diferită, astfel încât să oferi o oportunitate de colaborare între departamente? 

Un buddy din același departament ca și noul coleg îl poate ajuta să se acomodeze în echipă cât mai repede posibil. Alternativ, crearea unei legături cu cineva din alt departament oferă beneficiul interacțiunii cu diferite echipe din întreaga companie.

Experiența

O regulă importantă este ca buddy-ul să aibă un nivel de experiență similar cu noul angajat. Este posibil ca angajații care ocupă un rol mai junior decât noul coleg să nu îi poată oferi cunoștințele aprofundate de care ar avea nevoie. Pe de altă parte, asocierea cu colegi semnificativ mai experimentați i-ar putea împiedica pe noii angajați să pună întrebări sau să se simtă în largul lor. O excepție de la această regulă ar fi situația în care există oportunitatea de a reduce un decalaj de cunoștințe prin conectarea unui angajat nou cu unul mai experimentat.

Trăsături de personalitate

Un buddy este un angajat care va reprezenta compania, de aceea este important să te asiguri că înțelege și susține misiunea și valorile acesteia. În plus, cei care preiau rolul de buddy ar trebui să fie buni comunicatori, bine integrați în echipă și să aibă dorința de a-i ajuta pe noii colegi să se acomodeze cu ușurință.

3. Un buddy poate crește productivitatea

Printre multe alte beneficii, implementarea unui sistem de buddy poate avea un impact atât asupra experienței noului coleg, cât și asupra productivității acestuia.

Legat de productivitate, rolul buddy-ului este să prezinte cât mai bine contextul companiei. Noii angajați, indiferent de nivelul lor de experiență, se confruntă cu o curbă de învățare atunci când se alătură unei noi echipe.

Un buddy poate oferi informații despre politicile și normele companiei, despre persoanele-cheie și modul de colaborare cu acestea sau despre alte reguli nescrise. Aceste cunoștințe îi pot ajuta pe noii angajați să parcurgă primele zile cu mai multă încredere și ușurință.

Având o persoană de contact pentru întrebări și îndrumare, noii colegi pot învăța rapid și pot începe să contribuie imediat la proiectele companiei. Acest lucru nu numai că aduce beneficii noului angajat în ceea ce privește satisfacția și implicarea la birou, dar contribuie și la productivitatea generală a echipei și a organizației.

Oferirea acestui sprijin emoțional și profesional poate face o diferență semnificativă în modul în care noii angajați își percep noul loc de muncă, influențându-le decizia de a rămâne în companie pe termen lung.

4. Responsabilitățile unui buddy

Este important să definești clar care sunt responsabilitățile unui buddy. Când faci lista cu acestea, asigură-te că ele îl vor ajuta pe noul coleg să se simtă sprijinit, informat și binevenit în companie. 

Iată câteva dintre responsabilitățile-cheie pe care și le asumă de obicei un buddy:

  • Face cunoștință cu noul angajat în prima zi. Buddy-ul este adesea prima față prietenoasă pe care o vede noul angajat, oferind o primire călduroasă și atenuând emoțiile primei zile de lucru.
  • Prezintă noul angajat colegilor. Integrarea în companie este la fel de importantă ca și înțelegerea rolului pentru care cineva a fost angajat. Buddy-ul facilitează prezentarea membrilor echipei și altor colegi, ajutând la construirea unei legături între noul angajat și viitorii lui colegi.
  • Răspunde la întrebări despre job și companie. Buddy-ul acționează ca o bază de cunoștințe, oferind informații despre operațiunile de zi cu zi, cultura companiei și politicile de lucru.
  • Face un tur al locului de muncă: familiarizarea noului angajat cu spațiul fizic de lucru îl ajută să lucreze în noul mediu și să înțeleagă unde se află lucrurile importante (cum ar fi sălile de ședințe, aparatul de cafea sau alte facilități).
  • Oferă informații despre primele taskuri: buddy-ul oferă îndrumări practice pentru task-urile și procesele care sunt noi pentru angajat, asigurându-se că acesta va avea informațiile necesare pentru a se apuca de lucru.
  • Prezintă cultura companiei și regulile nescrise: dincolo de anumite norme și proceduri specifice fiecărei companii, buddy-ul împărtășește informații despre cultura companiei și normele nescrise care ghidează comportamentul în cadrul organizației.
  • Facilitează oportunitatea de shadowing: shadowing-ul îi permite noului angajat să vadă direct cum sunt abordate procesele de lucru, ceea ce îl va ajuta să învețe aspectele particulare ale jobului și ale companiei. Buddy-ul poate conecta noul angajat cu un coleg cu un job similar sau poate fi el însuși acel coleg.
  • Organizează întâlniri săptămânale de check-in: întâlnirile periodice dintre buddy și noul angajat ajută la rezolvarea oricăror întrebări sau preocupări în curs, asigurând acomodarea lină a acestuia în companie.

