Am recrutat un programator în 15 zile. Iată ce am învățat.

La începutul anului, ne-am dat seama că mai avem nevoie de încă o persoană în echipa noastră tehnică. Știind cât de greu e să găsești candidații potriviți în IT (care să fie și interesați și să aibă și așteptări salariale realiste), ne-am pregătit sufletește pentru un proces de recrutare care credeam că o să dureze câteva luni de zile.

Am reușit totuși să găsim persoana potrivită mai rapid de-atât – mult mai rapid decât puteam spera. Mai exact, în 15 zile. Atât ne-a luat din ziua în care am publicat jobul până când noua noastră colegă a acceptat oferta.

Ce am făcut diferit și ce a funcționat? Am vrut să aflăm răspunsul la această întrebare, așa că ne-am analizat procesul de recrutare cap-coadă.

Am descoperit câteva lecții valoroase din asta: cum să te poziționezi pe piața muncii, cum să jonglezi cu așteptările interne versus realitatea din piață și cum să te miști repede fără să compromiți calitatea angajării.

Vrem să împărtășim aceste lucruri și cu voi, așa că în acest articol vei găsi ce a funcționat pentru noi, ce pași am urmat și ce am îmbunătăți dățile viitoare.

Să începem cu începutul:

Pasul 1. Am definit ce nevoi avem și pe cine căutăm

Înainte de a ne apuca să scriem și să postăm anunțul de job, am simțit nevoia să stabilim foarte clar pe cine căutăm.

Așa cum recomandă și Simon Sinek, am început cu „De ce”. Mai exact, ne-am întrebat de ce avem nevoie de o persoană nouă în echipă.

a. De ce căutăm pe cineva pentru echipa noastră?

Ei bine, știam de ceva timp că ritmul de dezvoltare a Mingle, produsul nostru de recrutare, a devenit din ce în ce mai intens.

În 2023, am depășit 50 de companii care ne foloseau softul zi de zi, iar nevoile acestora erau variate și complexe. Ne doream să creștem produsul cu și mai multe funcționalități care să automatizeze munca manuală din recrutare, iar pentru asta aveam nevoie de forțe noi.

Am luat astfel decizia de a angaja un Full Stack Developer care să ne ajute să livrăm mai multe funcționalități și să găsim moduri mai scalabile de a rezolva nevoile variate ale utilizatorilor noștri.

b. Ce fel de persoană căutăm?

Unul dintre principiile care ne ghidează la Mingle este să dezvoltăm un produs ușor de folosit, simplu și intuitiv pentru cei peste 1.000 de utilizatori care îl folosesc zi de zi.

Așa că ne doream ca și pentru noul nostru coleg (sau colegă) să fie la fel de importantă această misiune.

Pentru a defini intern ce fel de persoană căutăm, am purtat câteva discuții cu întreaga echipă. Scopul acestor discuții era să răspundem la câteva întrebări despre ce avem nevoie și să stabilim principalele criterii de selecție.

Reguli de bază despre proces

Am stabilit câteva direcții care să ne ghideze în construirea procesului și a profilului de candidat:

• Nu căutăm un coleg care să fie exact ca noi. Avem nevoie de oameni diferiți, care să vină cu perspective diverse.
• Ne dorim totuși să angajăm pe cineva care împărtășește o parte din valorile și principiile noastre, pentru a putea fi pe aceeași lungime de undă.
• E mult mai importantă atitudinea unei persoane decât experiența. Vom alege mereu să trecem mai departe oamenii care au potențial în fața celor care sunt experți la ce fac, dar nu au atitudinea potrivită.
• Cum echipa noastră deja e distribuită geografic și nu avem un birou fizic, noul coleg va lucra doar remote. Astfel că locația nu e un criteriu.
• O să dureze cât o să dureze. E o decizie importantă pentru noi, pe care nu vrem să o grăbim. E important să angajăm persoana potrivită, fără deadline-uri și fără presiune.

Profilul persoanei căutate

Cu aceste direcții stabilite încă de la început, am putut defini profilul persoanei căutate. Câtă experiență trebuie să aibă? Ce tehnologii trebuie să cunoască? Ce e obligatoriu să știe și ce e opțional? Ce trăsături de caracter are?

