Evaluarea angajaților: 9 pași pentru o evaluare obiectivă și constructivă

Colegii tăi vin zilnic la birou, fac task-uri și lucrează la proiecte. Dar cum știi dacă sunt performanți sau nu? Nu mereu faptul că un proiect a fost terminat înseamnă că a și fost făcut cum trebuie.

Evaluarea performanței este un mod de afla acest lucru. Este un proces care pune în evidență realizările, cuantifică valoarea pe care un angajat o aduce companiei, oferă oportunitatea de feedback pentru îmbunătățiri viitoare și îi motivează pe angajați să continue să se dezvolte.

Aceasta este intenția, cel puțin. Dar evaluările de performanță nu sunt întotdeauna la înălțimea așteptărilor. Realitatea este că evaluările nu aduc întotdeauna valoare și pot genera anxietate pentru toți cei implicați, inclusiv pentru managerii care au fost sau nu instruiți să conducă aceste discuții.

Cu toate acestea, dacă abordezi corect procesul de evaluare, acesta poate avea un impact important atât în relația angajatului cu compania, cât și asupra carierei sale profesionale.

În acest articol vei găsi o serie de tehnici pe care le poți folosi pentru evaluarea angajaților, astfel încât aceasta să aibă sens atât pentru cei evaluați, cât și pentru evaluatori.

La ce se referă evaluarea angajaților?

Evaluarea angajaților reprezintă o revizuire a performanței acestora. Acest proces conține o analiză a rezultatelor și a conduitei, analiză făcută de către angajator, dar poate avea, de asemenea, și o componentă în care angajații se autoevaluează.

Beneficiile evaluării angajaților

• Recunosc aportul angajaților: managerii pot comunica public și deschis realizările angajaților.
• Comunică obiectivele: angajatul va avea o imagine clară asupra proiectelor la care va lucra.
• Definesc așteptările: angajații pot înțelege ce își dorește managerul de la ei.
• Creează o colaborare: evaluările nu sunt doar o discuție în care managerul își împărtășește feedback-ul. Evaluările sunt un dialog în care ambele părți își exprimă punctul de vedere și stabilesc de comun acord un plan pentru viitor.
• Cresc angajamentul angajaților: managerii pot obține o perspectivă valoroasă asupra modului în care interacționează cei din subordinea sa, precum și a nevoilor echipei.
• Pot aduce creștere angajaților: dacă evaluarea este bună, angajatul poate primi o mărire de salariu sau o promovare.
• Documentează legal așteptările și progresul: evaluările pot servi ca documentare legală a discuției dintre un manager și un angajat cu privire la orice probleme de performanță sau de conduită. De exemplu, dacă un manager ridică o problemă de conduită în timpul mai multor evaluări și constată că nu se îmbunătățește comportamentul, acesta poate fi un temei legal pentru disciplină.

Cum să creezi un proces de evaluare a angajaților

E important ca procesul de evaluare a angajaților să fie consecvent și transparent. Iată ce pași ar trebui să urmați pentru aceasta:

1. Stabilește așteptări clare încă de la început

Așteptările clare îi ajută pe colegii tăi să înțeleagă ce trebuie să livreze. Setarea acestora e importantă ținând cont de faptul că aproximativ jumătate dintre angajați nu știu ce se așteaptă de la ei la locul de muncă. Această confuzie poate reduce implicarea și motivația acestora.

Pentru a încuraja definirea unor așteptări clare, poți face următoarele:

• Definește clar rolurile și responsabilitățile acestora. Fă o descriere a postului care să includă sarcinile specifice, rezultatele pe care trebuie să le producă și ierarhia lor în cadrul echipei. Cere feedback de la angajați pentru a te asigura că sunteți pe aceeași lungime de undă.
• Stabilește obiective clare. În mod regulat (de preferat trimestrial), lucrează cu angajații pentru a stabili scopuri și obiective care sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp (SMART).
• Stabilește indicatori de performanță (KPI) realiști. Acești KPI pot fi utilizați pentru a urmări progresul de îndeplinire a obiectivelor propuse. Deși multe companii folosesc acest sistem, un procent foarte mic de angajați sunt de părere că pot controla metricii de performanță doar prin activitatea lor.

