Skip to main content

Cum să faci un program de job shadowing de succes

Shadowing


Învățarea continuă duce la creștere și îmbunătățire, iar job shadowing-ul este una dintre cele mai eficiente metode de învățare la locul de muncă. Organizațiile care implementează un program de job shadowing au oportunitatea de a-și perfecționa angajații, de a-și îmbunătăți procesele și de a inova.

Mai jos vei afla ce este procesul de job shadowing și cum poate compania ta să implementeze un astfel de program pentru angajați.

Ce este job shadowing?

Job shadowing este o formă de învățare la locul de muncă care permite angajaților interesați să urmărească îndeaproape, să observe și, uneori, să îndeplinească sarcinile unui alt angajat care îndeplinește un anumit rol. De obicei, job shadowing este asociat cu stagiarii care își încep cariera sau studenții care doresc să-și înțeleagă alegerile în carieră. Cu toate acestea, este, de asemenea, unul dintre cele mai eficiente mijloace pentru un angajat de a dobândi o nouă abilitate sau, eventual, de a urma o nouă cale în carieră.

De obicei, un angajat face job shadowing în departamentul din care face parte. De exemplu, dacă el lucrează în departamentul de marketing ca specialist în rețelele sociale, dar dorește să dobândească abilitățile de editare video, ar lucra cu un coleg care se ocupă de acest lucru. Cu toate acestea, din ce în ce mai mulți angajați sunt interesați de ce se întâmplă în alte departamente. De exemplu, cineva din departamentul IT poate face job shadowing cu cineva din echipa de vânzări. În mod similar, angajatul care lucrează în vânzări ar ajunge să înțeleagă mecanismele din spatele infrastructurii IT la locul de muncă.

Este, de asemenea, o modalitate excelentă pentru angajați de a urma alte cariere în cadrul aceleiași organizații. Prin urmare, cineva care lucrează în comunicare (și, eventual, are o diplomă în finanțe) și și-a dorit întotdeauna să fie analist financiar, ar putea să facă acest lucru prin oportunitatea de job shadowing.

Beneficiile înființării unui program de job shadowing

Beneficiile sunt duble, atât pentru angajați, cât și pentru companie.

  • Angajați mai bine informați: colegii tăi vor obține informații valoroase despre modul în care anumiți colegi și echipe lucrează și cum influențează munca lor rezultatele companiei.
  • Instruire încrucișată: angajații învață noi abilități, iar compania câștigă mai multă flexibilitate.
  • Împărtășirea cunoștințelor și a experienței: angajații au ocazia de a-și pune în practică abilitățile de mentorat, precum și de a-și reanaliza procesele de lucru.
  • Încurajează mobilitatea internă: angajații pot explora potențiale variante de carieră în cadrul companiei.
  • Îmbunătățirea productivității:  pentru nou angajat, procesul de învățare va fi mai accelerat și va deveni mai productiv într-un timp scurt.
  • Crearea de relații între colegi: angajații vor avea ocazia să se conecteze cu colegii cu care în mod normal nu ar fi interacționat.
  • Metodă de dezvoltare a angajaților cu costuri reduse: odată pus la punct, programul de job shadowing nu implică foarte multe costuri, versus situația în care ai apela la o resursă de învățare externă.

Limitări

Trebuie să ai în vedere că un asemenea program are, de asemenea, anumite limitări de care trebuie să ții cont.

  • Scăderi temporare de productivitate: angajații care sunt învățați își reduc timpul alocat jobului principal, iar colegii care le sunt mentori trebuie să se concentreze și asupra altor lucruri decât taskurile lor normale. Cu toate acestea, beneficiile vor apărea în viitor, atunci când angajații își folosesc noile abilități câștigate pentru a-și face treaba mai bine.
  • Ar putea fi dificil de organizat: programele mai multor persoane trebuie să se alinieze, iar logistica nu este întotdeauna ușor de gestionat.

Cele trei elemente ale unui job shadowing


Programul de job shadowing are trei elemente majore pe care este util să le iei în calcul.

Procesul job shadowing



1. Angajații parte din proces

  • Angajatul care face job shadowing:  află care este nevoia lui și dacă acest program i se potrivește.
  • Colegul cu rol de mentor: verifică dacă acesta este de acord, dacă are timpul și calitățile necesare pentru a transmite informațiile într-un mod util și eficient.
  • Managerii: verifică dacă managerii responsabili de cei doi angajați sunt de acord cu acest program. Managerul are rolul de a oferi sprijin și să-și asume responsabilitatea pentru a se asigura că învățarea are loc. În cazul în care este vorba de un proiect între departamente, ambii manageri ar trebui să colaboreze pentru a înțelege ce funcționează, ce nu funcționează și să stabilească obiective clare înainte ca procesul să aibă loc.

2. Procesul

Este important să concepi un proces clar de urmat pentru a asigura coerența și succesul programului. Ce să ai în vedere:

  • Discuție între manager și angajatul care face job shadowing: în care managerul discută variantele de job shadowing și motivele aplicării la acest program.
  • Discuție între manager și angajatul mentor: în care se confirmă disponibilitatea acestuia și dacă este potrivit pentru un astfel de proiect.
  • Durata programului: angajații implicați convin apoi asupra unei perioade de desfășurare a acestui program, precum și durata lui, în funcție de nevoie și de complexitatea jobului.
  • Plan de acțiune: colegii implicați în proiect creează un plan de acțiune. Aceasta include ce tip de sarcini va implica programul și ce tip program va fi.
  • Derularea programului: încurajează colegii implicați în proiect să realizeze discuții săptămânale, pentru a urmări evoluția procesului în timp real.
  • Feedback: pe baza obiectivelor stabilite la început, este important ca cei doi angajați implicați, sau chiar și managerii, să decidă dacă procesul a fost un succes sau nu. Feedback-ul tip 360 de grade este recomandat în acest caz.

