Skip to main content

Flux de lucru cu managerii în procesul de recrutare [model gratuit]


Flux de lucru cu managerii


Recrutorii și managerii de echipe au un obiectiv comun: să găsească angajații potriviți cât mai repede. Într-o lume ideală, colaborarea dintre cele două părți ar trebui să fie clară și eficientă. În practică însă, relația dintre recrutori și manageri poate ajunge să fie ușor tensionată. Managerii se plâng uneori de calitatea candidaților selectați de HR, iar recrutorii ajung să se confrunte cu așteptări nerealiste din partea managerilor.

Pentru ca procesul de recrutare să se desfășoare cât mai lin, managerii ar trebui să fie implicați încă din prima zi, să ajute la definirea rolului și a profilului de candidați, dar și să ofere feedback periodic. O colaborare bună contribuie la un proces de recrutare cât mai eficient și asigură o potrivire mai bună a noilor angajați cu rolul.

În acest articol vei găsi inspirație pentru a construi un flux de lucru cu managerii în procesul de recrutare, dar și bune practici pentru colaborarea cu aceștia. În plus, am pregătit și un model gratuit de ghid pe care îl poți personaliza pentru a-l distribui cu aceștia. Descarcă-l gratuit de aici.

Descarcă de aici modelul în format editabil

Conținut:

Etapa 1. Managerii deschid rolul și definesc nevoia de angajare

Colaborarea dintre echipa de HR și manageri începe odată cu deschiderea internă a rolului și definirea nevoii de recrutare.

De cele mai multe ori, aici apar întârzieri din cauza faptului că nu există un flux de lucru bine definit și o centralizare a cererilor de recrutare.

Pentru a rezolva această nevoie, echipele de HR pot defini o procedură simplă și clară care să acopere, pas cu pas, cine ce are de făcut și când. În mod ideal, acest proces ar trebui să fie cât mai scurt și să necesite implicarea unui număr cât mai mic de persoane.

Iată mai jos un exemplu de workflow pentru primirea și aprobarea cererilor de recrutare:

1. Managerii completează o cerere sau un formular cu informațiile esențiale despre rol. 

Aici pot include:
  • Câte poziții sunt deschise;
  • Cerințele obligatorii pentru rol;
  • Principalele responsabilități ale rolului;
  • Intervalul salarial și beneficiile oferite;
  • Echipa din care face parte rolul, cine este managerul direct, pe ce proiect se va lucra etc;
  • Alte detalii interne: dacă rolul este o înlocuire sau e nevoie de o persoană în plus în echipă, termenul ideal pentru ocuparea poziției etc

2. Managerii trimit cererea de recrutare spre aprobare.

Odată definită nevoia de recrutare, managerii trebuie să anunțe și echipa de HR. Unele companii definesc procese de aprobare din mai mulți pași, care necesită acordul mai multor persoane, în timp ce în alte companii procesele sunt mai scurte și nu este necesară decât o înștiințare a echipei de HR.

Un flux de aprobare ar putea arăta astfel:

Managerii trimit cererile de recrutare către superiorii lor sau către HR Manager. Aceștia au la dispoziție un interval de timp (de ex. 2 zile lucrătoare) pentru a verifica cererea și a o aproba.

3. Jobul este atribuit unui recrutor

Odată aprobată, cererea poate fi atribuită unui recrutor care se va ocupa să posteze anunțul de angajare și să caute candidați.

4. Recrutorii iau legătura cu managerii pentru clarificări

Atunci când au un nou rol de ocupat, recrutorii ar trebui să ia legătura cu managerii și să stabilească descrierea jobului și așteptările acestora. Totodată, acum e momentul ca recrutorii să stabilească bugetul alocat pentru această poziție, să definitiveze lista de beneficii și alte informații esențiale despre rol.

Etapa 2. Recrutorii și managerii stabilesc o întâlnire

Înainte de a începe recrutarea propriu-zisă, recrutorii ar trebui să ia legătura cu managerii și să stabilească o întâlnire în care să detalieze procesul de recrutare, descrierea rolului și alte informații. Tot în această întâlnire se pot stabili detalii precum proiectul pe care va lucra noul angajat, cum arată o zi de lucru pentru acesta, care sunt principalele responsabilități și ce calificări/abilități ar trebui să aibă.