2. Oferă angajaților feedback mai frecvent

Sesiunile de evaluare a performanței sunt de obicei efectuate anual, dar pentru mulți angajați acest lucru nu este suficient de des. Un sondaj a constatat că 63% dintre angajați doresc mai mult feedback „pe loc” cu privire la performanța lor. Această dorință este deosebit de puternică în rândul generației millenials și generației Z, care au nevoie de feedback la cald și comunicare deschisă. 

În loc să aștepți review-ul anual, încearcă să dai feedback ori de câte ori este nevoie. Un moment bun este la finalul proiectelor sau la finalul unor etape importante din proiectele în care angajatul este implicat.

Sau, dacă lucrezi cu obiective trimestriale, poți face evaluarea la finalul fiecărui trimestru. Evaluările trimestriale sunt din ce în ce mai frecvente, deoarece o perioadă de 90 de zile este suficient de scurtă pentru a rămâne concentrat, dar suficient de lungă pentru a face progrese măsurabile.

Încurajează comunicarea deschisă și sinceră. Evaluările periodice ale angajaților sunt și o ocazie de a-i face pe aceștia să-și împărtășească gândurile, sugestiile și propriile feedback-uri.

Dacă ai de oferit feedback, e important să transmiți atât feedback-ul negativ, cât și pe cel pozitiv. Oferirea de feedback constructiv nu înseamnă doar îmbunătățirea performanței, ci este și o modalitate importantă de a arăta apreciere și recunoaștere pentru o muncă bine făcută. Feedback-ul ar trebui să fie specific și oportun, astfel încât să nu existe ambiguitate în ceea ce privește munca pe care dorești să o evidențiezi. De asemenea, ar trebui să urmărească să ajute fiecare angajat să se îmbunătățească, lucru pe care îl poți face prin oferirea unor sugestii sau idei concrete pe care le poate încerca.

3. Folosește un formular de evaluare a performanței

Un formular de evaluare a performanței este un document standardizat pe care îl poți folosi pentru a te asigura că nu îți scapă niciun aspect și că evaluezi toți angajații în mod egal. Acesta ar trebui să includă o rubrică numerică sau un alt sistem de evaluare, precum și feedback și exemple specifice colectate în timpul întâlnirii.

Poate include secțiuni despre:

• Performanța la locul de muncă.
• Calitatea muncii.
• Abilități și competențe.
• Fiabilitate.
• Inițiativă și creativitate.
• Comunicarea interpersonală.
• Cooperare și colaborare cu ceilalți colegi, cu clienții, cu managerii etc.
• Contribuția generală.

Formularul poate include și secțiuni privind obiectivele, precum și dezvoltarea profesională.

4. Solicită feedback 360 de grade

Pentru o imagine mai completă a contribuțiilor unui angajat, este recomandat să se apeleze și la alte surse de feedback decât cea a managerului. Îți pot împărtăși opinia colegii de echipă, colegii de proiecte, subordonații, poate chiar și contractanții și clienții cu care interacționează angajatul.

Această viziune mai holistică asupra performanței și comportamentului poate oferi informații valoroase la care altfel managerul nu ar avea acces, dezvăluind atât punctele forte, cât și ariile de îmbunătățire, cum ar fi modul în care angajatul comunică, rezolvă problemele, conduce și colaborează.

Feedback-ul de tip „360 de grade” poate fi dificil de implementat fără introducerea lui la nivel de companie. Acest lucru se datorează faptului că toate comentariile ar trebui să fie anonime pentru a încuraja onestitatea, iar celor care oferă feedback ar trebui să li se ofere îndrumări – chiar și instruire – despre cum să ofere feedback eficient și constructiv.

Cei de la Netflix sunt cunoscuți pentru modul în care încurajează feedback-ul între colegi și despre metodele pe care le utilizează.

5. Oferă-le angajaților oportunitatea de se autoevalua

Dă-le angajaților șansa de a-și face o autoevaluare, pentru a putea reflecta direct la anumite aspecte care și lor li se pare că ar putea fi îmbunătățite - atât din partea lor, cât și din partea companiei sau a managerilor. 

Este o șansă pentru aceștia să ia în considerare realizările recente, provocările, punctele forte, ariile de îmbunătățire și alte aspecte pe care doresc să le adreseze ca parte a procesului de review.