Am răspuns la fiecare dintre aceste întrebări și am conturat profilul candidatului ideal:

• Am definit numele rolului: în cazul nostru, Full Stack Developer.
• Am clarificat experiența de lucru ideală (între 2-5 ani).
• Am stabilit ce tehnologii trebuie să cunoască.
• Ce atitudine ne dorim să aibă noul coleg (în cazul nostru: să fie proactiv, independent și temeinic).
• Am clarificat că ne dorim pe cineva implicat, căruia să-i placă să construiască lucruri de la zero și să lucreze într-un start-up.

c. Ce va face noul coleg?

Un alt pas important a fost să stabilim ce atribuții va avea noul coleg și de ce fel de task-uri se va ocupa. În funcție de experiența de lucru pe care o căutam, am trasat și responsabilitățile rolului.

Descoperă Mingle

Cum a îmbunătățit Medicover experiența candidaților cu Mingle

Află cum echipa de recrutare Medicover folosește Mingle pentru a reduce timpul de angajare și a îmbunătăți experiența candidaților.

Citește studiul de caz

Pasul 2. Descrierea jobului

Înainte de a începe efectiv să scriem anunțul de job, am parcurs câțiva pași de pregătire:

• Am căutat alte companii care recrutează pentru roluri similare și am citit descrierile de job ale acestora.
• Ne-am uitat la alte start-up-uri de tehnologie atât din România cât și din afară, ca să vedem cum se poziționează ele față de candidați și ce beneficii oferă.
• Am definit ce ton ne dorim să folosim. Am ajuns la concluzia că vrem ca textul anunțului să fie prietenos și la obiect. În plus, am decis să-l scriem în română. Am luat această decizie pentru că ne-am dat seama că cel mai probabil vom angaja pe cineva din România, iar cum majoritatea anunțurilor de joburi sunt engleză, am profitat de ocazie pentru a ne diferenția.

Structura anunțului:

a. Titlul jobului

Am ales să folosim un titlu simplu și la obiect: Full Stack Web App Developer.

Nu am vrut să fie prea lung sau prea vag. De aceea am ales să menționăm doar detaliile esențiale: că e vorba de un rol de Full Stack pe o aplicație web.

Un lucru pe care l-am putea îmbunătăți data viitoare ar fi să menționăm în titlul jobului și nivelul de senioritate. De exemplu Junior, Mid sau Senior. Chiar dacă am inclus asta în descriere, nu toți candidații au citit descrierea și am ajuns să primim multe aplicații nepotrivite cu nivelul de experiență dorit.

b. O scurtă descriere a companiei și a mediului de lucru

Analizând descrierile de job ale altor start-up-uri, ne-am dat seama că e o bună practică să începem anunțul cu o scurtă descriere a companiei. Neavând un nume sonor pe piața muncii, acest lucru ne-a dat ocazia să ne prezentăm în fața candidaților și să le oferim puțin context.

Am acoperit, în câteva rânduri, ce facem și de ce facem asta. Am inclus detalii despre activitatea noastră, precum și despre modul în care abordăm lucrurile:

c. Responsabilitățile jobului

În continuare, am descris responsabilitățile principale ale rolului. Am început cu o scurtă introducere, după care am listat activitățile de zi cu zi ale jobului, cu bullet points:

d. Profilul candidatului

Plecând de la cele discutate în brief-ul cu echipa, am conturat profilul viitorului nostru coleg. Rezultatul a arătat cam așa:

e. Beneficiile oferite

Am făcut din nou o analiză a joburilor postate de alte start-up-uri ca să ne inspirăm pentru lista de beneficii. Am găsit, cu ocazia asta, această pagină de beneficii de la Buffer care ne-a plăcut foarte mult.