Această întâlnire este recomandată în mod special pentru rolurile noi sau pentru care se recrutează mai rar.

Iată ce poți discuta cu managerii în această întâlnire:
  • Procesul de recrutare (etapele prin care vor trece candidații, precum și cele în care ar trebui să se implice managerii);
  • Timpii de răspuns (în cât timp trebuie acordat feedbackul, în câte zile trebuie programate interviurile etc);
  • Descrierea jobului;
  • Profilul candidatului ideal;
  • Dacă va fi nevoie de teste de evaluare a competențelor sau de altă natură. Eventual, se pot stabili și testele folosite;
  • Deadline-ul pentru angajare, dacă există;
  • Definirea așteptărilor – de exemplu, faptul că un candidat nu ar trebui să aștepte mai mult de X zile pentru a primi feedback, sau câte interviuri vă așteptați să fie;
  • Care este structura interviurilor și o selecție de întrebări;
  • Fișele de evaluare după interviu (ar trebui să fie aceleași pentru toți candidații, indiferent de intervievator);
  • Cum va decurge procesul de ofertare și dacă e nevoie de aprobarea cuiva din companie înainte de a trimite oferta.

Etapa 3. Screening-ul CV-urilor

Odată ce anunțurile de job sunt postate și aplică primii candidați, urmează screening-ul aplicațiilor primite. De cele mai multe ori, recrutorii sunt cei care se ocupă de evaluarea CV-urilor și alegerea candidaților care ajung în etapa de interviu.

Sunt însă și companii în care managerii se ocupă de screening-ul CV-urilor, sau validează CV-urile primite de la HR înainte de începerea primelor interviuri.

Tips & Tricks:
  • Atunci când evaluezi CV-urile, marchează-le drept Bune, Medii sau Respinse. În felul acesta, poți măsura câți candidați relevanți ai primit și poți să ai și o listă de CV-uri de rezervă dacă va fi cazul.
  • Încearcă să anunți candidații că au trecut în etapa următoare în 1-2 zile lucrătoare de la aplicare. În felul acesta, crești șansele ca aceștia să fie încă interesați de rol și să se prezinte la interviu.
  • Dacă este nevoie ca managerii să valideze CV-urile înainte de a-i programa la interviu, roagă-i pe aceștia să răspundă în maxim 1 zi de la primirea profilelor.

Etapa 4. Evaluarea CV-urilor de către manageri

După selecția inițială a CV-urilor de către HR, unele echipe aleg să trimită lista scurtă și către manageri pentru validare înainte de a programa următoarele discuții.

În cazul acesta, managerii trec prin CV-urile primite și evaluează potrivirea candidaților cu rolul, pe baza experienței acestora. Dacă sunt potriviți, informează echipa de HR să îi treacă în etapa următoare.

Dacă nu sunt potriviți, îi marchează ca Respinși (fie în softul de recrutare folosit, fie transmițând informația către HR).

Etapa 5. Interviul de HR

Recrutorii preiau candidații de la manageri și îi sună sau îi programează la un interviu, după caz. Chiar dacă această etapă este realizată de echipa de HR, managerii pot participa prin definirea unor întrebări de calificare pe care recrutorii să le folosească în evaluarea candidaților.

De exemplu, în timpul discuției telefonice sau în timpul interviului de HR, se pot clarifica informații precum:
  • Programul de lucru și locația din care se va lucra;
  • Dacă pot călători sau dacă se pot reloca (dacă e cazul);
  • Când ar fi disponibili să înceapă;
  • Dacă sunt de acord cu intervalul salarial oferit;
  • Dacă au drept de lucru în țară sau dacă au toate calificările necesare (acolo unde e cazul).

Etapa 6. Interviul cu managerii

Candidații care au trecut de interviul de HR urmează să fie evaluați și de către manageri. În mod ideal, un proces de recrutare nu ar trebui să aibă mai mult de 3 etape pentru candidați. Acestea pot fi 2 etape de interviu și încă o etapă de testare, de discuții telefonice sau de ofertare.

