Skip to main content

Bune practici pentru recrutarea și onboarding-ul de la distanță

onboarding, recrutare, remote, work from home, strategie, HR, angajati, echipa

Dacă plănuiești să recrutezi de la distanță pentru prima dată, este posibil să te confrunți cu o multitudine de întrebări: Cum le pot oferi candidaților o experiență de impact? Cum se desfășoară onboardingul remote? Cum asigur o comunicare eficientă între noii angajați și echipă?

Din fericire, poți folosi experiența organizațiilor care s-au confruntat cu aceleași provocări și au găsit câteva soluții.
De aceea, am pus la un loc o colecție de bune practici învățate de la specialiștii de HR ai unor companii care lucrează remote de câțiva ani. Le poți lua în considerare pentru a-ți modela propria soluție.

1. Oferă-le candidaților o experiență de impact

Principala diferență dintre recrutarea remote și cea de la birou ține de procesul de intervievare, care nu mai are loc față-n față, ci asistat de o platformă video. Însă acest lucru nu trebuie să strice neapărat experiența candidaților - mai ales dacă ții cont de următoarele detalii:

Pune accentul pe transparență

Pentru o bună experiență a candidaților, este important să fii transparent de la început cu ceea ce presupune fiecare etapă de recrutare și care sunt așteptările și criteriile de evaluare, pentru ca aplicanții să se poată pregăti corespunzător.
Tot în etapa de interviu este recomandat să detaliezi ce presupune rolul, care este programul de lucru și cum se va face raportarea - include și regulile care se aplică pentru munca de la distanță.
Iar după interviu, asigură-te că le transmiți candidaților feedback-ul tău - fie el pozitiv sau negativ, pentru a-i ajuta să devină mai buni la interviurile viitoare. 

Povestește-le despre mediul de lucru

Nu pierde ocazia de a le oferi și o prezentare a culturii companiei și a inițiativelor pe care le-ați luat pentru a menține echipele conectate în perioada lucratului de acasă.

Totodată, le poți da șansa de a susține interviuri și cu alți membri ai echipei - vor ajunge astfel să învețe mai multe despre mediul de lucru și despre viitorii lor colegi.

Investește în employer branding

Opinia candidaților despre organizația ta este formată în mare parte din expunerea la informațiile care sunt online, iar brandul tău de angajator este un diferențiator major pentru atragerea forței de muncă - în special acum, când toate interacțiunile se desfășoară online.  

Potrivit unui studiu al agenției de cercetare Potentialpark, 74% dintre cei care își caută un loc de muncă folosesc ca sursă principală de informație pagina de cariere a companiei, iar 67% dintre ei ar fi dispuși să accepte un salariu mai mic în cazul în care compania are un număr excepțional de reviewuri pozitive online. 

Așadar, acum s-ar putea să fie cel mai bun moment pentru a investi în pagina de cariere și în descrierile rolurilor disponibile - asigură-te că sunt clare și de actualitate.

Află de la început dacă se potrivesc în cultura organizației

Pe lângă aptitudinile care privesc jobul, concentrează-te și pe potrivirea culturală a candidaților în organizația ta: acesta rămâne un criteriu important și pentru munca de la distanță.
Ca și la interviurile față-n-față, e important să te conectezi cu candidații pentru a le înțelege nevoile personale, motivația și punctele forte.

Poți fi creativ cu metodele de screening pe care le folosești. De pildă, poți eficientiza procesul cerându-le candidaților să înregistreze un scurt video de prezentare - aceasta este o metodă utilă în special pentru evaluarea aplicanților care vor interacționa cu clienții.

2. Asigură-le un onboarding de succes

Prima impresie contează - mai ales când o treime dintre angajați își dau seama după prima săptămână dacă vor rămâne în cadrul companiei pe termen lung sau nu (potrivit TLNT).
Un proces de onboarding de succes joacă un rol esențial în integrarea lor în companie și în conectarea cu ceilalți membri ai echipei. 

Iar acesta începe cu mult timp înainte de prima lor zi - chiar din momentul semnării contractului. Câștigă timp înlocuind documentele trimise în format fizic cu cele digitale și permite semnarea electronică a acestora (folosind, de exemplu, Adobe Reader). 

