Cum să-ți planifici bugetul de recrutare pentru 2023

Atunci când pregătești bugetul de recrutare pentru anul următor, e util să te uiți atât la bugetele pe care le-ai avut în trecut, cât și la câțiva indicatori care îți pot spune mai multe despre costurile existente și cum ar trebui să evolueze ele în viitor.

Cei 3 indicatori principali la care ar trebui să te uiți sunt: costul unei angajări, durata procesului de recrutare și rata de fluctuație a personalului. Împreună îți pot oferi o imagine mai clară asupra categoriilor din buget care au nevoie de ajustări și a celor care trebuie optimizate pentru a te încadra în bugetele existente.

În acest articol am detaliat cum poate fi calculat fiecare dintre acești indicatori și în ce măsură îi poți folosi în planificarea bugetară pentru 2023.

1. Costul per angajare

Cel mai important indicator la care să te uiți atunci când faci bugetul este costul angajărilor făcute în ultimul an. Pornind de la aceste costuri, poți deduce care este costul mediu al unei angajări. 

Începe prin a aduna toate cheltuielile făcute în recrutare în ultimul an și împarte suma acestora la numărul total de angajări.

Nu uita să iei în calcul atât costurile interne de recrutare, cât și costurile externe:

• Costurile interne de recrutare cuprind salariile echipei de recrutare, costurile de instruire și dezvoltare a recrutorilor sau a managerilor intervievatori, precum și bonusurile acordate pentru recomandările interne;
• Costurile externe de recrutare se referă la cheltuielile cu furnizorii externi și includ costurile cu agențiile de recrutare, tarifele pentru postarea anunțurilor de job, campaniile de employer branding sau costurile cu softurile folosite.

Împarte costurile în categorii care să acopere tipurile de cheltuieli de mai sus.

Plecând de la aceste calcule, poți începe să faci bugetul pentru noul an. Însă înainte de asta, uită-te și peste bugetele din anii anteriori pentru comparație. Astfel, poți calcula diferența dintre cheltuielile estimate în buget și cele realizate efectiv.

În felul acesta vei identifica zonele în care cheltuielile au depășit estimările cuprinse în buget. Plecând de la acestea, poți decide ce costuri pot fi optimizate sau pentru ce activități e nevoie de un buget mai mare.

Nu uita de costurile cu managerii de departament

În costurile de angajare poți include și orele de lucru ale altor persoane implicate în procesul de recrutare. Managerii de departament, de exemplu, sunt nevoiți să-și dedice câteva ore din programul săptămânal pentru a face screening-ul candidaților, pentru a susține interviuri sau pentru a da feedback.

Pentru a atribui costuri acestor ore de lucru, ia în considerare salariul mediu/oră al managerilor de departament și înmulțește-l cu numărul de ore dedicate de toți managerii implicați. Ca punct de referință, poți considera că un manager își dedică în medie 2 ore de lucru pe săptămână pentru recrutare.

2. Durata procesului de recrutare

Atunci când pui costurile pe hârtie, celelalte resurse consumate devin mai puțin concrete. Însă pe lângă cheltuielile financiare efective, nu trebuie să uiți și de timpul petrecut pentru a ocupa o poziție.

Pentru această analiză poți folosi ca indicator durata procesului de recrutare, care măsoară perioada de timp scursă de la începutul până la sfârșitul procesului de recrutare.

Aceasta se calculează diferit în funcție de ce consideri începutul, respectiv sfârșitul procesului de recrutare:

• Începutul procesului de recrutare poate fi momentul în care ai publicat jobul sau data aplicării candidaților angajați.
• Finalul poate fi momentul în care candidatul a acceptat oferta de angajare pentru rol sau, mai rar, data primei zile de lucru.

Pentru a măsura durata medie a procesului de recrutare, adună duratele de recrutare pentru fiecare rol pe care l-ai ocupat într-o anumită perioadă (de exemplu în ultimul an) și împarte suma obținută la numărul de roluri.

Deși durata procesului de recrutare nu este un indicator financiar în sine, te poate ajuta să identifici alte cheltuieli care vin odată cu un proces de recrutare mai îndelungat.