Tips & Tricks
  • Pentru ca toți candidații să fie evaluați în mod egal, indiferent de intervievator, apelează la interviurile structurate. În acest tip de interviuri, stabilești încă de la început întrebările care vor fi adresate candidaților, ordinea lor și sistemul de notare folosit pentru evaluare. Folosește template-ul gratuit de aici pentru a defini structura interviurilor.
  • Stabilește câteva indicații pentru manageri, precum și un checklist pe care să-l folosească pentru a se pregăti. Poți folosi următorul ghid:

Ghid de pregătire înaintea interviului pentru manageri

  • Alege întrebările de interviu și familiarizează-te cu formularul de feedback. Apelează la echipa de HR pentru alegerea întrebărilor, dacă e nevoie, și cere instrucțiuni pentru completarea feedbackului după interviu;
  • Prezintă-te în sala de interviu la timp, sau chiar cu câteva minute înainte. În cazul în care candidații întârzie, verifică cu ei dacă e totul ok și dacă au găsit clădirea/sala;
  • Parcurge de dinainte CV-ul candidatului, comentariile și notițele lăsate de ceilalți colegi și formularele de evaluare completate;
  • Ar trebui să poți descrie rolul în câteva cuvinte, precum și responsabilitățile principale ale acestuia;
  • Nu întreba candidații lucruri care au fost deja verificate, iar atunci când o faci explică faptul că vrei să clarifici anumite informații;
  • Apreciază timpul pe care candidatul și l-a alocat pentru a participa la interviu și pentru a se pregăti. Dă dovadă de respect și tratează-l cu politețe, chiar dacă nu ți se pare potrivit pentru rol;
  • Acordă atenție discuției și încearcă să nu ai un ecran în față (telefon, tabletă sau laptop). Notează-ți câteva idei esențiale în timpul discuției, dar elaborează-le abia după interviu;
  • Încurajează candidatul să adreseze întrebări, sau oferă-i informații detaliate despre mediul de lucru, despre colegi și proiecte.

Despre ce să nu discuți la interviu:

  • Informații personale: nu forța candidatul să discute despre familie, starea sa de sănătate sau alte planuri personale. Aceste discuții au rareori legătură cu jobul și nu vor face decât să pună candidatul într-o situație inconfortabilă;
  • Subiecte politice, informații despre credința religioasă a candidatului sau orientarea sa sexuală;
  • Evită să faci prea mult small talk. E în regulă să încerci să faci conversație cu candidatul pentru a detensiona atmosfera, însă discuția ar trebui să rămână în continuare profesională și la obiect;
  • Nu intra în discuții conflictuale cu candidatul. Ți se va întâmpla uneori să ai interviuri cu candidați nepoliticoși, aroganți, agresivi sau cu o atitudine negativă. Nu-i lăsa să te atragă în discursul lor sau să declanșeze un conflict. Tratează-i în continuare cu politețe și adu discuția din nou la subiectul principal, chiar dacă te-au înfuriat și chiar dacă ai dreptate să fii ofensat(ă). Dacă nu ți se par o potrivire bună cu rolul nu trebuie să îi treci mai departe, însă ai nevoie să te porți cu profesionalism în timpul discuției, chiar dacă ei nu o fac.
Pe aceeași temă...

Interviurile structurate

În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.

Citește în continuare

Etapa 7. Documentează feedbackul după interviu

La fel de important ca interviul în sine este și feedbackul după interviu lăsat de manageri. Pentru a evalua candidații în mod egal, recomandăm folosirea unor fișe de evaluare după interviu standardizate, în care fiecare intervievator să-și noteze feedbackul și impresia lăsată de candidați.

