Job shadowing: cum te poate ajuta și cum să construiești un program de succes

Învățarea continuă ajută angajații să crească profesional și să-și îmbunătățească abilitățile, iar job shadowing-ul este una dintre cele mai eficiente metode de învățare la locul de muncă. Organizațiile care implementează un program de job shadowing au oportunitatea de a-și perfecționa angajații și de a-și îmbunătăți procesele de lucru.

Mai jos vei afla ce este procesul de job shadowing și cum poate compania ta să implementeze un astfel de program pentru angajați.

Ce este job shadowing-ul?

Job shadowing-ul este o formă de învățare care le permite angajaților să observe îndeaproape și, uneori, să îndeplinească sarcinile unui alt coleg de pe un anumit rol. De obicei, job shadowing-ul se practică în cazul stagiarilor care își încep cariera sau al studenților care vor să afle mai multe despre opțiunile pe care le pot avea la un job. Cu toate acestea este, de asemenea, unul dintre cele mai eficiente mijloace pentru un angajat de a dobândi o nouă abilitate sau, eventual, de a se reprofila.

De cele mai multe ori, un angajat face job shadowing în departamentul din care face parte. De exemplu, dacă acesta lucrează în departamentul de Marketing ca specialist în Social Media, dar dorește să dobândească abilități de editare video, ar putea lucra cu un coleg care se ocupă de asta. 

Cu toate acestea, din ce în ce mai mulți angajați sunt interesați de ce se întâmplă în alte departamente. De exemplu, cineva din departamentul IT poate face job shadowing cu cineva din echipa de vânzări. În mod similar, angajatul care lucrează în vânzări ar putea ajunge să înțeleagă mecanismele din spatele infrastructurii IT la locul de muncă.

Beneficiile programelor de job shadowing

Unul dintre principalele beneficii ale job shadowing-ului este că le oferă angajaților oportunitatea de a urma alte cariere în cadrul aceleiași organizații sau de a afla mai multe informații despre modul de lucru al unui alt departament.

Pe lângă asta, job shadowing-ul aduce și alte beneficii:

• Angajați mai bine informați: colegii tăi vor putea ști mai multe despre modul în care lucrează anumiți colegi sau echipe și cum influențează munca lor rezultatele companiei.
• Instruire încrucișată: angajații învață noi abilități, iar compania câștigă mai multă flexibilitate.
• Împărtășirea cunoștințelor și a experienței: angajații au ocazia de a-și pune în practică abilitățile de mentorat, precum și de a-și reanaliza procesele de lucru.
• Încurajează mobilitatea internă: angajații pot explora alte variante de carieră în cadrul companiei.
• Îmbunătățirea productivității: pentru noii angajați, procesul de învățare va fi mai accelerat și vor deveni productivi într-un timp mai scurt.
• Crearea de relații între colegi: angajații vor avea ocazia să se conecteze cu colegii cu care în mod normal nu ar fi interacționat.
• Costuri reduse pentru dezvoltarea angajaților: odată pus la punct, programul de job shadowing nu implică foarte multe costuri prin comparație cu programele de training externe.

Limitări

Programele de job shadowing au și câteva limitări de care trebuie să ții cont:

• Scăderi temporare de productivitate: angajații care trec printr-un program de job shadowing își reduc timpul alocat jobului principal, iar colegii care le sunt mentori trebuie să se concentreze și asupra altor lucruri decât task-urile lor normale. Cu toate acestea, beneficiile vor apărea în viitor, atunci când angajații își vor folosi noile abilități câștigate pentru a-și face treaba mai bine.
• Ar putea fi dificil de organizat: trebuie să aliniezi programele mai multor persoane, iar logistica nu este întotdeauna ușor de gestionat.

Cele trei elemente ale unui program de job shadowing

Programul de job shadowing are trei elemente majore pe care să le iei în calcul:

1. Participanții

• Angajatul care face job shadowing: află care este nevoia lui și dacă acest program i se potrivește.
• Colegul cu rol de mentor: verifică dacă acesta este de acord, dacă are timpul și calitățile necesare pentru a transmite informațiile într-un mod util și eficient.
• Managerii: verifică dacă managerii responsabili de cei doi angajați sunt de acord cu acest program. Managerii trebuie să fie dispuși să le ofere sprijin angajaților și să se asigure că procesul de învățare este bine pus la punct. În cazul în care este vorba de job shadowing între departamente, ambii manageri ar trebui să colaboreze pentru a înțelege ce funcționează, ce nu funcționează și să stabilească obiective clare înainte ca procesul să aibă loc.