Un angajat poate dori, de asemenea, să analizeze:

• Dacă a făcut progrese în atingerea obiectivelor – și, dacă nu, ce obstacole a întâmpinat.
• Abilitățile sau cunoștințele dobândite și modul în care acestea pot fi valorificate în viitor.
• Feedback-ul informal pe care l-a primit de la alți colegi.
• Sprijin sau resurse suplimentare care l-ar ajuta să-și atingă obiectivele.

În felul acesta, încurajezi asumarea și responsabilitatea personală. De asemenea, pui bazele unor discuții mai sincere și mai eficiente între companie și angajați. Ei pot veni pregătiți să evidențieze lucruri pe care le-ai omis, să adauge context unei situații sau să ofere o perspectivă diferită asupra punctelor pe care le-ai adus în discuție.

6. Recunoaște și recompensează performanța ridicată

Evaluările de performanță sunt atât despre recunoașterea realizărilor și punctelor forte ale unui angajat, cât și despre identificarea angajaților performanți.

Folosește procesul de evaluare pentru a promova o cultură a recunoașterii și aprecierii. Recunoaște și recompensează angajații cu performanțe înalte prin bonusuri, creșteri de salariu, promovări, premii sau recunoaștere publică.

7. Rezolvă problemele de performanță cât mai curând posibil

Oferirea feedback-ului negativ nu este niciodată ușoară, dar, dacă performanța angajaților nu corespunde așteptărilor, este ceva ce trebuie neapărat făcut.

Când oferi feedback constructiv, concentrează-te asupra situației și asupra modului de îmbunătățire a performanței: vorbește despre fapte (ce s-a întâmplat), ce efect negativ a existat, întreabă care este motivul pentru care acest lucru s-a întâmplat, spune ce impact pozitiv ar exista dacă comportamentul nepotrivit s-ar remedia. Și nu uita: critica, ironia sau sarcasmul nu au ce căuta într-o sesiune de feedback.

La final, ideal ar fi ca tu și angajatul să ajungeți la un punct de vedere comun.

În plus, nu uita să documentezi discuția pentru referințe viitoare.

8. Combină criteriile de evaluare calitative cu cele cantitative

Există două tipuri de date: calitative și cantitative.

• Datele calitative sunt subiective, descriind adesea calități sau caracteristici. Tehnici precum feedback-ul de tip 360 de grade și autoevaluările generează acest tip de input.
• Datele cantitative sunt măsurabile și pot fi captate în numere și valori. Acestea pot include cifre de vânzări, proiecte livrate, NPS de la clienți sau alți metrici.

Într-o evaluare ai nevoie de ambele tipuri de date, cu mențiunea că indicatorii cantitativi oferă o bază de discuție bazată pe fapte și mai puțin personală.

9. Pune la punct planuri de dezvoltare pentru angajați

Evaluările de performanță au ca principal scop susținerea angajaților să se îmbunătățească profesional. O parte a acestui proces este crearea unui plan de dezvoltare a angajaților.

Un astfel de plan de dezvoltare poate include:

• Direcția de dezvoltare și obiectivele angajatului.
• Oportunități de învățare și dezvoltare.
• Valori care ajută la urmărirea progresului.
• Un plan de implementare.

Review-urile periodice sunt o oportunitate de a urmări progresul, de a aborda provocările, de a face ajustări la plan și de a încuraja învățarea continuă.

E rândul tău

Evaluarea modului în care colegii tăi își desfășoară activitatea este un pas important care nu poate fi trecut cu vederea. O examinare atent făcută va aduce rezultate benefice atât companiei, cât și angajatului pentru dezvoltarea lui profesională.

Dacă în compania ta nu există un proces de evaluare, te poți inspira din sugestiile din acest articol. Iar dacă deja ai unul, vezi în ce măsură el îndeplinește cerințele necesare. Oricare ar fi situația, nu uita să ceri feedback celor implicați, respectiv managerilor și angajaților, deoarece ei știu cel mai bine care sunt nevoile când vine vorba de evaluare, ce elemente îi încurcă sau sunt inutile și ce le lipsește.

Pe aceeași temă...

Cum să-i dai feedback unui angajat neperformant

Pentru că discuțiile dificile nu sunt ușor de purtat, vei găsi în acest articol câteva bune practici pentru acestea: pe ce să pui accentul, cum să conduci conversația și cum să o faci constructivă.

Citește în continuare