Pentru completarea fișelor după interviu, poartă discuții cu manageri și detaliază cum ar fi indicat să-și noteze feedbackul. Fă o listă a bunelor practici pentru intervievatori, după exemplul de mai jos:

Bune practici pentru notarea feedbackului:

  • Comentariile trebuie să fie legate de abilitățile, experiența și calificările relevante ale candidatului;
  • Trebuie evaluate în special acele abilități ale candidatului care sunt cerute de rolul în cauză;
  • Trebuie evaluată potrivirea culturală a candidatului cu compania sau cu echipa;
  • Nu sunt relevante observațiile care nu sunt legate de calificările candidatului sau de potrivirea acestuia cu rolul sau cu organizația;
  • Rolul tău este să-ți formezi o opinie, nu doar să transcrii ce s-a discutat în timpul interviului. Folosește notițele și informațiile strânse în timpul interviului pentru a-ți documenta decizia;
  • Decizia ta ar trebui să ia în considerare următoarele întrebări: Candidatul e potrivit pentru job? Are calități de care avem nevoie în echipă? Ceilalți colegi vor putea învăța ceva de la el? Se va integra bine în echipă?;
  • Folosește informații din CV și din timpul interviurilor pentru a lua decizia;
  • Notează-ți feedbackul imediat după interviu. Blochează-ți 15 minute în calendar după fiecare interviu pentru a-ți completa notițele și a evalua discuția.
Pentru mai multe detalii, parcurge articolul nostru despre cum să documentezi intern feedbackul după interviu. Vei găsi și un model gratuit de fișă de evaluare după interviu.

Pe aceeași temă...

Cum să documentezi feedbackul după interviu

Descoperă cum să-ți instruiești colegii să ofere feedback după interviu, cum poți folosi fișele de evaluare pentru a-l documenta și ce instrumente vă pot ajuta să colaborați cu ușurință pentru alegerea candidatului ideal.

Citește în continuare

Etapa 8. Trimite teste de evaluare

Dacă e cazul, le poți trimite candidaților teste de evaluare ca parte din procesul de recrutare. Ia însă în considerare faptul că doar 41% dintre testele trimise către candidați sunt și completate.

De cele mai multe ori, testele sunt trimise de echipa de HR, iar evaluarea răspunsurilor este făcută de manageri. Însă managerii trebuie să contribuie la crearea sau alegerea testelor trimise, precum și la definirea criteriilor de notare.

Atunci când trimiți teste, stabilește:
  • În ce etapă din proces să le trimiți: Multe companii aleg să trimită testele înainte de a începe procesul, pentru a face un screening al candidaților. Însă în această etapă sunt șanse mai mici ca aplicanții să le completeze, nefiind încă implicați în proces. Astfel, unele echipe trimit testele după finalizarea etapelor de interviu;
  • Cât de complexe să fie testele: Completarea lor nu ar trebui să dureze mai mult de o oră;
  • La cât timp trebuie trimise testele: În general e recomandat să nu treacă mai mult de 2-3 zile lucrătoare de la data ultimei interacțiuni cu candidatul;
  • În cât timp îi ceri candidatului să le completeze: Indicat ar fi ca acesta să aibă la dispoziție o săptămână pentru a le completa;
  • Cine le trimite și cine le evaluează: Cel mai ușor ar fi ca cel care trimite testele să fie persoana care a interacționat ultima dată cu candidatul. De exemplu, dacă acestea sunt trimise după interviul cu managerul, atunci managerul ar trebui să trimită și testele. Evaluarea răspunsurilor recomandăm să fie făcută tot de manageri, cu excepția cazului în care testele se transmit la începutul procesului și există niște criterii obiective pe baza cărora se pot lua decizii.

Etapa 9. Ofertează candidații

Odată ce managerii au luat decizia finală, se trece la etapa de ofertare a candidaților. Aici e la alegerea fiecărei companii cine este responsabil cu transmiterea ofertei către candidat. Poate fi:
  • Managerul de echipă
  • Recrutorul responsabil cu proiectul
  • O altă persoană responsabilă din echipa de HR sau din echipa de ofertare
În oricare dintre cazuri, este important să ofertezi candidații cât mai repede după finalizarea etapelor de interviu. Pentru asta, definește din timp procesul de ofertare. Stabilește:
  • Cine ar trebui să aprobe oferta de angajare?
  • Cine semnează scrisoarea de ofertă?
  • Cine va trimite oferta către candidat?
  • Care este intervalul salarial pentru rol?
  • Salariului pentru acest rol i se adaugă și alte bonusuri sau comisioane?
  • Câte zile ar trebui să aibă la dispoziție candidatul pentru a accepta oferta?
Pentru transmiterea ofertei, poți folosi un template la nivel de companie. Dacă ai nevoie de inspirație, descarcă modelul nostru gratuit de ofertă de aici.