2. Procesul

Este important să concepi un proces clar și ușor de urmat pentru a asigura coerența și succesul programului. Iată ce să ai în vedere:

• Discuție între manager și angajatul care face job shadowing: managerul discută variantele de job shadowing și motivele pentru care angajatul își dorește să participe la acest program.
• Discuție între manager și angajatul mentor: prin aceasta, se confirmă disponibilitatea colegului mentor și dacă este potrivit pentru un astfel de proiect.
• Durata programului: angajații implicați convin apoi asupra unei perioade de desfășurare a acestui program, precum și durata lui, în funcție de nevoie și de complexitatea jobului.
• Plan de acțiune: colegii implicați în proiect creează un plan de acțiune, cu sprijinul managerilor și al echipei de HR, dacă este cazul. Acesta ar trebui să specifice ce tip de sarcini va implica programul și pe ce skill-uri sau cunoștințe se va pune accent.
• Derularea programului: încurajează colegii implicați în proiect să aibă discuții săptămânale, pentru a urmări evoluția procesului în timp real.
• Feedback: pe baza obiectivelor stabilite la început, este important ca cei doi angajați implicați (sau chiar și managerii) să decidă dacă procesul a fost un succes sau nu. Feedback-ul tip 360 de grade este recomandat în acest caz.

3. Tipurile de job shadowing

În general, există trei tipuri de job shadowing:

• Observare: colegul care învață se uită doar la procesul de lucru al colegului mentor. Acest tip de învățare funcționează bine pentru urmărirea exploratorie a jobului, pentru a înțelege în ce constă acesta. Colegul care învață ar trebui să pună cât mai multe întrebări pentru a avea o imagine cât mai clară a activității desfășurate de mentorul său.
• Task-uri specifice: acest tip de job shadowing presupune realizarea unor task-uri specifice, stabilite încă de la început. Ar putea include diferitele activități aferente unui job, realizarea unor anumite task-uri și dezvoltarea unor abilități pe care colegul care învață dorește să și le însușească. Ambele părți trebuie să cadă de acord asupra unui program de desfășurare: de exemplu, pot stabili întâlniri de două ori pe săptămână, timp de două ore, pentru o perioadă de 4 săptămâni.
• Implicare activă: apare în cazul în care colegul care învață îndeplinește în mod activ sarcinile jobului. Mentorul poate stabili anumite sarcini pentru a încuraja învățarea la locul de muncă, pentru a evalua performanța colegului său și pentru a-i oferi feedback. Acesta este cel mai implicat tip de job shadowing și necesită o planificare și o pregătire atentă.

Cum să pornești un program de job shadowing

Iată ce aspecte ar trebui să ai în vedere dacă dorești să implementezi un proces de job shadowing:

• Stabilește obiectivele: ce dorești să obții de la acest program? Obiectivele tale pot fi, de exemplu, să faci mai rapid onboarding-ul angajaților noi, să încurajezi mobilitatea internă sau să antrenezi angajații pentru anumite roluri. De asemenea, ia în calcul și cum vei măsura succesul programului. De exemplu, în cazul angajaților noi, ai putea cere managerilor să evalueze timpul de evoluție înainte și după implementarea programului de job shadowing.
• Creează un cadru: stabilește ce angajați sunt eligibili să facă parte din proiect, ce implică  proiectul (de exemplu: intervalul de timp, permisiunea managerului), iar dacă lucrul se desfășoară remote sau hibrid, caută o soluție pentru ca cei implicați în proces să poată colabora.
• Comunică existența programului: dă de veste colegilor despre existența acestei oportunități, subliniind beneficiile programului, cum se pot înscrie și răspunsurile la câteva întrebări frecvente. De asemenea, poți organiza o sesiune cu managerii pentru a le explica cum pot beneficia ei și cei din echipa lor lor de pe urma programului.
• Încorporează job shadowing în onboarding: acest lucru îi va ajuta pe noii colegi să fie implicați în procese încă de la început și să creeze conexiuni cu ceilalți angajați.
• Ajută participanții să se pregătească: de exemplu, le poți trimite colegilor care învață un e-mail cu sfaturi despre cum să înceapă să construiască o relație cu un coleg senior. Sau îi poți încuraja să pună întrebări și să-și ia notițe. Mentorilor le poți trimite o serie de idei despre tehnici de predare eficiente. Acest lucru va ajuta la reducerea stresului și le va permite participanților să profite la maximum de program.
• Solicită feedback: încurajează participanții să ofere feedback despre experiența lor și sugestii de îmbunătățire.
• Stabilește ce se întâmplă după finalizarea programului: odată ce participanții termină programul este important ca ei să știe care sunt oportunitățile de dezvoltare viitoare. În felul acesta, vei putea să asiguri continuitatea învățării și dezvoltării în companie.

E rândul tău

Un program de job shadowing bine pus la punct aduce multe beneficii angajaților și organizațiilor. Printre beneficiile unui astfel de program se numără oportunitatea oferită angajaților de a urma alte cariere în cadrul organizației sau de a afla mai multe informații despre modul de lucru al unui alt departament.

Asigură-te că opțiunea de job shadowing este comunicată clar și continuu angajaților. În acest fel, îi încurajezi să prioritizeze învățarea și dezvoltarea lor. 

Pe aceeași temă...

Bune practici în procesul de recrutare internă

Recrutarea internă contribuie la creșterea retenției angajaților, crescând satisfacția la locul de muncă. Descoperă cum să o implementezi cu succes în compania ta.

Citește în continuare