5. Cei 4 pași ai onboarding-ului cu un buddy

Un proces structurat de onboarding cu ajutorul unui buddy poate îmbunătăți semnificativ acomodarea și productivitatea noului angajat. 

Iată ce pași presupune onboarding-ul cu un buddy:

  • Pregătire: înainte de prima zi a noului angajat, selectează un buddy adecvat și informează-l cu privire la responsabilitățile pe care le va avea. Asigură-te că acesta are resursele și timpul necesar pentru a sprijini eficient noul angajat.
  • Integrare: buddy-ul joacă un rol cheie în integrarea noului coleg în cultura companiei. Această fază se concentrează pe introducerea și explicarea normelor companiei, precum și pe disponibilitatea de a răspunde la orice întrebări imediate pe care le poate avea noul angajat.
  • Dezvoltare: pe măsură ce noul angajat devine mai confortabil în rolul său, buddy-ul îl va ajuta cu oportunități de învățare și dezvoltare mai aprofundate, cum ar fi urmărirea obiectivelor sau ghidarea prin sarcini mai complexe.
  • Tranziție: în cele din urmă, noul angajat ar trebui să se simtă suficient de încrezător și integrat pentru a deveni independent. Sistemul de buddy poate fi redus treptat, buddy-ul rămânând o față prietenoasă și familiară pentru orice întrebări viitoare.

6. Checklist-ul unui onboarding reușit

Pentru a asigura consecvența și pentru a acoperi toate etapele procesului de onboarding, te poți folosi de un checklist punctual pentru cei care vor fi buddy. Acesta poate include următorii pași:

✅ Programează o întâlnire de bun venit în prima zi, în care să poți discuta mai pe larg cu noul coleg.
✅ Programează prezentarea noului angajat în echipa în care va lucra, dar și către ceilalți colegi din companie.
✅ Oferă un tur al biroului, evidențiind zonele importante și facilitățile oferite.
✅ Împărtășește informații despre cultura companiei și regulile nescrise.
✅ Oferă îndrumări cu privire la task-uri și procesele de lucru.
✅ Programează întâlniri regulate de check-in pentru a discuta progresul și pentru a răspunde întrebărilor.
✅ Oferă acces la resurse pentru dezvoltarea profesională în cadrul companiei.
✅ Facilitează tranziția către independență, rămânând în același timp disponibil pentru sprijin viitor.

Acest checklist îl poate ajuta pe colegul care va fi buddy să ofere support complet noului angajat pe parcursul primelor lui săptămâni în companie, fără a lăsa niciun aspect neacoperit.

De asemenea, lista ajută la standardizarea experienței de onboarding, asigurându-se că fiecare nou coleg va primi același nivel de sprijin și informații.

E rândul tău

Folosirea unui buddy în procesul de onboarding poate fi un instrument puternic prin care companiile să sprijine angajații noi și să favorizeze integrarea acestora în companie. Prin interacțiunea cu colegi care oferă îndrumare, sprijin și transfer de cunoștințe, companiile pot facilita o tranziție lină, pot spori încrederea noilor colegi și pot promova o comunicare eficientă. 

Pe aceeași temă...

De ce ai nevoie de un proces de preboarding pentru noii colegi

Un program de preboarding bine pus la punct îmbunătățește engagement-ul noilor angajați și crește șansele ca aceștia să se acomodeze mai repede la locul de muncă.

Citește în continuare

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s

Cum să scrii și să promovezi un anunț de angajare (și un model gratuit)

Înainte de a începe să lucrezi la anunțul de angajare și să-l promovezi, acordă-ți puțin timp pentru a „face cunoștință” cu candidatul modern. Ce trebuie să știi în mod special despre acesta este că cel mai probabil își caută job în mai multe locuri și că își folosește telefonul mobil pentru asta. Iar în timp ce site-urile de joburi continuă să fie principala sursă de căutare, mai mult de jumătate din candidați folosesc și platformele de social media pentru a-și găsi un job. Fă cunoștință cu candidatul modern În prezent, candidații petrec până la 15 ore pe săptămână căutându-și un nou loc de muncă, iar cel mai probabil își folosesc telefonul sau laptopul pentru asta. Mai mult de jumătate din căutările de joburi sunt făcute de pe mobil – de aceea angajatorii care construiesc un proces de aplicare optimizat pentru mobil au de două ori mai multe șanse să primească aplicații de calitate. Cum poți ajunge la candidați? Nu există o formulă magică în recrutare. Mai degrabă, există o varietate