3. Tipurile de job shadowing

În general, există trei tipuri de job shadowing:

  • Observare: colegul care învață se uită doar la procesul de lucru al colegului mentor. Acesta funcționează bine pentru urmărirea exploratorie a jobului, pentru a înțelege în ce constă un job. Colegul care învață ar trebui să pună cât mai multe întrebări pentru a avea o imagine cât mai clară a activității desfășurate de mentorul său.
  • Taskuri specifice: acest tip de job shadowing presupune realizarea unor taskuri într-un program bine stabilit. Ar putea include diferitele activități aferente unui anumit job, realizarea unor anumite taskuri și dezvoltarea unor abilități pe care colegul care învață dorește să și le însușească. Ambele părți trebuie să cadă de acord asupra unui program de desfășurare: de exemplu, pot stabili întâlniri de două ori pe săptămână, timp de două ore într-o perioadă de 4 săptămâni.
  • Implicare activă: apare în cazul în care colegul care învață îndeplinește în mod activ sarcinile jobului. Mentorul poate atribui anumite sarcini pentru a încuraja învățarea la locul de muncă, pentru a evalua performanța umbrei și pentru a oferi feedback. Acesta este cel mai implicat tip de job shadowing și necesită o planificare și o pregătire atentă.

Cum să pornești un program de job shadowing

Mai jos am curpins câteva aspecte importante despre implementarea unui proces de job shadowing.

  • Stabilește obiectivele - ce dorești să obții de la acest program? Obiectivele tale pot fi, de exemplu, să crești mai rapid angajații noi, să permiți mobilitatea internă sau să antrenezi angajații pentru anumite roluri. De asemenea, ia în calcul și cum vei măsura succesul programului. De exemplu, în cazul angajaților noi, ai putea cere managerilor să evalueze timpul de evoluție înainte și după implementarea programului de job shadowing.
  • Creează un cadru: stabilește ce angajați sunt eligibili să facă parte din proiect, ce implică  proiectul (de exemplu: intervalul de timp, permisiunea managerului) iar dacă lucrul se desfășoară remote sau hibrid, caută o soluție pentru ca cei implicați în proces să poată colabora.
  • Comunică existența programului: dă de veste colegilor despre existența acestei oportunități, subliniind beneficiile programului, informațiile de bază despre participare și câteva întrebări frecvente. De asemenea, poți organiza o sesiune cu managerii pentru a le explica cum pot beneficia ei și cei din echipa lor lor de pe urma programului.
  •  Încorporează job shadowing în onboarding: acest lucru va ajuta la implicarea noilor angajați încă de la început, la construirea de conexiuni și la productivitate mai rapidă.
  • Ajutați participanții să se pregătească: de exemplu, poți trimite colegilor care învață un e-mail cu sfaturi despre cum să înceapă să construiască o relație cu un coleg senior, încurajează-i să pună întrebări, să ia notițe. Iar mentorilor le poți trimite o serie de idei despre tehnici de predare eficiente. Acest lucru va ajuta la reducerea stresului și le va permite participanților să profite la maximum de program.
  • Solicită feedback: încurajează participanții la program să ofere feedback despre experiența lor și sugestii de îmbunătățire.
  • Stabilește pașii ce urmează după program: odată ce participanții termină programul este important ca ei să știe care sunt oportunitățile de dezvoltare viitoare. Oferirea de opțiuni angajaților te va ajuta să asiguri continuitatea învățării și dezvoltării în companie.

E rândul tău

Un program job shadowing bine configurat aduce multe beneficii angajaților și companiei tale. Asigură-te că această oportunitate de dezvoltare este comunicată clar și continuu angajaților. În acest fel, îi încurajezi să prioritizeze învățarea și dezvoltarea lor. 

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s

Cum să scrii și să promovezi un anunț de angajare (și un model gratuit)

Înainte de a începe să lucrezi la anunțul de angajare și să-l promovezi, acordă-ți puțin timp pentru a „face cunoștință” cu candidatul modern. Ce trebuie să știi în mod special despre acesta este că cel mai probabil își caută job în mai multe locuri și că își folosește telefonul mobil pentru asta. Iar în timp ce site-urile de joburi continuă să fie principala sursă de căutare, mai mult de jumătate din candidați folosesc și platformele de social media pentru a-și găsi un job. Fă cunoștință cu candidatul modern În prezent, candidații petrec până la 15 ore pe săptămână căutându-și un nou loc de muncă, iar cel mai probabil își folosesc telefonul sau laptopul pentru asta. Mai mult de jumătate din căutările de joburi sunt făcute de pe mobil – de aceea angajatorii care construiesc un proces de aplicare optimizat pentru mobil au de două ori mai multe șanse să primească aplicații de calitate. Cum poți ajunge la candidați? Nu există o formulă magică în recrutare. Mai degrabă, există o varietate