Intervalul salarial în descrierea jobului

Am vrut neapărat să includem în lista de beneficii și intervalul salarial pentru rol. Ne-am dorit asta din 2 motive:

• Pentru transparență. Știm că una dintre nemulțumirile frecvente ale candidaților este faptul că nu au informații despre intervalul salarial și ajung să afle asta doar la final, după ce au trecut prin tot procesul.
• Pentru screening-ul candidaților. Incluzând salariul în descrierea jobului, am făcut practic un screening al candidaților care ținteau un salariu mai mare. Aceștia puteau decide să nu mai aplice din start – iar dacă aplicau și aveau așteptări salariale cu mult peste cele bugetate, pentru noi era un indicator că fie nu au citit descrierea de job, fie au decis să ignore acea informație.

Lista de beneficii

În final, iată ce am inclus în lista de beneficii:

• Faptul că jobul este 100% remote și că avem un program flexibil (am definit și ce înseamnă asta: programul de lucru începe oricând între 8-11).
• Intervalul salarial.
• Numărul de zile de vacanță.
• Alte detalii precum asigurarea de sănătate, abonamentul la Bookster sau mediul de lucru.

f. Detalii privind procesul de recrutare

O altă nemulțumire frecventă a candidaților este că nu sunt informați de la început despre etapele pe care urmează să le parcurgă în proces. Așa că ni s-a părut important să includem aceste detalii și în descrierea de job.

În felul acesta, ne-am forțat să clarificăm și noi ce proces vrem să urmăm. Iată mai jos ce etape am stabilit:

Cum am gândit procesul de recrutare:

• Am vrut să avem un proces simplu, dar prin care să ne asigurăm că apucăm să cunoaștem mai bine candidații. Așa că am inclus 3 etape de interviu, plus o discuție finală de ofertă. 
• Primul interviu am decis să dureze 30 minute și să fie mai degrabă o discuție de cunoaștere. În felul acesta, nu pierdeam timpul candidaților (și nici pe al nostru) dacă ne dădeam seama că nu ne aliniem cu aceștia (din punct de vedere al așteptărilor salariale, al rolului, al valorilor sau al atitudinii).
• Am decis să nu folosim teste de evaluare pentru că știam că vor adăuga complexitate procesului. Din experiență, am văzut că mai puțin de jumătate din candidați completează testele și că acestea mai adaugă încă 5-10 zile procesului pentru candidați. Am înlocuit testele cu o discuție tehnică mai cuprinzătoare.

g. Formularul de aplicare

Pentru gestionarea procesului de recrutare am folosit bineînțeles Mingle, softul de recrutare pe care îl dezvoltăm.

Așa că am adăugat descrierea de job în Mingle și am setat un formular de aplicare pentru aceasta. În formular am decis să includem următoarele câmpuri:

• Datele de contact ale candidatului și CV-ul.
• Link-uri de portofoliu. În acest câmp am încurajat candidații să-și adăuge profilul de GitHub, portofoliul personal sau profilul de LinkedIn.
• O întrebare care să ne ajute să facem screening-ul CV-urilor. Am vrut să folosim o întrebare la care nu e greu să răspunzi, dar prin care să ne dăm seama dacă aplicanții au citit descrierea de job sau dacă știu să argumenteze în scris de ce sunt interesați de rol. Astfel, întrebarea pe care am ales-o a fost următoarea: „Ce aspecte te atrag cel mai mult la acest job? De ce?”

În final, pagina jobului a arătat astfel:

Pasul 3. Publicarea anunțului

După ce am pus la punct descrierea jobului și procesul de evaluare, am trecut la publicarea anunțului. Iată ce metode de promovare am folosit:

a. LinkedIn Jobs

Am creat un anunț de job pe LinkedIn și, pentru că l-am trecut ca „Remote”, au aplicat peste 50 de candidați în mai puțin de două ore de la publicare. Din păcate însă, doar foarte puține dintre aceste aplicații au fost relevante (sub 10%).

b. Postare promovată pe LinkedIn

Am scris o postare de LinkedIn în care am povestit de ce avem nevoie de un coleg nou și pe cine căutăm. Am ales să promovăm această postare prin LinkedIn Campaigns de luni până miercuri, timp de 2 săptămâni (zilele în care știam că aplică cei mai mulți candidați). 

În paralel, fiecare dintre noi a dat share la postare, atât pe LinkedIn cât și pe Facebook. Aceasta a fost și metoda care ne-a adus cei mai mulți candidați.