În cazul onboardingului remote, primii pași presupun și dotarea angajaților cu echipamentele hardware și instrumentele software necesare.
Tot atunci îi poți trimite și un email de bun venit în care să îi prezinți itinerariul pentru primele zile, săptămâni sau luni și să-i oferi datele de contact ale persoanei din echipă cu care poate lua legătura dacă apar întrebări. 
De asemenea, este o ocazie bună să-i trimiți documentele care descriu cultura organizației sau să-i dai acces la rețeaua de intranet - astfel, se va familiariza mai ușor cu valorile și viziunea de lucru. 

Prima zi

Evită aglomerarea cu prea multe informații din prima zi și încearcă să găsești un echilibru în sarcinile planificate. În munca de la distanță, un rol important îl joacă crearea unor legături personale cu ceilalți membri, astfel că te poți concentra pe următoarele inițiative:

Introdu-i echipei: Cel mai important este să se simtă bine-veniți în echipă, chiar dacă aceasta este la distanță. Setează o întâlnire video de cunoaștere cu echipa directă și încurajează fiecare membru să povestească puțin despre el.

Prezintă-le structura organizațională și fă-le cunoștință cu membii echipei de management.

Pune-le la dispoziție o pesoană de contact la care pot apela ori de câte ori au întrebări. Poți pune bazele unui program virtual de "buddy", care să-i ajute pe noii colegi să capete un sentiment de apartenență în noua lor echipă.

Primele săptămâni 

Tema primelor săptămâni este integrarea angajaților în procesul de lucru și alinierea la valorile și obiceiurile companiei. Pentru a face acest lucru posibil de la distanță, ia în considerare cele 3 idei de implementare de mai jos: 

20 de sesiuni de instruire

Compania americană InVision se asigură că noii angajați participă la 20 sesiuni de câte o oră în care află mai multe despre felul în care funcționează compania și despre cultura acesteia. Aceste sesiuni sunt ținute în cursul primelor săptămâni de la angajare de către echipa de resurse umane și le permit angajaților să își clarifice întrebările într-un mediu sigur și să se conecteze cu echipa.

Programul de 90 zile

O altă practică, folosită de echipa Stack Overflow, este implementarea unui program virtual de onboarding, cu o durată de 90 zile. În primele 30 zile, echipa de resurse umane se concentrează pe construirea unei conexiuni cu angajații: îi introduc în cultura companiei și în normele de lucru, apoi le fac cunoștință cu membrii echipei și cu ceilalți parteneri.
În zilele 31-60, le prezintă prioritățile strategice ale businessului și, împreună cu managerii direcți, le oferă primele proiecte.
În cursul ultimelor 30 zile, noii angajați se conectează cu managerii lor direcți pentru stabilirea obiectivelor de lucru viitoare.

80% pregătiți după 60 zile

Construirea încrederii este un aspect esențial al procesului de integrare pentru compania digitală SmartBug Media. În primele 60 zile, aceștia își instruiesc angajații pe una dintre responsabilitățile specifice ale jobului, iar atunci când o stăpânesc, trec la următoarea sarcină. De asemenea, sunt puși în legătură cu clienții încă din primele săptămâni.

Pe același subiect, citește și: Cum asigură Bookster un onboarding de succes pentru angajații remote

3. Întreține comunicarea și relația cu angajații

Liderii joacă un rol important în promovarea unei comunicări sănătoase și în a-i face pe angajați să se simtă apreciați. De aceea, este recomandat ca aceștia să ia legătura cu fiecare membru al echipei o dată la câteva săptămâni pentru a înțelege cu ce se confruntă - pe plan profesional sau personal - și cum îi poate ajuta organizația să crească.

Un alt sfat pentru aceștia este să înlocuiască emailurile stufoase către angajați cu comunicări video, ca într-o conversație normală - datorită limbajului non-verbal și a ușurinței de a transmite emoții, impactul accestora este mult mai mare.

Pentru a menține relația cu angajații, setează întâlniri virtuale săptămânale fără un subiect anume pentru fiecare echipă, în care aceștia să discute subiecte de interes pentru ei, legate de muncă sau nu. Dacă acestea nu funcționează pentru organizația ta, am pus deoparte câteva idei pentru a menține angajații conectați în perioada lucratului de acasă.

Ce reținem?

Dacă recrutarea și onboardingul de la distanță păreau sarcini imposibile - sau, cel puțin, greu de efectuat - există o multitudine de practici la care poți apela pentru a înlocui interacțiunea față-n față.

Pentru a le oferi candidaților o experiență de impact, pune accentul pe transparență, povestește-le despre mediul de lucru și despre procedurile adoptate pentru munca de acasă.
Odată angajați, asigură-te că programul de onboarding este bine structurat și le face posibilă cunoașterea virtuală a celorlalți colegi și integrarea în echipă.
În timpul lucratului de acasă, este important să promovezi o comunicare sănătoasă și deschisă, în special din partea liderilor de echipe - aceștia joacă un rol esențial în a face angajații să se simtă apreciați și indispensabili.

recrutare, ghid, ebook, talent acquisition

Comments

Top articole pentru HR

Care sunt cele mai bune întrebări de interviu și cum să evaluezi răspunsurile

Fie că ești un intervievator cu experiență sau te afli la început de drum, cel mai probabil îți dorești să găsești întrebările potrivite pentru toate tipurile de interviu pe care le susții. De la întrebările generale până la cele specifice postului, sunt multe opțiuni din care să alegi. 

10 modele de e-mailuri esențiale în recrutare

85% dintre recrutori  apelează la e-mail drept canal principal de comunicare și interacțiune cu aplicanții. E-mailurile de recrutare sunt principalele – dacă nu singurele – modalități prin care poți contacta potențialii candidați, de aceea este atât de important ca acestea să fie bine formulate.  În timp ce modelele de e-mail pot fi o armă secretă foarte valoroasă în economisirea timpului, acestea trebuie personalizate cu grijă pentru a adresa nevoile individuale ale candidaților. Un  studiu efectuat de IBM  relevă că mai mult de 20% dintre candidați nu se simt bine informați în timpul procesului de recrutare, ceea ce contribuie la o experiență de angajare neplăcută. Dacă e-mailurile pe care le folosești în timpul recrutării sunt incomplete sau sunt percepute drept mesaje standard, candidații ar putea ajunge să se simtă mai degrabă ca o povară decât ca potențiali angajați valoroși.  Modelele de e-mail sunt totuși un bun punct de plecare pentru simplificarea sarcinilor repetitive care v

Modele de e-mail pentru activitățile de HR

Când lucrezi cu cei mai buni oameni, e important să comunici rapid, structurat și cu entuziasm. De la programarea interviurilor până la oferta finală și dincolo de ea, modelele noastre de e-mail te pot ajuta să le transmiți informațiile de care au nevoie, exact atunci când au nevoie de ele. Explorează lista de mai jos și descarcă gratuit fișierele dorite. E-mailuri pentru activitățile de HR Operaționale: E-mail de bun venit pentru angajații noi Recrutare prin recomandări: E-mail către angajați despre un post disponibil E-mail către angajați despre programul de recomandări Procesul de recrutare: Sourcing candidați pasivi Sourcing candidați respinși în trecut E-mail către un fost candidat despre o nouă oportunitate E-mail de răspuns după aplicare Respingere candidat după aplicație Stabilire screening telefonic Respingere candidat după interviu telefonic Invitație la interviu E-mail reminder interviu Solicitarea unor probe de lucru E-mail candidat după interviu de su

Onboarding-ul angajaților remote: un checklist pentru succes

Printre principalele provocări de HR, onboarding-ul noilor angajați se remarcă în mod special. În plus, dacă angajații lucrează remote, această sarcină devine cu atât mai dificilă – poate printre cele mai dificile sarcini de recrutare. Potrivit unui studiu realizat de TalentLMS , în 2019 doar 27% dintre organizații aveau un sistem de onboarding online. Însă, odată cu adoptarea muncii remote, desfășurarea online a onboarding-ului a devenit o necesitate: în prezent, 71% dintre organizații estimează că vor alege să lucreze și cu echipe remote pe lângă echipele locale. Această schimbare este îmbrățișată și de candidați: 77% dintre aceștia declară că ar accepta o ofertă de job fără să fi trecut pe la sediul companiei, iar 73% ar accepta jobul fără să fi cunoscut vreunul dintre colegi în persoană. Dacă munca de la distanță este un nou standard atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, se va pune mai mult accentul pe onboarding-ul angajaților remote și pe implicarea acestora în echipă i