Pe aceeași temă...

5 moduri de a îmbunătăți oferta de angajare

În acest ghid am inclus toate resursele de care ai nevoie pentru a scrie oferte de angajare de succes și pentru a îmbunătăți strategia de ofertare. Găsești și un model gratuit de e-mail și ofertă de angajare.

Citește în continuare

Etapa 10. Începe procesul de angajare

După ce candidații acceptă oferta, poți începe procedura de angajare. De cele mai multe ori, de această etapă se ocupă echipele de HR sau de Admin.

Totodată, e nevoie ca acestea să notifice managerii privind data de start a noilor colegi și să clarifice cu ei cum va arăta prima lor zi de lucru și procesul de onboarding.

Dacă acceptă oferta, echipa de HR va începe procedura de angajare și ți se va comunica data de start a noului coleg.

Tips & Tricks:
  • Recomandă-le managerilor să pregătească un plan de onboarding care să acopere cel puțin prima săptămână a noilor colegi. 
  • Gândiți-vă împreună la un membru al echipei actuale care ar putea să ghideze noul coleg în primele săptămâni (un buddy).
  • E o bună practică ca managerul să transmită un e-mail către echipa sa în prima zi de lucru a noului coleg, prin care să-l prezinte. Pentru asta, puteți folosi template-ul de aici.
Pe aceeași temă...

Cum să prezinți un angajat nou echipei

În acest articol vei găsi două modele gratuite de e-mailuri pe care să le folosești atunci când vrei să prezinți un coleg nou echipei, dar și pentru a-i ura acestuia un bun venit călduros.

Citește în continuare

Documente pe care le poți folosi:

Comments

Top articole pentru HR

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Cum să scrii și să promovezi un anunț de angajare (și un model gratuit)

Înainte de a începe să lucrezi la anunțul de angajare și să-l promovezi, acordă-ți puțin timp pentru a „face cunoștință” cu candidatul modern. Ce trebuie să știi în mod special despre acesta este că cel mai probabil își caută job în mai multe locuri și că își folosește telefonul mobil pentru asta. Iar în timp ce site-urile de joburi continuă să fie principala sursă de căutare, mai mult de jumătate din candidați folosesc și platformele de social media pentru a-și găsi un job. Fă cunoștință cu candidatul modern În prezent, candidații petrec până la 15 ore pe săptămână căutându-și un nou loc de muncă, iar cel mai probabil își folosesc telefonul sau laptopul pentru asta. Mai mult de jumătate din căutările de joburi sunt făcute de pe mobil – de aceea angajatorii care construiesc un proces de aplicare optimizat pentru mobil au de două ori mai multe șanse să primească aplicații de calitate. Cum poți ajunge la candidați? Nu există o formulă magică în recrutare. Mai degrabă, există o varietate

Ghid de interviu: cum să susții un interviu structurat

Pentru a lua cea mai bună decizie de angajare, ai nevoie să evaluezi candidații în mod egal și să îi compari cu ușurință. Pentru asta, interviul structurat este cel mai bun instrument pe care îl poți folosi. Acesta îți permite să adresezi tuturor candidaților un set prestabilit de întrebări pe baza cărora să compari răspunsurile în mod obiectiv. În acest articol am inclus un ghid complet pentru susținerea unui interviu structurat, de la elementele pe care acesta trebuie să le conțină și până la pașii pe care să-i iei pentru a-l defini.  Ce este un interviu structurat? Interviul structurat este acel tip de interviu pentru care stabilești încă de la început întrebările pe care le vei adresa candidaților, ordinea lor și sistemul de notare pe care îl vei folosi pentru a îi evalua.  În cadrul unui astfel de interviu, întrebările adresate sunt strâns legate de cerințele de bază ale rolului, așa cum reies din descrierea acestuia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt apoi notate folosind un s

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi.