Cum să creezi formulare de aplicare mai ușor de parcurs

Pagina de cariere este discursul tău de prezentare în fața candidaților. De aceea, companiile investesc în crearea unor pagini de cariere cuprinzătoare și atrăgătoare din punct de vedere vizual. 

Cum rămâne însă cu formularele de aplicare pentru job? Deși sunt și ele o parte componentă a paginilor de cariere, multe companii nu le tratează cu la fel de multă atenție. De la formulare lungi și greu de completat până la a nu avea deloc un formular (și a cere aplicațiile pe e-mail), experiența de aplicare nu este întotdeauna plăcută pentru candidați.

Ținând cont că aceste formulare sunt prima interacțiune pe care o au candidații cu echipa de recrutare, merită și ele cel puțin la fel de multă atenție ca și pagina de cariere.

În acest articol vei găsi câteva sfaturi practice pentru construirea unor formulare de aplicare prietenoase, precum și detalii despre ce câmpuri să incluzi (sau nu) în acestea.

De ce sunt utile formularele de aplicare?

Formularele de aplicare apar de cele mai multe ori pe pagina joburilor disponibile, sau câteodată direct în pagina de cariere. Acestea le oferă candidaților un mod de a-și lăsa datele în vederea aplicării pentru unul sau mai multe dintre joburile companiei.

Reduc timpul de screening al aplicațiilor

Formularele de aplicare reprezintă un mod mai simplu de a colecta datele candidaților într-o formă standardizată. Pentru că toți aplicanții completează aceleași câmpuri, lăsându-și totodată și datele de contact, CV-ul și alte detalii, e mai ușor pentru echipele de HR să parcurgă aceste aplicații și să poată contacta candidații cu potențial.

Ele sunt mai practice decât e-mailurile de aplicare primite de la candidați, care deseori sunt incomplete sau greu de parcurs. În plus, datele din e-mail trebuie adăugate manual în baza de date, pe când cele din formular pot fi preluate automat cu ajutorul unui software de recrutare.

În felul acesta, vei putea reduce timpul petrecut pe screening-ul aplicațiilor și, prin urmare, durata totală a procesului de recrutare.

Simplifică procesul de evaluare

Un alt avantaj al formularelor de aplicare este că au aceeași structură pentru toți candidații, așa că vei ști întotdeauna unde să găsești informațiile importante. Prin comparație, în lipsa unor informații standardizate va trebui să faci mai multe căutări pentru a găsi detaliile de care ai nevoie.

În cele din urmă, folosirea unui formular de aplicare te poate ajuta să elimini candidații nepotriviți. Dacă cineva nu vrea să depună efort pentru a completa formularul sau dacă îl completează fără să-și dea prea mult interesul, cel mai probabil nu este cea mai potrivită persoană pentru rol.

Cum să creezi un formular de aplicare?

Structura unui formular de aplicare

Mulți candidați renunță să mai aplice atunci când văd că au de completat formulare lungi, care le iau mult timp. De aceea, este important ca formularele să fie ușor de înțeles și să solicite doar informațiile absolut necesare.

Uite mai jos câteva exemple de  câmpuri pe care să le incluzi în formular:

• Numele și datele de contact (telefon și e-mail).
• Detalii despre educație și experiența de lucru. Include aceste câmpuri doar dacă nu ceri și un CV. Dacă le permiți candidaților încărcarea unui CV, atunci vei găsi aceste informații direct acolo și nu mai e nevoie să le ceri prin formular.
• Link-uri de portofoliu (dacă este cazul).
• Motivul aplicării la job sau de ce își doresc să lucreze în echipa ta.
• O întrebare sau două de calificare, prin care să îți dai seama dacă aplicantul a citit descrierea de job sau dacă îndeplinește criteriile de bază pentru acesta.

Pe lângă formular, este important să ai și o descriere a rolului. Include suficiente detalii pentru a oferi o idee clară despre ceea ce presupune jobul, asigurându-te că acoperi principalele responsabilități, cerințele de bază și beneficiile jobului.

Găsești aici câteva exemple de descrieri din care te poți inspira.

Bune practici pentru un formular de aplicare ușor de parcurs

Dacă folosești deja formulare de aplicare și nu ți se pare că funcționează foarte bine sau îți dorești să le îmbunătățești, există câteva bune practici pe care le poți pune în aplicare. 

Iată la ce să ai grijă:

1. Stabilește tipul întrebărilor

Verifică dacă întrebările din formular sunt relevante (poate nu este necesar să știi toate studiile candidatului, ci doar numele facultății terminate). De asemenea, ai grijă să incluzi și întrebările necesare pentru screening. Alte întrebări, cum ar fi cele de cunoaștere mai amănunțită sau problem-solving, sunt întrebări de interviu pe care le poți pune în cadrul întâlnirilor cu candidații.

2. Alege cu grijă formatul întrebărilor

Ai grijă să nu ai prea multe întrebări deschise. În primul rând, dacă sunt în număr mare, ele pot descuraja unii candidați, în special pe cei cu mai multă experiență. În plus, îți va fi mai greu să faci un screening rapid.

De asemenea, pentru unele tipuri de întrebări s-ar putea să se potrivească mai bine listele cu alegere multiplă, din care candidatul să selecteze variantele potrivite (de exemplu o listă cu tehnologiile cunoscute sau tool-urile folosite).

3. Formatează textul

Blocurile mari de text, fără prea multe spații, pot fi descurajante. Fă liste scurte cu bullet points și formatează textele (folosind bold, italic sau headings) pentru a fi mai ușor de parcurs.

Cum poți crea formulare mai prietenoase folosind un software 

Cel mai eficient mod de a construi formulare de aplicare este să folosești un software dedicat. Cu Mingle, softul nostru de recrutare, poți să-ți configurezi pagina de cariere și să setezi formulare de aplicare personalizate.

În plus, candidații care aplică vor fi preluați automat în baza ta de date fără a mai fi nevoie să îi introduci manual. În felul acesta poți face mai ușor screening-ul CV-urilor și să treci candidații potriviți în etapa următoare.

Avantajele formularelor de aplicare create în Mingle

Nu e nevoie de un cont pentru a aplica 

Spre deosebire de formularele create cu ajutorul altor softuri de recrutare, aplicarea prin Mingle nu este condiționată de crearea unui cont. Astfel, candidații își pot lăsa direct datele  fără a fi nevoie să-și seteze un nou utilizator.

Proces de aplicare simplu, într-o singură pagină

Formularele de aplicare vor apărea direct pe pagina de prezentare a jobului, astfel ca aplicanților să le fie mai ușor să le parcurgă. Totodată, poți personaliza câmpurile care apar în formular și poți alege cât de lung sau scurt să fie acesta.

Formulare accesibile de pe telefon

Cu cât procesul de recrutare este mai scurt, cu atât este mai prietenos pentru candidați. În plus, formularele de aplicare scurte sunt și mai ușor de completat folosind telefonul mobil. Iar acest lucru este cu atât mai important când 58% dintre aplicanți folosesc telefonul mobil pentru a aplica. 

Fără limite la fișierele încărcate

Prin Mingle le poți oferi candidaților opțiunea de a-și încărca CV-ul sau alte fișiere (cum ar fi scrisoarea de intenție sau portofoliul), cu limite maxime generoase pentru acestea. Acest lucru e util în special dacă ai nevoie ca aplicanții să-și trimită portofoliul, sau chiar dacă ceri prezentări video de la aceștia.

Configurezi ușor răspunsurile

În funcție de întrebare, poți configura ca răspunsul să fie de tip text liber, multiple-choice, dată calendaristică etc. Totodată, le poți permite candidaților să adauge și alte link-uri sau fișiere dacă este nevoie. 

Iată ce fel de câmpuri poți configura în formularele de aplicare din Mingle:

• Text liber (cu răspuns scurt sau lung)
• Listă single sau multiple-choice (potrivite atunci când candidații au de ales între mai multe opțiuni. De exemplu când trebuie să menționeze tehnologiile cunoscute, instrumentele folosite, nivelul de senioritate etc)
• Informații de contact: telefon, e-mail, link-uri sociale
• Fișiere sau link-uri către fișiere externe (de exemplu către portofoliile lor de lucru)
• Dată sau interval calendaristic (potrivit atunci când vrei să verifici disponibilitatea de lucru a candidatului)
• Date numerice (pentru informații privind așteptările salariale sau rata acestuia)

Trimite un e-mail de confirmare după aplicare

Este o bună practică să revii cu o confirmare pe e-mail după ce ai primit aplicația unui candidat, chiar dacă este vorba de un mesaj automat. Pentru un plus de valoare, trimite-i în mesaj mai multe detalii despre pașii următori în cazul în care aplicația sa este acceptată.

Poți configura acest mesaj folosind Mingle. În plus, poți cere și informații adiționale, pe care candidații le pot încărca ulterior aplicării. 

Gata de un upgrade?

Să configurezi formulare de aplicare prietenoase este doar una dintre sarcinile administrative pe care le poți simplifica cu Mingle. 

Fiind un software dedicat recrutării, Mingle te poate ajuta să-ți organizezi mai bine joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.