 

c. DevJob

Am publicat jobul și pe devjob.ro, pentru că joburile postate pe această platformă includ intervalul salarial (așa cum am decis și noi să facem). Am primit câteva aplicații relevante din această sursă, dar pentru că am postat la o săptămână după ce pusesem anunțul pe LinkedIn, am primit mai puține aplicări în total de aici.

Pasul 4. Mesaj după aplicare către candidați

Știam că ne va lua 1-2 zile ca să evaluăm aplicațiile primite, așa că am decis să le trimitem candidaților un mesaj imediat după aplicare, pentru a le confirma că am primit CV-ul lor.

Folosind Mingle, am setat un e-mail automat care să se trimită acestora. Iată mai jos ce mesaj am folosit:

Pasul 5. Screening-ul CV-urilor

Am decis ca evaluarea CV-urilor să fie făcută direct de IT Manager-ul nostru, întrucât el știa cel mai bine la ce să se uite. Atunci când a făcut screening-ul, s-a uitat la lucruri precum:

• Experiența de lucru pe tehnologiile de care am decis că avem nevoie
• Proiecte personale (profilul de Github)
• Răspunsul la întrebarea din formularul de aplicare

Cum am făcut screening-ul în Mingle

Folosind Mingle, am putut să ne centralizăm feedback-ul și să avem acces ușor la istoricul candidaților. Iată ce flux de lucru am folosit pentru screening:

După ce parcurgea aplicațiile, colegul nostru trecea candidații în statusul „De contactat” dacă aceștia erau potriviți pentru rol. Când făcea asta, menționa în comentarii persoanele care să-l vadă pe candidat la primul interviu.

În felul acesta, persoanele menționate primeau o notificare automată pe e-mail, pentru a contacta candidatul.

Am stabilit intern ca evaluarea aplicațiilor să se facă maxim în ziua următoare de la aplicare, iar candidații aleși pentru interviu să fie contactați în ziua în care s-a luat decizia.

Pasul 6. Discuția telefonică și programarea interviului

Am sunat candidații selectați pentru a-i programa la interviu. În cadrul acestei discuții, am detaliat ce presupune rolul de Full Stack Developer (cât din muncă e de back-end și cât de front-end), precum și faptul că e vorba de un rol full-time. După ce am verificat cu candidații că sunt de acord cu aceste aspecte, i-am programat la interviu.

Am ales să programăm interviurile la 1-2 zile de la discuția telefonică, pentru ca procesul să fie cât mai scurt pentru candidați.

Odată cu invitația la interviu, le-am trimis un e-mail în care am menționat cu cine se vor vedea și despre ce vor discuta:

Pasul 7. Etapele de interviu

Am decis să avem 3 etape de interviu cu candidații:

• Un interviu de cunoaștere de 30 de minute
• Un interviu tehnic de o oră
• Un interviu final, tot de o oră
• O scurtă discuție de ofertă

Odată ce am stabilit că vom trece candidații prin 3 interviuri, ne-am propus să nu treacă mai mult de 3-5 zile între acestea, iar feedback-ul să-l trimitem la cel mult 3 zile de la discuție. În felul acesta, ne puteam asigura că ne mișcăm rapid și că nu pierdem candidații în proces.

a. Interviul de cunoaștere

Pentru a fi eficienți, am decis ca primul interviu să dureze 30 de minute în loc de o oră. E un interval potrivit pentru a parcurge câteva întrebări de cunoaștere, pentru a detalia pe cine căutăm și pentru a ne da astfel seama dacă persoana cu care vorbim este potrivită.

Pentru interviul de cunoaștere, am ales să folosim întrebări bazate pe valori. Am stabilit valorile reprezentative pentru echipa noastră și, pentru fiecare dintre acestea, am ales câteva întrebări de interviu.

Iată ce fișă de interviu am folosit pentru această discuție:



În urma interviului de cunoaștere, ne-am lăsat feedbackul în Mingle și am notificat IT Manager-ul prin intermediul aplicației că am finalizat etapa de interviu.

