Care sunt cele mai bune metode de screening și selecție

În lipsa unui proces de screening bine pus la punct, selecția candidaților este anevoioasă, făcând alegerea următorului coleg o activitate mai degrabă istovitoare decât plăcută.

Dacă investești în atragerea unui număr mare candidați pentru posturile disponibile, cel mai probabil vei primi sute de aplicații promițătoare. Însă cu cât primești mai multe aplicații, cu atât este mai dificil să treci prin ele pentru a-i găsi pe cei mai buni candidați. Astfel că, în loc să te ajute să îmbunătățești durata procesului de recrutare, atragerea mai multor aplicanți îți poate încetini procesele.

În acest ghid pas cu pas vei găsi tehnici de screening eficiente pentru simplificarea selecției candidaților, adaptate pentru fiecare etapă de evaluare din procesul de recrutare.

Cum te va ajuta un proces de screening și selecție

Urmărirea unui proces de screening al candidaților va asigura:

• Eficiența și consecvența procesului de recrutare: În loc să trebuiască să îți împarți timpul între multiplii candidați, selecția corespunzătoare a acestora îi va permite echipei tale să găsească și să se concentreze pe cei mai potriviți dintre aceștia. Dacă aplici aceleași criterii pentru evaluarea fiecărui candidat, asiguri comparabilitatea datelor pentru luarea unor decizii optime de angajare. În plus, procesele de screening pot fi reevaluate și îmbunătățite de-a lungul timpului, pentru a se potrivi nevoilor în schimbare ale organizației tale.
• O diversitate mai mare și eliminarea bias-ului: Un proces de screening structurat te va ajuta să evaluezi fiecare aplicație în mod echitabil. Astfel, vei evita favorizarea neintenționată a anumitor tipuri de aplicanți și vei crește diversitatea noilor angajați. 
• Mai puține oportunități pierdute: Prin crearea unui proces de selecție, va trebui să diferențiezi criteriile necesare de cele preferabile. Reușești astfel să îți faci o imagine mai bună a candidaților ideali, astfel că nu vei trece cu vederea candidații care vor fi o potrivire perfectă pentru echipa ta. 

Investind în procesele de screening și selecție, vei reuși să îmbunătățești experiența de recrutare atât pentru recrutori și hiring managers, cât și pentru candidați.

Etapa de aplicare

1. Screening-ul CV-urilor

Urmează acest proces în patru pași pentru screening-ul eficient al CV-urilor:

Pasul 1. Evaluează calificările minime

Fiecare rol are câteva cerințe minime: acestea sunt acele calificări de bază, non-negociabile, pe care un candidat trebuie să le dețină pentru a fi luat în considerare pentru rol. În funcție de specificul fiecărui rol, aceste cerințe minime pot fi:

• Academice: cum ar fi o diplomă de absolvire a unor cursuri de programare pentru rolurile în IT
• Profesionale: de exemplu, certificările necesare pentru desfășurarea unei anumite profesii (contabil, avocat, psiholog etc)
• Legale: cum ar fi dreptul de a lucra într-o anumită țară 
• Practice: experiența în desfășurarea unei activități similare 

Pentru a trece în următoarea etapă a procesului de recrutare, candidații trebuie să îndeplinească aceste criterii de bază: dacă nu, atunci pot fi eliminați cu încredere din procesul de selecție.

Pasul 2. Treci prin calificările preferabile

În timp ce calificările minime te ajută să elimini acei candidați nepotriviți pentru rol, un proces de screening eficient trebuie să îți permită să scoți în evidență candidații ideali. Pentru aceasta, identificarea calificărilor preferabile este cea mai bună tehnică: acestea se referă la abilitățile și experiența candidatului ideal, fără a fi eliminatorii. 

Calificările preferabile sunt deseori mai puțin obiective decât cele minime și poate fi nevoie de o analiză mai profundă pentru a determina dacă CV-ul unui candidat afișează abilitățile pe care le cauți. Iată câteva exemple de calificări preferabile:

• Experiență în producție video
• Cunoștințe de lucru cu SQL și baze de date 
• Experiență de colaborare cu mai multe echipe de produs, marketing și vânzări 

Acestea sunt acele abilități și nivel de experiență care asigură succesul noilor angajați în ducerea la bun sfârșit a sarcinilor jobului. În timp ce lipsa lor nu este un criteriu de eliminare, îți oferă o modalitate eficientă și rapidă de identificare a candidaților de top pe care să-i chemi la interviu.

Atât calificările minime, cât și cele preferabile ar trebui incluse în descrierea jobului. Astfel, te vor ajuta să atragi candidații potriviți pentru rol și să susții interviuri relevante, care să-ți permită să verifici dacă un candidat are abilitățile și experiența necesare rolului pentru care recrutezi.

Pasul 3. Care este impresia generală?

În timp ce revizuirea calificărilor minime și a celor preferabile ar trebui să constituie cea mai mare parte a procesului de screening al CV-urilor, o evaluare calitativă a acestora îți poate oferi o perspectivă utilă. Atunci când nu știi dacă să treci candidatul în etapa următoare, impresia generală pe care ți-o lasă CV-ul acestuia te poate ajuta să iei decizia potrivită.

Ia în considerare următoarele aspecte:

• Atenția la detalii: încearcă să evaluezi cât de mult efort a depus candidatul în alcătuirea CV-ului. Este formulat cu atenție, sau a fost alcătuit în grabă? Are greșeli de gramatică sau ortografie? Îi lipsesc informații esențiale? Există multe opțiuni pentru candidați de a-și întocmi un CV online de bună calitate, iar cei care trimit un CV neactualizat sau neîngrijit s-ar putea să nu fie cu adevărat interesați de o schimbare în carieră.
• Date concrete: Analizează dacă aplicantul a prezentat date concrete privind reușitele anterioare: calificări sau premii primite, indicatori de performanță etc 
• Un istoric clar al angajărilor anterioare: Istoricul de lucru al unui candidat îți poate oferi informații valoroase despre abilitățile sale și experiența anterioară. Asta nu înseamnă neapărat că perioadele goale din CV-ul unui candidat sunt un semnal de alarmă. Însă asigură-te că analizezi cu atenție CV-ul, scrisoarea de intenție sau alte informații pe care acesta le pune la dispoziție pentru a înțelege mai bine natura acestor lipsuri. 

De unele singure, aceste criterii ar trebui să aibă un impact minor asupra deciziilor de angajare. Însă atunci când te confrunți cu dificultăți în determinarea potrivirii unui candidat cu rolul, acestea pot fi suficiente pentru a te ajuta să iei o decizie informată.

Pasul 4. Fă un shortlist al candidaților

În cele din urmă, fă o listă scurtă a candidaților care ar fi o potrivire bună pentru rol și ia legătura cu aceștia pentru a stabili pașii următori ai procesului de recrutare – de obicei o discuție telefonică sau un interviu.

Numărul „ideal” de candidați care ar trebui să fie incluși pe lista scurtă depinde de mai mulți factori: numărul de aplicații primite, calitatea acestora, ratele de conversie a candidaților, precum și preferințele fiecărui recrutor: în timp ce unii recrutori preferă să cheme la interviu un număr mare de aplicați, alții aleg să fie mai selectivi și să treacă în stadiul următor mai puțini candidați pentru ușurarea muncii de selecție.

Ce este important, însă, este să te asiguri că anunți aplicanții că nu au trecut în stadiul următor, mulțumindu-le pentru timpul dedicat aplicării și permițându-le astfel să reia procesul de căutare a unui nou job. Ia în considerare acești candidați pentru alte roluri disponibile – sau pentru unele viitoare – iar dacă sunt potriviți, încurajează-i să aplice.

2. Screening-ul scrisorilor de intenție

Deseori, candidații aleg să atașeze scrisori de intenție aplicațiilor trimise. Dacă acestea sunt o parte esențială a procesului tău de evaluare, solicită-le în mod clar în ghidul de aplicare. Iată ce poți evalua prin intermediul scrisorilor de intenție:

• Motivația de a obține rolul și atitudinea candidaților
• Punctele forte și cele slabe 
• Obiectivele privind cariera
• Structura clară 

Se poate întâmpla ca aplicanții să folosească un template în redactarea scrisorii de intenție, sau să evite să dezvăluie prea multe informații din teama de a nu spune ceva greșit (în special dacă sunt juniori). De aceea este util să ai acces și la alte surse de informații. De exemplu, poți formula câteva întrebări deschise în formularul de aplicare, precum:

• De ce îți dorești să ocupi această poziție?
• Ce îți dorești să realizezi în acest rol? 
• Cum se potrivesc punctele tale forte și cele slabe cu cerințele jobului? 

Descoperă Mingle

AMC România salvează timp în recrutare folosind Mingle

Descoperă cum folosește echipa AMC platforma Mingle pentru a simplifica recrutarea și a ocupa mai repede posturile libere.

Citește studiu de caz

Discuția telefonică

Odată ce ai alcătuit lista scurtă a celor mai potriviți candidați pentru rol – pe baza CV-urilor și a scrisorilor de intenție – poți programa o primă discuție telefonică cu aceștia.

Întrebări de screening pentru interviul telefonic

Nu este cazul să transformi discuția telefonică într-un interviu structurat și să respecți o anumită ordine a întrebărilor pe care vrei să le adresezi. Totodată, trebuie să te gândești la un plan și la câteva lucruri pe care vrei să le afli de la candidați.

Întrebările deschise, cele care analizează în profunzime anumite abilități sau cele tehnice ar trebui păstrate pentru interviul față-n față. Mai degrabă, interviul telefonic ar trebui să-ți pună la dispoziție câteva informații de bază de care vei avea nevoie pentru a lua decizia trecerii în stadiul următor. Iată câteva categorii și exemple de întrebări pe care le poți adresa în timpul discuțiilor telefonice cu candidații:

1) Disponibilitate/Flexibilitate

Aceste întrebări ar trebui adresate de la început, întrucât răspunsurile nefavorabile pot duce la eliminarea candidaților din procesul de recrutare, chiar dacă sunt promițători. De exemplu, dacă recrutezi pentru un rol full-time, iar candidatul este disponibil doar part-time, îți poți da seama de la început că nu este o potrivire. 

Exemple de întrebări:

• Când poți începe?
• Te poți reloca? 
• Ești confortabil(ă) cu necesitatea de a călători în 50% din timpul de lucru? 
• Ai drept de lucru în această țară? 

2) Așteptări salariale

Aceste întrebări sunt importante pentru angajatori, deși deseori sunt evitate de către candidați, care se tem să nu le scadă puterea de negociere. Înainte de a le adresa, trebuie să evaluezi cât de mult spațiu de negociere ai la dispoziție. Dacă recrutezi pentru un rol important, vei dori cel mai probabil să atingi așteptările candidatului. Pentru rolurile de junior însă, candidații care cer un salariu prea mare s-ar putea să nu fie cea mai bună potrivire.

3) Interesul candidaților

Cel mai probabil, candidații cu care te vei auzi au trimis zeci de aplicații în căutările lor de job. Câteodată, aceștia pot aplica pentru un rol de care nu sunt cu adevărat interesați. Pentru a le evalua motivația, adresează întrebări precum:

• Ce te-a determinat să aplici pentru acest rol?
• Ce ți s-a părut cel mai interesant despre rol citind descrierea acestuia? 

4) Cunoașterea companiei

Atunci când un aplicant este invitat la o discuție telefonică, este rezonabil să te aștepți ca acesta să se fi documentat puțin despre companie înainte. Dacă nu a făcut-o, poate fi un semnal de alarmă. Adresează câteva întrebări de bază, dar nu intra foarte mult în detaliu – păstrează întrebările detaliate pentru interviu.

Exemple de întrebări:

• Ce te atrage cel mai mult la compania noastră?
• Îmi poți spune câteva lucruri pe care le cunoști despre produsul/serviciul nostru? 

5) Adresează problemele din CV-ul lor

CV-ul unui candidat poate îndeplini cerințele de bază, chiar dacă unele lucruri s-ar putea să te fi pus pe gânduri. Roagă-i pe candidați să le explice și ascultă cu atenție răspunsurile lor. În mod ideal, ar trebui să fie oneste, rezonabile și concrete.

Exemple de întrebări:

• Am observat că este o perioadă de 2 ani în care nu ai listat nimic în CV. Îmi poți povesti mai multe despre aceasta?
• Văd că ai schimbat câteva roluri în ultima perioadă. Ce s-a întâmplat? 
• Cum ți se pare provocarea de a schimba industria în care ai activat până acum? 
• Ce speri să îți aducă schimbarea profesională de acum? 

6) Verifică informațiile de bază

Cel mai probabil nu îți vei dori să angajezi candidații care nu au fost sinceri în aplicațiile lor. Adresează-le întrebări privind experiența lor anterioară și ascultă-le cu atenție răspunsurile pentru a sesiza nepotrivirile.

Exemple de întrebări:

• Cât de mult ai lucrat în cadrul companiei anterioare?
• Care a fost cel mai important proiect pe care ai lucrat în jobul anterior? 

Ce poți evalua în timpul discuției telefonice

În timpul interviului telefonic, nu vei reuși să determini tipul de personalitate sau potrivirea culturală a unui candidat – acestea sunt lucruri pe care le poți evalua în cadrul interviurilor. Totuși, sunt câteva lucruri pe care le poți evalua cu succes într-o discuție telefonică:

Atitudinea

Stresul și emoțiile sunt reacții naturale, care nu ar trebui să descalifice un candidat. Însă dacă acesta afișează un comportament negativ, precum aroganța sau indiferența, s-ar putea să nu fie cea mai bună potrivire pentru echipă.

Claritatea răspunsurilor

Este de înțeles dacă un candidat nu reușește să aibă un discurs foarte elocvent atunci când trebuie să explice noțiuni tehnice sau teoretice. Pe de altă parte, dacă acesta nu reușește să ofere răspunsuri clare la întrebările care se referă la experiența lor anterioară, ar putea fi un semnal de alarmă.

Dificultate de înțelegere

Pe lângă anumite abilități, candidații pe care îi cauți ar trebui să fie buni ascultători – în special în timpul interviului. Dacă aceștia dau semne repetate că nu au fost complet atenți la întrebări sau nu rețin detalii pe care le explici clar, s-ar putea să nu fie complet implicați în procesul de recrutare.

Corectitudinea informațiilor

Din conversația cu candidații, poți depista dacă unele dintre detaliile oferite în CV nu sunt corecte. Acest lucru înseamnă fie că nu sunt complet transparenți, fie că nu au fost foarte atenți atunci când au aplicat. 

Pe același subiect, citește și: Cum să oferi cu succes feedback după interviu

Evaluarea prin intermediul testării

După interviul telefonic, poți apela la un test de evaluare prin care să verifici anumite cunoștințe sau trăsături ale candidaților. Există o multitudine de teste de evaluare din care poți alege: de la evaluarea abilităților de programare până la identificarea potrivirii culturale a unui candidat. Alege-le pe cele potrivite organizației tale, care să te ajute să îți faci o imagine despre felul în care se vor descurca în cadrul rolului. Cele mai întâlnite tipuri de teste sunt:

• Teste de aptitudine: Folosește-le pentru a măsura abilitățile relevante pentru job. De exemplu, dacă ești în căutarea unor angajați care să stăpânească limba engleză, The English Quiz te poate ajuta să evaluezi cunoștințele acestora.
• Teste de personalitate: Acestea pot scoate în evidență anumite puncte forte ale candidaților, sau anumite trăsături necesare pentru rol. 

Etapa de interviu

Interviurile pot fi stresante atât pentru candidați, cât și pentru intervievatori. Ambele părți sunt evaluate și vor să lase o impresie plăcută. Din acest motiv, un intervievator bun va alege întrebările potrivite și se va pregăti să răspundă la toate întrebările despre organizație și despre rolul în cauză.

În timpul interviului, creează o experiență pozitivă pentru candidați și întreține o discuție autentică cu aceștia, pe cât posibil. Este important să iei notițe în timpul interviului, dar la fel de important este să te concentrezi la discuție pentru a cunoaște mai bine candidatul din fața ta.

Tipuri de întrebări de interviu

a) Întrebări generale

Acestea pot fi generice sau clarificatoare, comportamentale sau situaționale, specifice rolului sau orientate spre evaluarea potrivirii culturale. Le poți adapta în funcție de fiecare candidat și de lucrurile pe care ți-ar plăcea să le afli despre acesta. 

Exemple de întrebări generale:

• Ce te-a determinat să îți schimbi jobul din prezent?
• Din ce ai aflat până acum despre compania noastră, care sunt lucrurile care îți plac?
• Cum se potrivește acest post cu planurile și așteptările tale pentru viitor?
• Care ți se pare cea mai mare provocare pentru tine în acest rol?

b) Întrebări specifice postului 

Acestea stau la baza interviurilor tehnice. Dacă ești managerul echipei pentru care se face recrutarea sau dacă ocupi o poziție similară celei pentru care a aplicat candidatul, acesta este tipul de întrebări pe care vei dori să le întrebi.

c) Întrebări comportamentale

Evaluează felul în care candidații reacționează în diverse împrejurări de muncă, rugându-i pe aceștia să povestească despre cum au gestionat anumite situații în trecut.

Poți formula întrebări comportamentale pentru a evalua mai multe tipuri de calități sau abilități. De exemplu:

• Povestește-mi despre o situație în care ai întâmpinat dificultăți în a lucra cu un coleg. De ce a fost dificil și cum ai rezolvat situația? (evaluează abilitățile de comunicare și depășire a obstacolelor)
• Ți s-a întâmplat să depășești un termen limită? Ce ai face sau ce ai făcut diferit data următoare? (evaluează capacitatea de a-și accepta greșelile și de a învăța din ele)
• Povestește-mi despre o situație în care ți-a fost atribuită o sarcină cu care nu erai familiar(ă) și cum ai rezolvat-o. (evaluează capacitatea de a rezolva probleme și de a cere ajutorul).

Atunci când folosești întrebări comportamentale, asigură-te că le acorzi candidaților puțin timp pentru a se gândi la un exemplu relevant din munca lor, iar în cazul în care răspunsurile sunt vagi, apelează la întrebări clarificatoare.

d) Întrebări situaționale

Acestea le prezintă candidaților diverse scenarii pentru a evalua felul în care aceștia ar reacționa. Sunt potrivite în special pentru rolurile care țin de echipele de vânzări, servicii clienți sau manageriale, care necesită capacitatea de a acționa rapid. La fel ca și întrebările comportamentale, permit evaluarea unor abilități diverse. Iată câteva exemple:

• Dacă ai descoperi că superiorul tău ia o decizie care nu respectă codul de conduită al companiei, cum ai reacționa? (evaluează integritatea, abilitățile de comunicare și capacitatea de a lua decizii).
• Dacă te confrunți cu un client nemulțumit care dorește să vorbească cu managerul tău fără a specifica problema, cum ai gestiona situația? (evaluează abilitatea de a-și păstra calmul în situațiile dificile și de a apela la diplomație și judecată)
• Ce ai face în cazul în care managerul tău ți-ar atribui o sarcină aparent imposibilă, cu un termen limită foarte strâns? (evaluează încrederea și deschiderea de a cere ajutor)

e) Întrebări de interviu pentru manageri 

Dacă ești în căutarea unui lider de echipă, este nevoie să apelezi la un set adițional de întrebări orientate spre evaluarea abilităților de management. În funcție de senioritatea rolului, sunt mai multe întrebări pe care le poți folosi:

• Povestește-mi despre o situație în care un membru al echipei tale se opunea constant ideilor tale. Cum te-ai descurcat?
• Care sunt criteriile după care stabilești ce sarcini delegi către ceilalți colegi și ce sarcini rămân la tine? Odată delegate, cum te asiguri că sarcinile sunt îndeplinite?
• Povestește-mi despre o ocazie în care echipa ta a reușit să îndeplinească un obiectiv ambițios. Care e principalul lucru pe l-ai învățat și îl vei aplica în alte inițiative similare?

Cum poți evalua răspunsurile la întrebările de interviu

Pentru evaluarea răspunsurilor candidaților, ia în considerare următorii factori:

• Concretețe și simplitate - dacă un candidat oferă răspunsuri lungi, dar fără a răspunde de fapt la întrebare, poate fi un semnal de alarmă.
• Eschivarea - este o ușoară diferență între a răspunde tangențial întrebărilor și a evita în mod deliberat răspunsul. Asta se poate întâmpla din neatenție, așa că poți încerca să aduci din nou conversația pe cursul normal sau să folosești întrebări mai specifice.
• Atitudinea - pe lângă răspunsul în sine, contează în egală măsură și tonul folosit. Dacă cineva are o atitudine arogantă sau condescendentă, s-ar putea ca răspunsul lor să nu valoreze atât de mult pe cât pare după cuvintele folosite.
• Autenticitatea - răspunsurile pentru unele întrebări pot fi similare printre candidați. De aceea, caută-le pe acelea care se evidențiază prin unicitate și onestitate.
• Capacitatea de a asculta - candidații care sunt buni ascultători sunt cei care oferă răspunsuri relevante. Dacă un candidat te întrerupe în mod frecvent sau înțelege greșit întrebările tale, asta ar putea indica faptul că nu are răbdare să asculte.
• Exemplele folosite - observă calitatea și detaliile exemplelor pe care le oferă candidații. Dacă dau exemple vagi, s-ar putea să însemne că acestea sunt înfrumusețate sau chiar că nu sunt reale.
• Inconsecvență - Caută nepotrivirile dintre ceea ce spune și ce demonstrează candidații: de exemplu, dacă un candidat declară că are abilități de comunicare excelente, dar îi este greu să termine propozițiile, ia mai degrabă în considerare observațiile tale decât răspunsurile oferite.

Pe același subiect, citește și: Cele mai bune întrebări de interviu - și cum să evaluezi răspunsurile

Interviuri video

Atunci când nu te poți întâlni față în față cu candidații, poți apela la interviurile video ca o modalitate eficientă de evaluare:

Interviuri video în timp real: Interviul are loc asemănător celui față în față, astfel că se aplică aceleași reguli. În plus față de acestea, asigură-te că le pui la dispoziție candidaților instrucțiuni clare despre cum să participe la discuție și la ce să se aștepte.

Pentru interviul video, ține cont de aceleași posibile semnale negative ca și la cel față în față. Un semnal negativ suplimentar ar fi cel care îți arată că aplicanții nu participă complet la discuție și fac și alte lucruri în timpul acesteia.

Interviuri video înregistrate (sau asincrone): În acest tip de interviuri, intervievatorul îi pune la dispoziție candidatului un set de întrebări, rugându-l să își înregistreze răspunsurile. Interviul nu are loc în timp real și poți evalua răspunsurile atunci când dorești. Asigură-te că întrebările adresate sunt suficient de clare și nu necesită explicații suplimentare (însă este o idee bună să le oferi candidaților datele unei persoane de contact pentru întrebări suplimentare). 

Solicită-le candidaților să se prezinte pe scurt și să motiveze aplicația lor. De asemenea, le poți solicita să demonstreze o anumită abilitate relevantă pentru jobul dorit (de exemplu, să vândă un anumit produs în 15 secunde). Dacă îți dorești să introduci aplicațiile video în procesul tău de screening, este recomandat să folosești un software dedicat, care să le permită candidaților să își înregistreze răspunsurile cu ușurință.

Pentru evaluarea răspunsurilor, ține cont că aplicanții cunosc întrebările de dinainte de a răspunde la ele, astfel că nu ar trebui să pară nepregătiți sau să ofere răspunsuri neclare.

Iar câștigătorul este...

Ai trecut prin sute de aplicații, ai văzut zeci de candidați la interviu și, cu ajutorul instrumentelor potrivite, ai reușit să găsești angajatul ideal pentru job. Deși este un proces îndelungat și plin de provocări, cu puțină planificare vei reuși să treci prin el cu succes.

Nu în cele din urmă, acum că ai terminat screening-ul aplicanților, este timpul să evaluezi propriul proces de recrutare. Treci prin fiecare dintre tehnicile de screening folosite și identifică posibilele îmbunătățiri pe care le-ai putea aduce procesului tău pe viitor. 

Descoperă Mingle

AMC România salvează timp în recrutare folosind Mingle

Descoperă cum folosește echipa AMC platforma Mingle pentru a simplifica recrutarea și a ocupa mai repede posturile libere.

Citește studiu de caz