Pentru asta, te poate ajuta să faci o analiză mai detaliată a timpului scurs pe:

• Scrierea și publicarea anunțurilor de job
• Etapele din procesul de recrutare în sine (cum ar fi screening-ul, interviurile, evaluările)
• Timpul petrecut pe comunicarea internă între HR și manageri evaluatori

Timpul până când noii angajați devin productivi

Când calculezi bugetul „de timp” necesar pentru recrutare, poți lua în considerare și timpul de care au nevoie noii angajați pentru a deveni productivi. De exemplu, pentru rolurile de vânzări este nevoie de cel puțin 3 luni pentru ca noii angajați să fie productivi. Asta înseamnă că dacă angajezi pe cineva în ianuarie, vei avea doar 9 luni de productivitate ale acelui angajat într-un an.

Pe aceeași temă...

Ghid practic de recrutare: sfaturi acționabile din munca a 50 de echipe de HR

În acest articol vei găsi un ghid detaliat al celor mai bune practici de HR, așa cum le-am descoperit din activitatea a 50 de companii.

Citește în continuare

3. Rata fluctuației de personal

La fel de importantă este și rata fluctuației personalului, care te va ajuta să estimezi câte înlocuiri va fi nevoie să faci în anul următor.

Pentru a o calcula, ai nevoie de 3 numere: numărul de angajați la începutul anului, numărul de angajați la finalul anului și numărul de angajați care au plecat.

Rata fluctuației anuale se calculează ca raport între numărul de angajați care au plecat și media celor care erau la început și la sfârșit:

Rata fluctuației de personal pe ultimul an te poate ajuta să estimezi câți oameni e nevoie să angajezi ca să înlocuiești colegii plecați, pe lângă angajările necesare odată cu creșterea companiei.

De exemplu, dacă organizația ta plănuiește să angajeze 30 de reprezentanți de vânzări în anul următor, ia în considerare și oamenii care vor trebui înlocuiți (calculați cu ajutorul ratei de fluctuație). La acest număr total ar trebui aplicat costul per angajare pentru a obține o estimare cât mai precisă a bugetului necesar.

În același timp, poți compara rata fluctuației cu ratele existente în industrie pentru a vedea dacă e ceva ce trebuie să îmbunătățești.

4. Uită-te în trecut

Odată ce ai analizat costurile de recrutare, durata de angajare și rata fluctuației de personal, analizează cum au variat acestea față de previziunile tale. Acolo unde costurile au depășit estimările, adresează-ți următoarele întrebări atunci când planifici bugetul de recrutare:

• Am apelat la prea mult ajutor din partea agențiilor de recrutare?
  Soluție: Investește în recrutarea cu forțe proprii
  
  
• Sunt unele posturi pe care le-am fi putut acoperi intern sau din recomandări ale angajaților actuali?
  Soluție: Pune la punct un program de recomandări sau aplicări interne
  
  
• Am fi putut să ne mișcăm mai repede dacă am fi făcut sourcing?
  Soluție: Folosește extensia de browser de la Mingle pentru a adăuga rapid candidații cu potențial în baza ta de date
  
  
• Am putea să reținem angajații pentru mai mult timp?
  Soluție: Implementează un program de retenție a angajaților

Pe lângă aceste întrebări de bază, te poți întreba și dacă:

• Ar fi fost mai bine să ne concentrăm pe a angaja mai repede, mai degrabă decât pe a găsi candidatul „perfect”?
• Oare ne-am grăbit prea mult cu angajarea unor candidați nepotriviți care au plecat în scurt timp
• Cum pot să angajez mai ușor și mai eficient financiar?

E rândul tău

Atunci când planifici bugetul de recrutare pentru anul următor, cel mai ușor e să pornești de la bugetele folosite în anii anteriori și să analizezi ce s-a respectat și ce s-a depășit din acestea.

Pentru categoriile de cheltuieli care au depășit estimările, analizează mai întâi dacă e ceva ce poate fi eficientizat în viitor prin scurtarea procesului de recrutare sau prin optimizarea fluxului de lucru.

Indicatorii care te pot ajuta să-ți faci o idee mai clară despre cheltuielile trecute și viitoare sunt costul per angajare, durata procesului de recrutare și rata fluctuației de personal. Cu ajutorul acestora, poți estima de câți oameni vei avea nevoie în anul următor, care sunt costurile asociate recrutării acestora și unde mai e nevoie de îmbunătățiri.

Pe aceeași temă...

Ghid practic de recrutare: sfaturi acționabile din munca a 50 de echipe de HR

În acest articol vei găsi un ghid detaliat al celor mai bune practici de HR, așa cum le-am descoperit din activitatea a 50 de companii.

Citește în continuare