Pentru că ne-am propus să revenim cu feedback către candidați în maxim 2-3 zile de la interviu, în comentariul din Mingle am lăsat și recomandarea noastră: dacă să trecem candidatul mai departe sau dacă să îl respingem.

Ulterior, am transmis feedbackul către candidați. Iar celor care au ajuns în etapa următoare le-am trimis o invitație la interviul tehnic.

b. Interviul tehnic

Interviul tehnic a constat într-o discuție de o oră între candidat și managerul echipei de IT. Scopul discuției a fost evaluarea din punct de vedere tehnic a candidaților și a proiectelor realizate de aceștia.

Pentru că ne-am dorit ca procesul să fie cât mai rapid pentru candidați, am programat interviul tehnic la 3-5 zile după discuția de cunoaștere. În felul acesta, informațiile erau încă proaspete și nu îi lăsam să aștepte foarte mult.

În urma discuției tehnice, colegul nostru și-a lăsat feedbackul în Mingle și ne-a notificat referitor la pașii următori: dacă să chemăm candidatul la un ultim interviu sau dacă să îl respingem.

c. Interviul final

Interviul final a fost o discuție de o oră cu unul dintre fondatorii Mingle, programat la 1-2 zile de la luarea deciziei tehnice.

Am folosit acest interviu ca să clarificăm unele aspecte nediscutate sau nelămurite anterior.

De asemenea, i-am rugat pe candidați să ne spună cum li s-a părut lor procesul de recrutare și ce feedback au pentru noi. Acesta a fost un punct de plecare pentru discuție, întrucât am putut clarifica și eventualele lor nelămuriri.

Am profitat de această discuție și pentru a-i răspunde candidatului la întrebări sau pentru a-i oferi mai multe detalii despre noi, despre echipă și despre mediul de lucru.

Spre finalul interviului i-am făcut inclusiv un demo candidatului pe aplicația Mingle, pentru a-și face o idee cum arată, cum funcționează și ce nevoi rezolvă.

Așadar, interviul final a fost util atât pentru noi, cât și pentru candidat, ca să aibă la dispoziție toate informațiile dacă ar fi să ia în considerare oferta de angajare.

Descoperă Mingle

Cum a îmbunătățit Medicover experiența candidaților cu Mingle

Află cum echipa de recrutare Medicover folosește Mingle pentru a reduce timpul de angajare și a îmbunătăți experiența candidaților.

Citește studiul de caz

Pasul 8. Feedback după interviu

În urma interviurilor, am anunțat candidații care e decizia noastră și le-am transmis feedbackul (cam la 3 zile după susținerea interviului). Iată mai jos un e-mail de feedback pe care l-am trimis unui candidat respins:

Bună, Nume candidat,

Îți mulțumesc pentru discuția pe care am avut-o zilele trecute și că ți-ai dedicat timp pentru a te pregăti.

Deși interviul a decurs foarte bine și am apreciat dorința ta de învățare, am decis să nu continuăm mai departe cu aplicația ta.

Motivul principal este legat de lipsa experienței pentru acest rol. Am fost impresionată de eforturile tale de a învăța și de munca depusă pentru proiectul tău personal. Dar mi-am dat seama că pe partea de back-end, care constituie 80% din munca pe acest rol, mai e loc de creștere.

Eu te încurajez să continui să lucrezi la proiectul tău și să-ți dezvolți cunoștințele. Între timp, îți urez mult succes în găsirea unui proiect care să ți se potrivească.

Gânduri bune,

Cătălina

Pasul 9. Ofertarea candidaților

În urma interviurilor, am găsit o candidată pe care ne-am dorit să o avem ca și colegă. Așa că am decis să o ofertăm. Pentru asta, am stabilit o nouă discuție scurtă cu ea, la o zi după ce am luat decizia de a o oferta. În această discuție i-am prezentat atât oferta financiară, cât și pachetul de beneficii și avantaje pe care le oferim.

Totodată, i-am mai povestit despre modul de lucru, despre cum va funcționa programul remote, despre ceilalți membri ai echipei și despre valorile pe care le împărtășim. În urma acestei discuții, i-am transmis și oferta de angajare. Mare ne-a fost bucuria când a și acceptat oferta în aceeași zi.

