Skip to main content

5 moduri de a simplifica programarea interviurilor

interview scheduling



Să găsești intervalul potrivit pentru un interviu poate fi o provocare. Atât intervievatorii cât și candidații au de cele mai multe ori programul încărcat, iar disponibilitatea acestora se schimbă frecvent. Și cu cât sunt mai multe persoane implicate, cu atât îți va lua mai mult timp. Timp prețios atunci când candidatul ideal îți poate scăpa printre degete dacă procesul de recrutare nu este suficient de agil.

De aceea trebuie să pui la punct un proces mai bun pentru programarea interviurilor. Iată 5 strategii care te pot ajuta:

1. Stabilește obiectivele de la început

Un flux eficient de programare a interviurilor trebuie să respecte procesul de recrutare existent în organizația ta, dar și să vă ajute să vă atingeți obiectivele. De aceea, înainte de a trimite primele invitații este important să definiți obiectivele întregului proces de interviu. 

Pentru asta, pleacă de la următoarele întrebări:
  • Câte etape de interviu vă doriți să aveți pentru fiecare candidat?
  • Câți candidați v-ați dori să treceți în prima și a doua etapă de interviu? Dar în etapa finală?
  • Ce tipuri de interviuri va trebui să derulați pentru a evalua candidații corespunzător?
  • Este nevoie să participe și echipa managerială la interviuri?
  • Luați în considerare și angajații prezenți pentru ocuparea rolului?
  • De ce tip de feedback au nevoie membrii echipei de recrutare pentru a lua o decizie?
  • Cum veți comunica intern pentru feedback-ul și evaluarea candidaților? 
Răspunsurile la aceste întrebări diferă în funcție de mărimea organizației tale, de tipul rolului și de numărul de persoane implicate în procesul de recrutare și de luare a deciziei. 

2. Coordonează-te din timp cu managerii de departament

Una dintre cele mai mari provocări în programarea interviurilor este coordonarea cu managerii de departament implicați în recrutare. 

Și asta pentru că unii dintre ei preferă să își dedice o zi sau două pentru a susține interviuri. Iar alții preferă ca acestea să fie repartizate în mod egal în timpul săptămânii.

Asigură-te că sunteți pe aceeași pagină organizând o întâlnire cu cei care vor participa la interviuri, încă înainte de a începe să primiți aplicații. În cadrul acesteia:
  • Roagă-i pe colegii tăi să precizeze dacă sunt ocupați în anumite zile sau intervale orare. Asta te va ajuta să iei în considerare doar zilele potrivite pentru un interviu, crescând astfel șansele ca intervalele pe care le propui să fie acceptate.
  • Află dacă preferă anumite zile sau intervale orare. De exemplu, poate colegii tăi știu că își pot face de obicei timp în anumite zile sau intervale orare.
  • Cere acces acces la calendarul colegilor tăi. În felul acesta, poți verifica dacă au alte întâlniri programate în anumite intervale și vei evita să stabilești interviuri în timpul lor.
Tot în aceeași etapă poți încerca să estimezi perioada în care veți susține interviuri. De exemplu, dacă știi că vei promova un job nou la începutul lunii iulie, planul ar putea arăta astfel:

1 - 21 iulie: Primire aplicații și căutare candidați calificați
22 - 31 iulie: Screening-ul CV-urilor și discuții telefonice
1-10 august: Etapa de interviuri

Acest tip de plan poate funcționa pentru anumite roluri sau procese de recrutare. Însă chiar dacă nu cunoști aceste detalii de la început (sau dacă derulezi un proces de recrutare continuu), poate fi de ajutor și numai să stabilești o perioadă orientativă în care vor avea loc interviurile și să setezi așteptările colegilor implicați. 

3. Menține candidații informați

Include toate informațiile de care au nevoie candidații în e-mailul de invitație la interviu. Astfel, nu numai că vei asigura o comunicare clară și transparentă, dar vei evita și numeroasele întrebări de clarificare care ar putea urma. 

Folosește checklist-ul de mai jos pentru a verifica dacă ai inclus toate detaliile:
checklist e-mail invitatie interviu

Iar pentru inspirație, folosește modelul de e-mail de mai jos ca punct de plecare:

Subiect e-mail:Te așteptăm la interviu la [COMPANIE]

Dragă [PRENUME],

Mă bucur să te anunț că ai trecut în faza următoare a procesului nostru de recrutare. Ai putea veni la noi la birou pentru un interviu [DATA ȘI ORA]?

Adresa noastră este: [INTRODU ADRESĂ].

[DACĂ ESTE UN INTERVIU ONLINE]: Interviul va avea loc online, pe [ZOOM]. Pentru a participa, te rugăm să intri pe acest [LINK].

Te vei vedea cu [NUME INTERVIEVATOR(I)]. În timpul interviului, vom evalua [INTRODU SCOPUL INTERVIULUI].

Așteptăm confirmarea ta.

Mulțumesc și succes!

[NUME]

Pe aceeași temă...

Cum să reduci la jumătate timpul de programare a interviurilor

Echipele de recrutare au nevoie de instrumente mai bune pentru programarea interviurilor. Află cum poți folosi tehnologia pentru a reduce la jumătate această sarcină.

Citește în continuare

4. Redu numărul de interviuri 

Dacă te aștepți ca procesul de recrutare să fie îndelungat din cauza numărului mare de interviuri, le poți reduce folosind una dintre următoarele strategii:

Califică mai puțini candidați la interviu

Chiar dacă nu poți influența numărul de roluri deschise, poți alege să chemi la interviu doar candidații calificați. Pentru a-i selecta pe cei potriviți, apelează la:
  • Evaluări. Probele de lucru, studiile de caz sau testele de abilități îți pot oferi mai multe informații despre potrivirea candidaților cu rolul. Trimite aceste teste înainte de a stabili primele interviuri și evaluează răspunsurile cu atenție. O altă bună opțiune este să îi rogi pe managerii departamentelor, care cunosc mai bine rolurile pentru care caută colegi, să creeze propriile teste și evaluări.
  • Discuții telefonice. Susține scurte discuții telefonice cu candidații, în cadrul cărora să evaluezi potrivirea acestora cu rolul înainte de a programa un interviu. După discuția telefonică, alege-i cu atenție pe cei pe care să-i inviți la interviu.

Minimizează numărul de persoane care vor susține interviuri

Deseori, managerii departamentelor vor să implice cât mai multe persoane în procesul de recrutare, din dorința de a strânge feedback din mai multe perspective. Însă implicarea prea multor persoane va face ca procesul de programare a interviurilor să devină și mai dificil, iar experiența candidaților nu ar fi nici ea cea mai bună.

Poartă o discuție cu managerii de departament pentru a stabili de la început câți colegi vor susține interviuri. Unii dintre aceștia s-ar putea să prefere să poarte discuții telefonice în loc să participe la interviuri. Iar alții s-ar putea să își dorească să evalueze aceleași abilități – caz în care pot participa cu toții la un interviu de grup. În același timp, asigură-te că echipa de interviu nu este prea numeroasă (cel mult 3 persoane), astfel încât să nu îi fie dificil candidatului să răspundă întrebărilor tuturor.

5. Folosește un software de programare a interviurilor

Un software de programare a interviurilor elimină sarcinile repetitive pe care le faci în mod normal pentru a găsi intervalul potrivit și pentru a stabili un eveniment. În același timp, te ajută să păstrezi o comunicare mai bună între recrutori, manageri de departament și candidați.

Un astfel de sistem funcționează în general prin compararea calendarelor tuturor participanților și generarea unor intervale care funcționează pentru aceștia. Dintre aceste intervale, candidații îl pot alege pe cel potrivit pentru ei. Iar odată ales, se vor trimite automat invitațiile în calendarul tuturor.

Același lucru este valabil și pentru reprogramarea evenimentului – astfel, dacă oricare dintre participanți își dorește să reprogrameze o poate face la fel de simplu, iar ceilalți vor fi notificați în mod automat.

De exemplu, iată cum poți face asta folosind Mingle:

De ce să automatizezi procesul de programare a interviurilor

Un software de recrutare elimină sarcinile obositoare din activitatea de programare a interviurilor și le eficientizează. Iar cu toate detaliile puse la punct, îți poți dedica timpul sarcinilor care țin de găsirea candidaților și consolidarea relației cu aceștia. 

Iată cum automatizarea procesului de programare a interviurilor îți poate face viața mai ușoară:

Salvezi timp în recrutare

Folosirea unui software de programare a interviurilor te va ajuta să reduci munca manuală pe care o faci pentru această activitate, dar și timpul pe care i-l dedici. Fie că susții interviuri frecvent sau programezi unele pentru colegii tăi, un software va optimiza întregul flux pentru toți participanții.

Astfel, vei reduce numărul e-mailurilor și telefoanelor date pentru alegerea intervalului potrivit. Cu timpul câștigat, te poți ocupa de găsirea candidaților potriviți și de consolidarea relației cu aceștia.

Elimini erorile

Pentru că invitațiile la interviu se vor trimite automat către participanți, elimini erorile care pot să apară atunci când această sarcină este făcută manual. Așa că nu se vor mai programa mai multe evenimente în același timp și nu ți se va mai întâmpla să te întrebi dacă nu ai uitat cumva să trimiți invitațiile.

Reduci durata procesului de recrutare

Mai mult de jumătate dintre candidați își doresc ca procesul de recrutare să dureze mai puțin de 2 săptămâni. De aceea, este esențial ca timpul scurs între interviuri să fie cât mai scurt.

Pentru că un sistem de programare a interviurilor îți arată în timp real intervalele disponibile, nu mai e nevoie să schimbi mesaje cu toți cei implicați pentru a găsi ziua și ora potrivite. Iar asta te va ajuta să revii mai repede către candidat cu o propunere – sau să-l lași pe el să aleagă când poate participa.

Creezi o experiență mai bună pentru candidați

Un sistem automat le permite candidaților să vizualizeze toate opțiunile disponibile pentru un interviu și să o aleagă pe cea potrivită. Astfel, ei pot programa sau reprograma singuri evenimentul, în funcție de când este potrivit și pentru ei. Această opțiune le oferă mai multă vizibilitate și îi ajută să fie mai implicați în întregul proces de recrutare.

Cum să programezi mai ușor interviuri

De la găsirea intervalului potrivit până la stabilirea evenimentului în calendar, să te ocupi de programarea interviurilor îți poate lua mai mult timp decât este cazul.

Dacă vrei să construiești un proces de recrutare agil și să reduci întârzierile, trebuie să pui la punct un flux mai bun de stabilire a interviurilor. Începe cu o discuție cu colegii tăi implicați în recrutare, pentru a stabili când pot – sau nu – să susțină interviuri și cine ar trebui să participe la acestea.

Iar dacă vrei să elimini sarcinile repetitive și erorile care pot să apară odată cu acestea, ia în considerare investiția într-un software de programare a interviurilor. Un astfel de sistem va eficientiza întregul proces și te va ajuta să salvezi timp pentru ceea ce este cu adevărat important: găsirea celor mai buni candidați pentru echipa ta.

Pe aceeași temă...

Cum să reduci la jumătate timpul de programare a interviurilor

Echipele de recrutare au nevoie de instrumente mai bune pentru programarea interviurilor. Află cum poți folosi tehnologia pentru a reduce la jumătate această sarcină.

Citește în continuare

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

Modele de e-mail pentru activitățile de HR

Când lucrezi cu cei mai buni oameni, e important să comunici rapid, structurat și cu entuziasm. De la programarea interviurilor până la oferta finală și dincolo de ea, modelele noastre de e-mail te pot ajuta să le transmiți informațiile de care au nevoie, exact atunci când au nevoie de ele. Explorează lista de mai jos și descarcă gratuit fișierele dorite. E-mailuri pentru activitățile de HR Operaționale: E-mail de bun venit pentru angajații noi Recrutare prin recomandări: E-mail către angajați despre un post disponibil E-mail către angajați despre programul de recomandări Procesul de recrutare: Sourcing candidați pasivi Sourcing candidați respinși în trecut E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate E-mail de răspuns după aplicare Respingere candidat după aplicație Stabilire screening telefonic Respingere candidat după interviu telefonic Invitație la interviu E-mail reminder interviu Solicitarea unor probe de lucru E-mail candidat după interviu de su

Onboarding-ul angajaților remote: un checklist pentru succes

Printre principalele provocări de HR, onboarding-ul noilor angajați se remarcă în mod special. În plus, dacă angajații lucrează remote, această sarcină devine cu atât mai dificilă – poate printre cele mai dificile sarcini de recrutare. Potrivit unui studiu realizat de TalentLMS , în 2019 doar 27% dintre organizații aveau un sistem de onboarding online. Însă, odată cu adoptarea muncii remote, desfășurarea online a onboarding-ului a devenit o necesitate: în prezent, 71% dintre organizații estimează că vor alege să lucreze și cu echipe remote pe lângă echipele locale. Această schimbare este îmbrățișată și de candidați: 77% dintre aceștia declară că ar accepta o ofertă de job fără să fi trecut pe la sediul companiei, iar 73% ar accepta jobul fără să fi cunoscut vreunul dintre colegi în persoană. Dacă munca de la distanță este un nou standard atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, se va pune mai mult accentul pe onboarding-ul angajaților remote și pe implicarea acestora în echipă i