Iată mai jos ce template am folosit pentru ofertă:

 

Poți descărca template-ul gratuit de aici

Pasul 10. Am măsurat procesul de recrutare

Acum că am găsit candidata potrivită pentru rol, ne-am uitat peste rapoartele din Mingle pentru a ne măsura procesul.

Sursele din care am primit candidați

În total, am primit 97 de candidați. Cei mai mulți au aplicat pe jobul postat pe LinkedIn (dar au fost și cele mai puțin relevante aplicații). A doua cea mai bună sursă a fost Pagina de cariere, pe care candidații au ajuns în urma share-urilor noastre pe LinkedIn. Am ales să promovăm aceste postări, așa că o parte din succesul lor poate fi atribuit campaniei de promovare.

Rata de conversie a candidaților

Am măsurat rata de conversie a candidaților dintr-o etapă în alta. Din cei 97 de candidați primiți, doar 16 au fost considerați potriviți în urma screening-ului. Iar din aceștia, 13 au ajuns în prima etapă de interviu.

Timpul mediu de angajare

Cu Mingle am putut măsura și cât a durat procesul de recrutare. Astfel, datorită faptului că am chemat candidații la interviu la scurt timp de la aplicare și că nu am lăsat să treacă foarte mult timp între interviuri, am reușit să încheiem recrutarea în 15 zile.

 

Timpul petrecut de candidați în fiecare etapă

Alături de timpul mediu de angajare, am putut măsura și timpul petrecut de candidați în fiecare etapă a procesului. Aici am putut observa că screening-ul CV-urilor s-a făcut în medie în 11 ore de la aplicare, iar odată ce s-a luat decizia de a chema candidații la interviu, ne-a luat mai puțin de o zi să îi sunăm (timpul petrecut de aceștia în etapa „De contactat”).

Ce a funcționat în procesul nostru

Uitându-ne peste procesul de recrutare, ne-am întrebat ce am făcut bine pentru a închide rolul atât de rapid. Pe lângă faptul că am încercat să fim eficienți, am avut și o doză de noroc. 

Iată ce credem că a făcut diferența pentru un proces de recrutare rapid:

• Am stabilit foarte clar, încă de la început, cum arată candidatul pe care îl căutăm. Asta ne-a permis să luăm mai ușor decizii (atât când făceam screening-ul CV-urilor, cât și după interviuri).
• Am evaluat CV-urile în ziua în care le-am primit sau cel târziu în ziua următoare.
• Am contactat candidații în mai puțin de o zi de la luarea deciziei de a-i chema la interviu.
• Nu am lăsat să treacă mai mult de 3-5 zile între interviuri.

A contat foarte mult că am stabilit de la început ce avem nevoie și am definit profilul candidatului dorit. Asta ne-a permis să luăm mai ușor decizii când evaluam CV-urile sau după interviuri.

Totodată, pentru noi a fost un criteriu esențial să nu ținem candidații blocați în proces prea mult timp și să îi chemăm la interviu cât mai devreme după ce au aplicat. În felul acesta, ne-am asigurat că aplicanții încă sunt interesați de rol, iar informațiile sunt încă proaspete.

Aceste lucruri ne-au ajutat să profităm de norocul de a primi o candidată potrivită. A contat mult că am avut de unde alege, însă în egală măsură a contat cât de repede ne-am mișcat. În alt scenariu în care ne-am fi mișcat mai încet, am fi putut pierde șansa de a angaja aceeași candidată, pentru că e posibil să fi primit între timp o ofertă de la altă companie.

Gata de un upgrade?

Nu muncești atât de mult căutând cei mai buni candidați doar ca să-i pierzi într-un teanc de CV-uri. Cu Mingle poți să rămâi în control organizând joburile, candidații și rapoartele într-o aplicație intuitivă și ușor de folosit. E exact ce ai nevoie ca să-ți eliberezi programul și să te simți mai bine la lucru.

Programează un demo și descoperă cum Mingle te poate ajuta să-ți faci treaba mai bine, cu mai puțin efort.

Programează un demo